Les e-mails permettent aux personnes de communiquer à travers une organisation (et même à travers le monde), mais ils n'ont pas été conçus pour la gestion des tâches, des projets et du travail. Chez Asana, nous n'utilisons pas d'e-mails en interne. Et bien que cela puisse ne pas être réaliste pour votre équipe, cet article aidera votre équipe à s'éloigner des e-mails tout en donnant des conseils pour les endroits où vous pourriez encore en avoir besoin.
Aider votre équipe à envoyer moins d'e-mails
Pour chacun de nous (ou presque) se servir des e-mails semble naturel, et il est parfois difficile de se défaire des vieilles habitudes. Toutefois, il est important que votre équipe comprenne à quel moment utiliser Asana et quand recourir plutôt aux e-mails, sans oublier de faire appliquer les conventions établies sous peine de vous retrouver confrontés à nouveau aux mêmes problèmes. Nos conseils pour établir des conventions et nos exemples de processus ci-dessous vous aideront à commencer le transfert de certaines de vos activités sur Asana au lieu de passer par e-mail.
Pour comprendre rapidement comment utiliser Asana et vos e-mails, jetez un œil à « Apprendre à utiliser Asana ».
La meilleure façon de transférer le travail vers Asana consiste à transformer vos e-mails en tâches, surtout si vous communiquez avec des personnes en dehors de votre organisation (comme un sous-traitant, une agence ou des clients). Ainsi, vous pouvez réserver votre boîte de réception pour ces échanges, et utiliser Asana pour suivre votre travail et définir les priorités. Rien de plus facile et rapide avec nos intégrations pour e-mails..
Essayer les applications Asana pour Gmail ou Outlook
Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l'extension Asana pour Gmail ou l'application Asana pour Outlook pour transformer directement des e-mails en tâches, attribuer des tâches à des collègues, définir des échéances et ajouter ces tâches à un projet, le tout sans quitter votre boîte de réception. Pour un flux opérationnel rapide comme l'éclair.
Par exemple, si un client vous demande par e-mail une séance de formation pour son équipe, l'intégration vous permet de transformer directement cette requête en tâche avec tout le contexte de l'e-mail. Vous pourrez alors définir la priorité de la requête, joindre les documents dont vous pourriez avoir besoin afin qu'ils soient accessibles pour la formation, et ne pas oublier l'échéance.
Transformer des e-mails en tâches Asana
Si vous n'utilisez ni Gmail ni Outlook, vous pouvez quand même transférer des e-mails vers x@mail.asana.com pour les envoyer directement dans la section Mes tâches. Pour obtenir des explications détaillées, consultez notre article d'aide sur le transfert d'e-mails sur Asana.
Vous pouvez également essayer d'autres intégrations d'e-mails comme Newton.
Gérer vos e-mails depuis Asana
Asana peut vous informer des nouvelles notifications par e-mail. Nous vous recommandons de garder cette fonctionnalité activée jusqu'à ce que vous preniez l'habitude d'utiliser Asana et de vérifier chaque jour votre boîte de réception. C'est également très pratique si vous travaillez beaucoup avec les e-mails, car vous pouvez gérer vos tâches depuis votre boîte de réception. Les notifications par e-mail d'Asana vous permettent de :
- Marquer des tâches comme terminée en répondant
Terminer; - Commenter des tâches en ajoutant votre commentaire dans le corps de l'e-mail ;
- D'assigner des tâches en ajoutant à votre réponse l'e-mail de votre collègue dans le champ « À : » ;
- Ajouter un abonné à une tâche en ajoutant à votre réponse l'adresse de votre collègue dans le champ « CC : ».
Si vous recevez trop d'e-mails de notification ou si vous n'en avez plus besoin, désactivez-les dans Mes paramètres.
Exemples de flux opérationnels entre Asana et les e-mails
Maintenant que vous savez comment Asana et les e-mails fonctionnent, voici quelques astuces pour améliorer votre productivité :
Conseils :
- Au lieu d'envoyer des requêtes ou questions à vos collègues par e-mail, essayez de leur attribuer des tâches. Ajoutez les personnes que vous auriez mises en copie comme abonnés à la tâche afin de les tenir informer.
- Utilisez les commentaires des tâches au lieu d'écrire ou de répondre à des e-mails. Ainsi, les informations en lien avec votre travail restent toutes au même endroit. Utilisez un J'aime pour dire merci ou pour montrer que vous avez vu le commentaire.
- Les pièces jointes peuvent être difficiles à trouver et à gérer lorsqu'elles sont isolées dans un e-mail. Ajoutez-les aux taches Asana : elles seront conservées au sein même de votre outil de travail et vous les retrouverez très facilement le moment venu.
- Si vous devez faire le suivi d'un e-mail, utilisez l'une de nos intégrations ou transférez l'email afin de créer une tâche de rappel au lieu d'effectuer votre suivi ailleurs.
Communications :
- Inviter des personnes : si vous échangez beaucoup avec une personne extérieure à votre domaine Asana, vous pouvez l'inviter sur Asana pour faciliter la communication et le suivi des actions à effectuer.
- Communications privées : utilisez les messages pour communiquer directement avec une personne ou une équipe en privé tout en étant en mesure de faire référence à d'autres travaux sur Asana en les @mentionnant.
- Mises à jour de statut : dans votre mise à jour, vous pouvez @mentionner des collègues, des tâches et des projets sur Asana. Ainsi, vos collègues pourront commenter la mise à jour au lieu de passer par un long échange par e-mail où les pièces jointes et les réponses risquent de se perdre.
Projets spécifiques :
- Planification de la campagne : si vous travaillez avec une agence, vous pouvez transformer les e-mails en tâches d'approbation pour que le réviseur les ait sur son radar et sache clairement quand ils sont approuvés.
- Demandes créatives : si une personne de votre organisation vous demande par e-mail de créer ou de concevoir quelque chose pour eux, utilisez les intégrations ou le transfert d'e-mails pour transformer cette requête en tâche, et suivez-la en parallèle avec le reste de votre projet de requêtes. Vous pourrez ensuite définir sa priorité par rapport aux autres tâches et éviter les chevauchements, ce qui ne peut pas être fait par e-mail.
- Planification d'événements : lorsqu'un fournisseur vous transmet un devis ou des spécifications d'événement, vous pouvez transformer l'e-mail en tâche Asana dans votre projet d'événements pour discuter avec votre équipe.
- Critiques de conception : au lieu de donner et de recevoir des commentaires par e-mail, vous pouvez utiliser la révision pour laisser des commentaires directement sur une image, de sorte qu'il est contextuel et facile pour le créateur de faire référence.
Chaque équipe a sa propre manière d'utiliser Asana avec les e-mails, mais nous espérons que cela vous aide à réduire le nombre d'e-mails que vous échangez. Vous pouvez facilement basculer entre Asana et vos e-mails pour rester à jour et productif.
Ce n'est un secret pour personne : Asana propose des essais gratuits de 30 jours. Commencez le vôtre aujourd'hui. Essai gratuit