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クラウドストレージとファイル共有のためのルール連携

この記事の内容

ルールと連携を組み合わせることで、ルーチンタスクを自動化し、チームが日常的に使用するツール間のワークフローを構築できます。この記事では、ルールと連携を組み合わせて、Asana を使用する際にクラウドストレージやファイル共有ソリューションを最大限に活用する方法をご紹介します。

ルールの使い方については、「ルールの作成方法」を参照してください。

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Dropbox

Asana のルールを使って、タスクの添付ファイルを特定の Dropbox フォルダーに自動でアップロードすることで、共有、保管、コラボレーションがスムーズになります。これまで手作業でタスクの添付ファイルを移動していたチームも、トリガーを選択するだけで、Dropbox へのセキュアな自動アップロードが可能になり、レファレンスとして簡単に活用できます。

たとえば、Asana を使ってアセットの承認作業を行い、承認リクエストが承認されたタスクの添付ファイルを Dropbox の決まったフォルダーに自動でアップロードすると、最終アセットが確実に正しい保管場所にアップロードされるようになります。

この連携を利用する際は、次の点にご注意ください。

  • 11 個以上のファイルが添付されているタスクでルールがトリガーされた場合、最新の 10 個のみがアップロードされます。
  • Dropbox の関連フォルダー内に同じ名前の既存ファイルがある場合、自動的にファイル名が変更され、ファイルのアップロードが正常に行われます。
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ルール連携の設定手順

  1. 連携ルールを追加する Asana プロジェクトを開きます。
  2. 右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」に移動して、「+ ルールを追加」を選択します。
  3. 左の列から「Dropbox」を選択します。
  4. プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
  5. カスタムルールを作成する場合は、その名前を設定して、トリガーとアクションを選択します。
  6. 「Dropbox に接続」をクリックして、次の手順で認証を行います。
  7. ウェブアプリにある Dropbox フォルダーの URL を追加します。

Box

Asana ルールを使用すると、Asana で特定のアクションが発生したときにコンテンツを Box にアップロードするプロセスを自動化できます。Asana のタスクから添付ファイルを自動的に Box に転送するトリガーを設定することで、チームは時間を節約できます。

たとえば、アセットに取り組んでいるデザインチームの場合、タスクが「最終承認済みアセット」セクションに移動したら、添付ファイルを Box にアップロードするルールを作成できます。

この連携を利用する際は、次の点にご注意ください。

  • 11 個以上のファイルが添付されているタスクでルールがトリガーされた場合、最新の 10 個の添付ファイルのみアップロードされます。
  • Box フォルダー内の既存ファイルと同じ名前のファイルをアップロードしようとすると、ルールにエラーが発生します。このエラーを修正するには、既存ファイルの名前を変更し、ルールの編集と再保存を行い、もう一度アップロードのアクションをトリガーしてください。
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ルール連携の設定手順

  1. 連携ルールを追加する Asana プロジェクトを開きます。
  2. 右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」に移動して、「+ ルールを追加」を選択します。
  3. 左の列から「Box」を選択します。
  4. プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
  5. カスタムルールを作成する場合は、その名前を設定して、トリガーとアクションを選択します。
  6. 「Box に接続」をクリックし、以下の手順で認証を行います。
  7. ウェブアプリにある Box フォルダーの URL を追加します。

Microsoft OneDrive

Asana のルールを使って、特定の OneDrive フォルダーにタスクの添付ファイルを自動でアップロードすると、共有、保管、コラボレーションがスムーズになり、手作業が軽減されます。

たとえば、Asana を使ってアセットの承認作業を行い、承認リクエストが承認されたタスクの添付ファイルを OneDrive の決まったフォルダーに自動アップロードす���ことで、最終アセットが確実に正しい保管場所にアップロードされるようになります。

ノート iconノート

この連携は Sharepoint ではなく OneDrive で動作することにご注意ください。職場または学校のアカウントも、この連携ではサポートされていません。

この連携を利用する際は、次の点にご注意ください。

  • 11 個以上のファイルが添付されているタスクでルールがトリガーされた場合、最新の 10 個の添付ファイルのみアップロードされます。
  • OneDrive フォルダー内に同じ名前の既存ファイルがある場合、アップロードされたファイルは、既存ファイルを置き換えます。ファイルの置き換えを行いたくない場合は、必ず別のファイル名を使用してください。
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ルール連携の設定手順

  1. 連携ルールを追加する Asana プロジェクトに移動します。
  2. 右上隅の「カスタマイズ」をクリックし、「ルール」に移動して、「+ ルールを追加」を選択します。
  3. 左の列から「OneDrive」を選択します。
  4. プリセットルールを選択するか、「カスタムルールを作成」をクリックします。
  5. カスタムルールを作成する場合は、その名前を設定して、トリガーとアクションを選択します。
  6. 「OneDrive に接続」をクリックし、以下の手順で認証を行います。
  7. ウェブアプリにある OneDrive フォルダーの URL とパスを追加します。パスは、OneDrive フォルダーの「その他の詳細」から確認できます。「自分のファイル」はパスから除外してください。
ノート iconノート

管理者は、Microsoft Entra 管理センターのアプリケーション登録の「API アクセス許可」ページから同意を付与する必要があります。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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クラウドストレージとファイル共有のルール連携