Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

AI-teamgenoten

In dit artikel

AI-teamgenoten brengen intelligente, contextbewuste ondersteuning rechtstreeks in je workflows. Dit artikel behandelt hoe je ze kunt instellen, van het gebruik van kant-en-klare sjablonen tot het definiëren van aangepast gedrag.

Gerelateerde artikelen

Wat zijn AI-teamgenoten?

AI-teamgenoten zijn collaboratieve, door AI aangedreven agenten die rechtstreeks in Asana zijn geïntegreerd. AI-Teamgenoten zijn ontworpen voor teams, niet voor slechts één persoon per keer. Ze bouwen een gedeeld geheugen op van de taal en processen van je organisatie, waardoor meerdere collega’s hen werk kunnen toewijzen, vragen kunnen stellen en hun output kunnen beoordelen. 

Hier volgen enkele van de belangrijkste manieren waarop AI-teamgenoten werken:

Context: AI-teamgenoten gebruiken de Asana Werkgrafiek om de relaties tussen je projecten, taken, doelen en portfolio's te begrijpen. Ze kunnen ook externe Inhoud lezen, zoals Google Drive- of SharePoint-bestanden. 

Controlepunten: Ze splitsen complex werk op in Subtaken en plaatsen gaandeweg reacties, zodat je Team op elk moment concepten kan bekijken of om wijzigingen kan vragen.

Beheer: Ze hebben dezelfde toegangsrechten als elke andere gebruiker in je domein domein. Ze kunnen alleen informatie zien en gebruiken waarvoor ze expliciet toegang hebben. Lees het artikel Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten voor meer details.

Na het instellen kan een AI-teamgenoot het volgende doen:

  • Taken, projecten, doelen en portfolio's lezen en ernaar handelen
  • Taken en subtaken aanmaken, bijwerken en Voltooid markeren
  • Documenten opstellen en bewerken in Google Drive en SharePoint
  • Reacties plaatsen en met uw Team communiceren
  • Je Werkruimte doorzoeken naar relevante informatie
  • Volg de instructies die u definieert om terugkerende Workflows af te handelen

Opbouw van een AI-teamgenoot en terminologie

  • Naam: De naam van je AI-teamgenoot.

  • Beschrijving: Beschrijft wat je AI-Teamgenoot doet. 

    • 💡 Tip: Uw Teamgenoot leest zijn eigen Beschrijving niet; dit veld is bedoeld voor menselijke collega’s. Gebruik dit veld om aan uw organisatie precies uit te leggen hoe en wanneer deze Teamgenoot moet worden gebruikt. 

  • Gedragsrichtlijnen: De persoonlijkheid van je AI-Teamgenoot: hoe hij/zij spreekt (bijv. ‘geef de voorkeur aan beknopte opsommingstekens’), denkt (bijv. ‘markeer het altijd wanneer er een aanname wordt gedaan’) en werk oplevert (bijv. ‘maak lange Inhoud altijd rechtstreeks in Google Docs’).

    • 💡 Tip: Maak je geen zorgen over het feit dat je dit niet meteen op de eerste dag goed hebt. Teamgenoten zijn ontworpen om slimme conclusies te trekken op basis van je Doelen. Je kunt deze instructies in de loop van de tijd verfijnen naarmate je observeert hoe je Teamgenoot werkt.

  • Toegang: Wat je AI-Teamgenoot kan lezen/bewerken. Omvat:

    • Werk: Specifieke Asana-projecten en -teams
    • Bijlagen: Openbare URL’s of afzonderlijke bijlagen die zijn geselecteerd uit Google Drive of OneDrive/SharePoint.
    • Apps: Algemene toestemmingen om te zoeken en bij te werken in je gekoppelde Google Drive- en OneDrive/SharePoint-accounts.
    • Opmerking: Tijdens de eerste instelling kunt u uw Teamgenoot toegang verlenen tot Asana-gegevens. Om externe bronnen zoals Google Drive te koppelen, ga je naar de profielpagina nadat je Teamgenoot is aangemaakt. 
    • Geheugen: De permanente kennisbank van je AI-teamgenoot, die bij elke interactie groeit. Terwijl jij gedrag definieert, bouwt de Teamgenoot automatisch een geheugen op om je voorkeuren te leren en de context in de loop van de tijd te onthouden. Je kunt herinneringen niet handmatig aanmaken, maar je kunt ze wel bekijken en verwijderen om ervoor te zorgen dat de informatie van je Teamgenoot nauwkeurig en relevant blijft.

