Loading
Produkter
AI Platform
KAPACITETER
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

AI-assistenter

I den här artikeln

Vem kan använda det här tillägget?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+

Gå till vår prissättningssida för mer information.

AI-assistenter ger intelligent, kontextmedveten support direkt i dina arbetsflöden. Den här artikeln handlar om hur du konfigurerar dem, från att använda färdiga mallar till att definiera anpassade beteenden.

Relaterade artiklar

Vad är AI-teamkollegor?

AI-assistenter är samarbetsinriktade, AI-drivna agenter som är inbyggda direkt i Asana. AI-assistenter är utformade för team, inte bara för en person åt gången. De bygger ett delat minne av din organisations språk och processer, vilket gör det möjligt för flera kollegor att tilldela dem arbete, ställa frågor och granska deras resultat. 

Här är några av de viktigaste sätten som AI-assistenter arbetar på:

Sammanhang: AI-assistenter navigerar i Asanas arbetsdiagram för att förstå sambanden mellan dina projekt, uppgifter, mål och portföljer. De kan också läsa externt innehåll, till exempel Google Drive- eller SharePoint-filer. 

Kontrollpunkter: De delar upp komplext arbete i underuppgifter och lämnar kommentarer under arbetets gång, så att teamet kan granska utkast eller begära ändringar när som helst.

Kontroll: De följer samma åtkomstbehörigheter som alla andra användare i din domän. De kan bara se och använda information som de har uttrycklig behörighet att komma åt. Se artikeln Åtkomstkontroll för AI-assistenter för mer information.

När en AI-assistent har konfigurerats kan den:

  • Läsa och agera på uppgifter, projekt, mål och portföljer
  • Skapa, uppdatera och slutföra uppgifter och underuppgifter
  • Skapa utkast till och redigera dokument i Google Drive och SharePoint
  • Lägga upp kommentarer och kommunicera med ditt team
  • Söka i hela din arbetsyta efter relevant information
  • Följa de instruktioner du definierar för att hantera återkommande arbetsflöden

En AI-assistents uppbyggnad och terminologi

  • Namn: Din AI-assistents namn.

  • Beskrivning: Beskriver vad din AI-assistent gör. 

    • 💡 Tips: Din teamkollega läser inte sin egen beskrivning. Det här fältet är till för mänskliga kollegor. Använd det för att förklara för din organisation exakt hur och när de ska använda den här teamkollegan. 

  • Beteendeguidance: Din AI-assistents personlighet: hur den talar (t.ex. ”föredra kortfattade punkter”), tänker (t.ex. ”markera alltid när en antagande görs”) och levererar arbete (t.ex. ”skapa alltid utkast till långt innehåll direkt i Google Dokument”).

    • 💡 Tips: Oroa dig inte för att få till det här från första dagen. Teamkollegor är utformade för att göra smarta slutsatser baserat på dina mål. Du kan förfina de här instruktionerna med tiden när du observerar hur din teamkollega arbetar.

  • Åtkomst: Vad din AI-assistent kan läsa/redigera. Inkluderar:

    • Arbete: specifika Asana-projekt och -team
    • Bilagor: Offentliga webbadresser eller enskilda bilagor som valts från Google Drive eller OneDrive/SharePoint.
    • Appar: Allmän behörighet att söka och uppdatera i dina länkade Google Drive- och OneDrive/SharePoint-konton.
    • Obs! Under den första konfigurationen kan du ge din teamkollega åtkomst till Asana-data. Om du vill ansluta externa källor såsom Google Drive kan du besöka profilsidan efter att din teamkollega har skapats. 
    • Minne: Din AI-assistents beständiga kunskapsbas som växer genom varje interaktion. Medan du definierar beteende bygger teamkollegan automatiskt upp ett minne för att lära sig dina preferenser och behålla sammanhanget över tid. Du kan inte skapa minnen manuellt, men du kan granska och ta bort dem för att säkerställa att din teamkollegas information förblir korrekt och relevant.

    • 💡 Sekretessanmärkning: Minnens synlighet är strikt kopplad till Asana-behörigheter. En användare kan bara komma åt ett specifikt minne om personen redan har behörighet att visa källuppgiften som det skapades från.

  • Delning: Vem som kan använda din AI-assistent.

    • 💡Obs! Skaparen av AI-assistenten bestämmer vilka som ska få åtkomst och på vilken nivå (administratör, redigerare, användare)

Skapa en AI-assistent

Alternativ 1: Använd knappen + Skapa, på samma sätt som du skulle skapa en ny uppgift, ett nytt projekt eller ett nytt mål. Välj AI-assistent i den nedrullningsbara menyn.

Alternativ 2: Gå till Arbetsflöde -> AI-assistenter -> Skapa en AI-assistent. 

Båda alternativen öppnar galleriet för AI-assistenter. Klicka på den här länken för att gå direkt till galleriet för AI-assistenter.

