Tematy

Wyszukuj i przeglądaj widoki wyszukiwania.

Połącz inteligentny przepływ pracy z odpowiednimi źródłami danych.

W tym artykule

Dodawaj @wzmianki do pracy podczas pisania podpowiedzi
Dodaj załączniki i podaj kontekst
Czytaj załączniki z Dysku Google, OneDrive, SharePoint, Dropbox i Box za pomocą funkcji Asana AI
Podaj dane i uprawnienia w instrukcjach dotyczących sztucznej inteligencji

Asana Studio jest dostępna w planach Starter, Advanced, Enterprise oraz Enterprise+. Odwiedź stronę asana.com/ai, aby dowiedzieć się więcej o premierze Asana Studio. Zrozum, jakie dane są dostępne dla Asana AI, aby tworzyć bardziej efektywne i przejrzyste inteligentne przepływy pracy. Dowiedz się, jak zapewnić inteligentnym przepływom pracy dostęp do odpowiednich danych, korzystając z @wzmianek, załączników i ustawień uprawnień w Asana Studio. Jeśli chcesz pójść dalej, zdobądź odznakę umiejętności AI Studio Foundations w Akademii Asany. Naucz się pisać skuteczne podpowiedzi, planować inteligentne przepływy pracy i rozwiązywać typowe problemy. Domyślnie Asana AI ma dostęp do zadania, które wyzwala regułę oraz do projektu, w którym reguła się znajduje. Ponadto twórcy Asana Studio mają kontrolę nad tym, do jakich dodatkowych informacji może mieć dostęp ich inteligentny przepływ pracy, takich jak zadania, projekty, portfolio, cele i załączniki. Poniższe informacje wyjaśniają, jak skutecznie zarządzać tym dostępem.

Sprawdź powiązane artykuły

Dodawaj @wzmianki do pracy podczas pisania podpowiedzi

Gdy w instrukcjach dotyczących inteligentnego przepływu pracy mówimy o @wzmiankach, mamy na myśli proces @wzmianek, w którym konstruktorzy wpisują symbol @, a następnie nazwę dowolnego z następujących elementów pracy: zadania, projektu, zespołu, portfolio, celu, uniwersalnego obciążenia pracą lub osoby.

Dodaj @wzmiankę o pracy w instrukcjach, aby inteligentny przepływ pracy mógł odczytać informacje zawarte w @wzmiankowanym elemencie pracy. Masz kontrolę nad tym, do jakiej ilości danych mogą mieć dostęp inteligentne przepływy pracy utworzone przy użyciu Asana Studio. Sekcja Dane i uprawnienia w panelu Instrukcje AI, wyjaśniona w dalszej części tego artykułu, zawiera różne ustawienia, które pomogą Ci zapewnić inteligentnemu przepływowi pracy dostęp do potrzebnych informacji i niczego więcej. Przypomnienie: domyślnie inteligentny przepływ pracy ma dostęp tylko do dwóch rzeczy.

Użyj informacji zawartych w zadaniu, które wyzwala regułę
Użyj informacji z projektu, w którym znajduje się reguła, oraz zadań w tym projekcie

Wszelkie inne informacje (zadania, projekty itp.) muszą być wyraźnie @wzmiankowane w instrukcjach AI.

@wzmiankuj zadania

Wzmiankuj zadania w instrukcjach, aby przepływ pracy mógł odczytać informacje zawarte w tym zadaniu, w tym dane zadania i treści generowane przez użytkownika (tytuł, opis, osoba odpowiedzialna itp.). W sekcji Dane i uprawnienia w okienku instrukcji AI masz większą kontrolę nad danymi zadania. Sprawdź sekcję „Sztuczna inteligencja będzie mogła zobaczyć te treści” u dołu okienka instrukcji, aby upewnić się, że inteligentny przepływ pracy ma dostęp do żądanych zadań.

@wzmianka o projektach

Dodaj @wzmiankę o projekcie w instrukcjach, aby inteligentny przepływ pracy mógł odczytywać zadania z tego projektu na podstawie ustawienia wybranego w sekcji Dane i uprawnienia w instrukcjach dotyczących sztucznej inteligencji. Omówimy to bardziej szczegółowo w dalszej części tego artykułu, ale możesz wybrać poziom dostępu inteligentnego przepływu pracy do zadań zawartych w tych projektach lub ograniczyć go tylko do nazw projektów, bez informacji o zadaniach. Sprawdź sekcję zatytułowaną „Sztuczna inteligencja będzie mogła zobaczyć te treści” u dołu okienka instrukcji, aby upewnić się, że inteligentny przepływ pracy ma dostęp do informacji o projekcie, które chcesz mu udostępnić.

