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AI Teammates

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AI Teammates bringen intelligente, kontextbezogene Unterstützung direkt in Ihre Workflows. In diesem Artikel wird beschrieben, wie man sie einrichtet – von der Verwendung vorgefertigter Vorlagen bis hin zur Definition benutzerdefinierter Verhaltensweisen.

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Was sind AI Teammates?

AI Teammates sind kollaborative, KI-gestützte Assistenten, die direkt in Asana integriert sind. Die AI Teammates sind für Teams konzipiert, nicht nur für eine einzelne Person. Sie bauen eine gemeinsame Erinnerung an die Sprache und Prozesse Ihres Unternehmens auf, sodass mehrere Kolleg*innen ihnen Arbeit zuweisen, Fragen stellen und ihre Ergebnisse überprüfen können. 

Hier sind einige der wichtigsten Arbeitsweisen von AI Teammates:

Kontext: AI Teammates navigieren durch den Asana Work Graph, um die Zusammenhänge zwischen Ihren Projekten, Aufgaben, Zielen und Portfolios zu verstehen. Sie können auch externe Inhalte lesen, wie z. B. Google Drive- oder SharePoint-Dateien. 

Kontrollpunkte: Sie unterteilen komplexe Arbeitsvorgänge in Unteraufgaben und hinterlassen während der Arbeit Kommentare, damit Ihr Team jederzeit Entwürfe überprüfen oder Änderungen anfordern kann.

Kontrolle: Sie haben die gleichen Zugriffsberechtigungen wie alle anderen Nutzer in Ihrer Domain. Sie können nur Informationen sehen und verwenden, für die sie eine explizite Zugriffsberechtigung haben. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Zugriffskontrolle für AI Teammates .

Nach der Einrichtung kann ein AI Teammate:

  • Aufgaben, Projekte, Ziele und Portfolios lesen und darauf reagieren
  • Aufgaben und Unteraufgaben erstellen, aktualisieren und erledigen
  • Dokumente in Google Drive und SharePoint erstellen und bearbeiten
  • Kommentare hinterlassen und mit Ihrem Team kommunizieren
  • Ihren gesamten Arbeitsbereich nach relevanten Informationen durchsuchen
  • Folgen Sie den von Ihnen definierten Anweisungen, um wiederkehrende Workflows zu bearbeiten

Aufbau eines AI Teammates und Terminologie

  • Name: Der Name Ihres AI Teammates.

  • Beschreibung: Beschreibt, was Ihr AI Teammate tut. 

    • 💡 Tipp: Ihr Teamkollege liest seine eigene Beschreibung nicht; dieses Feld ist für menschliche Kolleg*innen gedacht. Verwenden Sie es, um Ihrem Unternehmen genau zu erklären, wie und wann dieser Teamkollege verwendet werden soll. 

  • Verhaltensanleitung: Die Persönlichkeit deines AI Teammates: wie er spricht (z. B. „prägnante Aufzählungszeichen bevorzugen“), denkt (z. B. „immer markieren, wenn eine Annahme getroffen wird“) und Arbeit liefert (z. B. „Inhalte in Langform immer direkt in Google Docs entwerfen“).

    • 💡 Tipp: Machen Sie sich keine Sorgen darüber, ob Sie dies vom ersten Tag an richtig machen. Teamkollegen wurden entwickelt, um auf der Grundlage Ihrer Ziele intelligente Schlussfolgerungen zu ziehen. Sie können diese Anweisungen im Laufe der Zeit verfeinern, während Sie beobachten, wie Ihr Teamkollege arbeitet.

  • Zugriff: Was Ihr AI Teammate lesen/bearbeiten kann. Dazu gehört:

    • Arbeit: Bestimmte Asana-Projekte und -Teams
    • Anhänge: Öffentliche URLs oder einzelne Anhänge, die aus Google Drive oder OneDrive/SharePoint ausgewählt wurden.
    • Apps: Allgemeine Berechtigungen zum Suchen und Aktualisieren in Ihren verknüpften Google-Drive- und OneDrive/SharePoint-Konten.
    • Hinweis: Während der Ersteinrichtung können Sie Ihrem Teamkollegen Zugriff auf Asana-Daten gewähren. Um externe Quellen wie Google Drive zu verbinden, besuchen Sie die Profilseite, nachdem Ihr Teamkollege erstellt wurde. 
    • Erinnerung: Die dauerhafte Wissensdatenbank Ihres AI Teammates, die mit jeder Interaktion wächst. Während Sie das Verhalten definieren, baut der Teamkollege automatisch Erinnerungen auf, um Ihre Präferenzen zu lernen und den Kontext im Laufe der Zeit zu speichern. Sie können Erinnerungen nicht manuell erstellen, aber Sie können sie überprüfen und löschen, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihres Teamkollegen korrekt und relevant bleiben.