    • 💡 Opmerking over privacy: De zichtbaarheid van herinneringen is strikt gekoppeld aan Asana-toestemmingen. Een gebruiker heeft alleen toegang tot een specifieke herinnering als hij of zij al toestemming heeft om de brontaak te bekijken waaruit de herinnering is gemaakt.

  • Delen: Wie je AI-Teamgenoot kan gebruiken.

    • 💡Opmerking: De maker van de AI-Teamgenoot bepaalt wie er toegang tot heeft en op welk niveau (beheerder, bewerker, gebruiker)

Een AI-teamgenoot maken

Optie 1: Gebruik de knop + Maken, op dezelfde manier als wanneer je een nieuwe Taak, Project of Doel maakt. Kies AI-teamgenoot in het vervolgkeuzemenu.

Optie 2: Ga naar Workflow -> AI-teamgenoten -> AI-teamgenoot maken. 

Met beide opties wordt de AI-teamgenotengalerij geopend. Om direct naar de AI-teamgenotengalerij te gaan, klikt u op deze link.

In de galerij heb je een paar opties om een AI-teamgenoot te maken:

Optie 1: Begin met een Teamgenoot-sjabloon

Geschikt voor: Teams op de afdelingen Marketing, IT, Strategy & Ops of Producttechniek die snel willen lanceren met behulp van beproefde raamwerken. 

Kies een Teamgenoot-sjabloon uit de galerij. Sjablonen zijn vooraf ingevuld met namen, Beschrijving en gedragsrichtlijnen. Bij deze optie word je via een gesprek geleid door de instellingen om de toegang van je Teamgenoot aan te passen en te bepalen welke taken hij of zij als eerste zal voltooien.

U kunt op de verschillende sjablonen klikken om voorbeelden te bekijken van wat ze kunnen doen.

Optie 2: Bouw een aangepaste Teamgenoot (begeleid)

Geschikt voor: Gebruikers met een specifieke use case in gedachten die een begeleide, conversationele instellingservaring willen.

Bouw een aangepaste Teamgenoot door in het invoertekstvak in gewone taal uit te leggen wat u wilt dat de Teamgenoot doet. Deze optie leidt je door een conversatie-gebaseerde instellingsprocedure om je doelen te vertalen naar de beschrijving, het gedrag en de toegang van je Teamgenoot, en naar welke taken hij of zij als eerste zal voltooien.

 

Optie 3: Bouw een aangepaste Teamgenoot (handmatig)

Geschikt voor: Gebruikers die al bekend zijn met AI-teamgenoten en de begeleide flow willen overslaan voor een snellere, handmatige instelling.

Sla de conversatie-gebaseerde instelling over door rechtsboven in de galerij op + Lege AI-teamgenoot te klikken. Met deze optiemodus kun je de Beschrijving, het Gedrag en de Toegang van je Teamgenoot handmatig invoeren.

 

AI-Teamgenoten delen

Je kunt AI-teamgenoten delen met je Team of met specifieke personen. Alleen uitgenodigde leden kunnen de AI-teamgenoot gebruiken.

 

 

Een AI-teamgenoot delen:

  1. Klik op de knop Delen in de rechterbovenhoek
  2. Typ de naam van het Team of de persoon
  3. Kies hun toegangsniveau
    • AI-Teamgenoot-beheerder: Volledige toegang om instellingen te wijzigen en de AI-Teamgenoot aan te passen of te verwijderen
    • Bewerker: Kan de AI-teamgenoot wijzigen en toepassen op het werk
    • Gebruiker: Kan de AI-teamgenoot vinden en toepassen op het werk
  4. Klik op Uitnodigen

Om een team of een persoon te verwijderen uit de lijst met personen met toegang, klikt u op de knop Delen, klikt u op de vervolgkeuze naast de naam en selecteert u Verwijderen uit AI-teamgenoot.