@wzmianka o zespołach lub użytkownikach

W Asana Studio możesz dodawać @wzmianki o zespołach w instrukcjach inteligentnego przepływu pracy. Wprowadź @wzmiankę o zespole w instrukcjach, aby zapewnić dostęp do następujących elementów:

Podaj imiona i nazwiska do 200 członków zespołu
Podaj imiona i nazwiska administratorów zespołu
Podaj stanowisko
Podaj pola niestandardowe członków zespołu

Użyj inteligentnego przepływu pracy, aby dodać członków zespołu jako współpracowników do zadania lub przypisać zadanie administratorowi zespołu na podstawie określonych instrukcji.

@wzmianka o portfolio

Wspomnij @portfolio w instrukcjach, aby inteligentny przepływ pracy mógł uzyskać dostęp do informacji o portfolio, projektach w nim zawartych oraz zadaniach w tych projektach. Użyj krótszych słów, jeśli to możliwe.

Wpisz nazwę
Wpisz właściciela
Wpisz członków
Wpisz ostatnią aktualizację statusu
Wpisz pola niestandardowe na poziomie projektu dodane do portfolio

Dodaj @wzmiankę o portfolio, aby uzyskać domyślny dostęp do zadań w projektach portfolio. Możesz ograniczyć dostęp do informacji o zadaniach, wybierając Nazwy projektów z listy rozwijanej Dane do wykorzystania z projektów @wzmiankowanych w instrukcjach w ustawieniach Asana Studio podczas tworzenia reguły. Wybierz tylko nazwy projektów, aby inteligentny przepływ pracy nie odczytywał danych zadań z tych projektów.

Dodaj @wzmiankę o portfolio, aby umożliwić Asana Studio dodanie zadania do wielu projektów w ramach portfolio lub znalezienie zadań w wielu projektach w portfolio.

@wzmianka o celach

Dodaj @wzmiankę o celu w instrukcjach, aby inteligentny przepływ pracy mógł uzyskać dostęp do informacji o celu, w tym:

Podaj nazwę
Podaj właściciela
Podaj zakres dat
Podaj opis
Podaj status
Podaj okres
Podaj aktualizacje statusu
Podaj cele podrzędne
Podaj niektóre informacje z powiązanych projektów (nazwa, zespół, właściciel, ostatnia aktualizacja statusu)

Sprawdź, czy zadanie wejściowe jest powiązane z konkretnym celem i wykorzystaj informacje o celu jako część ogólnego kontekstu.

Odwołaj się do uniwersalnego obciążenia pracą

Universal Workload nie obsługuje obecnie @wzmianek w instrukcjach Asana Studio, ale nadal można się do niego odwoływać, wklejając adres URL obciążenia pracą w oknie instrukcji. Umożliw Asana Studio odwołanie się do informacji o obciążeniu pracą i przypisanie zadania wejściowego do właściwej osoby, w oparciu o jej pojemność i obciążenie pracą. Zwróć uwagę, że można odwoływać się konkretnie do uniwersalnego obciążenia pracą, a nie do obciążenia pracą w projekcie lub portfolio.

Dodaj załączniki i podaj kontekst

Dostarcz swojemu inteligentnemu przepływowi pracy dodatkowy kontekst, aby miał wszystkie informacje potrzebne do wykonania swoich zadań – na kilka sposobów:

Wpisz kontekst bezpośrednio w instrukcjach AI
Dołącz pliki bezpośrednio do instrukcji AI inteligentnego przepływu pracy
Dołącz pliki do zadania, które uruchamia regułę
Dołącz pliki do zadań w @wzmiankowanych projektach i portfolio

Każde podejście ma swoje zalety, a najlepszy wybór zależy od konkretnych wymagań inteligentnego przepływu pracy.

Wpisz kontekst bezpośrednio w instrukcjach AI

Wpisuj kontekst bezpośrednio w instrukcjach AI, jeśli są to krótkie i niezmienne wytyczne.

Czasami najprostszym podejściem jest umieszczenie informacji referencyjnych bezpośrednio w instrukcjach. To rozwiązanie sprawdza się w przypadku krótszych wytycznych, kryteriów lub przykładów, które można dobrze wyjaśnić w formacie tekstowym. Na przykład, wpisz listę predefiniowanych kategorii zgłoszeń, takich jak Rozliczenia, Techniczne lub Prośba o funkcję, bezpośrednio w instrukcjach sztucznej inteligencji, podając krótkie opisy dla każdej z nich. Opisy tych kategorii nie ulegną zmianie, więc inteligentny przepływ pracy może odwoływać się do tego kontekstu podczas kategoryzacji zgłoszeń.

Dołącz pliki bezpośrednio do instrukcji AI Dołączaj pliki do instrukcji AI inteligentnego przepływu pracy, gdy korzystasz ze spójnych materiałów referencyjnych.

