Boîte de réception
La boîte de réception est le centre de notifications d'Asana. Elle contient toutes les informations relatives aux projets auxquels vous participez et aux tâches auxquelles vous collaborez ou qui vous sont attribuées au sein d'un espace de travail ou d'une organisation en particulier. En outre, vous pouvez choisir quelles notifications vous souhaitez recevoir en modifiant les paramètres de notification de chacun de vos projets.
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Si vous consultez Asana régulièrement et que vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par e-mail, vous pouvez les désactiver et consulter les mises à jour des tâches et projets dans la boîte de réception.
Pour accéder à la boîte de réception :
Cliquez sur Boîte de réception dans la barre latérale. Les notifications relatives à votre organisation ou espace de travail s'affichent dans le volet principal. Les notifications les plus récentes s'affichent en premier. Lorsque vous cliquez sur la notification, le volet des détails de la tâche vous présente toutes les informations liées à cette dernière.
Actions depuis le volet principal :
Lorsque vous cliquez sur votre notification dans le volet principal, vous avez la possibilité de : créer une tâche de suivi, marquer comme non lue ou archiver la notification en survolant les symboles qui correspondent à l'action.
Vous pouvez aussi choisir d'afficher une vue réduite de votre boîte de réception ou une vue agrandie pour afficher plus d'informations.
Marquer les notifications comme lues ou non lues :
Si vous souhaitez lire un message dans votre boîte de réception plus tard, marquez-le comme non lu. Vous pouvez également marquer les messages comme lus sans les ouvrir.
Cliquez ici pour accéder directement à la boîte de réception d'Asana.
Nouvelles notifications :
Un point orange s'affiche à côté de la boîte de réception dans la barre latérale en cas de notifications non lues.
En cas de nouvelles notifications, un indicateur bleu s'affiche à côté de celles-ci. En cas de nouvelle activité liée à l'une des tâches d'un projet, une bulle de discussion s'affiche.
Vous remarquerez également un point noir à côté du logo d'Asana dans l'onglet de votre navigateur.
Le point bleu indique les nouvelles notifications.
Si vous recevez une notification indiquant l'ajout de nouveaux commentaires ou pièces jointes, une bulle de discussion s'affiche et vous précise le nombre de nouveaux commentaires ou pièces jointes.
Une bulle bleue indique une nouvelle activité non lue.
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Travailler dans la boîte de réception
La boîte de réception contient deux onglets : Activité et Archives.
Onglet Activité
Vous verrez une notification dans votre boîte de réception si :
- Une tâche vous a été attribuée
- Une tâche vous est retirée.
- Une tâche qui vous est attribuée approche de son échéance.
- Une tâche qui vous est attribuée a dépassé son échéance.
- L'échéance d'une tâche qui vous est attribuée a été modifiée.
- De nouvelles pièces jointes ont été ajoutées à une tâche à laquelle vous collaborez.
- De nouveaux commentaires ont été publiés sur une tâche à laquelle vous collaborez.
- Une tâche à laquelle vous collaborez a été marquée comme terminée
- Une tâche que vous avez créée ou attribuée a reçu la mention J'aime.
- Une tâche à laquelle vous collaborez a été fusionnée avec une autre tâche.
- Vous avez été ajouté à une tâche en tant que collaborateur.
- Votre commentaire a reçu une mention J'aime
- Votre pièce jointe reçoit un J'aime
- L'achèvement de votre tâche a reçu une mention J'aime.
- Quelqu'un vous a @mentionné dans la description d'une tâche.
- Un message a été créé dans une équipe dont vous êtes membre.
- Un commentaire a été publié dans un message d'équipe ou d'un projet dont vous êtes collaborateur.
- De nouvelles tâches sont ajoutées à un projet dont vous êtes membre, en fonction des paramètres de notification de votre projet.
- Un message a été créé dans un projet dont vous faites partie.
- Le statut d'un projet dont vous faites partie a été mis à jour.