När du är i galleriet har du några alternativ för att skapa en AI-assistent:

Alternativ 1: Börja med en teamkollegamall

Bäst för: team inom marknadsföring, IT, strategi och verksamhet eller produktteknik som vill lansera snabbt med hjälp av beprövade ramverk. 

Välj en teamkollegamall från galleriet. Mallarna är förinställda med namn, beskrivningar och beteendeguidning. Det här alternativet guidar dig genom en konversationsbaserad konfiguration för att anpassa din teamkollegas åtkomst och vilka uppgifter som ska slutföras först.

Du kan klicka på de olika mallarna för att förhandsgranska exempel på vad de kan göra.

Alternativ 2: Skapa en anpassad teamkollega (guidad)

Bäst för: användare med ett specifikt användningsfall i åtanke som vill ha en guidad konfigureringsupplevelse i form av en konversation.

Skapa en anpassad teamkollega genom att förklara vad du vill att den ska göra i klartext i textrutan. Det här alternativet guidar dig genom en konversationsbaserad konfiguration där du kan omvandla dina mål till din teamkollegas beskrivning, beteende, åtkomst och vilka uppgifter som ska slutföras först.

 

Alternativ 3: Skapa en anpassad teamkollega (manuellt)

Bäst för: användare som redan är bekanta med AI-assistenter och som vill hoppa över det guidade flödet för en snabbare, manuell konfiguration.

Hoppa över konversationskonfigurationen genom att klicka på + Tom AI-assistent längst upp till höger i galleriet. Det här alternativläget gör att du manuellt kan ange din teamkollegas beskrivning, beteende och åtkomst.

 

Dela AI-assistenter

Du kan dela AI-assistenter med ditt team eller specifika personer. Endast inbjudna medlemmar kan använda AI-assistenten.

 

 

Så här delar du en AI-assistent:

  1. Klicka på delningsknappen i det övre högra hörnet
  2. Skriv namnet på teamet eller personen
  3. Välj deras åtkomstnivå
    • AI-assistentadministratör: Fullständig åtkomst till att ändra inställningar, anpassa eller ta bort AI-assistenten
    • Redigerare: Kan ändra och tillämpa AI-assistenten i arbetet
    • Användare: Kan hitta och tillämpa AI-assistenten i arbetet
  4. Klicka på Bjud in

Om du vill ta bort ett team eller en person från listan över personer med åtkomst klickar du på knappen Dela, klickar på den nedrullningsbara menyn intill namnet och väljer Ta bort från AI-assistenten.

Asana Studio och AI-assistenter

Asana Studio och AI-assistenter är utformade för att samarbeta. Asana Studio hjälper dig att skapa automatiserade arbetsflöden för återkommande uppgifter i stor volym. AI-assistenter fokuserar på samarbete som kräver sammanhang, omdöme och interaktion fram och tillbaka.

Ett vanligt mönster är att använda Asana Studio för att samla in och dirigera förfrågningar till Asana som strukturerade uppgifter och sedan involvera en AI-assistent för att hantera det mer komplexa arbetet inom dessa uppgifter. Asana Studio kan till exempel skapa och prioritera inkommande kampanjförfrågningar för ett marknadsföringsteam. En AI-assistent för marknadsföring kan sedan skapa utkast till sammanfattningar, sammanfatta research och förbereda uppdateringar för dessa kampanjer.

Om du vill läsa mer om Asana Studio och hur du skapar arbetsflöden kan du läsa Asana Studio-artiklarna i Asanas hjälpcenter.

Vad AI-assistenter kan och inte kan göra i dag

Anropa en AI-assistent

Förmåga

Kan en AI-assistent göra det här i dag?

Anteckningar

Utlösare vid tilldelning av uppgift

✅

Utlös vid @omnämn

✅

Utlösare vid uppdateringar av objekt som teamkollegan är medarbetare i.

✅

Om en AI-assistent redan är medarbetare på en uppgift eller ett projekt kan uppdateringar av det arbetet (till exempel slutförande av uppgiften eller viktiga ändringar av anpassade fält) utlösa att den körs igen och bestämmer vilka uppföljningsåtgärder som ska vidtas.

Utlös via regel

✅ 

Om en teamkollega utlöses via en regel körs teamkollegan med regelägarens åtkomstkontroll om inte annat anges vid tidpunkten för regelns skapande. 

Utlösning vid formulärinlämning 

✅

Ange din AI-assistent som standardtilldelad person. 

I det här scenariot använder AI-assistenten åtkomstkontrollen för formulärets skapare, eller valfritt för formulärets avsändare för inloggade formulär. Detta är anpassningsbart av formulärskaparen. 

Utlös via en återkommande uppgift

✅

Söka i arbetsdiagrammet

Tips

För bästa resultat bör du berätta för din AI-assistent var och vad den ska söka efter i dess vägledning för beteende eller i dina uppmaningar.

Förmåga

Kan en AI-assistent göra det här idag?