AI Studio en AI-teamgenoten

AI Studio en AI-Teamgenoten zijn ontworpen om samen te werken. AI Studio helpt u geautomatiseerde Workflows te bouwen voor herhaalbare taken met een groot volume. AI-teamgenoten richten zich op gezamenlijk werk dat context, oordeelsvermogen en wisselwerking vereist.

Een veelvoorkomend patroon is om AI Studio te gebruiken om aanvragen te verzamelen en als gestructureerde taken naar Asana door te sturen, en vervolgens een AI-teamgenoot in te schakelen om het complexere werk binnen die taken af te handelen. AI Studio kan bijvoorbeeld inkomende campagneaanvragen voor een marketingteam aanmaken en sorteren. Een AI-teamgenoot voor marketing kan vervolgens briefings opstellen, onderzoek samenvatten en updates voor die campagnes voorbereiden.

Voor meer informatie over AI Studio en over het bouwen van Workflows, kun je de AI Studio-artikelen in het Asana-helpcentrum bekijken.

Wat AI-teamgenoten momenteel wel en niet kunnen doen

Een AI-teamgenoot oproepen

Mogelijkheid

Kan een AI-teamgenoot dit momenteel doen?

Opmerkingen

Activeren bij toewijzing van Taken

✅

Activeren

bij @vermelding

✅

Trigger

bij updates van objecten waar de Teamgenoot een Medewerker van is.

✅

Als een AI-teamgenoot al medewerker is van een taak of project, kunnen updates van dat werk (zoals de voltooiing van een taak of wijzigingen in belangrijke aangepaste velden) ervoor zorgen dat de AI-teamgenoot opnieuw wordt uitgevoerd en beslist welke vervolgacties moeten worden ondernomen.

Trigger via regel

✅ 

Als een Teamgenoot wordt geactiveerd via een regel, werkt de Teamgenoot met de toegangsrechten van de eigenaar van de regel, tenzij bij het aanmaken van de regel anders is bepaald. 

Activeren bij indiening van Formulieren 

✅

Stel je AI-teamgenoot in als standaardverantwoordelijke. 

In dit scenario gebruikt de AI-Teamgenoot de toegangscontrole van de maker van het formulier, of optioneel die van de indiener van het formulier voor ingelogde formulieren. Dit is Aanpasbaar door de maker van het Formulier. 

Trigger via een terugkerende taak

✅

Zoeken

in de Werkgrafiek

Tip

Voor het beste resultaat vertel je je AI-teamgenoot waar en waarnaar hij/zij moet zoeken in de gedragsrichtlijnen of in je aanwijzingen.

Mogelijkheid

Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen?

Opmerkingen

Gegevens in de openbare Werkruimte doorzoeken

✅

Taken

zoeken

✅ – wanneer de AI toegang heeft

In

Subtaken zoeken

✅ - indien toegang is verleend

Projecten

en projectupdates zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

Mijlpalen

zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

In

portfolio’s zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft, behalve voor aangepaste velden

Berichten

zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

Reacties

zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

In

bijlagen zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

In

aangepaste velden zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

In

statusupdates zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

Doelen

en doelupdates zoeken

✅ - wanneer de bot toegang heeft

Rapportobjecten

(dashboards) doorzoeken

✅

Zoeken

naar middelenobjecten (capaciteitsplannen en werkbelastingweergaven)

❌

Zoeken

naar objecten waartoe de AI-teamgenoot binnen een interactie niet expliciet toegang heeft

❌

AI-teamgenoten kunnen alleen met informatie communiceren als zowel de AI-teamgenoot als de actieve gebruiker toegang hebben. Zie Toegangsinstellingen voor AI-teamgenoten.

