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「使用 AI」變數的運作方式

在本文中

Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 客戶皆可使用 AI Studio。請造訪 asana.com/ai 深入瞭解 Asana AI Studio 的發佈。

使用 AI變數可讓 Asana AI 在您的智能工作流程中產生內容感知輸出。本文將協助您瞭解使用 AI 變數的運作方式，以及如何在智能工作流程中有效應用。如果您想更進一步，還可以在 Asana 學院中獲得AI Studio 基礎技能徽章。您將學習如何撰寫有效的提示、規劃智能工作流程以及排解常見問題。

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什麼是變數？

若要瞭解「使用 AI 變數」，首先我們要定義變數。在 Asana 工作流程的背景下，變數是一個預留位置，可從您的任務或專案中動態提取資訊。它用於透過將特定資料 (例如任務名稱、指派對象或截止日期) 插入規則動作中來個人化自動化。

Examples of variables

什麼是「使用 AI」變數？

使用 AI 變數超越了靜態預留位置變數。它使 AI Studio 能夠根據說明窗格中提供的內容，在智能工作流程中主動產生內容或做出決策。Asana AI 不僅僅是提取現有資訊，而是根據您的指示和工作流程的情境動態產生輸出。

使用 AI 變數的運作方式：

  • 動態內容產生：使用 AI 變數可讓 AI Studio 執行草稿電子郵件和行銷活動簡介、新增和回覆評論、分析 Asana 資料、文件、試算表、PDF 和圖片等操作。
  • 情境感知調整：使用 AI 變數可讓 AI Studio 考慮任務或專案的特定詳細資料，以提供智慧且相關的輸出。

例如，與其在規則動作中指定靜態指派對象，您可以輸入「使用 AI」變數，根據 AI 指令中提供的內容將任務指派給最合適的人員。

標準變數與「使用 AI」變數之間的差異

雖然標準變數和使用 AI 變數都用於增強工作流程，但它們的目的各不相同。標準變數使用現有任務或專案資料。「使用 AI」變數使用 Asana AI 根據說明和內容建立內容。

例如，您可以使用人員變數將特定區段中的任務指派給特定團隊成員。不過，您可以新增「使用 AI」變數，根據規則產生器提供的內容和指示，確定最適合該任務的人員。

在智能工作流程中新增「使用 AI」變數的位置

「使用 AI」變數旨在用於規則的動作部分。動作決定了在工作流程中啟動觸發因素後會發生什麼。將「使用 AI」變數新增至動作，可讓 Asana AI 貢獻與工作流程目標一致的輸出。

範例：

以下是幾個可以新增「使用 AI」變數的範例。請注意，這並非完整清單，您可以在更多情況下使用此變數。

  1. 動態指派對象：與其將任務指派給固定的團隊成員，不妨使用「使用 AI」變數，讓 Asana AI 根據規則產生器的詳細說明選擇最相關的指派對象。

  2. 自動化評論：將您的規則設定為新增「建議的後續步驟：使用 AI」等評論，並在新增評論時讓 Asana AI 產生可行動的建議，以取代「使用 AI」變數。

  3. 任務描述：新增「使用 AI」變數，以便根據任務名稱和專案情境自動產生詳細的任務描述。

將「使用 AI」變數新增至您的工作流程

在 Asana 中建立或編輯規則時，請前往動作區段。

在以下情況下，您可以新增「使用 AI」變數：

  • 新增評論
  • 移動至區段
  • 移動或新增至專案
  • 設定任務描述
  • 設定自訂欄位
  • 建立任務
  • 建立子任務
  • 建立核准
  • 設定指派對象
  • 設定截止日期
  • 新增協作者

在此範例中，我們將新增「使用 AI」變數，以便為「核准狀態」自訂欄位選擇適當的選項。

然後，您需要為 Asana AI 提供說明。如果看不到新增說明方塊，則會在您選擇使用 AI後顯示。

點選+ 新增說明，為 Asana AI 提供說明和情境。這些說明將允許它在填寫自訂欄位時選擇適當的選項，在此範例中，該欄位名為核准狀態。 完成提供指示和設定權限後，請點選右上角的發佈規則。由於核准狀態已被選為使用 AI 變數，Asana AI 可以根據提供的說明選擇最合適的自訂欄位值，而不是靜態值。

使用 AI 設定指派對象

指派任務時，使用 AI乃用於根據客觀指示將任務指派給使用者。Asana AI 的設計目的並非根據人工智慧對使用者技能或特質的評估指派任務。

若要發佈您的工作流程，請執行以下其中一項操作：

  1. 修改您的使用者指派指示，專注於客觀因素，或
  2. 從指派對象欄位中移除「使用 AI」選項。

例如，您的工作流程指示可能包含以下客觀標準：

  1. 營運條件 (例如可用性、待命狀態、辦公室位置)
  2. 角色導向的指派 (例如團隊成員資格、職能)
  3. 排程規則（例如輪班系統、預定排程）
  4. 工作負荷指標 (例如目前任務數)

範例：

  • ✅ 「根據我們的每週輪班指派給待命工程師」
  • ✅ 「轉交給行銷團隊的成員」
  • ✅「分配給進行中任務少於 5 個的團隊成員」
  • ⚠️「指派給最擅長設計工作的人員」
  • ⚠️「根據團隊成員的績效歷史記錄進行傳送」

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