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AI 隊友

在本文中

AI 隊友可直接為您的工作流程提供智慧型、具備情境感知能力的支援。此篇文章說明了如何設定 AI 隊友，從使用預先建立的範本到定義自訂行為，一應俱全。

相關文章

什麼是 AI 隊友？

AI 隊友是直接內建於 Asana 中、由 AI 提供支援的協作型智慧助理。AI 隊友是專為團隊而設計的，而非一次只能服務一個人。它們會建立一個關於組織用語和流程的共享記憶庫，讓多位同事都能向它們指派工作、提出問題並檢閱其輸出成果。 

以下是 AI 隊友運作的一些關鍵方式：

背景資訊： AI 隊友會瀏覽 Asana Work Graph，以便瞭解您的專案、任務、目標和專案集之間的關係。他們也能讀取外部內容，例如 Google 雲端硬碟或 SharePoint 檔案。 

檢查點：它們會將複雜的工作分解為子任務，並隨工作進展留下評論，以便您的團隊可以隨時檢閱草稿或請求變更。

控制：它們遵循與您網域中其他使用者相同的存取權限。他們只能查看和使用他們擁有明確存取權限的資訊。請參閱「AI 隊友的存取控制項」一文，瞭解更多詳細資料。

設定完成後，AI 隊友可以：

  • 閱讀任務、專案、目標和專案集，並對其採取行動
  • 建立、更新並完成任務和子任務
  • 在 Google 雲端硬碟和 SharePoint 中撰寫和編輯文件
  • 發表評論並與您的團隊溝通
  • 在整個工作空間中搜尋相關資訊
  • 依循您定義的指引，處理重複的工作流程

AI 隊友的構造與相關術語

  • 名稱：您的 AI 隊友名稱。

  • 描述：描述您的 AI 隊友可以做些什麼。 

    • 💡提示：您的隊友不會閱讀自己的描述；此欄位是供人類同事使用的。請利用此欄位向您的組織清楚說明如何以及何時使用此隊友。  

       
     
 

  • 行為指引：您的 AI 隊友的個性：其表達方式 (例如：「偏好使用簡潔的項目符號」)、思維方式 (例如：「在做出假設時一律標記」) 以及交付工作的方式 (例如：「一律直接在 Google 文件中撰寫長篇內容」)。

    • 💡提示：不必擔心第一天就要做得完美。隊友的設計目的在於根據您的目標做出智慧推論。隨著時間推移，您可以觀察隊友的工作方式，並根據觀察結果調整這些指示。

  • 存取權限：您的 AI 隊友可以閱讀/編輯的內容。其中包括：

    • 工作：特定的 Asana 專案和團隊。
    • 附件：來自 Google Drive 或 OneDrive/SharePoint 的公開 URL 或個別附件。
    • 應用程式：在您已連結的 Google 雲端硬碟和 OneDrive/SharePoint 帳戶中進行搜尋和更新的一般權限。
    • 請注意：在初始設定過程中，您可以為您的隊友授予 Asana 資料的存取權限。若要連結 Google 雲端硬碟等外部來源，請在建立隊友後前往「個人資料頁面」。  
    • 記憶：您的 AI 隊友的持久知識庫，透過每次互動不斷累積。在您定義行為的同時，隊友會自動建立記憶庫，以便逐漸了解您的偏好並保留背景資訊。您無法手動建立記憶，但可以檢閱和刪除記憶，以確保您隊友的資訊始終準確且具相關性。

    • 💡 隱私權注意事項：回憶的可視度嚴格與 Asana 權限相關聯。使用者必須已經擁有檢視特定記憶所屬來源任務的權限，才能存取該記憶。

  • 分享：誰可以使用您的 AI 隊友。

    • 💡注意： AI 隊友的建立者決定誰可以存取該 AI 隊友，以及存取權限的層級 (系統管理員、編輯者、使用者)

