Asana에서 IT 지원 데스크 요청 프로젝트를 생성하는 방법
프로젝트를 생성하기 위한 몇 가지 방법이 있습니다. 빠르게 시작하는 방법은 다음과 같습니다.
- Asana의 IT 지원 센터 템플릿으로 시작하여 팀의 필요에 맞게 설정합니다.
- 현재 요청을 추적하고 있는 기존의 스프레드시트를 가져옵니다.
정보 보안이 중요한 IT 관련 문제의 경우, IT팀만 볼 수 있는 비공개 프로젝트를 생성할 수 있습니다.
모든 Asana 템플릿에 액세스하는 방법
Asana를 무료로 사용하거나 지원 센터 프로젝트를 처음부터 직접 만들기를 선호하거나 Asana 프로젝트의 일반적인 모범 사례를 여기에서 시작하세요.
IT 요청을 추적하기 위한 팁
1. 양식을 사용하여 통일된 형식으로 요청을 수집하고 더 신속하게 조치를 취하세요
지원 센터 요청의 기본적인 세부 정보를 파악하느라 연락을 주고받다 보면 시간이 걸려 처리 속도가 늦어집니다. 그 대신 양식을 생성하여 모든 IT 요청에 관해 매번 필요한 세부 정보를 파악하세요. 양식은 요청 프로젝트에 직접 연결되어 요청하는 사람이 제공해야 하는 정보를 수월하게 제공하고 팀이 필요한 정보를 수집하여 업무에 착수할 수 있습니다.
Asana를 사용하지 않는 사용자를 포함하여 누구나
. 프로젝트 규칙을 추가하여 양식 제출 작업을 자동으로 IT팀의 팀원에게 배정하여 양식 제출 후에 우선순위가 지정되도록 하세요.
2. 대화와 이메일에서 요청을 실행 가능한 작업으로 만드세요
채팅이나 이메일로 많은 요청을 받는 경우, 요청자에게 양식 링크를 보낼 수 있습니다. 또한, 연동을 사용하여 대화를 신속하게 실행할 수도 있습니다.
실행 가능한 업무 또는 질문이 포함된 채팅이나 이메일을 받으면 수신함이나 메시지에서 해당 업무나 질문을 바로 Asana에 추가하여 작업으로 배정하고 요청 프로젝트에 추가할 수 있으며 이 외에도 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
이메일을 보내려면 Asana for Gmail, Outlook 또는 기타 이메일 클라이언트 추가 기능을 사용하세요. Asana for Slack 연동 기능을 사용해보세요.
3. 사용자 지정 필드로 요청을 정리하고 우선순위를 지정하세요
양식을 설정했다면 사용자 지정 필드로 수신된 업무 요청의 우선순위를 지정하고 카테고리별로 분류할 수 있습니다. 스프레드시트 사용에 익숙하다면 열을 정렬하고 필터링하여 분류할 수 있습니다. 프로젝트 매니저나 팀 리더만 볼 수 있는 곳이 아닌 업무에 대한 배경 정보를 함께 추적할 수 있는 곳에서 정보를 추적할 수 있기 때문입니다.
양식에 '요청 유형' 필드를 추가하면 프로젝트에 있는 동일한 사용자 지정 필드와 매핑할 수 있습니다. 그런 다음, 양식이 제출되면 팀에서 누가 기술 문제를 해결하고 있는지 또는 새로운 하드웨어를 구매하려 하는지 등이 새로운 작업에 명시됩니다.
4. 여러 프로젝트에서 요청 작업을 추적하여 업무 중복을 방지하세요
IT 요청이 더 큰 규모의 IT 업무와 이니셔티브에 반영되는 경우가 많습니다. 별개의 작업을 만드는 대신 여러 프로젝트에 작업을 보관하여 해당하는 모든 프로젝트에서 업무를 추적할 수 있습니다. 업무가 중복되지 않으며 적절한 맥락에서 정확한 정보를 확인할 수 있습니다.
- 작업에서
Tab + P키를 누르고 작업을 추가하고자 하는 프로젝트의 이름을 입력하세요.
예를 들어, IT팀이 개인 프로젝트 추적 대여 컴퓨터를 가지고 있을 수 있습니다. 새로운 컴퓨터 대여 요청이 들어오면 작업을 IT 요청과 컴퓨터 대여 프로젝트에 저장하고 나머지 컴퓨터 대여 프로젝트는 비공개로 유지할 수 있습니다.
5. 기한을 엄수해야 하는 요청을 확실하게 추적하세요
시급한 요청의 경우, 마감 시간을 사용하여 프레젠테이션, 데모, 출장 전에 문제가 해결되도록 할 수 있습니다. 작업의 마감일을 클릭한 다음 마감 시간 추가 를 선택하여 마감 시간을 지정하세요.
특정 작업이 일정한 주기로 반복되어야 하는 경우, 반복 작업으로 설정하여 계정 갱신이나 월간 주문 주기를 절대 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.
보고서를 작성하고 인력을 배정하기 위한 팁
포트폴리오와 워크로드로 프로젝트 진행 상태를 모니터링하고 IT 인력을 관리하세요
프로젝트 진행 상태를 파악하고 팀의 실행 가능한 업무량을 판단하기 위해 IT 리더는 보통 미팅, 이메일, 스프레드시트에서 정보를 취합합니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 정확하지 않을 수 있습니다. 대신, 모든 주요 IT 프로젝트와 IT 지원 센터가 포함된 프로젝트 포트폴리오를 생성하여 실시간 진행 상태, 마감일, 우선순위를 모두 한 곳에서 확인하세요.
그런 다음, 워크로드 탭을 사용하여 Asana에서 이미 팀에 배정된 작업을 기반으로 팀의 작업 수용량을 시각화하세요. 워크로드 기능을 사용하면 정보를 토대로 인력을 배정할 수 있어 업무량을 균형 있게 유지하고 중요한 IT 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다.
워크로드는 기본적으로 작업 개수 기준이지만 모든 작업이 동등하게 생성되지 않았다는 것을 압니다. 포트폴리오 프로젝트 전반에 각 작업에 필요한 작업량 수준 또는 총시간에 대해 정확하게 파악하기 위해 작업량 지표 사용자 지정 필드를 설정할 수 있습니다.
IT 지원 센터를 위한 리소스
더 많은 팁을 확인하고 싶으신가요? 시각적인 교육 자료를 참고하고 싶으신가요? Asana를 사용하는 고객들이 IT 요청을 어떻게 관리하는지 살펴보고 싶으신가요? 다음 리소스를 참조하세요.
| IT 요청을 위한 리소스 | 링크 |
|---|---|
| IT 요청 템플릿 | 템플릿 사용 |
| 비디오 튜토리얼 | 일반적인 업무 요청을 위한 Asana 사용법 시청하기 |
| 주문형 과정 | 일반적인 업무 요청을 위해 Asana 아카데미 등록하기 |
| 커뮤니티와 교류 | 예정된 교육 참가 또는 커뮤니티 포럼에서 스레드 시작 |