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AI 隊友

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AI 隊友可將智慧型、情境感知支援直接導入您的工作流程。此篇文章說明如何設定，從使用預先建立的範本到定義自訂行為。

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什麼是 AI 隊友？

AI 隊友是直接內建於 Asana 中的協作式 AI 代理。AI 隊友是為團隊而設計的，而非一次只為一個人。它們會建立組織語言和流程的共享記憶，讓多位同事可以向其指派工作、提出問題並審查其輸出。 

以下是 AI 隊友運作的一些關鍵方式：

背景資訊： AI 隊友瀏覽 Asana Work Graph，以瞭解您的專案、任務、目標和專案集之間的關係。他們還可以讀取外部內容，例如 Google 雲端硬碟或 SharePoint 檔案。 

檢查點：它們會將複雜的工作分解為子任務，並隨時留下評論，以便您的團隊可以隨時審查草稿或請求變更。

控制：它們遵循與您網域中任何其他使用者相同的存取權限。他們只能查看和使用他們擁有明確存取權限的資訊。請參閱 AI 隊友的存取控制項文章，瞭解更多詳細資料。

設定完成後，AI 隊友可以：

  • 閱讀任務、專案、目標和專案集，並對其採取行動
  • 建立、更新並完成任務和子任務
  • 在 Google 雲端硬碟和 SharePoint 中草稿和編輯文件
  • 發佈評論並與您的團隊溝通
  • 在整個工作空間中搜尋相關資訊
  • 依循您定義的指引，處理重複的工作流程

AI 隊友的組成與術語

  • 名稱：您的 AI 隊友名稱。

  • 描述：描述您的 AI 隊友的功能。 

    • 💡提示：您的隊友不會閱讀自己的描述；此欄位是供人類同事使用。請使用此欄位向您的組織詳細說明使用此隊友的方式及時機。  

       
     
 

  • 行為指引：您的 AI 隊友的個性：其說話方式 (例如：「偏好簡潔的項目符號」)、思考方式 (例如：「在做出假設時，請務必標記」) 以及交付工作的方式 (例如：「請務必直接在 Google 文件中撰寫長篇內容草稿」)。

    • 💡提示：不必擔心第一天就做好這件事。隊友的設計是根據您的目標進行智慧推斷。隨著時間推移，您可以觀察隊友的工作方式，並調整這些說明。

  • 存取權限：您的 AI 隊友可以讀取/編輯的內容。包括：

    • 工作：特定的 Asana 專案和團隊
    • 附件：從 Google Drive 或 OneDrive/SharePoint 中選擇的公開 URL 或個別附件。
    • 應用程式：在您已連結的 Google 雲端硬碟和 OneDrive/SharePoint 帳戶中進行搜尋和更新的一般權限。
    • 請注意：在初始設定期間，您可以授予隊友 Asana 資料的存取權限。若要連結 Google 雲端硬碟等外部來源，請在建立隊友後前往個人資料頁面。  
    • 記憶：您的 AI 隊友的持久知識庫，透過每次互動不斷增長。在您定義行為的同時，隊友會自動建立記憶，以便了解您的偏好，並隨著時間的推移保留情境。您無法手動建立回憶，但您可以檢閱和刪除回憶，以確保隊友的資訊保持準確性和相關性。

    • 💡 隱私權備註：記憶可視度與 Asana 權限嚴格相連。使用者必須已經具有檢視建立特定記憶的來源任務的權限，才能存取該記憶。

  • 分享：誰可以使用您的 AI 隊友。

    • 💡備註： AI 隊友的建立者決定誰可以存取以及存取權限層級 (系統管理員、編輯者、使用者)

如何建立 AI 隊友

選項 1：使用「+ 建立」按鈕，與建立新任務、專案或目標的方式相同。從下拉式功能表中選擇AI 隊友。

選項 2：前往「工作流程」->「AI 隊友」->「建立 AI 隊友」。 

任一選項都會開啟 AI 隊友資料庫。若要直接前往 AI 隊友資料庫，請點選此連結。

進入資源庫後，您有幾個選項可以建立 AI 隊友：

選項 1：使用隊友範本開始

最適合：希望使用經過驗證的架構快速發佈的行銷、IT、策略暨營運或產品工程團隊。  

從資料庫中選擇隊友範本。範本預先載入了名稱、描述和行為指引。此選項會引導您完成對話式設定，以量身定制您隊友的存取權限，以及其將首先完成的任務。

您可以點選進入不同的範本，預覽範例，瞭解範本的功能。

選項 2：組建自訂隊友 (引導式)

最適合：有特定使用案例且希望獲得引導式對話式設定體驗的使用者。

在輸入文字方塊中，以簡單的語言解釋您希望隊友執行的工作，從而組建自訂隊友。此選項會引導您完成對話式設定，將您的目標轉化為隊友的描述、行為、存取權限，以及其將首先完成的任務。

選項 3：組建自訂隊友 (手動)

最適合：已經熟悉 AI 隊友，並希望跳過引導流程，以便更快進行手動設定的使用者。

按一下資源庫右上角的+ 空白 AI 隊友，即可跳過對話式設定。透過此選項模式，您可以手動輸入隊友的描述、行為和存取權限。

分享 AI 隊友

您可以和團隊或特定人員分享 AI 隊友。僅受邀請的成員可以使用 AI 隊友。

若要分享 AI 隊友：

  1. 點選右上角的「分享」按鈕
  2. 輸入團隊或人員的名稱
  3. 選擇其存取權限等級
    • AI 隊友管理員：變更設定、修改或刪除該 AI 隊友的完整存取權限
    • 編輯者：可以修改並將 AI 隊友套用至工作
    • 使用者：可以尋找並將 AI 隊友套用至工作
  4. 按一下「邀請」

