Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

AI-teamkollegor

I den här artikeln

AI-assistenter ger intelligent, kontextmedveten support direkt i dina arbetsflöden. Den här artikeln handlar om hur man konfigurerar dem, från att använda färdiga mallar till att definiera anpassade beteenden.

Relaterade artiklar

Vad är AI-teamkollegor?

AI-assistenter är samarbetsinriktade, AI-drivna assistenter som är inbyggda direkt i Asana. AI-teamkollegor är utformade för team, inte bara för en person i taget. De bygger upp ett gemensamt minne av din organisations språk och processer, vilket gör det möjligt för flera kollegor att tilldela dem arbete, ställa frågor och granska deras resultat. 

Här är några av de viktigaste sätten som AI-assistenter arbetar på:

Sammanhang: AI-teamkollegor använder Asanas arbetsdiagram för att förstå sambanden mellan dina projekt, uppgifter, mål och portföljer. De kan också läsa externt innehåll, t.ex. Google Drive- eller SharePoint-filer. 

Kontrollpunkter: De delar upp komplext arbete i underuppgifter och lämnar kommentarer under arbetets gång, så att teamet när som helst kan granska utkast eller begära ändringar.

Kontroll: De har samma åtkomstbehörigheter som alla andra användare i din domän. De kan endast se och använda information som de har uttrycklig behörighet att komma åt. Se artikeln Åtkomstkontroll för AI-assistenter för mer information.

När en AI-assistent har konfigurerats kan den:

  • Läsa och vidta åtgärder gällande uppgifter, projekt, mål och portföljer
  • Skapa, uppdatera och slutföra uppgifter och underuppgifter
  • Skriva utkast till och redigera dokument i Google Drive och SharePoint
  • Publicera kommentarer och kommunicera med ditt team
  • Söka i hela din arbetsyta efter relevant information
  • Följ de instruktioner du har definierat för att hantera återkommande arbetsflöden

En AI-assistents uppbyggnad och terminologi

  • Namn: Namnet på din AI-teamkollega.

  • Beskrivning: Beskriver vad din AI-teamkollega gör. 

    • 💡 Tips: Din teamkollega läser inte sin egen beskrivning – det här fältet är avsett för mänskliga kollegor. Använd det för att förklara för din organisation exakt hur och när den här teamkollegan ska användas. 

  • Beteendeguide: Din AI-teamkollegas personlighet: hur den talar (t.ex. ”föredrar kortfattade punkter”), tänker (t.ex. ”markerar alltid när ett antagande görs”) och levererar arbete (t.ex. ”skriver alltid utkast till längre innehåll direkt i Google Dokument”).

    • 💡 Tips: Oroa dig inte för att få till detta på rätt sätt redan från start. Teamkollegor är utformade för att dra smarta slutsatser baserat på dina mål. Du kan finjustera de här instruktionerna över tid när du ser hur din teamkollega arbetar.

  • Åtkomst: Vad din AI-teamkollega kan läsa/redigera. Omfattar:

    • Arbete: Specifika Asana-projekt och -team.
    • Bilagor: Offentliga webbadresser eller enskilda bilagor som valts från Google Drive eller OneDrive/SharePoint.
    • Appar: Allmän behörighet att söka och uppdatera i dina länkade Google Drive- och OneDrive/SharePoint-konton.
    • Obs! Under den första konfigurationen kan du ge din teamkollega åtkomst till Asana-information. Om du vill ansluta externa källor såsom Google Drive kan du besöka profilsidan efter att din teamkollega har skapats. 
    • Minne: Din AI-assistents beständiga kunskapsbas som växer för varje interaktion. Medan du definierar beteenden bygger teamkollegan automatiskt upp ett minne för att lära sig vilka dina preferenser är och behålla sammanhanget över tid. Du kan inte skapa minnen manuellt, men du kan granska och ta bort dem för att se till att informationen om din teamkollega förblir korrekt och relevant.

    • 💡 Sekretessmeddelande: Minnets synlighet är strikt kopplad till Asana-behörigheter. En användare kan bara komma åt ett visst minne om personen redan har behörighet att visa den källuppgift som minnet skapades från.

  • Delning: Vem som kan använda din AI-teamkollega.

    • 💡Obs! Den som skapar AI-teamkollegan bestämmer vilka som ska få åtkomst till den och på vilken nivå (administratör, redigerare, användare).

Skapa en AI-teamkollega

Alternativ 1: Använd knappen + Skapa, på samma sätt som du skulle skapa en ny uppgift, ett nytt projekt eller ett nytt mål. Välj AI-assistent i den nedrullningsbara menyn.

Alternativ 2: Gå till arbetsflöde -> AI-assistenter -> Skapa en AI-assistent. 

Båda alternativen öppnar galleriet för AI-teamkollegor. Om du vill gå direkt till galleriet för AI-teamkollegor klickar du på den här länken.

