AI-teamgenoten brengen intelligente, contextbewuste ondersteuning rechtstreeks in je workflows. Dit artikel behandelt hoe je ze kunt instellen, van het gebruik van kant-en-klare sjablonen tot het definiëren van aangepast gedrag.
Gerelateerde artikelen
Wat zijn AI-teamgenoten?
AI-teamgenoten zijn collaboratieve, AI-aangedreven agents die rechtstreeks in Asana zijn ingebouwd. AI-teamgenoten zijn ontworpen voor teams, niet slechts voor één persoon per keer. Ze bouwen een gedeeld geheugen op van de taal en processen van je organisatie, waardoor meerdere collega's hen werk kunnen toewijzen, vragen kunnen stellen en hun output kunnen beoordelen.
Hier volgen enkele van de belangrijkste manieren waarop AI-teamgenoten werken:
Context: AI-teamgenoten navigeren door de Asana Werkgrafiek om de relaties tussen je projecten, taken, doelen en portfolio's te begrijpen. Ze kunnen ook externe Inhoud lezen, zoals Google Drive- of SharePoint-bestanden.
Controlepunten: Ze splitsen complex werk op in subtaken en laten gaandeweg reacties achter, zodat je team op elk moment concepten kan bekijken of wijzigingen kan aanvragen.
Controle: ze volgen dezelfde toegangsrechten als elke andere gebruiker in je domein. Ze kunnen alleen informatie zien en gebruiken waarvoor ze expliciete toegang hebben. Bekijk het artikel Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten voor meer details.
Eenmaal ingesteld, kan een AI-teamgenoot:
- Taken, projecten, doelen en portfolio's lezen en ernaar handelen
- Taken en subtaken aanmaken, bijwerken en voltooien
- Documenten opstellen en bewerken in Google Drive en SharePoint
- Reacties plaatsen en met je team communiceren
- Je werkruimte doorzoeken naar relevante informatie
- Volg de instructies die je definieert om terugkerende workflows af te handelen
Anatomie van een AI-teamgenoot en terminologie
Naam: de naam van je AI-teamgenoot.
Beschrijving: Beschrijft wat je AI-teamgenoot doet.
Gedragsrichtlijnen: de persoonlijkheid van je AI-teamgenoot: hoe deze spreekt (bijv. "geef de voorkeur aan beknopte opsommingstekens"), denkt (bijv. "markeer altijd wanneer er een veronderstelling wordt gemaakt") en werk levert (bijv. "stel altijd langere Inhoud rechtstreeks op in Google Docs").
Toegang: wat je AI-teamgenoot kan lezen/bewerken. Omvat:
Delen: wie je AI-teamgenoot kan gebruiken.
- 💡Opmerking: De maker van de AI-teamgenoot bepaalt wie er toegang toe heeft en op welk niveau (beheerder, bewerker, gebruiker)
Een AI-teamgenoot maken
Optie 1: Gebruik de knop + Maken, op dezelfde manier als je een nieuwe taak, project of doel zou maken. Kies AI-teamgenoot in het vervolgkeuzemenu.
Optie 2: Ga naar Workflow -> AI-teamgenoten -> AI-teamgenoot maken.
Beide opties openen de AI-teamgenotengalerij. Om direct naar de AI-teamgenotengalerij te gaan, klikt u op deze link.
Eenmaal in de galerij heb je een paar opties om een AI-teamgenoot te maken:
Optie 1: Begin met een Teamgenoot-sjabloon
Geschikt voor: Teams in Marketing, IT, Strategy & Ops of Producttechniek die snel willen lanceren met behulp van bewezen raamwerken.
Kies een Teamgenoot-sjabloon uit de galerij. Sjablonen zijn vooraf geladen met namen, beschrijvingen en gedragsrichtlijnen. Deze optie leidt je door een conversatie-instelling om de toegang van je Teamgenoot aan te passen en te bepalen welke taken deze eerst zal voltooien.
Je kunt op de verschillende sjablonen klikken om voorbeelden te bekijken van wat ze kunnen doen.
Optie 2: Bouw een aangepaste Teamgenoot (begeleid)
Geschikt voor: Gebruikers met een specifieke use case in gedachten die een begeleide, conversationele instellingservaring willen.
Bouw een aangepaste Teamgenoot door in het invoertekstvak in gewone taal uit te leggen wat u wilt dat deze doet. Deze optie leidt je door een conversatie-instelling om je doelen te vertalen naar de beschrijving, het gedrag, de toegang en welke taken je Teamgenoot eerst zal voltooien.