De Werkgrafiek updaten

Mogelijkheid

Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen?

Opmerkingen

Naam van Taak instellen

✅

Kan dit doen voor zowel bestaande taken als taken die de AI-teamgenoot heeft gemaakt.

Een Taak als Voltooid markeren

✅

Kan dit doen voor zowel bestaande taken als Taken die de app heeft aangemaakt.

Beschrijving van Taak instellen

✅

Kan dit doen voor zowel bestaande taken als taken die de invoegtoepassing heeft gemaakt.

Reacties toevoegen aan een Taak

✅

Kan dit doen voor zowel bestaande taken als Taken die de invoegtoepassing heeft gemaakt.

Taken en subtaken maken

✅

AI-teamgenoten kunnen Taken maken, inclusief titels, beschrijvingen, verantwoordelijken en vervaldatums.

Subtaken maken

✅ 

Taken

en subtaken bewerken

✅

Titels, beschrijvingen, verantwoordelijken en vervaldatums bewerken voor taken waarmee AI werkt.

Reacties toevoegen aan Taken en Subtaken

✅

AI-teamgenoten gebruiken opmerkingen om werk samen te vatten, volgende stappen voor te stellen en plannen/statusupdates op te stellen.

Taken verwijderen

✅ - Goedkeuringen vereist als het niet de maker van de taak was

Taken

of subtaken toewijzen aan een gebruiker

✅ - Goedkeuringen vereist als de gebruiker nog geen Medewerker of Verantwoordelijke voor de taak is

De AI-teamgenoot kan zelfstandig een Taak toewijzen aan een gebruiker als de gebruiker al toegang heeft tot de Taak. Als de gebruiker geen toegang tot de taak heeft, vraagt de AI-teamgenoot de uitvoerende gebruiker om goedkeuring.

Waarde van een bestaand Aangepast veld voor een project bijwerken

✅

Taak

toevoegen aan een project

✅ - Goedkeuringen vereist als de AI-teamgenoot geen bewerker in het project is

Taakmedewerkers

toevoegen of verwijderen

✅ - vereist goedkeuringen

Projecten

maken

✅

Secties

maken of bijwerken

✅

Taken

in bulk bijwerken

✅

Afhankelijkheden

maken

✅

Mijlpalen

maken 

✅

Doelen

maken

❌

Een

Aangepast veld maken

❌

Taak

uit een project verwijderen

❌

Berichten

of statusupdates versturen

❌

Dashboards

of grafieken maken

❌

Gebruikers

toevoegen aan of verwijderen uit Werkgrafiek-objecten

❌

Externe

tools en bestanden

Mogelijkheid

Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen?

Opmerkingen

Externe bestanden genereren

✅, behalve Google Slides

AI-teamgenoten kunnen nieuwe documenten maken voor Google Docs en Sheets, en ook voor SharePoint-/OneDrive-bestanden (docx, pptx en xlsx). 

Externe bestanden zoeken (afbeeldingen, PDF’s, documenten, dia’s en spreadsheets)

✅ - als zowel de actieve gebruiker als de AI-teamgenoot toegang hebben

AI-Teamgenoten kunnen Google Drive-bestanden (documenten, spreadsheets en presentaties) lezen, evenals SharePoint-/OneDrive-bestanden (docx, pptx en xlsx).  

De AI-teamgenoot gebruikt de Authenticatie van de actieve gebruiker om toegang te krijgen tot externe tools. De actieve gebruiker moet de AI-teamgenoot toegang verlenen op de profielpagina of wanneer het verzoek wordt getriggerd.

Afbeeldingen en bijlagen van een Taak lezen 

✅

Een

bestand toevoegen aan een Taak

✅

Afbeeldingen

of PDF’s genereren

❌

Toegang

, veiligheid en gebruik

Mogelijkheid

Kan een AI-teamgenoot dit vandaag doen?

Opmerkingen

Toestemmingen omzeilen

❌

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Asana AI-teamgenoten gebruiken | Asana-helpcentrum