Asana pour les équipes des opérations

Les équipes des opérations peuvent compter sur Asana pour créer, simplifier et faire évoluer leurs projets et processus. Cet article est destiné aux équipes déjà habituées à la gestion de projet sur Asana et qui cherchent à gagner en efficacité en testant des fonctionnalités payantes. Utilisez les liens ci-dessus pour passer directement aux cas d'utilisation qui vous intéressent, ou commencez par les conseils d'ordre général ci-dessous.

Si vous découvrez les projets Asana, ouvrez un modèle de projet dédié aux opérations pour vous familiariser avec leur organisation. Vous pouvez également importer une feuille de calcul dans laquelle vous planifiez déjà vos opérations pour créer rapidement un projet Asana à partir de celle-ci.

Conseils d'ordre général pour les projets d'opérations

Ces conseils sont utiles dans différents types de projets opérationnels pour vous aider à gérer plus facilement les plans de projet, les échéanciers, les mises à jour de statut et les priorités.

Gérer et suivre des groupes de projets, des chronologies et la capacité des équipes grâce aux Portefeuilles

• Les Portefeuilles vous aident à surveiller le statut de plusieurs projets à la fois pour repérer les priorités. Vous pouvez par exemple créer un portefeuille qui regroupe toutes les implémentations de logiciel afin de suivre leur progression.
• Assurez-vous que les responsables et chefs de projet publient régulièrement des mises à jour sur l'avancement des projets dans le portefeuille dont ils dépendent.
• Si vous souhaitez afficher les calendriers de projet sur une chronologie, ajoutez-les à un portefeuille, puis utilisez l'onglet Chronologie pour vous assurer qu'ils ne se chevauchent pas. Vous pouvez également l'utiliser comme calendrier principal des opérations pour le trimestre ou l'année.
• Gérez la bande passante de l'équipe et prenez des décisions de dotation éclairées en ajoutant les projets actifs de votre équipe à un portefeuille, puis accédez à l'onglet Gestion des ressources pour voir les plannings.

Hiérarchiser et organiser les tâches

• Les champs personnalisés vous aident à recueillir de manière homogène les informations sur chaque tâche, avec l'aide de menus déroulants, de champs numériques ou de champs de texte. Vous pouvez par exemple créer des champs pour suivre la progression, les coûts ou la priorité.
• Triez les projets par champ personnalisé pour grouper les tâches par champ (par exemple, en commandant une colonne dans une feuille de calcul) ou utilisez les champs pour créer des rapports qui vous aideront à identifier les éléments susceptibles d'être en retard.
• Les dépendances garantissent que les tâches sont effectuées dans le bon ordre afin que personne ne saute en avant ou ne se demande quand ils peuvent commencer de leur côté.
• Définissez des règles dans n'importe quel projet pour automatiser votre travail. Par exemple, créez une règle pour classer les nouvelles tâches dans un projet de réception de demandes relatives aux opérations, ou pour ajouter automatiquement des abonnés lorsqu'une tâche atteint une certaine étape.

Conseils pour les propositions de projets et les projets de demandes

Votre équipe des opérations reçoit de nombreuses demandes, questions et propositions de projets de la part des autres équipes ? Ces quelques conseils vous aideront à les traiter plus rapidement, en ayant toutes les cartes en main dès le départ et en utilisant un processus d'approbation bien huilé.

• Standardisez les demandes à l'aide de formulaires. Plutôt que de multiplier les allers-retours au sujet d'une demande et de ses exigences, créez un formulaire que chacun peut remplir afin de fournir à votre équipe toutes les informations nécessaires.
• Préservez le temps de travail de votre équipe : n'attribuez les demandes avec échéances et champ personnalisé de priorité aux membres de votre équipe qu'une fois la priorité de la tâche fixée. Votre équipe évitera ainsi de faire face à une avalanche de questions et ne sera pas perdue entre ses différentes tâches.

Conseils pour l'intégration des fournisseurs

Si votre équipe des opérations est responsable de la sélection ou de l'intégration des nouveaux fournisseurs, elle peut tout gérer sur Asana, de l'approbation du fournisseur au déploiement :

• Rendez vos e-mails exploitables pendant le processus de sélection des fournisseurs et d'intégration en utilisant les intégrations Asana pour Gmail ou Outlook pour que rien ne se perde.
• Créez un projet d'intégration afin d'établir un plan de mise en œuvre clair pour votre équipe. Utilisez ce projet pour gérer vos échanges et questions afin de tout regrouper en un seul endroit.
• Proposez à vos prestataires de vous rejoindre en tant qu'invités sur Asana pour leur donner accès à une liste de tâches concrètes, et afin qu'ils puissent répondre à votre équipe directement dans le projet d'intégration.

Conseils pour la planification des objectifs

Les équipes des opérations sont souvent responsables de la planification des objectifs et buts de l'équipe ou de l'entreprise. Facilitez la planification interfonctionnelle (annuelle ou trimestrielle) avec ce processus.

• Gagnez du temps à l'aide de modèles. Les buts et objectifs sont généralement fixés à intervalles réguliers. Démarrez rapidement avec toutes les étapes nécessaires grâce à un modèle Asana ou enregistrez votre propre modèle personnalisé.
• Clarifiez et simplifiez les approbations en utilisant des tâches d'approbation. L'approbateur peut ajouter ses commentaires à la tâche. Lorsqu'il prend sa décision, vous en gardez une trace claire et savez pourquoi le travail est approuvé (ou non).
• Une fois que vous avez défini vos objectifs, créez un portefeuille où vous pouvez suivre les principaux projets contribuant aux objectifs pour voir la progression et les délais. Assurez-vous que les chefs de projet et les chefs d'équipe fournissent régulièrement des mises à jour sur l'état d'avancement des objectifs dont ils sont responsables.

Créer des tâches d'approbation sur Asana.

Plus de ressources pour les équipes des opérations

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients simplifient leurs opérations avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :