Projektfortschritt und Statusaktualisierungen

Übersicht

Im Abschnitt „Übersicht“ erhalten Sie eine umfassende Momentaufnahme des Status eines jeden Projekts, an dem Sie gerade arbeiten. Dank Statusberichten können Sie auf einfache Weise detaillierte, wiederholbare und handlungsweisende Statusaktualisierungen erstellen und Ihre Arbeit mit den wichtigsten Beteiligten teilen.

Projektübersicht Snapshot

Wenn Sie in Ihrem Projekt auf den Tab Übersicht klicken, wird Ihnen eine Momentaufnahme des aktuellen Fortschritts Ihres Projekts angezeigt.

In der Übersicht können Sie:

Überprüfen Sie, ob das Projekt nach Plan verläuft, gefährdet ist, vom Plan abweicht oder abgeschlossen ist
Fordern Sie ein Status-Update an oder aktualisieren Sie den Status des Projekts
Projektrollen anzeigen oder ändern
Projekt-Fälligkeitsdatum oder Datumsbereich anzeigen oder ändern
Nachrichten an Mitglieder senden

Überblick über Meilensteine, Ziele und wichtige Ressourcen

Unter „Übersicht“ können Sie auch Meilensteine, Ziele und wichtige Ressourcen einsehen, die mit Ihrem Projekt verbunden sind.

In der Übersicht können Sie Folgendes tun:

Wichtige mit dem Projekt verknüpfte Ressourcen anzeigen
Mit dem + -Symbol einen neuen Meilenstein anzeigen oder hinzufügen
Alle mit dem Projekt verbundenen Ziele anzeigen

Es werden nur Portfolios angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Portfolios sind für alle Business-Benutzer verfügbar.

Kürzliche Statusaktualisierungen

Unter Übersicht bekommen Sie mit dem Punkte-Diagramm eine schnelle Übersicht über vergangene Statusaktualisierungen.

Über die Registerkarte Dashboard können Benutzer auf ein Burnup-Diagramm zugreifen, um die Geschwindigkeit Ihres Teams im Zeitverlauf und die Geschwindigkeit, mit der sie die Arbeit erledigen, zu verfolgen. Passen Sie die Diagramme an, um zu sehen, welche Aufgaben erledigt werden und welche nicht und mehr. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kennzahlen zur Gesamtleistung und zum Fortschritt eines Projekts anzeigen oder Probleme hervorheben können.

So erstellen Sie eine Statusaktualisierung

Jedes Projektmitglied kann einen Status festlegen, um andere Projektmitglieder über den Fortschritt eines Projektes zu informieren.

Die vorgefertigte Blockstruktur ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Arbeit, die in Asana erledigt wird, mit zusätzlichem Kontext einzubeziehen, um den Status der Arbeit zu beschreiben.

Erstellung Ihres Status-Updates

So erstellen Sie ein neues Status-Update:

Klicken Sie in der Fortschrittsansicht Ihres Projekts auf das Symbol Status aktualisieren.
In jeder Projektansicht können Sie auch ein neues Status-Dropdown-Menü auswählen, indem Sie auf Status festlegen klicken, wenn das Projekt keinen Status hat, oder auf den vorhandenen Status klicken.

Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder zu Ihrer Statusaktualisierung hinzuzufügen, gehört zu den Business-Funktionen. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Sehen Sie sie in Aktion mit einer kostenlosen 30-tägigen Asana-Testversion. Kostenlos testen.

Im Fenster „Statusaktualisierung“ können Sie:

Titel hinzufügen
Füllen Sie Ihre Statusaktualisierungsdetails aus, einschließlich des Fortschritts, des Projektnamens, des Projektverantwortlichen und der Projektdaten
Wählen Sie aus, welche benutzerdefinierten Felder in Ihrem Update enthalten sein sollen
Neuen Abschnitt hinzufügen
Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu
Nächste Schritte planen
Legen Sie die wichtigsten Erfolge seit Ihrem letzten Update dar
Ziehen Sie Highlights in Ihr Update, um sie in Ihr Update einzubeziehen.
Nachdem Sie ein Update hinzugefügt haben, klicken Sie auf den blauen Senden-Button

Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst einen Projektstatus (Planmäßig, Gefährdet, Unplanmäßig, Zurückgestellt oder Abgeschlossen) wählen müssen, bevor Sie eine Projektstatusaktualisierung veröffentlichen können.

Hervorhebungen zu Ihrem Status-Update hinzufügen

Sie können Highlights wie erreichte Meilensteine oder überfällige Aufgaben per Drag & Drop in Ihre Statusaktualisierung ziehen, um den aktuellen Stand zu schildern. Mithilfe dieser Highlights ermöglichen Sie einen visuellen Einblick in aktuelle Erfolge oder mögliche Hindernisse Ihres Teams.