När du är i galleriet har du några alternativ för att skapa en AI-assistent:

Alternativ 1: Börja med en mall för teamkollegor

Bäst för: team inom marknadsföring, IT, strategi och verksamhet eller produktteknik som vill lansera snabbt med hjälp av beprövade ramverk. 

Välj en mall för teamkollegor från galleriet. Mallarna är förinställda med namn, beskrivningar och beteendeguider. Det här alternativet guidar dig genom en konversationsbaserad konfigurationsprocess där du kan anpassa din teamkollegas åtkomst och välja vilka uppgifter som ska slutföras först.

Du kan klicka på de olika mallarna för att förhandsgranska exempel på vad de kan göra.

Alternativ 2: Skapa en anpassad teamkollega (guidad)

Bäst för: användare som har ett specifikt användningsfall i åtanke och som vill ha en guidad, konversationsbaserad konfigureringsupplevelse.

Skapa en anpassad teamkollega genom att förklara vad du vill att hen ska göra i klartext i inmatningsrutan. Det här alternativet vägleder dig genom en konversationsbaserad konfigurationsprocess för att omvandla dina mål till din teamkollegas beskrivning, beteende, åtkomst och vilka uppgifter den ska slutföra först.

 

Alternativ 3: Skapa en anpassad teamkollega (manuellt)

Bäst för: användare som redan är bekanta med AI-assistenter och som vill hoppa över det guidade flödet för en snabbare, manuell konfiguration.

Hoppa över den konversationsbaserade konfigurationen genom att klicka på + Tom AI-assistent längst upp till höger i galleriet. Det här alternativet gör att du manuellt kan ange din teamkollegas beskrivning, beteende och åtkomst.

 

Dela AI-teamkollegor

Du kan dela AI-assistenter med ditt team eller med specifika personer. Endast inbjudna medlemmar kan använda AI-assistenten.

 

 

Så här delar du en AI-assistent:

  1. Klicka på delningsknappen i det övre högra hörnet
  2. Skriv namnet på teamet eller personen
  3. Välj hens åtkomstnivå
    • Administratör för AI-teamkollega: Fullständig åtkomst till att ändra inställningar, anpassa eller ta bort AI-assistenten
    • Redigerare: Kan ändra och tillämpa AI-teamkollegan i arbetet.
    • Användare: Kan hitta och tillämpa AI-teamkollegan i arbetet.
  4. Klicka på Bjud in

Om du vill ta bort ett team eller en person från listan över personer med åtkomst klickar du på knappen Dela, klickar på den nedrullningsbara menyn intill namnet och väljer Ta bort från AI-assistenten.

Asana Studio och AI-teamkollegor

Asana Studio och AI-teamkollegor är utformade för att samarbeta. Asana Studio hjälper dig att skapa automatiserade arbetsflöden för återkommande uppgifter i stor volym. AI-teamkollegor fokuserar på samarbete som kräver sammanhang, omdöme och ömsesidig interaktion.

Ett vanligt mönster är att använda Asana Studio för att samla in och dirigera förfrågningar till Asana som strukturerade uppgifter och sedan involvera en AI-teamkollega för att hantera det mer komplexa arbetet inom dessa uppgifter. Asana Studio kan till exempel skapa och prioritera inkommande kampanjförfrågningar för ett marknadsföringsteam. En AI-marknadsföringsassistent kan sedan skapa utkast till sammanfattningar, sammanfatta research och förbereda uppdateringar för de här kampanjerna.

Om du vill läsa mer om Asana Studio och hur du skapar arbetsflöden kan du gå till Asana Studio-artiklarna i Asanas hjälpcenter.

Vad AI-teamkollegor kan och inte kan göra i dag

Anropa en AI-teamkollega

Förmåga

Kan en AI-teamkollega göra detta i dag?

Anteckningar

Aktivering vid tilldelning av uppgifter

✅

Utlös

vid @omnämn

✅

Utlöses

vid uppdateringar av objekt som teamkollegan är medarbetare i.

✅

Om en AI-assistent redan är medarbetare på en uppgift eller ett projekt kan uppdateringar av det arbetet (t.ex. slutförande av uppgiften eller viktiga ändringar av anpassade fält) göra att den körs igen och bestämmer vilka uppföljningsåtgärder som ska vidtas.

Utlös via en regel

✅ 

Om en teamkollega utlöses via en regel körs teamkollegan med regelägarens åtkomstbehörighet, om inget annat anges när regeln skapas. 

Aktivering vid inlämning av formulär 

✅

Ange din AI-assistent som standardtilldelad person. 

I det här scenariot använder AI-teamkollegan åtkomstkontrollen för formulärets skapare, eller alternativt för formulärets inlämnare när det gäller inloggade formulär. Detta är anpassningsbart av formulärskaparen. 

Utlös via en återkommande uppgift

✅

Söka

i arbetsdiagrammet

Tips

För bästa resultat bör du tala om för din AI-teamkollega var och vad den ska söka efter i dess beteendevägledning eller i dina uppmaningar.

Förmåga

Kan en AI-teamkollega göra detta i dag?