- Le statut d'une tâche sur laquelle vous attendiez a été modifié
La boîte de réception affiche uniquement les notifications concernant les actions et les changements effectués par d'autres personnes. Vous n'y verrez pas de notifications sur des actions que vous avez effectuées vous-même.
Une fois que vous avez lu ou réagi à une notification dans l'onglet Activité, vous pouvez l'archiver.
Archiver les notifications dans la boîte de réception :
Passez votre curseur sur le symbole de notification de la boîte de réception et cliquez sur Archiver la notification. Les notifications archivées sont déplacées dans l'onglet Archives.
Si vous souhaitez vider votre boîte de réception, vous pouvez archiver toutes vos notifications à la fois. Les archives sont effacées automatiquement après 4 semaines.
Archiver toutes les notifications de la boîte de réception :
- Cliquez sur les trois points dans la barre supérieure
- Cliquez sur Tout archiver
Vous pouvez également faire défiler jusqu'à la fin de votre boîte de réception et cliquer sur Archiver toutes les notifications
Onglet
Archiver
Cet onglet vous permet de retrouver toutes les notifications de la boîte de réception que vous avez archivées.
Si vous souhaitez conserver certaines notifications, vous pouvez les renvoyer dans l'onglet Activité.
Renvoyer les notifications archivées dans la boîte de réception :
Passez votre curseur sur la notification de la boîte de réception et cliquez sur Déplacer vers la boîte de réception. La notification s'affichera alors de nouveau dans l'onglet Activité.
Archiver les notifications depuis votre boîte de réception
Vous pouvez archiver toutes les notifications que vous lisez et garder votre boîte de réception propre pour les nouvelles notifications que vous recevrez.
Qu'advient-il des notifications archivées ?
Si vous archivez une notification critique dans les 30 secondes qui suivent son arrivée dans votre boîte de réception, vous ne recevrez pas de notification par e-mail. Pour toutes les autres notifications, ce délai passe à 60 minutes.
Notifications groupées :
Lorsque vous recevez plusieurs notifications à moins d'une heure d'intervalle, Asana les regroupe en un seul e-mail.
Les notifications critiques telles que l'attribution de tâches ou les commentaires à propos des tâches sont toujours envoyées individuellement, mais les mises à jour concernant la création ou l'achèvement de tâches sont regroupées.
L'attribution ou les commentaires de tâches ne sont jamais regroupés.
Pour la réception de notifications par e-mail, le délai de réception de 30 secondes s'applique uniquement aux notifications critiques. Pour les notifications moins importantes, le délai est de 60 minutes.
Volet
des détails de tâche dans la boîte de réception
Vous pouvez agir sur les tâches depuis les deux onglets de votre boîte de réception.
Le volet des détails de la tâche est toujours ouvert, il est donc facile de voir en un coup d'œil ce qui a changé et l'action requise.
Si vous souhaitez voir la tâche dans le contexte d'un projet auquel elle appartient, cliquez sur le nom du projet et le projet sera chargé dans le volet principal.
Options d'affichage de la boîte de réception
Vous pouvez consulter votre boîte de réception en vue détaillée ou condensée. Pour afficher un aperçu du contenu dans le volet principal, cliquez sur le bouton Agrandir. Pour afficher moins de contenu dans le volet principal, cliquez à nouveau sur ce même bouton.
Options de filtre de la boîte de réception
La barre d'outils de la boîte de réception vous permet de filtrer les notifications que vous recevez par type.
Vous pouvez filtrer les notifications par :
- Agrandir
- Tout
- Qui m'est attribué
- @Mentionné
- Que j'ai attribué
Accéder à vos paramètres de notification
Vous pouvez facilement accéder à vos paramètres de notification à partir de votre boîte de réception en cliquant sur les trois points, puis sur Gérer les notifications.
Dans l'onglet Notifications de Mes paramètres, vous pouvez accéder aux notifications par e-mail, par navigateur et par projet. Vous pouvez saisir votre adresse e-mail préférée pour les notifications par e-mail sur les résumés et les mises à jour d'activité avec une option pour activer, désactiver ou mettre en pause les notifications.