Nachdem Sie Highlights hinzugefügt und Ihre Statusaktualisierung veröffentlicht haben, wird Asana die Blockstruktur und -anordnung für zukünftige Aktualisierungen speichern.

Sie können Ihre Abschnitte Zusammenfassung, Was wir erreicht haben und Nächste Schritte neu anordnen, indem Sie sie per Drag & Drop an ihren Platz ziehen.

So fügen Sie Grafiken zu Status-Updates hinzu

Sie können Grafiken zu Ihren Status-Updates hinzufügen, um einen visuellen Einblick in Ihre Arbeit zu geben

Erinnerungen für Statusupdates

Jeder Projektinhaber erhält jeden Donnerstag eine wöchentliche Aufgabe, um den Status seines Projekts am Freitag zu aktualisieren. Wenn Sie der Verantwortliche des Projekts sind und diese Erinnerungen nicht erhalten möchten, können Sie sie deaktivieren.

So deaktivieren Sie diese Erinnerungen an Statusaktualisierungen:

Navigieren Sie zur Statusaktualisierungsansicht
Klicken Sie auf den Schalter Ich möchte jeden Freitag daran erinnert werden, den Status zu aktualisieren

Statusaktualisierungen werden in der Projektübersicht und in Nachrichten angezeigt.

Ein Status-Update ausdrucken oder löschen

So drucken oder löschen Sie eine Statusaktualisierung:

Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Statusaktualisierung
Klicken Sie auf Statusaktualisierung drucken oder Statusaktualisierung löschen

Sie können nur Ihren eigenen Projektstatus löschen, nicht den von anderen.

Ein Hinweis zum Festhalten des aktuellen Status

Statusaktualisierungen sind als Momentaufnahme des Status eines Projektes zu einem bestimmten Zeitpunkt gedacht. Als solche werden die Daten im Moment der Statusaktualisierung „eingefroren“. Dies umfasst Dinge wie den Projektnamen, benutzerdefinierte Felder, Aufgabennamen, Fälligkeitsdaten und Verantwortliche.

Dies bedeutet, dass, wenn sich ein Aufgabenname oder ein Fälligkeitsdatum nach der Veröffentlichung ändert, das Erscheinungsbild der Aufgabe im Update gleich bleibt, sodass Sie jederzeit einen vollständigen Überblick über den Status eines Projekts erhalten können.

Privatsphäre

Alle Personen, die als Beteiligte zu einer Statusaktualisierung hinzugefügt werden, können die gesamten Inhalte des Berichts sehen, auch wenn Sie keinen Zugriff auf das zugrunde liegende Projekt haben.

Das heißt, sie können alle Details und Texte der Aufgabe sehen, die im Bericht erscheinen. Wenn Sie jedoch auf Aufgaben, Meilensteine usw. klicken, die zu einem Projekt gehören, bei denen sie nicht zugriffsberechtigt sind, werden Sie zur Seite der Zugriffsanfrage geleitet, können aber nicht auf die zugrunde liegenden Daten zugreifen, es sei denn, Sie erhalten Zugriff.

Ein Projekt fertigstellen

Unabhängig davon, ob es einen Projektstatus gibt, können Projekte abgeschlossen werden und gelten damit als erledigt.

So schließen Sie ein Projekt ab:

Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Vervollständigen.
Klicken Sie auf Status festlegen, wenn das Projekt keinen bestehenden Status hat, oder klicken Sie auf den bestehenden Status, um im Dropdown-Menü die Option Abgeschlossen auszuwählen.

Erledigte Projekte sollten in der Statusaktualisierung als Erledigt markiert werden, anstatt sie zu archivieren. Wir empfehlen, Projekte vor der Archivierung als erledigt zu markieren. Wenn Sie ein Projekt archivieren, können Sie sich auf aktive Projekte konzentrieren, der Projektstatus wird jedoch nicht aktualisiert.

Die Kennzeichnung eines Projekts als erledigt vereinfacht die Unterscheidung zwischen Erledigt und anderen Status in einer Zusammenfassung von Projekten in Portfolios und Berichten.

So markieren Sie ein Projekt als unerledigt

Nachdem ein Projekt erledigt ist, sieht die Übersichtsseite so aus:

Um ein Projekt als unerledigt zu markieren, klicken Sie auf Erledigt, um einen aktualisierten Status aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.

Zudem können Sie Benachrichtigungen für diese Aktualisierung deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen oben rechts anklicken.

Bei einem abgeschlossenen und archivierten Projekt wird der Status Erledigt und die Meldung „Dieses Projekt ist archiviert“ angezeigt.