Add-on Asana per Gmail

Utilizza l'add-on Asana per Gmail per trasformare le email in attività, assegnare responsabilità, impostare scadenze e sincronizzare i progetti. Questo add-on deve essere scaricato dal Gmail Add-on Marketplace e funziona con l'app di Gmail per Android e iOS.

Potrai anche scegliere gli eventuali allegati di un'email che desideri aggiungere all'attività in Asana.

Se sei l'amministratore del tuo dominio, puoi installare il componente aggiuntivo per tutta la tua organizzazione. Tieni presente che possono essere necessari fino a sette giorni prima che il componente aggiuntivo venga visualizzato con l'installazione dell'amministratore.

Inoltre, Google ora richiede agli amministratori di inserire il codice OAuth2-client-id per mettere in sicurezza l'app. Quello di Asana è il seguente: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Apri un'email e clicca sul logo Asana nel pannello laterale. Accedi utilizzando le credenziali del tuo account Asana.
  • Se l'add-on è stato appena installato, potrebbe non essere visualizzato immediatamente. In questo caso, prova ad aggiornare la pagina, uscire e riaccedere e/o aprire diverse email. A volte il caricamento dei componenti aggiuntivi di Google può richiedere alcuni secondi.
gmail add-on logo
 
  • Dopo aver effettuato l'accesso, vedrai l'opzione per creare una nuova attività e cercare un'attività dalla tua email.

Crea un'attività Asana da un'e-mail

gmail add-on create a task

Quando crei un'attività, puoi:

  1. Modificare il nome dell'attività
  2. Aggiungi un incaricato
  3. Imposta una data di scadenza
  4. Aggiungi descrizione attività
  5. Aggiungi l'attività a un progetto

Sincronizzazione email

La sincronizzazione delle email ti consente di sincronizzare le risposte email future alle attività su Asana. Ciò significa che non devi più creare più attività di Asana ogni volta che ricevi una nuova risposta via email e rimuove l '"intermediario" assicurandoti che il contesto dell'email venga condiviso con tutti i collaboratori che contribuiscono alla stessa attività o progetto.

Quando crei una nuova attività utilizzando il componente aggiuntivo di Gmail, puoi abilitare la funzione Sincronizza le risposte future a questa attività. Tutte le risposte future all'interno di questa conversazione verranno sincronizzate automaticamente con l'attività di Asana come commenti.

Dopo che un'attività è stata sincronizzata con un thread di email, puoi aggiungere collaboratori all'attività per condividere il contesto dell'email senza dover aggiornare regolarmente l'attività ogni volta che viene ricevuta una nuova risposta via email.

Configurazione e autenticazione della sincronizzazione delle email

  1. Apri Gmail e vai all'email da cui desideri creare un'attività.
  2. Apri la scheda di Asana dal pannello laterale destro.
  3. Accedi ad Asana cliccando su Accedi.
  4. Segui il flusso di autenticazione come mostrato nella GIF di cui sopra.
  5. Una volta effettuato l'accesso, puoi creare attività dalle email.

Sincronizzazione delle risposte alle email future

  1. Apri la scheda di Asana dal pannello laterale destro.
  2. In Opzioni, l'opzione Sincronizza le risposte future a questa attività sarà selezionata per impostazione predefinita. L'attività di Asana verrà aggiornata ogni volta che si riceve una nuova risposta via email. 
  3. Se non desideri sincronizzare le future risposte via email, deseleziona questa casella. 

Per interrompere la sincronizzazione delle email

La sincronizzazione delle email può essere interrotta in due modi:

  1. Su Su Asana, puoi rimuovere l'allegato selezionando Elimina allegato. Questa operazione interromperà la sincronizzazione. Se desideri eliminare i messaggi e-mail sincronizzati in precedenza, gli utenti con accesso di modifica possono farlo manualmente. 
  2. Nel componente aggiuntivo di Gmail, torna al thread di posta elettronica da cui desideri rimuovere la sincronizzazione. Clicca sul pulsante Interrompi sincronizzazione.

Sincronizzazione email per dispositivi mobili

La sincronizzazione delle email è disponibile anche sull'app per dispositivi mobili Gmail. Per configurare la sincronizzazione delle e-mail su un dispositivo mobile:

  1. Apri qualsiasi email e scorri verso il basso fino alla sezione dei componenti aggiuntivi di Asana per Gmail.
  2. La creazione di un'attività da qui fornisce anche la possibilità di sincronizzare le risposte future da un'e-mail alle attività create.

Tieni presente che questa opzione sarà disponibile tramite dispositivo mobile solo se è stata precedentemente installata sull'app web Gmail. 

Domande frequenti sulla sincronizzazione delle email

Chi può vedere i messaggi e-mail sincronizzati?

Tutti gli utenti che vengono aggiunti all'attività sincronizzata con un thread di posta elettronica possono vedere i messaggi di posta elettronica sincronizzati.

Voglio sincronizzare una conversazione e-mail con più di 5 messaggi. Perché i 5 messaggi più recenti della conversazione e-mail vengono visualizzati nella sincronizzazione quando creo l'attività?

Quando crei un'attività e desideri sincronizzare una conversazione e-mail con più di 5 messaggi, solo i 5 messaggi più recenti vengono inseriti nell'attività. Tuttavia, tutti i messaggi e-mail futuri vengono sincronizzati da quel momento in poi. 

L'email HTML è supportata?

Sfortunatamente no, il codice HTML viene convertito in testo quando viene visualizzato in Asana.

Non vedo l'opzione "Sincronizza risposte future". Cosa dovrei fare?

Questo può accadere se un utente ha effettuato l'accesso con l'indirizzo e-mail errato. L'indirizzo email utilizzato per accedere a Gmail deve corrispondere a quello utilizzato per completare il processo di autenticazione per l'add-on di Asana per Gmail.

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