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AI Teamkollegen

In diesem Artikel

AI Teammates bringen intelligente, kontextbezogene Unterstützung direkt in Ihre Workflows. In diesem Artikel wird die Einrichtung von KI-Teamkollegen beschrieben, von der Verwendung vorgefertigter Vorlagen bis hin zur Festlegung benutzerdefinierter Verhaltensweisen.

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Was sind AI Teamkollegen?

AI Teammates sind kollaborative, KI-gestützte Assistenten, die direkt in Asana integriert sind. AI Teammates wurden für Teams entwickelt, nicht nur für eine einzelne Person. Sie bauen ein gemeinsames Gedächtnis für die Sprache und die Prozesse Ihres Unternehmens auf, sodass mehrere Kolleg*innen ihnen Arbeit zuweisen, Fragen stellen und ihre Ergebnisse überprüfen können. 

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen der AI Teammates:

Kontext: AI Teamkollegen nutzen den Asana Work Graph, um die Zusammenhänge zwischen Ihren Projekten, Aufgaben, Zielen und Portfolios zu verstehen. Sie können auch externe Inhalte wie Google Drive- oder SharePoint-Dateien lesen. 

Kontrollpunkte: Sie unterteilen komplexe Arbeitsvorgänge in Unteraufgaben und hinterlassen während der Arbeit Kommentare, damit Ihr Team Entwürfe überprüfen oder jederzeit Änderungen anfordern kann.

Kontrolle: AI Teammates haben die gleichen Zugriffsberechtigungen wie alle anderen Nutzer in Ihrer Domain. Sie können nur Informationen einsehen und verwenden, für die sie über eine ausdrückliche Zugriffsberechtigung verfügen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Zugriffskontrolle für AI Teammates“.

Nach der Einrichtung kann ein AI Teammate Folgendes tun:

  • Aufgaben, Projekte, Ziele und Portfolios einsehen und darauf reagieren
  • Aufgaben und Unteraufgaben erstellen, aktualisieren und erledigen
  • Dokumente in Google Drive und SharePoint erstellen und bearbeiten
  • Kommentare hinterlassen und mit Ihrem Team kommunizieren
  • Ihren gesamten Arbeitsbereich nach relevanten Informationen durchsuchen
  • Folgen Sie den von Ihnen festgelegten Anweisungen, um wiederkehrende Workflows abzuwickeln

Aufbau eines AI Teammates und Terminologie

  • Name: Der Name Ihres AI Teammates.

  • Beschreibung: Beschreibt, was Ihr AI Teamkollege tut. 

    • 💡 Tipp: Ihr Teamkollege liest seine eigene Beschreibung nicht; dieses Feld ist für menschliche Kolleg*innen gedacht. Verwenden Sie dieses Feld, um Ihrem Unternehmen genau zu erklären, wie und wann dieser Teamkollege eingesetzt werden soll. 

  • Verhaltensanleitung: Die Persönlichkeit Ihres AI Teamkollegen: Wie er spricht (z. B. „prägnante Aufzählungspunkte bevorzugen“), denkt (z. B. „immer melden, wenn eine Annahme getroffen wird“) und seine Arbeit erledigt (z. B. „lange Inhalte immer direkt in Google Docs entwerfen“).

    • 💡 Tipp: Machen Sie sich keine Sorgen darüber, ob Sie das vom ersten Tag an richtig machen. Teamkollegen wurden entwickelt, um auf der Grundlage Ihrer Ziele intelligente Schlussfolgerungen zu ziehen. Sie können diese Anweisungen im Laufe der Zeit verfeinern, während Sie beobachten, wie Ihr Teamkollege arbeitet.

  • Zugriff: Was Ihr AI Teammate lesen/bearbeiten kann. Dazu gehören:

    • Arbeit: Bestimmte Asana-Projekte und -Teams
    • Anhänge: Öffentliche URLs oder einzelne Anhänge, die aus Google Drive oder OneDrive/SharePoint ausgewählt wurden.
    • Apps: Allgemeine Berechtigungen zum Suchen und Aktualisieren in Ihren verknüpften Google-Drive- und OneDrive/SharePoint-Konten.
    • Hinweis: Bei der Ersteinrichtung können Sie Ihrem Teamkollegen Zugriff auf Asana-Daten gewähren. Um externe Quellen wie Google Drive zu verbinden, rufen Sie nach der Erstellung Ihres Teamkollegen die Profilseite auf. 
    • Speicher: Die dauerhafte Wissensdatenbank Ihres AI Teamkollegen, die mit jeder Interaktion wächst. Während Sie das Verhalten festlegen, baut der Teamkollege automatisch eine Wissensdatenbank auf, um Ihre Präferenzen zu lernen und den Kontext im Laufe der Zeit zu speichern. Sie können Erinnerungen nicht manuell erstellen, aber Sie können sie überprüfen und löschen, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihres Teamkollegen korrekt und relevant bleiben.