Optie 3: Bouw een aangepaste Teamgenoot (handmatig)
Geschikt voor: Gebruikers die al bekend zijn met AI-teamgenoten en de begeleide flow willen omzeilen voor een snellere, handmatige installatie.
Sla de conversatie-instelling over door rechtsboven in de galerij op + Lege AI-teamgenoot te klikken. Met deze optiemodus kun je handmatig de Beschrijving, het Gedrag en de Toegang van je Teamgenoot invoeren.
AI-teamgenoten delen
Je kunt AI-teamgenoten delen met je team of met specifieke personen. Alleen uitgenodigde leden kunnen de AI-teamgenoot gebruiken.
Een AI-teamgenoot delen:
- Klik op de knop Delen in de rechterbovenhoek
- Typ de naam van het team of de persoon
- Kies hun toegangsniveau
- AI-teamgenoot-beheerder: volledige toegang om instellingen te wijzigen en de AI-teamgenoot aan te passen of te verwijderen
- Bewerker: Kan de AI-teamgenoot wijzigen en toepassen op het werk
- Gebruiker: kan de AI-teamgenoot vinden en toepassen op het werk
- Klik op Uitnodigen
Om een team of persoon uit de lijst met mensen met toegang te verwijderen, klik je op de knop Delen, klik je op de vervolgkeuze naast de naam en selecteer je Verwijderen uit AI-teamgenoot.
AI Studio en AI-teamgenoten
AI Studio en AI-teamgenoten zijn ontworpen om samen te werken. AI Studio helpt je om geautomatiseerde workflows te bouwen voor herhaalbare taken met een hoog volume. AI-teamgenoten richten zich op gezamenlijk werk dat context, beoordelingsvermogen en heen-en-weer-interactie vereist.
Een veelvoorkomend patroon is om AI Studio te gebruiken om aanvragen te verzamelen en als gestructureerde taken naar Asana te sturen, en vervolgens een AI-teamgenoot te betrekken om het complexere werk binnen die taken af te handelen. AI Studio kan bijvoorbeeld inkomende campagneaanvragen voor een marketingteam maken en sorteren. Een AI-teamgenoot voor marketing kan vervolgens briefings opstellen, onderzoek samenvatten en updates voor die campagnes voorbereiden.
Voor meer informatie over AI Studio en hoe je workflows kunt bouwen, bekijk je de AI Studio-artikelen in het Asana-helpcentrum.
Wat AI-teamgenoten vandaag wel en niet kunnen doen
Een AI-teamgenoot oproepen
Mogelijkheid | Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen? | Opmerkingen |
Activeren bij toewijzing van taak | ✅ | |
Trigger bij @vermelding | ✅ | |
Trigger bij updates van objecten waar de Teamgenoot een Medewerker van is. | ✅ | Als een AI-teamgenoot al medewerker is van een taak of project, kunnen updates van dat werk (zoals voltooiing van een taak of belangrijke wijzigingen in aangepaste velden) ervoor zorgen dat deze opnieuw wordt uitgevoerd en beslist welke vervolgacties moeten worden ondernomen. |
Trigger via regel | ✅ | Als een Teamgenoot wordt geactiveerd via een regel, werkt de Teamgenoot op basis van de toegangscontrole van de eigenaar van de regel, tenzij anders is gespecificeerd op het moment van het aanmaken van de regel. |
Trigger bij het indienen van een formulier | ✅ | Stel je AI-teamgenoot in als de standaardverantwoordelijke. In dit scenario gebruikt de AI-teamgenoot de toegangscontrole van de maker van het formulier, of optioneel de indiener van het formulier voor ingelogde formulieren. Dit is aanpasbaar door de maker van het formulier. |
Trigger via een terugkerende taak | ✅ | |
Zoeken in de Werkgrafiek
Tip
Voor het beste resultaat vertel je je AI-teamgenoot waar en waarnaar hij/zij moet zoeken in de gedragsrichtlijnen of in je aanwijzingen.
