Extension Asana pour Gmail

Utilisez l'extension Asana pour Gmail pour convertir les e-mails en tâches, attribuer les responsabilités, définir les échéances et synchroniser les tâches dans les projets. Cette extension doit être téléchargée sur la plateforme d'extension Gmail et fonctionne avec l'application Gmail sur Android et iOS.

Le cas échéant, vous pouvez également choisir quelle pièce jointe de l'e-mail vous souhaitez ajouter à la tâche sur Asana.

Si vous êtes l'administrateur de votre domaine, vous pouvez installer l'extension pour l'ensemble de votre organisation. Notez qu'il faut parfois compter jusqu'à 7 jours avant que l'extension n'apparaisse via l'installation administrateur.

Par ailleurs, Google exige dorénavant des administrateurs qu'ils saisissent le code OAuth2-client-id pour ajouter l'application à la liste déroulante. Voici le code OAuth2-client-id d'Asana : 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Ouvrez un e-mail et cliquez sur le logo Asana dans le panneau latéral. Connectez-vous à l'aide des informations de votre compte Asana.
  • Si elle vient d'être installée, il est possible que l'extension ne s'affiche pas tout de suite. Dans ce cas, actualisez la page plusieurs fois en vous déconnectant puis en vous reconnectant et/ou en ouvrant plusieurs e-mails. Le chargement des extensions Google prend parfois quelques secondes.
gmail add-on logo
 
  • Une fois connecté, vous verrez l'option permettant de créer une nouvelle tâche et de rechercher une tâche depuis l'e-mail.

Créer une tâche Asana depuis un e-mail

gmail add-on create a task

Lors de la création d'une tâche :

  1. Modifier le nom de la tâche
  2. Ajouter un responsable
  3. Définir une échéance
  4. Ajouter une description de tâche
  5. Ajouter la tâche à un projet

Synchronisation de l'e-mail

La synchronisation par e-mail vous permet de synchroniser les prochaines réponses par e-mail avec les tâches sur Asana. Cela signifie que vous n'avez plus besoin de créer plusieurs tâches Asana chaque fois que vous recevez une nouvelle réponse par e-mail et que vous supprimez le « intermédiaire » en vous assurant que le contexte de l'e-mail est partagé avec tous les collaborateurs qui contribuent à la même tâche ou au même projet.

Lorsque vous créez une tâche à l'aide du module complémentaire Gmail, vous pouvez activer la fonctionnalité Synchroniser les réponses futures à cette tâche. Toutes les réponses futures dans ce fil de discussion seront automatiquement synchronisées avec la tâche Asana sous forme de commentaires.

Une fois qu'une tâche a été synchronisée avec un fil de discussion par e-mail, vous pouvez ajouter des collaborateurs à la tâche pour partager le contexte de l'e-mail sans avoir à mettre à jour régulièrement la tâche à chaque fois qu'une nouvelle réponse par e-mail est reçue.

Configuration et authentification de la synchronisation de l'e-mail

  1. Ouvrez Gmail et accédez à l'e-mail à partir duquel vous souhaitez créer une tâche.
  2. Ouvrez l'onglet Asana dans le panneau latéral droit.
  3. Se connecter sur Asana en cliquant sur Se connecter.
  4. Suivez le flux d'authentification comme indiqué dans le GIF ci-dessus.
  5. Une fois connecté, vous pouvez créer des tâches à partir d'e-mails.

Synchronisation des futures réponses par e-mail

  1. Ouvrez l'onglet Asana dans le panneau latéral droit.
  2. Sous Options, l'option de Synchroniser les futures réponses à cette tâche sera cochée par par défaut. Cela mettra à jour la tâche Asana à chaque fois qu'une nouvelle réponse par e-mail est reçue. 
  3. Si vous ne souhaitez pas synchroniser vos futures réponses aux e-mails, décochez cette case. 

Pour arrêter la synchronisation des e-mails

La synchronisation de l'e-mail peut être arrêtée de deux façons :

  1. Sur sur Asana, vous pouvez supprimer la pièce jointe en sélectionnant Supprimer la pièce jointe. Cela arrêtera la synchronisation. Si vous souhaitez supprimer les messages électroniques précédemment synchronisés, les utilisateurs disposant d'un accès de modification peuvent le faire manuellement. 
  2. Dans le module complémentaire Gmail, revenez au fil de discussion à partir duquel vous souhaitez supprimer la synchronisation. Cliquez sur le bouton Arrêter la synchronisation.

Synchronisation de l'e-mail pour mobile

La synchronisation de l'

e-mail est également disponible sur l'application mobile Gmail. Pour configurer la synchronisation des e-mails sur mobile :

  1. Ouvrez n'importe quel e-mail et faites défiler la page jusqu'à la section de l'extension Asana pour Gmail.
  2. La création d'une tâche à partir d'ici offre également la possibilité de synchroniser les réponses futures d'un e-mail aux tâches créées.

Veuillez noter que cette option ne sera disponible sur mobile que si elle a déjà été installée sur l'application Web Gmail. 

FAQ sur la synchronisation des e-mail

Qui peut voir les messages électroniques synchronisés ?

Tous les utilisateurs ajoutés à la tâche synchronisée avec un fil de discussion peuvent voir les messages électroniques synchronisés.

Je veux synchroniser un fil de discussion avec plus de 5 messages. Pourquoi les 5 messages les plus récents du fil de discussion apparaissent-ils dans la synchronisation lorsque je crée la tâche ?

Lorsque vous créez une tâche et que vous souhaitez synchroniser un fil de discussion avec plus de 5 messages, seuls les 5 messages les plus récents sont attirés dans la tâche. Cependant, tous les futurs messages électroniques sont synchronisés à partir de ce moment-là. 

Le courrier électronique HTML est-il pris en charge ?

Malheureusement, le code HTML n'est pas converti en texte lorsqu'il est affiché sur Asana.

Je ne vois pas l'option « Synchroniser les réponses futures ». Que dois-je faire ?

Cela peut se produire si un utilisateur s'est connecté avec une adresse e-mail incorrecte. L'adresse e-mail utilisée pour vous connecter à Gmail doit correspondre à l'adresse e-mail utilisée pour terminer le processus d'authentification de l'extension Asana pour Gmail.

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