Transférer des e-mails pour les transformer en tâches Asana
Vous pouvez créer des tâches et des messages en envoyant des e-mails à Asana. Veuillez noter qu'il est uniquement possible de transférer à Asana des e-mails inférieurs à 30 Mo.
Voici comment Asana interprète votre e-mail :
| Champ de l'e-mail : | Champ de la tâche : |
|---|---|
E-mail à x@mail.asana.com
|
Tâche dans Mes tâches |
| Adresse e-mail supplémentaire ajoutée dans le champ « À : » | Les responsables des tâches |
| Destinataires de l'e-mail mis en copie (Cc) | Collaborateurs d'une tâche |
| Objet de l'e-mail | Nom de la tâche |
| Corps de l'e-mail | Description de la tâche |
| Pièces jointes de l'e-mail | Pièces jointes à la tâche |
Veuillez noter que x dans « x@mail.asana.com » n'est pas une variable.
Envoyer des tâches par e-mail vers votre liste Mes tâches
Pour créer des tâches dans Mes tâches par le biais d'un e-mail, envoyez un e-mail à x@mail.asana.com. Par défaut, x@mail.asana.com crée une tâche dans l'organisation ou l'espace de travail associés à votre adresse e-mail.
Pour modifier l'organisation ou l'espace de travail associés à votre adresse e-mail :
- Cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Mes paramètres.
- Sélectionnez l'onglet Transfert d'e-mails.
- Choisissez l'organisation ou l'espace de travail que vous souhaitez associer à votre adresse e-mail
À partir de l'onglet Notifications par e-mail, vous avez la possibilité d'ajouter d'autres adresses e-mail à votre compte. Lorsque vous ajoutez une adresse e-mail supplémentaire à votre compte Asana, notez que l'ajout d'une adresse e-mail déjà associée à un autre compte Asana entraînera la fusion des deux comptes. Il s'agit d'un changement irréversible.
Envoyer des tâches par e-mail vers un projet
Vous pouvez envoyer des e-mails pour créer des tâches directement dans n'importe quel projet Asana.
Sur Asana, chaque projet bénéficie d'une adresse e-mail unique qui peut être utilisée pour créer des tâches dans ce projet.
Pour consulter l'adresse e-mail d'un projet :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom du projet dans Actions de projet
- Cliquez sur Importer, puis sélectionnez E-mail.
Vous pouvez identifier manuellement l'adresse e-mail de votre projet en utilisant l'identifiant unique du projet :
- Ouvrez n'importe quel projet.
- L'identifiant de votre projet correspond à la chaîne de chiffres figurant dans l'URL du projet (ex. : https://app.asana.com/0/projectID/list
).
Pour créer une tâche dans votre projet par le biais d'un e-mail, envoyez un e-mail à l'adresse x+projectID@mail.asana.com. Par exemple, si l'identifiant de votre projet est 123, vous envoyez un e-mail à l'adresse x+123@mail.asana.com.
Créez des tâches directement à partir de votre boîte de réception grâce à l'extension Asana pour Gmail ou à l'intégration Asana pour Outlook.
Veuillez noter que les utilisateurs ne peuvent créer des tâches dans les projets dont ils sont déjà membres que si le projet et l'équipe sont publics. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent créer des tâches sans devenir membre du projet.
Notifications par e-mail
Vous pouvez publier des messages dans vos équipes ou projets par le biais d'un e-mail.
Envoyer un message d'équipe par e-mail
Au bas de chaque page de messages d'équipe figure une adresse e-mail. L'adresse e-mail pour n'importe quel message d'équipe est [TeamID]@mail.asana.com
Envoyer un message de projet par e-mail
Au bas de chaque page de messages de projet figure une adresse e-mail. L'adresse e-mail pour n'importe quel message de projet est [ProjectID]@mail.asana.com
Envoyez un e-mail à cette adresse pour créer une publication dans l'équipe ou le projet en question. Vous pouvez également mettre d'autres personnes en CC pour les ajouter en tant que collaborateurs au message.
Dans les organisations, vous pouvez uniquement envoyer des messages à partir de l'adresse e-mail de votre société.
Par exemple, si vous appartenez à l'organisation acme.com, vous ne pouvez publier un message par e-mail qu'à partir de votre adresse e-mail @acme.com, même si d'autres adresses e-mail sont associées à votre compte utilisateur.
Assurez-vous que toutes les personnes que vous incluez dans les champs CC ou À ont accès à votre espace de travail, à votre organisation ou à votre projet sur Asana, et que vous utilisez l'adresse e-mail associée à leur compte Asana. S'ils n'y ont pas accès, vous pouvez recevoir une notification indiquant que votre tâche n'a pas pu être créée.
Transférer automatiquement les e-mails
Si vous souhaitez créer des tâches sur Asana pour des e-mails que vous recevez régulièrement, vous pouvez choisir de les transférer automatiquement. Pour transférer des e-mails automatiquement vers Asana, procédez comme suit :
- Créez un compte de messagerie de redirection.
- Sur Asana, ajoutez un redirecteur@ à votre organisation ou à votre espace de travail et ajoutez cette adresse e-mail à Asana et au projet vers lequel vous envoyez un e-mail.
- Déconnectez-vous de votre compte Asana et connectez-vous en tant que compte de redirection, puis désactivez les notifications du compte envoyées par e-mail.
- Paramétrez votre compte de redirection@ afin qu'il transfère automatiquement les e-mails vers votre projet Asana. Voici des instructions destinées aux clients de messagerie courants suivants :
À présent, à chaque fois que le compte de redirection@ reçoit un e-mail, celui-ci est transféré vers le projet Asana correspondant et attribué au compte de redirection. Ces tâches peuvent être facilement réattribuées.
Authentification de l'adresse e-mail
Pour assurer la sécurité de votre compte contre toute tentative potentielle d'hameçonnage et d'usurpation d'adresse e-mail, nous exigeons que le serveur de messagerie utilisé pour envoyer vos e-mails soit correctement configuré pour votre domaine d'e-mail. Le serveur doit être configuré de telle sorte que le domaine de l'adresse d'enveloppe corresponde au domaine de l'adresse d'origine. Si ce n'est pas le cas, vous recevrez un message indiquant que ces adresses ne correspondent pas, et devrez contacter votre administrateur de serveur de messagerie afin de résoudre le problème.
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