Załącz pliki bezpośrednio do instrukcji AI, aby były dostępne za każdym razem, gdy uruchamiany jest przepływ pracy, niezależnie od tego, które zadanie go wyzwala. Użyj tego podejścia do materiałów referencyjnych, wytycznych lub przykładów, które powinny informować o każdym wykonaniu przepływu pracy. Na przykład dołącz wytyczne dotyczące marki w formacie PDF bezpośrednio do instrukcji sztucznej inteligencji, aby za każdym razem, gdy uruchamiany jest przepływ pracy, odnosił się on do spójnych zasad dotyczących tonu, stylu i standardów tworzenia treści. Dołączaj pliki do zadań

Wybierz krótsze słowa, jeśli to możliwe. Dołącz te pliki bezpośrednio do zadania, aby zapewnić najbardziej odpowiedni kontekst pracy.

Gdy inteligentny przepływ pracy działa na zadaniu z załącznikami, może uzyskać dostęp do tych plików, aby podejmować decyzje. To idealne rozwiązanie dla przepływów pracy, które analizują dokumenty specyficzne dla każdego zadania. Na przykład, jeśli do zadania dołączono notatki z cotygodniowego spotkania, przepływ pracy może wyodrębnić kluczowe szczegóły, takie jak czynności do wykonania z tego konkretnego spotkania. Dostosuj przepływ pracy do unikalnego kontekstu każdego spotkania, co tydzień. Dołączaj pliki do zadań w projektach i portfolio, w których użyto @wzmianek.

Wybierz krótsze słowa, jeśli to możliwe. Dołącz te pliki bezpośrednio do zadania, aby zapewnić najbardziej odpowiedni kontekst pracy.

Gdy projekt lub portfolio zostanie @wzmiankowane w inteligentnym przepływie pracy, wyszukaj w tych obiektach zadania, które są istotne dla instrukcji reguły. Zobacz sekcję Dane do wykorzystania z projektów @wzmiankowanych w instrukcjach poniżej. Jeśli załącznik wydaje się być istotny dla wskazówek zawartych w regule, dokument zostanie podsumowany i uwzględniony jako kontekst dla modelu LLM.

Czytaj załączniki z Dysku Google, OneDrive, SharePoint, Dropbox i Box za pomocą funkcji Asana AI

Użyj tej funkcji w Asana Studio, aby umożliwić Asana AI odczytywanie załączników z Dysku Google, OneDrive, Sharepoint, Dropbox i Box. Załączniki mogą być odczytywane przez Asana AI, gdy są dołączone do zadania wejściowego (zadania, które uruchamia regułę) lub gdy są dołączone bezpośrednio do instrukcji inteligentnego przepływu pracy.

Oto szczegóły dotyczące kontroli dostępu:

Dołącz plik do zadania za pośrednictwem jednej z tych platform do przechowywania danych w chmurze. Inteligentny przepływ pracy, który działa w zadaniu wejściowym, ma dostęp do konkretnych załączonych plików, ale nie ma dostępu do całego dysku ani folderu.
Dołącz plik za pośrednictwem platformy do przechowywania danych w chmurze do zadania w Asanie. Nie zmienia to ustawień kontroli dostępu, które zostały ustawione na platformie. Na przykład, jeśli dołączysz prywatny dokument do zadania za pośrednictwem Dysku Google, inni współpracownicy zadania nadal nie będą mogli zobaczyć zawartości dokumentu. Jeśli dołączyłeś plik, ale nie chcesz, aby inteligentny przepływ pracy mógł go odczytać, możesz usunąć dostęp sztucznej inteligencji do pliku, jak pokazano na poniższym obrazku. Usuń dostęp sztucznej inteligencji do pliku, aby nie usunąć załącznika z zadania.

Wybierz typy załączników obsługiwane przez aplikację

Szczegółową listę obsługiwanych typów załączników, z podziałem na aplikacje do przechowywania danych w chmurze, znajdziesz w sekcji dotyczącej obsługi załączników w naszym artykule Rozwiązywanie problemów w Asana Studio.

Podaj dane i uprawnienia w instrukcjach dotyczących sztucznej inteligencji

Skonfiguruj, które dane mają być uwzględniane przy @wzmiankach o projektach i zadaniach w instrukcjach AI, korzystając z ustawień Dane i uprawnienia. Zmień te ustawienia, aby wpłynąć na ogólny koszt i jakość wyników, ponieważ określają one zakres danych, które Asana AI powinna przetwarzać.

