Um über Aktivitäten in Asana informiert zu bleiben, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten oder Ihren Posteingang nutzen.
Es gibt vier E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen:
- Aktivitäten-Updates
- Nur Erwähnungen
- Tägliche Zusammenfassungen
- Wöchentliche Berichte
E-Mail-Benachrichtigungen
So greifen Sie auf Ihre E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen zu:
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen Leiste und wählen Sie Meine Einstellungen...
- Navigieren Sie zur Registerkarte Benachrichtigungen
- Aktivieren/deaktivieren Sie eines der Kontrollkästchen, um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen ein-/auszuschalten
Sie können auch über Ihren Posteingang auf Ihre E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen zugreifen:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Posteingang
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol auf der rechten Seite, um das Menü zu erweitern
- Verwalten Sie die Option Verwalten Sie die Benachrichtigungen
Benachrichtigungen deaktivieren
Wenn Sie keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren, indem Sie den Anweisungen im Abschnitt oben folgen, und sich ausschließlich über die Inbox auf dem neuesten Stand in Asana halten.
Für weniger Benachrichtigungen und eine aufgeräumte Inbox:
- Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus
- Entfernen Sie sich als beteiligte Person aus Aufgaben, Nachrichten oder Projekten
- Passen Sie die Benachrichtigungen für jedes Projekt unter Meine Einstellungen an
Benachrichtigungen über gelöschte Teams und gelöschte Projekte können nicht ausgeschaltet werden, da sie Links zur Wiederherstellung enthalten.
So filtern Sie Benachrichtigungen:
In der Inbox können Sie Benachrichtigungen filtern, und zwar nach:
- An mich zugewiesen
- @Erwähnt
- Von mir zugewiesen
- Nur ungelesene
Tägliche Zusammenfassung
Wir schicken Ihnen täglich (Mo-Fr, mit Ausnahme von Wochenenden) eine klare Übersicht darüber, worauf Sie sich an diesem Tag in Asana konzentrieren müssen. Diese E-Mail wird einen oder alle der drei zutreffenden Abschnitte enthalten:
Aufgaben, die bald fällig sind: Dies sind die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die innerhalb der nächsten 5 Tage fällig sind.
Kürzlich zugewiesene Aufgaben: In diesem Abschnitt werden Aufgaben angezeigt, die Ihnen kürzlich zugewiesen wurden, unabhängig davon, ob die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat oder nicht.
Aufgaben, die Sie an andere zugewiesen haben: In diesem Abschnitt werden Aufgaben angezeigt, die Sie zuletzt anderen zugewiesen haben, unabhängig davon, ob die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat oder nicht.
Überfällige Aufgaben werden nicht in den E-Mails, die die tägliche Zusammenfassung enthalten, angezeigt.
Sind keine Aufgaben in einer dieser Kategorien vorhanden, wird dieser Abschnitt in der E-Mail nicht angezeigt.
Aktivitäten-Updates
Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung zu den folgenden Aktivitäten:
- Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird
- Die Zuweisung einer Aufgabe an Sie wird aufgehoben
- Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, die Ihnen zugewiesen ist, hat sich geändert
- Sie wurden als beteiligte Person einer Aufgabe hinzugefügt
- Zu einer Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, wurden neue Dateien hinzugefügt
- Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, hat neue Kommentare
- Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, wurde als erledigt markiert
- Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, erhält ein Like
- Ihr Kommentar hat ein „Gefällt mir” erhalten
- Ihr Anhang hat ein „Gefällt mir” erhalten
- Ihre Fertigstellung einer Aufgabe hat ein „Gefällt mir” erhalten
- Eine Nachricht wurde in einem Team oder Projekt begonnen, in dem Sie Mitglied sind
- Ein Kommentar wurde in einer Nachricht gepostet, der Sie folgen
- Ein Projekt, an dem Sie beteiligt sind, hat neue Aufgaben
- Es gibt eine neue Statusaktualisierung für ein Projekt, bei dem Sie Mitglied sind
- Der Status einer Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, wurde geändert
- Eine Aufgabe wird in einem Board-Ansichtsprojekt von einer Spalte in eine andere verschoben
- Eine Aufgabe wurde Ihnen zur Genehmigung zugewiesen
Benachrichtigungen über Aktivitäten werden nur für von anderen ausgeführte Aktionen und Änderungen versendet; Sie erhalten keine Benachrichtigung für Aktionen, die Sie selbst durchgeführt haben.