    • 💡 Datenschutzhinweis: Die Sichtbarkeit von Erinnerungen ist strikt an Asana-Berechtigungen gebunden. Ein Benutzer kann nur dann auf eine bestimmte Erinnerung zugreifen, wenn er bereits über die Berechtigung zum Anzeigen der Quellaufgabe verfügt, aus der sie erstellt wurde.

  • Freigabe: Wer Ihren AI Teamkollegen verwenden kann.

    • 💡Hinweis: Die Person, die den AI Teammate erstellt, entscheidet, wer auf welcher Ebene (Admin, Bearbeitungszugriff, Nutzer*in) darauf zugreifen darf.

So erstellen Sie einen AI Teamkollegen

Option 1: Verwenden Sie den Button „+ Erstellen“, so wie Sie auch eine neue Aufgabe, ein neues Projekt oder ein neues Ziel erstellen würden. Wählen Sie „AI Teammates“ aus dem Dropdown-Menü aus.

Option 2: Gehen Sie zu Workflow -> AI Teammates -> AI Teammate erstellen. 

Mit beiden Optionen wird die AI-Teammate-Galerie geöffnet. Klicken Sie auf diesen Link, um direkt zur AI-Teammate-Galerie zu gelangen.

In der Galerie haben Sie mehrere Möglichkeiten, einen AI Teammate zu erstellen:

Option 1: Beginnen Sie mit einer Teamkollegen-Vorlage

Ideal für: Teams in den Bereichen Marketing, IT, Strategie und Geschäftsoptimierung oder Produktentwicklung, die mithilfe bewährter Frameworks schnell Produkte auf den Markt bringen möchten. 

Wählen Sie eine Vorlage für einen Teamkollegen aus der Sammlung aus. Die Vorlagen sind bereits mit Namen, Beschreibungen und Verhaltensanweisungen versehen. Bei dieser Option werden Sie in einem Dialog durch die Einrichtung geführt, um die Zugriffsrechte Ihres Teamkollegen und die Aufgaben, die er zuerst erledigen soll, anzupassen.

Sie können auf die verschiedenen Vorlagen klicken, um sich anhand von Beispielen einen Überblick über die Möglichkeiten zu verschaffen.

Option 2: Einen benutzerdefinierten Teamkollegen erstellen (mit Anleitung)

Ideal für: Nutzer, die einen bestimmten Anwendungsfall im Sinn haben und eine geführte, dialogorientierte Einrichtung wünschen.

Erstellen Sie einen eigenen Teamkollegen, indem Sie im Eingabetextfeld in einfacher Sprache erklären, was er tun soll. Bei dieser Option werden Sie durch eine dialogorientierte Einrichtung geführt, um Ihre Ziele in die Beschreibung, das Verhalten, die Zugriffsrechte und die Aufgaben, die Ihr Teamkollege zuerst erledigen soll, umzusetzen.

 

Option 3: Einen benutzerdefinierten Teamkollegen erstellen (manuell)

Ideal für: Nutzer, die bereits mit AI Teammates vertraut sind und den geführten Ablauf umgehen möchten, um die Einrichtung schneller und manuell vorzunehmen.

Überspringen Sie die dialogorientierte Einrichtung, indem Sie oben rechts in der Galerie auf „+ Leerer AI Teammate“ klicken. Mit diesem Optionsmodus können Sie die Beschreibung, das Verhalten und den Zugriff Ihres Teamkollegen manuell eingeben.

 

AI Teamkollegen teilen

Sie können AI Teammates für Ihr gesamtes Team oder für bestimmte Personen freigeben. Nur eingeladene Mitglieder können den AI Teamkollegen verwenden.

 

 

So teilen Sie einen AI Teamkollegen:

  1. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Share“.
  2. Geben Sie den Namen des Teams oder der Person ein
  3. Wählen Sie die Zugriffseinstellung für die Person oder das Team aus
    • AI-Teamkollegen-Admin: Vollzugriff, um Einstellungen zu ändern und den AI-Teamkollegen zu bearbeiten oder zu löschen
    • Editor: Kann den AI Teammate ändern und für die Arbeit verwenden
    • Benutzer: Kann den AI Teammate finden und für die Arbeit verwenden
  4. Klicken Sie auf „Einladen“.