如何建立 AI 隊友

選項 1：使用「+ 建立」按鈕，方法與建立新任務、專案或目標相同。從下拉式功能表中選擇「AI 隊友」。

選項 2：前往「工作流程」>「AI 隊友」>「建立 AI 隊友」。 

無論選擇哪一個選項，都會開啟 AI 隊友資料庫。若要直接前往 AI 隊友資料庫，請點選此連結。

進入庫後，您可以透過幾種方式建立 AI 隊友：

選項 1：使用隊友範本開始

最適合：希望使用經過驗證的架構快速推出產品的行銷、IT、策略暨營運或產品工程團隊。  

從資源庫中選擇一個隊友範本。範本已預先載入名稱、描述和行為指引。此選項會引導您完成對話式設定，以量身定制您隊友的存取權限，以及其將首先完成哪些任務。

您可以點選不同的範本，預覽其功能範例。

選項 2：組建自訂隊友 (引導式)

最適合：心中有特定使用案例，並希望獲得引導式對話式設定體驗的使用者。

在輸入文字方塊中，以簡單的語言說明您希望隊友執行的任務，從而組建自訂隊友。此選項會引導您完成對話式設定，將您的目標轉化為隊友的描述、行為、存取權限，以及隊友將首先完成哪些任務。

選項 3：組建自訂隊友 (手動)

最適合：已經熟悉 AI 隊友，並希望跳過引導式流程，以便更快地進行手動設定的使用者。

按一下資源庫右上角的「+ 空白 AI 隊友」，即可跳過對話式設定流程。透過此選項模式，您可以手動輸入隊友的描述、行為和存取權限。

分享 AI 隊友

您可以和團隊或特定人員分享 AI 隊友。僅受邀請的成員可以使用此 AI 隊友。

若要分享 AI 隊友，請按照以下步驟操作：

  1. 點選右上角的「分享」按鈕。
  2. 輸入團隊或人員的名稱
  3. 選擇對方的存取權限等級
    • AI 隊友管理員：變更設定、修改或刪除該 AI 隊友的完整存取權限
    • 編輯者：可以修改並將 AI 隊友套用至工作
    • 使用者：可以尋找並將 AI 隊友套用至工作
  4. 按一下「邀請」

若要從擁有存取權限的人員清單中移除團隊或人員，請點選「分享」按鈕，再點選名稱旁的下拉式選單，然後選擇「從 AI 隊友中移除」。

AI Studio 和 AI 隊友

AI Studio 和 AI 隊友是為了整合使用而設計的。AI Studio 可協助您為大量、可重複的任務建立自動化工作流程。AI 隊友專注於需要情境資訊、判斷力和來回互動的協作工作。

一種常見的模式是使用 AI Studio 收集請求並將其作為結構化任務傳送至 Asana，然後讓 AI 隊友參與其中，處理這些任務中更複雜的工作。舉例來說，AI Studio 可能會為行銷團隊建立並分流收到的行銷活動請求。接下來，行銷 AI 隊友可以撰寫簡介、總結研究結果，並為這些行銷活動準備最新資訊。

如欲深入瞭解 AI Studio 以及如何建立工作流程，請參閱 Asana 說明中心中的AI Studio 相關文章。

目前 AI 隊友可以和不能做的事情

呼叫 AI 隊友

功能

AI 隊友目前能做到這件事嗎？

備註

基於任務指派觸發

✅

@

提及時觸發

✅

針

對隊友擔任協作者的對象更新，進行觸發。

✅

如果 AI 隊友已經是任務或專案的協作者，則該工作的更新 (例如任務完成或關鍵自訂欄位變更) 可以觸發 AI 隊友再次執行，並決定採取哪些後續行動。

透過規則觸發

✅ 

如果隊友是透過規則觸發的，除非在建立規則時另有規定，否則隊友會按照規則所有者的存取控制權限執行。 

 
 

在表單提交時觸發 

 

✅

將您的 AI 隊友設定為預設指派對象。 

在這種情況下，AI 隊友使用表單建立者的存取控制權，或者針對已登入的表單，可選擇使用表單提交者的存取控制權。這一項由表單建立者可自訂。 

 
 