Sie können sich selbst als beteiligte Person zu Aufgaben und Nachrichten hinzufügen oder wieder als beteiligte Person entfernen, um Inbox-Benachrichtigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Diese werden automatisch generiert, wenn Sie Ihre Aufgaben bearbeiten oder erledigen.
Auf Benachrichtigungen antworten
Sie können auf eine E-Mail-Benachrichtigung antworten, um Folgendes zu tun:
- Die Aufgabe als erledigt markieren - Antworten Sie auf die E-Mail und geben Sie Complete oder Done als erstes Wort in Ihrer Nachricht ein
- Die Aufgabe kommentieren - Antworten Sie einfach auf die E-Mail
- Die Aufgabe einem Teamkollegen zuweisen - Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das Feld An: ein
- Einen Teamkollegen als Beteiligten einer Aufgabe hinzufügen - Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das CC: -Feld ein
Solche Tipps finden Sie am Ende Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen.
Speichern Sie die Antwortadresse nicht in Ihrer Kontaktliste. Sie wird sich ändern.
Wöchentlicher Bericht
E-Mails mit wöchentlichen Berichten sind nur für Teams und Unternehmen verfügbar, die Asana Business verwenden.
Erfahren Sie mehr
Wir senden Ihnen einmal pro Woche eine E-Mail mit Informationen zum Status von Projekten in Ihren Portfolios.
Sie können maximal 20 Wochenberichte pro Woche erhalten.
Zusammenfassung von Benachrichtigungen
Wenn Sie mehrere Benachrichtigungen innerhalb einer Stunde erhalten, wird Asana diese zu einer einzigen E-Mail zusammenfassen. Wichtige Benachrichtigungen wie Aufgabenzuweisungen werden immer einzeln versandt, aber Neuigkeiten im Zusammenhang mit neuen Aufgaben, die erstellt oder erledigt wurden, werden zusammen versandt.
Vor der Zustellung von E-Mail-Benachrichtigungen (über nicht zusammenfassbare Geschehnisse) warten wir 30 Sekunden lang.
Die 30-Sekunden-Grenze für das Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen gilt nur für besonders wichtige Benachrichtigungen. Zum Beispiel ist eine Aufgabe, die Ihnen zugewiesen ist, eine kritische Benachrichtigung. Weniger wichtige Benachrichtigungen werden nach 60 Minuten Wartezeit versendet.
Wenn Sie diese Benachrichtigungen innerhalb des Zeitraums von 30 Sekunden archivieren, verschicken wir diese E-Mails nicht.
Zusammenfassungen
Unterschiedliche Typen von Benachrichtigungen werden unterschiedlich zusammengefasst.
Zusammengefasst bedeutet, dass Benachrichtigungen in einer einzigen E-Mail zusammengefasst werden, um unnötige Nachrichten zu vermeiden. Zusammengefasst heißt, dass Benachrichtigungen für jedes einzelne Update separat verschickt werden.
Was zusammengefasst wird:
- Benachrichtigungen über Zuweisungen werden für den vorherigen Verantwortlichen zusammengefasst (aber nicht für den neuen Verantwortlichen - dieser erhält eine kritische Benachrichtigung)
- Benachrichtigungen über die Fertigstellung von Aufgaben werden zusammengefasst (es sei denn, die fertiggestellte Aufgabe war ein Meilenstein)
Was nicht zusammengefasst wird:
- Geänderte benutzerdefinierte Felder (wenn aktiviert) werden nicht zusammengefasst
- Kommentare werden nicht zusammengefasst
- „X hat die letzte Aufgabe erledigt, auf die Sie gewartet haben“ -Benachrichtigungen werden nicht zusammengefasst
- Dateibenachrichtigungen werden nicht zusammengefasst
E-Mail-Benachrichtigungen für Projekte
Asana-Nutzer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen bei Kommentaren oder @Erwähnungen zu einer Aufgabe, an der sie arbeiten.
Alle Mitglieder dieses Projekts sollten bei Kommentaren oder @Erwähnungen E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.
Damit alle Projektmitglieder E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, stellen Sie sicher, dass alle Kontrollkästchen für Mitgliederbenachrichtigungen im jeweiligen Projekt markiert sind.
Wenn im Projekt die verantwortliche Person wechselt, erhalten Projektmitglieder nur dann Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder, wenn sie an einer Aufgabe zusammenarbeiten oder der Aufgabe folgen, deren Feldwert geändert wurde.
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