Anteckningar

Sök i data från en offentlig arbetsyta

✅

Sök

i uppgifter

✅ – när den har åtkomst

Söka

efter underuppgifter

✅ – När den har åtkomst

Sök

efter projekt och projektuppdateringar

✅ – När den har åtkomst

Söka

efter milstolpar

✅ – När den har åtkomst

Söka

i portföljer

✅ – när den har åtkomst, förutom för anpassade fält

Söka

efter meddelanden

✅ – När den har åtkomst

Söka

i kommentarer

✅ – När den har åtkomst

Söka

i bilagor

✅ – När den har åtkomst

Söka

i anpassade fält

✅ – när den har åtkomst

Söka

i statusuppdateringar

✅ – När den har åtkomst

Söka

efter mål och måluppdateringar

✅ – När den har åtkomst

Söka

efter rapporteringsobjekt (paneler)

✅

Söka

efter resursobjekt (kapacitetsplaner och arbetsbelastningsvyer)

❌

Söka

efter objekt som den inte uttryckligen har åtkomst till inom en interaktion

❌

AI-teamkollegor kan endast interagera med information om både AI-teamkollegan och den aktiva användaren har åtkomst. Se Åtkomstkontroll för AI-teamkollegor.

Uppdatera arbetsdiagrammet

Förmåga

Kan en AI-teamkollega göra detta i dag?

Anteckningar

Ange namnet på uppgiften

✅

Kan göra detta för både befintliga uppgifter och uppgifter som den har skapat.

Märka en uppgift som slutförd.

✅

Kan göra detta för både befintliga uppgifter och uppgifter som tillägget har skapat.

Ställa in beskrivning av uppgift

✅

Kan göra detta för både befintliga uppgifter och uppgifter som har skapats av tillägget.

Lägga till kommentarer i en uppgift

✅

Kan göra det för både befintliga uppgifter och uppgifter som har skapats av tillägget.

Skapa uppgifter och underuppgifter

✅

AI-assistenter kan skapa uppgifter och ange titlar, beskrivningar, tilldelade personer och slutdatum.

Skapa underuppgifter

✅ 

Redigera

uppgifter och underuppgifter

✅

Redigera titlar, beskrivningar, tilldelade personer och slutdatum för de uppgifter som AI:n arbetar med.

Lägga till kommentarer i uppgifter och underuppgifter

✅

AI-assistenter använder kommentarer för att sammanfatta arbete, föreslå nästa steg och skapa utkast till planer/statusuppdateringar.

Ta bort uppgifter

✅ – Kräver godkännanden om det inte var uppgiftsskaparen.

Tilldela

uppgifter eller underuppgifter till en användare

✅ – Kräver godkännanden om användaren inte redan är en uppgiftsmedarbetare eller tilldelad person.

AI-assistenten kan själv tilldela en uppgift till en användare om användaren redan har åtkomst till uppgiften. Om användaren inte har åtkomst till uppgiften kommer AI-assistenten att be den ansvariga användaren om godkännande.

Uppdatera värdet för ett befintligt anpassat projektfält

✅

Lägg

till uppgift i ett projekt

✅ – Kräver godkännanden om AI-assistenten inte är en redigerare i projektet

Lägga

till eller ta bort medarbetare för uppgiften

✅ – Kräver godkännanden

Skapa

projekt

✅

Skapa

eller uppdatera avsnitt

✅

Massuppdatera

uppgifter

✅

Skapa

beroenden

✅

Skapa

milstolpar 

✅

Skapa

mål

❌

Skapa

ett anpassat fält

❌

Ta

bort uppgift från ett projekt

❌

Skicka

meddelanden eller statusuppdateringar

❌

Skapa

paneler eller diagram

❌

Lägga

till eller ta bort användare från arbetsdiagramobjekt

❌

Externa

verktyg och filer

Förmåga

Kan en AI-assistent göra detta i dag?

Anteckningar

Skapa externa filer

✅, förutom Google Presentationer

AI-teamkollegor kan skapa nya dokument för Google Dokument och Kalkylark, samt för SharePoint-/OneDrive-filer (docx, pptx och xlsx). 

Söka i externa filer (bilder, PDF-filer, dokument, presentationer och kalkylark)

✅ – om både den aktiva användaren och AI-assistenten har åtkomst

AI-teamkollegor kan läsa Google Drive-filer (dokument, kalkylark och presentationer) samt Sharepoint-/OneDrive-filer (docx, pptx och xlsx).  

AI-assistenten använder den aktiva användarens autentisering för att få åtkomst till externa verktyg. Den aktiva användaren måste ge AI-assistenten åtkomst på profilsidan eller när begäran utlöses.

Läsa bilder och bilagor i en uppgift 

✅

Bifoga

en fil till en uppgift

✅

Skapa

bilder eller PDF-filer

❌

Åtkomst

, säkerhet och användning

Förmåga

Kan en AI-assistent göra detta i dag?

Anteckningar

Kringgå behörigheter

❌

 

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Använda Asana AI-assistenter | Asanas hjälpcenter