若要從具有存取權限的人員清單中移除團隊或人員，請點選「分享」按鈕，點選名稱旁的下拉式選單，然後選擇「從 AI 隊友中移除」。

AI Studio 和 AI 隊友

AI Studio 和 AI 隊友是為了整合而設計。AI Studio 可協助您為大量可重複的任務建立自動化工作流程。AI 隊友專注於需要情境、判斷和來回互動的協作工作。

一種常見的模式是使用 AI Studio 收集請求並將其作為結構化任務傳送至 Asana，然後讓 AI 隊友處理這些任務中更複雜的工作。例如，AI Studio 可能會為行銷團隊建立並分流接收的行銷活動請求。然後，行銷 AI 隊友可以為這些活動撰寫簡介草稿、總結研究並準備更新。

如欲深入瞭解 AI Studio 以及如何建立工作流程，請參閱 Asana 說明中心中的AI Studio 文章。

AI 隊友目前可以做和不能做的事情

呼叫 AI 隊友

功能

AI 隊友目前能做到這一點嗎？

備註

任務指派觸發

✅

@ 提及時觸發

✅

針對隊友擔任協作者的物件更新進行觸發。

✅

若 AI 隊友已是任務或專案的協作者，則該工作的更新 (例如任務完成或關鍵自訂欄位變更) 可觸發其再次執行，並決定要採取哪些後續行動。

透過規則觸發

✅ 

若隊友是透過規則觸發，則隊友會以規則所有者的存取控制權運行，除非在規則建立時另有指定。 

 
 

表單提交時觸發 

 

✅

將您的 AI 隊友設為預設指派對象。 

在這種情況下，AI 隊友使用表單建立者的存取控制，或可選擇使用表單提交者的存取控制 (針對已登入的表單)。這是可由表單建立者自訂的。 

 
 

透過週期性任務觸發

✅

搜尋 Work Graph

提示

若要獲得最佳結果，請在行為指引或提示中告訴您的 AI 隊友要在哪裡搜尋以及搜尋什麼。

功能

AI 隊友今天能做到這一點嗎？

備註

搜尋公開工作空間資料

✅

搜尋任務

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋子任務

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋專案與專案更新

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋里程碑

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋專案集

✅ - 當其擁有存取權限時，但自訂欄位除外

搜尋訊息

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋評論

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋附件

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋自訂欄位

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋狀態更新

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋目標和目標更新

✅ - 當其擁有存取權限時

搜尋報告物件 (儀表板)

✅

搜尋資源配置物件 (工作量計劃和工作負荷檢視)

❌

在互動中搜尋其沒有明確存取權限的物件

❌

只有在 AI 隊友和執行中的使用者都擁有存取權限時，AI 隊友才能與資訊互動。請參閱AI 隊友的存取控制項。

更新 Work Graph

功能

AI 隊友今天能做到這一點嗎？

備註

設定任務名稱

✅

可針對現有任務和其建立的任務執行。

將任務標記為已完成

✅

可針對現有任務和其建立的任務執行。

設定任務描述

✅

可針對現有任務和其建立的任務執行。

新增評論至任務

✅

可針對現有任務和其建立的任務執行。

建立任務和子任務

✅

AI 隊友可以建立任務，包括標題、描述、指派對象和截止日期。

建立子任務

✅ 

編輯任務和子任務

✅

編輯其正在處理的任務之標題、描述、指派對象和截止日期。

新增評論至任務和子任務

✅

AI 隊友使用評論來總結工作、提出後續步驟，以及草擬計劃/狀態更新。

刪除任務

✅ - 如果不是任務建立者，則需要核准

將任務或子任務指派給使用者

✅ - 如果使用者尚未成為任務協作者或指派對象，則需要核准

若使用者已擁有任務的存取權限，AI 隊友可自行將任務指派給使用者。如果使用者沒有此任務的存取權限，AI 隊友將請求執行中的使用者核准。

更新現有專案自訂欄位的值

✅

新增任務至專案

✅ - 若 AI 隊友不是專案中的編輯者，則需要核准

新增或移除任務協作者

✅ - 需要核准

建立專案

✅

建立或更新區段

✅

大量更新任務

✅

建立相依性

✅

建立里程碑 

 

✅

建立目標

❌

建立自訂欄位

❌

從專案中移除任務

❌

傳送訊息或狀態更新

❌

建立儀表板或圖表

❌

從 Work Graph 物件新增或移除使用者

❌

外部工具和檔案

深入瞭解AI 隊友整合。

功能

AI 隊友今天能做到這一點嗎？

備註

產生外部檔案

✅，Google 投影片除外

AI 隊友可以建立新的 Google 文件和試算表，以及 Sharepoint/OneDrive 檔案 (docx、pptx 和 xlsx)。 

 
 

搜尋外部檔案 (圖片、PDF 檔、文件、投影片和試算表)

✅ - 如果執行使用者和 AI 隊友都擁有存取權限

AI 隊友可以讀取 Google Drive 檔案 (文件、試算表和投影片) 以及 Sharepoint/OneDrive 檔案 (docx、pptx 和 xlsx)。  

AI 隊友使用執行中的使用者驗證來存取外部工具。執行中的使用者必須在 Profile (個人資料) 頁面上或在觸發請求時授與 AI 隊友存取權限。

讀取任務中的圖片和附件 

 

✅

附加檔案至任務

✅

產生圖片或 PDF

❌

存取、安全性及使用

功能

AI 隊友今天能做到這一點嗎？

備註

略過權限

❌

 

Note icon注意

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