    • 💡 Datenschutzhinweis: Die Sichtbarkeit von Erinnerungen ist strikt an Asana-Berechtigungen gebunden. Ein Benutzer kann nur dann auf eine bestimmte Erinnerung zugreifen, wenn er bereits über die Berechtigung zum Anzeigen der Quellaufgabe verfügt, aus der sie erstellt wurde.

  • Freigabe: Wer Ihren AI Teammate verwenden kann.

    • 💡Hinweis: Der/die Ersteller*in des AI Teammate entscheidet, wer darauf zugreifen kann und auf welcher Ebene (Admin, Editor, Nutzer*in)

So erstellen Sie einen AI Teammate

Option 1: Verwenden Sie den Button + Erstellen auf die gleiche Weise, wie Sie eine neue Aufgabe, ein neues Projekt oder ein neues Ziel erstellen würden. Wählen Sie AI Teammate aus dem Dropdown-Menü aus.

Option 2: Gehen Sie zu Workflow -> AI Teammates -> AI Teammate erstellen. 

Mit beiden Optionen wird die AI-Teammate-Galerie geöffnet. Klicken Sie auf diesen Link, um direkt zur AI-Teammate-Galerie zu gelangen.

In der Galerie haben Sie mehrere Möglichkeiten, einen AI Teammate zu erstellen:

Option 1: Beginnen Sie mit einer Teamkollegen-Vorlage

Ideal für: Teams in den Bereichen Marketing, IT, Strategie und Geschäftsoptimierung oder Produktentwicklung, die mithilfe bewährter Frameworks schnell starten möchten. 

Wählen Sie eine Teamkollegen-Vorlage aus der Sammlung aus. Vorlagen sind bereits mit Namen, Beschreibungen und Verhaltensrichtlinien versehen. Diese Option führt Sie durch eine dialogorientierte Einrichtung, um den Zugriff Ihres Teamkollegen und die Aufgaben, die er zuerst erledigen wird, anzupassen.

Sie können auf die verschiedenen Vorlagen klicken, um eine Vorschau mit Beispielen zu erhalten, was sie tun können.

Option 2: Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Teamkollegen (mit Anleitung)

Ideal für: Nutzer mit einem bestimmten Anwendungsfall, die eine geführte, dialogorientierte Einrichtung wünschen.

Erstellen Sie einen eigenen Teamkollegen, indem Sie im Eingabetextfeld in einfacher Sprache erklären, was er tun soll. Diese Option führt Sie durch eine dialogorientierte Einrichtung, bei der Sie Ihre Ziele in die Beschreibung, das Verhalten, den Zugriff und die Aufgaben, die Ihr Teamkollege zuerst erledigen soll, umwandeln.

 

Option 3: Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Teamkollegen (manuell)

Ideal für: Nutzer, die bereits mit AI Teammates vertraut sind und den geführten Flow umgehen möchten, um eine schnellere, manuelle Einrichtung zu erhalten.

Überspringen Sie die Konversations-Einrichtung, indem Sie oben rechts in der Galerie auf + Leerer AI Teammate klicken. Mit diesem Optionsmodus können Sie die Beschreibung, das Verhalten und den Zugriff Ihres Teamkollegen manuell eingeben.

 

Teilen von AI Teammates

Sie können AI Teammates für Ihr Team oder bestimmte Personen freigeben. Nur eingeladene Mitglieder können den AI Teammate verwenden.

 

 

So teilen Sie einen AI Teammate:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Share“ in der rechten oberen Ecke
  2. Geben Sie den Namen des Teams oder der Person ein
  3. Wählen Sie die Zugriffseinstellung
    • AI Teammate-Administrator: Vollzugriff, um Einstellungen zu ändern und den AI Teammate zu bearbeiten oder zu löschen
    • Editor: Kann den AI Teammate ändern und für die Arbeit verwenden
    • Benutzer: Kann den AI Teammate finden und für die Arbeit verwenden
  4. Klicken Sie auf Einladen

Um ein Team oder eine Person aus der Liste der Personen mit Zugriff zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen, klicken Sie auf das Dropdown neben dem Namen und wählen Sie Aus AI Teammate entfernen.