透過週期性任務觸發

✅

搜

尋 Work Graph

提示

為了獲得最佳結果，請在 AI 隊友的行為指引中或在您的提示中告訴它要在哪裡搜尋以及搜尋什麼內容。

功能

AI 隊友現在能做到這件事嗎？

備註

搜尋公共工作空間資料

✅

搜

尋任務

✅ - 當其擁有存取權限時

搜

尋子任務

✅ - 當其擁有存取權限時

搜

尋專案和專案更新

✅ - 當其擁有存取權限時

搜

尋里程碑

✅ - 當其具有存取權限時

搜

尋專案集

✅ - 當其擁有存取權限時 (自訂欄位除外)

搜

尋訊息

✅ - 當其具有存取權限時

搜

尋評論

✅ - 當其擁有存取權限時

搜

尋附件

✅ - 當其具有存取權限時

搜

尋自訂欄位

✅ - 當其具有存取權限時

搜

尋狀態更新

✅ - 當其擁有存取權時

搜

尋目標和目標更新

✅ - 當其擁有存取權限時

搜

尋報告物件 (儀表板)

✅

搜

尋資源配置物件 (工作量計劃和工作負荷檢視)

❌

在

互動中搜尋其沒有明確存取權限的物件

❌

只有在 AI 隊友和執行中的使用者都擁有存取權限的情況下，AI 隊友才能與資訊進行互動。請參閱AI 隊友的存取控制項。

更新 Work Graph

功能

AI 隊友今天能做到這件事嗎？

備註

設定任務名稱

✅

可以針對現有任務和它建立的任務執行此操作。

將任務標記為已完成

✅

可針對現有任務和其建立的任務執行此操作。

設定任務描述

✅

可針對現有任務和其建立的任務執行此操作。

新增評論至任務

✅

可針對現有任務和其建立的任務執行此操作。

建立任務和子任務

✅

AI 隊友可以建立任務，包括標題、描述、指派對象和截止日期。

建立子任務

✅ 

編

輯任務和子任務

✅

編輯其正在處理的任務的標題、描述、指派對象和截止日期。

在任務和子任務中新增評論

✅

AI 隊友使用評論來總結工作、提出後續步驟，以及草擬計劃/狀態更新。

刪除任務

✅ - 如果不是任務建立者，則需要核准

將

任務或子任務指派給使用者

✅ - 如果使用者尚未成為任務協作者或指派對象，則需要核准

若使用者已擁有該任務的存取權限，AI 隊友可以自行將任務指派給使用者。如果使用者沒有此任務的存取權限，AI 隊友將請求執行中的使用者進行核准。

更新現有專案自訂欄位的值

✅

新

增任務至專案

✅ - 若 AI 隊友不是專案中的編輯者，則需要核准

新

增或移除任務協作者

✅ - 需要核准

建立

專案

✅

建立

或更新區段

✅

大量

更新任務

✅

建立

相依性

✅

建立

里程碑 

 

✅

建立

目標

❌

建立

自訂欄位

❌

從

專案中移除任務

❌

傳

送訊息或狀態更新

❌

建立

儀表板或圖表

❌

在

Work Graph 物件中新增或移除使用者

❌

外部

工具和檔案

功能

AI 隊友今天能做到這件事嗎？

備註

產生外部檔案

✅，Google 投影片除外

AI 隊友可以建立新的 Google 文件和試算表，以及 Sharepoint/OneDrive 檔案 (docx、pptx 和 xlsx)。 

 
 

搜尋外部檔案（圖片、PDF 檔、文件、投影片和試算表）

✅ - 如果執行使用者和 AI 隊友都擁有存取權限

AI 隊友可以讀取 Google 雲端硬碟檔案 (文件、試算表和投影片)，以及 Sharepoint/OneDrive 檔案 (docx、pptx 和 xlsx)。  

AI 隊友使用執行中的使用者驗證來存取外部工具。執行中的使用者必須在「個人資料」頁面上或在請求觸發時授予 AI 隊友存取權限。

讀取任務中的圖片和附件 

 

✅

附加

檔案至任務

✅

產

生圖片或 PDF

❌

存

取、安全性和使用方式

功能

AI 隊友現在能做到這件事嗎？

備註

略過權限

❌

 

Note icon注意

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