L'option de synchronisation avec les calendriers vous aide à respecter vos délais en synchronisant vos tâches Asana avec Google Agenda, le calendrier Apple, Outlook ou tout calendrier auquel il est possible de s'inscrire au moyen d'une URL.
Il est possible de synchroniser n'importe quel projet, n'importe quelle étiquette ou n'importe quelle liste Mes tâches avec un calendrier externe.
Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d'un projet et leurs échéances s'affichent sous la forme d'événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour consulter la tâche sur Asana.
Voici quelques éléments à retenir :
- Seules les tâches avec échéance seront synchronisées
- La synchronisation avec les calendriers fonctionne dans un seul sens : les mises à jour apportées à votre calendrier ne sont pas reflétées sur Asana.
- Les tâches terminées ne sont pas synchronisées
- Les sous-tâches sont également synchronisées avec les calendriers externes
- Les calendriers d'équipe ne peuvent pas être synchronisés
- Il n'est pas possible de synchroniser des calendriers accessibles au moyen d'une URL avec Outlook pour Mac 2011.
- La synchronisation initiale avec votre calendrier devrait être instantanée, mais les synchronisations réalisées ultérieurement peuvent prendre jusqu'à 24 heures.
- Le nombre maximum de tâches synchronisées est de 5000
Sélectionner un projet, une étiquette ou Mes tâches.
Pour synchroniser un projet
Accédez au projet que vous souhaitez synchroniser, à partir d'ici :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour accéder aux actions du projet
- Passez le curseur de votre souris sur l'option Exporter/Impri
- Sélectionnez Synchroniser avec le calendrier...
Ces étapes peuvent également servir à synchroniser votre liste Mes tâches.
Synchronisation avec Google Agenda
Depuis la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, sélectionnez et copiez le lien entier se trouvant dans l'onglet Google Agenda. Le domaine asana.biz est utilisé pour éviter les problèmes potentiels liés au fait que les projets Asana ne sont pas synchronisés après plus de 24 heures.
Les projets doivent être synchronisés individuellement.
Dans Google Agenda :
- Cliquez sur + Autres calendriers
- Sélectionnez Depuis l'URL
Dans la fenêtre contextuelle :
- Collez le lien préalablement copié sur Asana dans le champ d' URL
- Cliquez sur Ajouter un calendrier.
Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d'un projet et leurs échéances s'affichent dans votre calendrier sous la forme d'événements occupant la journée entière.
Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d'accéder à la tâche sur Asana.
Pour retirer un projet synchronisé de Google Agenda, accédez aux options du calendrier, cliquez sur Paramètres, faites défiler la page vers le bas, cliquez sur Se désabonner, puis sur Supprimer le calendrier.
Synchronisation avec le calendrier Apple (iCAL)
Depuis la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, cliquez sur l'onglet iCAL, Outlook ou autre calendrier et sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus).
Dans le calendrier Apple :
- Sélectionner un fichier
- Sélectionner un nouvel abonnement au calendrier
Collez le lien que vous aviez copié à partir d'Asana dans le champ URL du calendrier et sélectionnez S'inscrire.
Modifiez les options du calendrier. Il est conseillé de configurer la fonction Rafraîchir automatiquement sur Toutes les 5 minutes. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez OK.
Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d'un projet et leurs échéances s'affichent dans votre calendrier sous la forme d'événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d'accéder à la tâche sur Asana.
Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Apple, procédez comme suit :
- Cliquez avec le bouton droit de
la souris (ou + clic sur Mac) sur le nom du projet Asana. - Sélectionner Se désabonner
Synchronisation avec Outlook
Les captures d'écran suivantes concernent spécifiquement la version Web du calendrier Outlook utilisée dans un navigateur, mais les étapes ci-dessous peuvent également être suivies pour d'autres versions d'Outlook prises en charge par cette intégration.
Depuis la fenêtre contextuelle Synchroniser avec le calendrier sur Asana, cliquez sur l'onglet iCAL, Outlook ou autre calendrier et sélectionnez et copiez le lien entier (mais ne cliquez pas dessus).
À partir de votre calendrier Outlook, cliquez sur Ajouter un calendrier.
À partir de là :
- Sélectionnez S'abonner depuis le Web
- Collez l'URL que vous aviez copiée à partir d'Asana dans le champ d'URL
- Nommez votre calendrier
- Cliquez sur Importer
Une fois que la synchronisation est terminée, les tâches d'un projet et leurs échéances s'affichent dans votre calendrier sous la forme d'événements occupant la journée entière. Vous pouvez cliquer sur chaque événement pour obtenir un lien permettant d'accéder à la tâche sur Asana.
Pour retirer un projet synchronisé du calendrier Outlook, procédez comme suit :
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du calendrier
- Sélectionner Retirer
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