Wykorzystaj dane z zadań
Wybierz jeden z dwóch poziomów informacji o zadaniu, do których inteligentny przepływ pracy może uzyskać dostęp.
- Dane dotyczące zadania i komentarze – wybierz, aby uzyskać podstawowe informacje o zadaniu, takie jak tytuł, opis, osoba odpowiedzialna i komentarze.
- Dane dotyczące zadania, komentarze, aktywność i powiązane zadania – wybierz, aby rozszerzyć dostęp o historię zadań i relacje między zadaniami, takie jak zadania nadrzędne i podzadania.
Jeśli inteligentny przepływ pracy nie działa, a Asana AI wyjaśnia, że nie ma dostępu do zadania nadrzędnego lub podzadania, sprawdź, czy wybrano prawidłowe ustawienie danych. Zazwyczaj zakłada się, że przepływ pracy może automatycznie uzyskać dostęp do zadań nadrzędnych lub podzadań, ale należy to wyraźnie zezwolić za pomocą odpowiednich ustawień danych (dane dotyczące zadania, komentarze, aktywność i powiązane zadania) lub poprzez @wzmiankę bezpośrednio w instrukcjach dotyczących sztucznej inteligencji. Uwzględnij załączniki dodane do zadania.
To niewielkie, ale ważne ustawienie określa, czy inteligentny przepływ pracy ma uprawnienia do wyświetlania zawartości załączników do zadania.

Asana AI odczytuje obrazy do 5 MB i załączniki do 25 MB. Nie ma limitu liczby załączników, które możesz dodać do zadania, ale Asana AI odczyta tylko tyle, ile zmieści się w oknie kontekstowym. Jeśli inteligentny przepływ pracy nie powiedzie się, a Asana AI stwierdzi, że nie może uzyskać dostępu do załącznika, upewnij się, że to pole jest zaznaczone.
Użyj danych z projektów @wzmiankowanych w instrukcjach

Kontroluj, w jaki sposób inteligentny przepływ pracy uzyskuje dostęp do zadań z projektów, które zostały @wzmiankowane w instrukcjach AI.
Dostosuj poziom dostępu na trzy różne sposoby.
- Pozwól AI decydować: Asana AI wyszuka zadania w @wzmiankowanych projektach i zwróci odpowiednie wyniki. Zgodnie z regułami, zwróci od 0 do 150 zadań. Nazwy projektów zapewniają dostęp tylko do nazw @wzmiankowanych projektów, a nie do zadań. Podobne zadania zapewniają dostęp do maksymalnie 10 zadań, które są najbardziej podobne do zadania, nad którym pracuje AI. Najnowsze zadania zapewniają dostęp do ostatnio zmodyfikowanych zadań w @wzmiankowanych projektach. Uzyskaj dostęp do maksymalnie 200 zadań, w zależności od wielkości zadania.
  Dodaj współpracownika
  
  Kontroluj, kogo inteligentny przepływ pracy może dodawać jako współpracowników do zadań, w zależności od Twoich wymagań.
  Dostosuj poziom dostępu na trzy różne sposoby.
  - @wzmianka obejmuje tylko osoby wyraźnie @wspomniane lub członków zespołów @wspomnianych w instrukcjach. To idealne rozwiązanie do ochrony poufnych informacji, ponieważ tylko określone osoby mogą zostać dodane jako współpracownicy. Członkowie i @wspomniani goście – obejmuje wszystkich w Twojej organizacji oraz wszystkich gości, którzy są @wspomniani w instrukcjach. W razie potrzeby zapewnij równowagę między współpracą wewnętrzną a zaangażowaniem zewnętrznym. Użyj opcji „Każdy”, aby uwzględnić wszystkich członków organizacji i gości bez ograniczeń. Użyj tego ustawienia w przypadku przepływów pracy, które wymagają otwartej i nieograniczonej współpracy.
    Sztuczna inteligencja będzie mogła zobaczyć te treści
    
    Znajdź tę sekcję na samym dole okienka instrukcji AI. Zawiera ona listę @wzmiankowanych projektów, zadań i zespołów, do których inteligentny przepływ pracy może uzyskać dostęp. Tutaj pojawią się również pliki dołączone do instrukcji AI. Przewiń w dół, aby to zobaczyć. W poniższym przykładzie konstruktor @wspomniał 2 projekty i 2 indywidualne zadania, a także dołączył arkusz kalkulacyjny do śledzenia budżetu do instrukcji AI.
    Zwróć uwagę, jak zadania, projekty i załączniki wyświetlają się w tej sekcji.
    Potwierdź dane wejściowe przepływu pracy i upewnij się, że dostępny jest niezbędny kontekst. Jeśli przepływ pracy nie działa zgodnie z oczekiwaniami, przejrzyj tę listę – to doskonały pierwszy krok do rozwiązania problemu.

Uwaga
Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.
Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

PLATFORMA

MOŻLIWOŚCI

ASANA AI

WSZYSTKIE PLANY

Rodzaj firmy

Zespoły

Branże

Przykłady zastosowania

UCZYĆ SIĘ

OBSŁUGA KLIENTA

USŁUGI

Tematy

Tematy