Med
Hjälpa ditt team att skicka färre e-postmeddelanden
Nästan alla är vana vid e-post, och det kan vara svårt att bryta gamla vanor. Men det är viktigt att ditt team förstår när de bör använda Asana och när de bör använda e-post, och att de konventioner som du fastställer efterlevs - annars kommer du att fastna i samma problem. Våra tips om konventioner och exempelarbetsflöden nedan kan hjälpa dig att komma igång när du låter vissa saker övergå från e-post till Asana.
För en snabb genomgång av hur du använder Asana och e-post tillsammans kan du se Använda Asana.
Det enklaste sättet att flytta över arbete till Asana är att omvandla e-postmeddelanden till uppgifter - särskilt om du kommunicerar med någon utanför din organisation (t.ex. en entreprenör, en byrå eller kunder). På så sätt kan du behålla din e-postinkorg för korrespondens och använda Asana för att hantera och prioritera arbete. Övergången går snabbt och enkelt med våra e-postintegrationer.
Prova Asana för Gmail- eller Outlook-appar
Om du använder Gmail och Outlook kan du prova Asana för Gmail-tillägget eller Asana för Outlook-appen för att omvandla e-postmeddelanden direkt till uppgifter, tilldela uppgifter till teamkollegor, ange slutdatum och lägga till uppgiften i ett projekt - utan att lämna din e-postinkorg. Detta gör att ditt arbetsflöde går blixtsnabbt.
Om en kund till
Omvandla e-postmeddelanden till Asana-uppgifter
Om du inte använder Gmail eller Outlook kan du fortfarande vidarebefordra e-postmeddelanden till x@mail.asana.com så att de automatiskt hamnar i Mina uppgifter. Mer detaljerade instruktioner finns i vår Hjälpartikel om att vidarebefordra e-post till Asana.
Du kan också prova andra e-postintegreringar såsom Newton.
Hantera e-post från Asana
Asana kan också skicka e-postmeddelanden till dig med nya aviseringar. Vi rekommenderar att du låter det här vara aktiverat tills du har vant dig vid att använda Asana och kontrollera din inkorg dagligen. Det är också till hjälp om du helt enkelt arbetar mycket med e-post, eftersom du kan genomföra uppgifter från din inkorg. Med hjälp av e-postmeddelanden med aviseringar från Asana kan du:
- Märka uppgifter som slutförda - svara med
Slutförd. - Kommentera uppgiften - svara med din kommentar i e-postmeddelandet
- Tilldela uppgiften - svara med din teamkollegas e-postadress i fältet ”Till”
- Lägga till en uppgiftsföljare - svara med din teamkollegas e-postadress i fältet ”Kopia”
Om du får för många e-postmeddelanden eller om du inte behöver dem längre kan du stänga av dem i Mina inställningar.
Exempel på arbetsflöden mellan Asana och e-post
Nu när du förstår mer hur Asana fungerar tillsammans med e-post är det dags att ta reda på hur du kan maximera din produktivitet med båda:
Generella tips:
- I stället för att skicka förfrågningar eller frågor till dina kollegor via e-post kan du försöka tilldela uppgifter till dem. Lägg till alla som du vill ha som samarbetspartner för en uppgift så att de kan hålla sig uppdaterade.
- Använd kommentarer till uppgifter i stället för att skriva och besvara e-postmeddelanden. Då har ni all information om arbetet i sitt sammanhang. Ge en tumme upp för att tacka eller visa att du såg en kommentar.
- Bilagor kan vara svåra att hitta och hantera i e-postkonton. Genom att bifoga dem till Asana-uppgifter finns de just där du behöver dem när du börjar arbeta med något.
- Om du behöver följa upp ett e-postmeddelande kan du använda en e-postintegrering eller vidarebefordra e-postmeddelandet och därigenom skapa en påminnelseuppgift i Asana i stället för att spåra det någon annanstans.
Kommunikationer:
- Bjud in gänster - Om det blir för mycket kommunikation fram och tillbaka mellan dig och någon utanför din Asana-domän kan du överväga att bjuda in dem till Asana som gäst och därigenom göra kommunikationen och åtgärdspunkterna mer direkta och spårbara.
- Privat kommunikation - Använd meddelanden när du vill kommunicera direkt med en person eller ett team privat, samtidigt som du kan hänvisa till annat arbete i Asana genom att @omnämna det.
- Statusuppdateringar- Du kan @omnämna teamkollegor, uppgifter och projekt i Asana i din uppdatering. Teamkollegor kan kommentera uppdateringen i stället för att starta långa e-posttrådar där bilagor och svar kan gå förlorade.
Specifika projekt:
- Kampanjplanering- Om du samarbetar med en byrå kan du omvandla e-postmeddelanden till godkännandeuppgifter för att uppmärksamma granskaren och tydliggöra när de har blivit godkända.
- Kreativa förfrågningar- Om någon från din organisation skickar ett e-postmeddelande till dig och ber dig att skapa eller designa något åt dem, kan du använda integreringar eller vidarebefordran för att omvandla det till en uppgift och spåra det tillsammans med annat arbete i ditt förfrågningsprojekt. Då kan du prioritera förfrågan i förhållande till annat arbete och se till att samma arbete inte pågår någon annanstans - något du inte kan göra i e-post.
- Händelseplanering- Om en leverantör hör av sig till dig med en offert eller evenemangsspecifikationer kan du omvandla e-postmeddelandet till en Asana-uppgift i ditt evenemangsprojekt och diskutera det med ditt team.
- Designkritik - I stället för att ge och ta emot feedback via e-post kan du använda korrektur när du vill lämna kommentarer direkt på en bild, så att den är kontextuell och lätt att referera till för den som har skapat bilden.
Sättet på vilket varje team använder Asana och e-post tillsammans kommer att variera, men förhoppningen är att Asana kan bidra till att minska antalet e-postmeddelanden som du skickar till ditt team. Och för alla de e-postmeddelanden du skickar och får kan du enkelt flytta mellan Asana och e-post för att hålla dig uppdaterad och produktiv.
Det är ingen hemlighet -- Asana erbjuder 30-dagars gratis provperioder. Starta din idag. Prova gratis