Um ein Team oder eine Person aus der Liste der Personen mit Zugriff zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen, klicken Sie auf den Dropdown neben dem Namen und wählen Sie Aus AI Teammate entfernen aus.

AI Studio und AI Teamkollegen

AI Studio und AI Teamkollegen wurden entwickelt, um zusammenzuarbeiten. Mit AI Studio können Sie automatisierte Workflows für umfangreiche, sich wiederholende Aufgaben erstellen. AI Teammates konzentrieren sich auf kollaborative Arbeit, die Kontext, Urteilsvermögen und wechselseitige Interaktion erfordert.

Ein gängiges Muster besteht darin, AI Studio zu verwenden, um Anfragen zu erfassen und als strukturierte Aufgaben an Asana weiterzuleiten, und dann einen AI Teammate einzubeziehen, der die komplexeren Arbeiten innerhalb dieser Aufgaben erledigt. AI Studio könnte zum Beispiel eingehende Kampagnenanfragen für ein Marketingteam erstellen und kategorisieren. Ein AI Teammate für das Marketing kann dann Briefings entwerfen, Forschungsergebnisse zusammenfassen und Updates für diese Kampagnen vorbereiten.

Um mehr über AI Studio zu erfahren und herauszufinden, wie Sie Workflows erstellen können, lesen Sie die Artikel zum Thema AI Studio im Asana Help Center.

Was AI Teammates heute können und was nicht

Einen AI Teammate aufrufen

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Auslösen bei Zuweisung einer Aufgabe

✅

Auslösung

bei @Erwähnung

✅

Auslösung

bei Aktualisierungen von Objekten, an denen der Teamkollege ein Beteiligter ist.

✅

Wenn ein AI Teammate bereits als Beteiligter an einer Aufgabe oder einem Projekt hinzugefügt wurde, können Aktualisierungen dieser Arbeit (z. B. die Fertigstellung der Aufgabe oder Änderungen an wichtigen benutzerdefinierten Feldern) dazu führen, dass er erneut ausgeführt wird und entscheidet, welche Folgeaktionen durchgeführt werden sollen.

Über eine Regel auslösen

✅ 

Wenn ein Teamkollege über eine Regel ausgelöst wird, wird der Teamkollege mit der Zugriffskontrolle der für die Regel verantwortlichen Person ausgeführt, sofern bei der Erstellung der Regel nichts anderes festgelegt wurde. 

Auslöser bei Formularübermittlung 

✅

Legen Sie Ihren AI Teammate als standardmäßig verantwortliche Person fest. 

In diesem Fall verwendet der AI Teammate die Zugriffssteuerung des Erstellers des Formulars oder optional die des Absenders des Formulars, wenn es sich um ein angemeldetes Formular handelt. Dies kann vom Ersteller der Formulare angepasst werden. 

Über eine wiederkehrende Aufgabe auslösen

✅

Durchsuchen

des Work Graph

Tipp

Für bestmögliche Resultate teilen Sie Ihrem AI Teammate in seinen Verhaltensrichtlinien oder in Ihren Prompts mit, wo und wonach er suchen soll.

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Daten im öffentlichen Arbeitsbereich durchsuchen

✅

Aufgaben

suchen

✅ – wenn es Zugriff hat

Unteraufgaben

durchsuchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Projekte

und Projekt-Updates suchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Meilensteine

suchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Portfolios

suchen

✅ – Wenn die App Zugriff hat, mit Ausnahme von benutzerdefinierten Feldern

Nachrichten

durchsuchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Kommentare

durchsuchen

✅ – wenn Zugriff besteht

Anhänge

durchsuchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Benutzerdefinierte

Felder durchsuchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Statusaktualisierungen

durchsuchen

✅ – wenn sie Zugriff hat

Ziele

und Ziel-Updates durchsuchen

✅ – Wenn sie Zugriff hat

Berichtsobjekte

(Dashboards) durchsuchen

✅

Ressourcen-Objekte

(Kapazitätspläne und Workload-Ansichten) durchsuchen

❌

Nach

Objekten suchen, auf die sie im Rahmen einer Interaktion nicht ausdrücklich Zugriff hat

❌

AI Teammates können nur dann mit Informationen interagieren, wenn sowohl der AI Teammate als auch der ausführende Nutzer Zugriff darauf haben. Siehe Zugriffskontrolle für AI Teammates.

