適用於雲端儲存與檔案分享的規則整合

規則與整合可攜手合作,將日常任務自動化,並跨團隊最喜愛的工具建立工作流程。 本文說明規則整合如何協助您在使用Asana時,充分利用雲端儲存空間與檔案共用解決方案。

請參閱 如何建立規則,瞭解開始使用規則的祕訣。

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Dropbox

藉助Asana規則,團隊可以自動將任務附件上傳至特定的Dropbox資料夾,從而簡化分享、儲存和協作。 團隊可以從手動傳輸檔案改為選擇可以自動且安全地將任務附件上傳至Dropbox的觸發因素,以便於參考。

例如,團隊可以使用Asana處理資產核準,並在核準後自動將任務附件上傳至特定的Dropbox資料夾,以確保最終資產上傳至正確的位置。

使用此整合時的注意事項:

  • 觸發超過10個附件的任務的規則將僅上傳最近的10個附件。
  • 如果檔案名稱與關聯Dropbox資料夾中的現有檔案名稱相同,上傳的檔案會自動重新命名並成功上傳。
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設定規則整合的步驟

  1. 導覽至您想要新增規則整合的特定Asana專案
  2. 點選右上角的「自訂」,前往「規則」,然後選取「+新增規則
  3. 從左欄選擇 Dropbox 
  4. 您可以選擇預設規則,或點擊「建立自訂規則
  5. 若要建立自訂規則,請新增名稱,並選擇觸發因素與動作來開始使用
  6. 按一下「連結至Dropbox規則」,然後按照以下步驟進行驗證
  7. 新增在Web應用程式中找到的Dropbox資料夾URL

Box

當某些動作在Asana中發生時,使用Asana規則將將內容上傳至Box的流程自動化。 團隊可設定觸發因素,將附件從您的Asana任務自動傳送至Box ,藉此節省時間。

例如,處理資產的設計團隊可以建立規則,以便在任務移動至「最終核準的資產」區段後將附件上傳至Box。

使用此整合時的注意事項:

  • 觸發超過10個附件的任務的規則將僅上傳最近的10個附件。
  • 嘗試上傳與Box資料夾中現有檔案名稱相同的檔案,將導致規則發生錯誤。 若要修正此錯誤,請重新命名現有檔案,編輯並重新儲存規則,然後再次觸發上傳動作。
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設定規則整合的步驟

  1. 導覽至您想要新增規則整合的特定Asana專案
  2. 點選右上角的「自訂」,前往「規則」,然後選取「+新增規則
  3. 從左欄選擇方
  4. 您可以選擇預設規則,或點擊「建立自訂規則
  5. 若要建立自訂規則,請新增名稱,並選擇觸發因素與動作來開始使用
  6. 按一下「連結至Box規則」,然後按照以下步驟進行驗證
  7. 新增Web應用程式中的Box資料夾URL

Microsoft OneDrive

有了Asana規則,團隊可以自動將任務附件上傳到指定的OneDrive資料夾,以簡化分享、儲存和協作,同時減少手動作業。

例如,團隊可以使用Asana處理資產核準,並在核準後自動將任務附件上傳至指定的OneDrive資料夾,以確保最終資產上傳至正確的位置。

請注意,此整合適用於OneDrive ,而非Sharepoint。

使用此整合時的注意事項:

  • 觸發超過10個附件的任務的規則將僅上傳最近的10個附件。
  • 如果OneDrive資料夾中存在同名的現有檔案,則上傳的檔案將取代現有的檔案。 若並非如此,請確保檔案具有不同的名稱。
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設定規則整合的步驟

  1. 導覽至您想要新增整合的特定Asana專案
  2. 點選右上角的「自訂」,前往「規則」,然後選取「+新增規則
  3. 從左欄選擇 OneDrive 
  4. 您可以選擇預設規則,或點擊「建立自訂規則
  5. 若要建立自訂規則,請新增名稱,並選擇觸發因素與動作來開始使用
  6. 按一下[連結至OneDrive規則]並按照下列步驟進行驗證
  7. 新增在Web應用程式中找到的OneDrive資料夾URL ,以及路徑。 路徑可在OneDrive資料夾的詳細資訊中找到。 我的檔案應從路徑中排除。

Bynder

藉由Bynder + Asana整合,團隊可以將Bynder資產新增至Asana任務,以便協作者追蹤相關工作。 連結Asana和Bynder可實現無縫接軌的可視度和協作,而不是重複複製和貼上工具之間的連結。

例如,團隊可以在Asana中針對行銷活動資產核準進行協作,並在核準後將Bynder資產作為小工具新增至Asana任務。 如此一來,協作者就能輕鬆查看資產名稱、上次修改日期、公開或專屬狀態,並依循資產連結路徑在Asana中的一個位置查看所有內容。

Bynder

以下說明如何將Bynder資產附加至Asana任務:

  1. 登入Asana ,並尋找您需要啟用Bynder小工具的專案
  2. 點選右上角的「自訂
  3. 向下捲動至「應用程式」部分,然後選取「+新增應用程式
  4. 選擇 Bynder
  5. 按一下「新增至專案」,並按照步驟將Bynder連結至Asana
  6. 導覽至專案中的Asana任務
  7. 透過按一下任務詳細資訊窗格頂端的Bynder欄位,將數位資產連結至任務詳細資訊窗格
  8. 插入相關Bynder資產的網址
  9. 附加的Bynder資產詳細資料將在任務窗格中顯示為小工具

注意:此整合已內建於Asana中,但您需要註冊Bynder帳戶才能開始。

 

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