Anteckningar

Sök i data i en offentlig arbetsyta

✅

Sök efter uppgifter

✅ – när den har åtkomst

Söka i underuppgifter

✅ – när den har åtkomst

Sök efter projekt och projektuppdateringar

✅ – när den har åtkomst

Söka efter milstolpar

✅ – när den har åtkomst

Söka i portföljer

✅ – när den har åtkomst, förutom anpassade fält

Sök efter meddelanden

✅ – när den har åtkomst

Söka i kommentarer

✅ – när den har åtkomst

Söka i bilagor

✅ – när den har åtkomst

Söka i anpassade fält

✅ – när den har åtkomst

Söka i statusuppdateringar

✅ – när den har åtkomst

Söka efter mål och måluppdateringar

✅ – när den har åtkomst

Söka efter rapporteringsobjekt (paneler)

✅

Söka efter resursobjekt (kapacitetsplaner och arbetsbelastningsvyer)

❌

Söka efter objekt som den inte uttryckligen har åtkomst till i en interaktion

❌

AI-assistenter kan endast interagera med information om både AI-assistenten och den aktiva användaren har åtkomst. Se Åtkomstkontroll för AI-assistenter.

Uppdatera arbetsdiagrammet

Förmåga

Kan en AI-assistent göra det här idag?

Anteckningar

Ställ in namn på uppgift

✅

Kan göra det för både befintliga uppgifter och uppgifter som den har skapat.

Märka en uppgift som slutförd

✅

Kan göra för både befintliga uppgifter och uppgifter som den har skapat.

Ställ in beskrivning av uppgift

✅

Kan göra för både befintliga uppgifter och uppgifter som den har skapat.

Lägg till kommentarer i en uppgift

✅

Kan göra för både befintliga uppgifter och uppgifter som den har skapat.

Skapa uppgifter och underuppgifter

✅

AI-assistenter kan skapa uppgifter med titlar, beskrivningar, tilldelade personer och slutdatum.

Skapa underuppgifter

✅ 

Redigera uppgifter och underuppgifter

✅

Redigera titlar, beskrivningar, tilldelade personer och slutdatum för uppgifter som AI arbetar med.

Lägga till kommentarer i uppgifter och underuppgifter

✅

AI-assistenter använder kommentarer för att sammanfatta arbete, föreslå nästa steg och skapa utkast till planer/statusuppdateringar.

Ta bort uppgifter

✅ – kräver godkännanden om det inte var uppgiftsskaparen

Tilldela uppgifter eller underuppgifter till en användare

✅ – kräver godkännande om användaren inte redan är uppgiftsmedarbetare eller tilldelad person

AI-assistenten kan själv tilldela en uppgift till en användare om användaren redan har åtkomst till uppgiften. Om användaren inte har åtkomst till uppgiften kommer AI-assistenten att be den körande användaren om godkännande.

Uppdatera värdet för ett befintligt anpassat fält för projekt

✅

Lägg till uppgift i ett projekt

✅ – kräver godkännande om AI-assistenten inte är redigerare i projektet

Lägga till eller ta bort medarbetare i uppgiften

✅ – kräver godkännanden

Skapa projekt

✅

Skapa eller uppdatera avsnitt

✅

Massuppdatera uppgifter

✅

Skapa beroenden

✅

Skapa milstolpar 

✅

Skapa mål

❌

Skapa ett anpassat fält

❌

Ta bort uppgift från ett projekt

❌

Skicka meddelanden eller statusuppdateringar

❌

Skapa paneler eller diagram

❌

Lägga till eller ta bort användare från arbetsdiagramobjekt

❌

Externa verktyg och filer

Läs mer om integreringar av AI-assistenter.

Förmåga

Kan en AI-assistent göra detta idag?

Anteckningar

Skapa externa filer

✅, förutom Google Presentationer

AI-assistenter kan skapa nya dokument för Google Dokument och Kalkylark samt för Sharepoint-/OneDrive-filer (docx, pptx och xlsx). 

Söka i externa filer (bilder, PDF-filer, dokument, bilder och kalkylark)

✅ – om både den agerande användaren och AI-assistenten har åtkomst

AI-assistenter kan läsa Google Drive-filer (dokument, kalkylark och presentationer) samt Sharepoint-/OneDrive-filer (docx, pptx och xlsx).  

AI-assistenten använder den aktiva användarens autentisering för att få åtkomst till externa verktyg. Den aktiva användaren måste ge AI-assistenten åtkomst på profilsidan eller när begäran utlöses.

Läsa bilder och bilagor i en uppgift 

✅

Bifoga en fil till en uppgift

✅

Generera bilder eller PDF-filer

❌

Åtkomst, säkerhet och användning

Förmåga

Kan en AI-assistent göra detta idag?

Anteckningar

Kringgå behörigheter

❌

 

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Asana AI-teamkollegor: samarbetsinriktade AI-assistenter | Hjälpcenter