Mogelijkheid | Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen? | Opmerkingen |
Gegevens in openbare werkruimte doorzoeken | ✅ | |
Taken zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Subtaken zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Projecten en projectupdates zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Mijlpalen zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Portfolio's zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft, behalve voor aangepaste velden | |
Berichten zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Reacties zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Bijlagen zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Aangepaste velden doorzoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Statusupdates zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Doelen en doelupdates zoeken | ✅ - wanneer het toegang heeft | |
Rapportobjecten zoeken (dashboards) | ✅ | |
Resourcing-objecten zoeken (capaciteitsplannen en werkbelastingweergaven) | ❌ | |
Zoeken naar objecten waartoe het binnen een interactie niet expliciet toegang heeft | ❌ | AI-teamgenoten kunnen alleen communiceren met informatie als zowel de AI-teamgenoot als de actieve gebruiker toegang hebben. Zie Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten. |
De Werkgrafiek updaten
Mogelijkheid | Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen? | Opmerkingen |
Naam van taak instellen | ✅ | Kan doen voor zowel bestaande taken als taken die het heeft gemaakt. |
Een taak als voltooid markeren | ✅ | Kan doen voor zowel bestaande taken als taken die het heeft gemaakt. |
Beschrijving van taak instellen | ✅ | Kan doen voor zowel bestaande taken als taken die het heeft gemaakt. |
Reacties toevoegen aan een taak | ✅ | Kan doen voor zowel bestaande taken als taken die het heeft gemaakt. |
Maak taken en subtaken | ✅ | AI-teamgenoten kunnen taken maken, inclusief titels, beschrijvingen, verantwoordelijken en vervaldatums. |
Subtaken maken | ✅ | |
Taken en subtaken bewerken | ✅ | Bewerk titels, beschrijvingen, verantwoordelijken en vervaldatums van taken waarmee het werkt. |
Reacties toevoegen aan taken en subtaken | ✅ | AI-teamgenoten gebruiken opmerkingen om werk samen te vatten, volgende stappen voor te stellen en plannen/statusupdates op te stellen. |
Taken verwijderen | ✅ - vereist goedkeuring als het niet de maker van de taak was | |
Taken of subtaken toewijzen aan een gebruiker | ✅ - vereist goedkeuring als de gebruiker nog geen Medewerker of Verantwoordelijke van de taak is | De AI-teamgenoot kan zelf een taak toewijzen aan een gebruiker als de gebruiker al toegang heeft tot de taak. Als de gebruiker geen toegang heeft tot de taak, vraagt de AI-teamgenoot de actieve gebruiker om goedkeuring. |
Waarde van een bestaand aangepast veld in project bijwerken | ✅ | |
Taak toevoegen aan een project | ✅ - vereist goedkeuring als de AI-teamgenoot geen bewerker is in het project | |
Taakmedewerkers toevoegen of verwijderen | ✅ - vereist goedkeuringen | |
Projecten maken | ✅ | |
Secties maken of bijwerken | ✅ | |
Bulkupdate van taken | ✅ | |
Afhankelijkheden maken | ✅ | |
Mijlpalen maken | ✅ | |
Doelen maken | ❌ | |
Een aangepast veld maken | ❌ | |
Taak uit een project verwijderen | ❌ | |
Berichten of statusupdates sturen | ❌ | |
Dashboards of grafieken maken | ❌ | |
Gebruikers toevoegen aan of verwijderen uit Werkgrafiek-objecten | ❌ | |
Externe tools en bestanden
Meer informatie over AI-teamgenoot-integraties.
Mogelijkheid | Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen? | Opmerkingen |
Externe bestanden genereren | ✅, behalve Google Slides | AI-teamgenoten kunnen nieuwe documenten maken voor Google Docs en Sheets, evenals voor Sharepoint/OneDrive-bestanden (docx, pptx en xlsx). |
Externe bestanden zoeken (afbeeldingen, PDF's, documenten, dia's en spreadsheets) | ✅ - als zowel de actieve gebruiker als de AI-teamgenoot toegang hebben | AI-teamgenoten kunnen Google Drive-bestanden (documenten, spreadsheets en presentaties) lezen, evenals Sharepoint/OneDrive-bestanden (docx, pptx en xlsx). De AI-teamgenoot gebruikt de Authenticatie van de actieve gebruiker om toegang te krijgen tot externe tools. De actieve gebruiker moet de AI-teamgenoot toegang verlenen op de profielpagina of wanneer het verzoek wordt geactiveerd. |
Afbeeldingen en bijlagen van een taak lezen | ✅ | |
Een bestand toevoegen aan een Taak | ✅ | |
Afbeeldingen of pdf's genereren | ❌ | |
Toegang, veiligheid en gebruik
Mogelijkheid | Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen? | Opmerkingen |
Toestemmingen omzeilen | ❌ | |