Aktualisieren des Work Graph

Fähigkeit

Kann ein AI Teamkollege dies aktuell tun?

Notizen

Namen der Aufgabe festlegen

✅

Kann dies sowohl für bestehende Aufgaben als auch für von ihm erstellte Aufgaben tun.

Eine Aufgabe als erledigt markieren

✅

Kann sowohl für bestehende Aufgaben als auch für von der App erstellte Aufgaben durchgeführt werden.

Aufgabenbeschreibung festlegen

✅

Kann sowohl für bestehende Aufgaben als auch für von der App erstellte Aufgaben durchgeführt werden.

Kommentare zu einer Aufgabe hinzufügen

✅

Kann sowohl für bestehende Aufgaben als auch für von der App erstellte Aufgaben durchgeführt werden.

Aufgaben und Unteraufgaben erstellen

✅

AI Teammates können Aufgaben erstellen, einschließlich Titeln, Beschreibungen, verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten.

Unteraufgaben erstellen

✅ 

Aufgaben

und Unteraufgaben bearbeiten

✅

Aufgabentitel, Beschreibungen, verantwortliche Personen und Fälligkeitsdaten bei Aufgaben bearbeiten, mit denen die KI arbeitet.

Kommentare zu Aufgaben und Unteraufgaben hinzufügen

✅

AI Teammates verwenden Kommentare, um Arbeitsvorgänge zusammenzufassen, nächste Schritte vorzuschlagen und Pläne/Status-Updates zu erstellen.

Aufgaben löschen

✅ – Erfordert eine Genehmigung, wenn es sich nicht um die erstellende Person der Aufgabe handelt

Einem

Nutzer Aufgaben oder Unteraufgaben zuweisen

✅ – Erfordert eine Genehmigung, wenn der Benutzer nicht bereits ein Beteiligter oder eine verantwortliche Person der Aufgabe ist

Der AI Teammate kann einem Nutzer selbstständig eine Aufgabe zuweisen, wenn der Nutzer bereits Zugriff auf die Aufgabe hat. Wenn der Nutzer keinen Zugriff auf die Aufgabe hat, bittet der AI Teammate den ausführenden Nutzer um eine Genehmigung.

Wert eines bestehenden benutzerdefinierten Projektfelds aktualisieren

✅

Aufgabe

zu einem Projekt hinzufügen

✅ – Erfordert eine Genehmigung, wenn der AI Teammate kein Bearbeitungsrecht für das Projekt hat

Beteiligte

zu einer Aufgabe hinzufügen oder wieder entfernen

✅ – Erfordert eine Genehmigung

Projekte

erstellen

✅

Abschnitte

erstellen oder aktualisieren

✅

Aufgaben

in großen Mengen aktualisieren

✅

Abhängigkeiten

erstellen

✅

Meilensteine

erstellen 

✅

Ziele

erstellen

❌

Ein

benutzerdefiniertes Feld erstellen

❌

Aufgabe

aus einem Projekt entfernen

❌

Nachrichten

oder Statusaktualisierungen senden

❌

Dashboards

oder Diagramme erstellen

❌

Nutzer

zu Work-Graph-Objekten hinzufügen oder daraus entfernen

❌

Externe

Tools und Dateien

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell erledigen?

Notizen

Externe Dateien erstellen

✅, außer Google Präsentationen

AI Teammates können neue Dokumente für Google Docs und Google Sheets sowie für SharePoint-/OneDrive-Dateien (DOCX, PPTX und XLSX) erstellen. 

Externe Dateien durchsuchen (Bilder, PDFs, Dokumente, Präsentationen und Tabellen)

✅ – wenn sowohl der ausführende Nutzer als auch der AI Teammate Zugriff haben

AI Teamkollegen können Google-Drive-Dateien (Dokumente, Tabellen und Präsentationen) sowie SharePoint-/OneDrive-Dateien (DOCX, PPTX und XLSX) lesen.  

Der AI Teammate verwendet die Authentifizierung des/der ausführenden Nutzer*in, um auf externe Tools zuzugreifen. Der aktuelle Benutzer muss dem AI Teammate auf der Profilseite oder beim Auslösen der Anfrage Zugriff gewähren.

Bilder und Anhänge in einer Aufgabe lesen 

✅

Eine

Datei an eine Aufgabe anhängen

✅

Bilder

oder PDFs generieren

❌

Zugriff

, Sicherheit und Nutzung

Fähigkeit

Kann ein AI Teammate dies aktuell tun?

Notizen

Berechtigungen umgehen

❌

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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