AI Studio und AI Teammates

AI Studio und AI Teammates wurden entwickelt, um zusammenzuarbeiten. AI Studio hilft Ihnen, automatisierte Workflows für sich wiederholende Aufgaben mit hohem Volumen zu erstellen. AI Teammates konzentrieren sich auf kollaborative Arbeit, die Kontext, Urteilsvermögen und wechselseitige Interaktion erfordert.

Ein gängiges Muster besteht darin, AI Studio zu verwenden, um Anfragen zu sammeln und als strukturierte Aufgaben an Asana weiterzuleiten, und dann einen AI Teammate einzubeziehen, der die komplexere Arbeit innerhalb dieser Aufgaben erledigt. AI Studio könnte zum Beispiel eingehende Kampagnenanfragen für ein Marketingteam erstellen und kategorisieren. Ein Marketing-AI Teammate kann dann Briefings entwerfen, Forschungsergebnisse zusammenfassen und Updates für diese Kampagnen vorbereiten.

Weitere Informationen zu AI Studio und zur Erstellung von Workflows finden Sie in den Artikeln zu AI Studio im Asana Help Center.

Was AI Teammates heute können und was nicht

Einen AI Teammate aufrufen

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Auslösen bei Aufgabenzuweisung

✅

Auslösung bei @Erwähnung

✅

Auslösung bei Aktualisierungen von Objekten, an denen der Teamkollege beteiligt ist.

✅

Wenn ein AI Teammate bereits als Beteiligter an einer Aufgabe oder einem Projekt beteiligt ist, können Aktualisierungen dieser Arbeit (wie die Fertigstellung einer Aufgabe oder Änderungen an wichtigen benutzerdefinierten Feldern) dazu führen, dass er erneut ausgeführt wird und entscheidet, welche Folgeaktionen ergriffen werden sollen.

Über eine Regel auslösen

✅ 

Wenn ein Teamkollege über eine Regel ausgelöst wird, wird der Teamkollege mit der Zugriffskontrolle der für die Regel verantwortlichen Person ausgeführt, sofern bei der Erstellung der Regel nichts anderes festgelegt wurde. 

Auslöser bei Formularübermittlung 

✅

Legen Sie Ihren AI Teammate als Standard-Verantwortlichen fest. 

In diesem Szenario verwendet der AI Teammate die Zugriffskontrolle des Formularerstellers oder optional die des Formularsenders für angemeldete Formulare. Dies ist vom Formular-Ersteller anpassbar. 

Über eine wiederkehrende Aufgabe auslösen

✅

Durchsuchen des Work Graph

Tipp

Für bestmögliche Resultate teilen Sie Ihrem AI Teammate in seinen Verhaltensrichtlinien oder in Ihren Prompts mit, wo und wonach er suchen soll.

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Daten im öffentlichen Arbeitsbereich durchsuchen

✅

Aufgaben suchen

✅ – wenn es Zugriff hat

Unteraufgaben durchsuchen

✅ – wenn Zugriff besteht

Projekte und Projekt-Updates suchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Meilensteine durchsuchen

✅ – wenn Zugriff besteht

Portfolios suchen

✅ - wenn Zugriff besteht, mit Ausnahme von benutzerdefinierten Feldern

Nachrichten durchsuchen

✅ – wenn Zugriff besteht

Kommentare durchsuchen

✅ – wenn Zugriff besteht

Anhänge durchsuchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Benutzerdefinierte Felder durchsuchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Statusaktualisierungen durchsuchen

✅ – wenn Zugriff besteht

Ziele und Ziel-Updates durchsuchen

✅ – wenn Zugriff besteht

Berichtsobjekte (Dashboards) durchsuchen

✅

Resourcing-Objekte durchsuchen (Kapazitätspläne und Workload-Ansichten)

❌

Innerhalb einer Interaktion nach Objekten suchen, auf die er nicht explizit Zugriff hat

❌

AI Teammates können nur mit Informationen interagieren, wenn sowohl der AI Teammate als auch der/die ausführende Nutzer*in Zugriff darauf haben. Siehe Zugriffskontrolle für AI Teammates.

