規則動作

Asana StarterAdvanced Enterprise版版層級皆可使用規則Premium版、Business版和舊版Enterprise版。

查看定價頁面,深入瞭解相關資訊,以及這篇專門的文章,深入瞭解規則使用方式。

規則可讓您輕鬆簡化例行任務並建立工作流程。 若要使規則發揮作用,您需要啟動規則的觸發程序和自動執行的動作。 本文將更詳細地介紹各種規則操作。 有關規則觸發因素的詳情,請參閱此說明中心文章

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一起來看看範例:

  • 可以建立規則,以便在設定截止日期時自動指派任務給某人(這將是動作) (這將是觸發因素)。
  • 觸發因素:已設定截止日期
  • 行動:指派任務

行動:建立任務

您可以使用規則在專案中自動建立任務、裏程碑及核準。 選擇一個觸發因素或觸發因素組合, Asana會在規則執行時建立任務。 您可以預先選取任務名稱、指派對象、相對截止日期等。

若要使用規則建立任務:

  1. 前往專案右上角的自訂
  2. 按一下「+新增規則,然後建立自訂規則
  3. 選擇觸發因素或觸發因素的組合
  4. 選取觸發因素後,按一下「動作」索引標籤
  5. 在「新增」下方選擇「任務
Create task action

透過預先選擇詳細資訊,您可以自訂任務:

  1. 任務名稱
  2. 指派對象
  3. 截止日期(相對於任務建立日期)
  4. 點選檢視所有欄位以開啟任務詳細資訊窗格,以便進一步進行自訂
  5. 選擇專案關聯、任務描述、協作者和子任務

行動:建立子任務

您可以在規則對話方塊中建立自訂規則,並從動作清單中選擇子任務。 此規則動作可讓您自動新增預先定義的子任務清單至任務。

Add rule

若要新增子任務:

  1. 點選任務
  2. 寫下子任務的名稱。

Add Substask

新增子任務後,即可建立規則。

Edit subtask

您最多可以建立20個子任務。

Edit rule

若要編輯規則,請點選側邊欄中規則旁的鉛筆圖示。 所做的變更將自動儲存。

Edit subtask2

行動:從專案中移除任務

以前,您可以使用規則將任務新增至專案。 您現在也可以使用「從專案移除任務」動作從專案中移除任務,從而解鎖更多選項,將專案中的動作自動化。 

Rule action.png

若要使用「從專案中移除任務」動作:

  1. 前往專案右上角的自訂
  2. 點選「+新增規則,然後點選「建立自訂規
  3. 選擇觸發因素或觸發因素的組合
  4. 選取觸發因素後,按一下「動作」索引標籤
  5. 移動任務」區段下從專案中選擇「移除任務

行動:設定任務標題與描述

您現在可以使用規則來設定任務標題和描述。 這些規則動可在規則產生器的「變更任務為...」區段下的「動作」標籤頁中找到

行動:將任務標題設定為

若要設定任務標題:

  1. 導覽至規則建立器的「動作」標籤頁
  2. 選擇將任務標題設定為
  3. 「任務名稱」下的文字框中輸入標題
  4. 按一下「建立規則

上方螢幕擷取畫面中的範例新增觸發任務至此專案。 在此情況下,新增至專案的任何任務都會自動獲得您在建立規則時在任務名稱下提供的標題。

行動:設定任務描述為

若要設定任務描述:

  1. 導覽至規則建立器的「動作」標籤頁
  2. 選擇Set task description to
  3. 在「描述」下的方塊中輸入任務 描述
  4. 按一下「建立規則

上方螢幕擷取畫面中的範例新增觸發任務至此專案。 在此情況下,新增至專案的任何任務都會自動獲得您在建立規則時在「描述」下方提供的描述。

注意:成此規則時提供的描述將在規則運行時取代任何現有的任務描述。

設定任務標題或描述時新增變數

設定任務標題和描述功能也支援動態值,也就是說,您可以讓任務標題或描述參考任務、人員、日期或自訂欄位等特定變數。 例如:「需要來自[指派對象]的新工作」。

在任務標題中包含變數

  1. C hoose將任務標題設定為您的規則動作。
  2. 按一下文字欄位右邊的+」圖示。
  3. 從變數「任「人員」「日期」或「自訂欄位」中選擇。

在任務描述中包含變數

  1. C hoose設定任務描述為規則動作。
  2. 按一下文字欄位,然後按一下左下角的+」圖示。
  3. 選擇數」,然後從變數任務「人員」「日期」或「自訂欄位」中選擇。

行動:設定或清除日期自訂欄位

使用規則產生器設定或清除日期自訂欄位。 請注意,日期自訂欄位與截止日期 欄位是分開的。

在下面的範例中,預估發佈是日期自訂欄位,規則會將值設定為未來5天。 規則也可以清除日期自訂欄位值。

Frame 630807.png

行動:設定或清除自訂欄位值

您還可以使用規則更新文字訂欄位或數值自訂欄位的內容。 這表示您可以根據先前的觸發因素,為文字自訂欄位或數值自訂欄位選擇值。

文字自訂欄位

當任務移動至區段的觸發因素設定為「待排定」時,您可以新增將「內容頻道」自訂欄位設定為「網誌」的動作。

Settings - Overlay (1).png

數字自訂欄位

當「內容階段」(QGEC)的觸發程序設定為「暫停」時,您可以設定該動作來選擇預估時間。

Settings - Overlay.png

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