Aktualisierung des Work Graph

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Namen der Aufgabe festlegen

✅

Kann dies sowohl für bestehende Aufgaben als auch für Aufgaben, die er erstellt hat, tun.

Eine Aufgabe als erledigt markieren

✅

Kann sowohl für bestehende Aufgaben als auch für von ihm erstellte Aufgaben durchgeführt werden.

Beschreibung der Aufgabe festlegen

✅

Kann sowohl für bestehende Aufgaben als auch für von ihm erstellte Aufgaben durchgeführt werden.

Kommentare zu einer Aufgabe hinzufügen

✅

Kann sowohl für bestehende Aufgaben als auch für Aufgaben, die es erstellt hat, durchgeführt werden.

Aufgaben und Unteraufgaben erstellen

✅

AI Teammates können Aufgaben erstellen, einschließlich Titeln, Beschreibungen, verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten.

Unteraufgaben erstellen

✅ 

Aufgaben und Unteraufgaben bearbeiten

✅

Bearbeiten von Titeln, Beschreibungen, verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten für Aufgaben, mit denen die KI arbeitet.

Kommentare zu Aufgaben und Unteraufgaben hinzufügen

✅

AI Teammates verwenden Kommentare, um die Arbeit zusammenzufassen, nächste Schritte vorzuschlagen und Pläne/Status-Updates zu erstellen.

Aufgaben löschen

✅ - erfordert eine Genehmigung, wenn es sich nicht um die aufgabenerstellende Person handelt

Aufgaben oder Unteraufgaben einem Nutzer zuweisen

✅ - erfordert eine Genehmigung, wenn der/die Nutzer*in nicht bereits als Beteiligter/Beteiligte oder verantwortliche Person zur Aufgabe hinzugefügt wurde

Der AI Teammate kann einem Nutzer selbstständig eine Aufgabe zuweisen, wenn der Nutzer bereits Zugriff auf die Aufgabe hat. Wenn der Nutzer keinen Zugriff auf die Aufgabe hat, bittet der AI Teammate den ausführenden Nutzer um eine Genehmigung.

Wert eines bestehenden benutzerdefinierten Feldes für Projekte aktualisieren

✅

Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen

✅ – erfordert eine Genehmigung, wenn der AI Teammate kein Editor im Projekt ist

Beteiligte zu einer Aufgabe hinzufügen oder wieder entfernen

✅ - Genehmigung erforderlich

Projekte erstellen

✅

Abschnitte erstellen oder aktualisieren

✅

Aufgaben in großen Mengen aktualisieren

✅

Abhängigkeiten erstellen

✅

Meilensteine erstellen 

✅

Ziele erstellen

❌

Ein benutzerdefiniertes Feld erstellen

❌

Aufgabe aus einem Projekt entfernen

❌

Nachrichten oder Statusaktualisierungen senden

❌

Dashboards oder Diagramme erstellen

❌

Nutzer*innen zu Work-Graph-Objekten hinzufügen oder daraus entfernen

❌

Externe Tools und Dateien

Mehr über AI-Teammate-Integrationen erfahren.

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Externe Dateien erstellen

✅, außer Google Präsentationen

AI Teammates können neue Dokumente für Google Docs und Sheets sowie für Sharepoint-/OneDrive-Dateien (docx, pptx und xlsx) erstellen. 

Externe Dateien durchsuchen (Bilder, PDFs, Dokumente, Präsentationen und Tabellen)

✅ – wenn sowohl der aktuelle Nutzer als auch der AI Teammate Zugriff haben

AI Teammates können Google-Drive-Dateien (Dokumente, Tabellen und Folien) sowie Sharepoint-/OneDrive-Dateien (docx, pptx und xlsx) lesen.  

Der AI Teammate verwendet die Authentifizierung des/der ausführenden Nutzer*in, um auf externe Tools zuzugreifen. Der aktuelle Benutzer muss dem AI Teammate auf der Profilseite oder beim Auslösen der Anfrage Zugriff gewähren.

Bilder und Anhänge in einer Aufgabe lesen 

✅

Eine Datei an eine Aufgabe anhängen

✅

Bilder oder PDFs generieren

❌

Zugriff, Sicherheit und Nutzung

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Berechtigungen umgehen

❌

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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