Planering av insamlingsevenemang

Skapa ett projekt för ditt insamlingsevenemang i Asana

Man kan skapa en evenemangsprojekt på olika sätt. För att komma igång snabbt:

1. Kom igång med vår mall för insamlingsevenemang och anpassa den till din organisations behov.
2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att hantera evenemang.

Komma åt alla Asana-mallar

Om du föredrar att skapa din egen evenemangsplan från grunden eller vill få tips om bästa praxis för Asana-projekt kan du börja här.

Planerar du flera insamlingsevenemang samtidigt?

Om du använder vår mall:

1. Kopiera [EXEMPELUPPGIFTEN] i mallen, byt namn på den och omvandla den till ett projekt.
2. Lägg sedan till de här projekten i en portfolio som hjälper dig att hantera och spåra alla dina insamlingsevenemang på ett och samma ställe.

Arbetar du med leverantörer, byråer eller uppdragstagare?

Att spåra deadliner, tillgångar och konversationer mellan flera externa parter via e-post gör det mer komplicerat. Överväg i stället att bjuda in externa parter som gäster till ditt projekt. På så sätt kan de se dina planer och du kan fastställa tydliga deadliner och spåra leveranser.

Behöver du hålla annat evenemangsarbete privat? Du kan fortfarande bjuda in externa parter till Asana, men ange att ditt projekt är privat och lägg bara till dem som uppgiftsföljare. Då kommer de bara kunna se den uppgiften.

Tips för att hantera och arbeta med evenemang

Nu när du har skapat projektet för planering av ideella evenemang hjälper de här tipsen dig att hantera och spåra varje detalj i projektet när arbetet börjar.

1. Kartlägg din evenemangsplan (och justera efter behov) med tidslinjen

De flesta evenemangsplaner har viktiga deadliner och beroenden som leder fram till den stora dagen. Tidslinjen hjälper dig att kartlägga dem i din plan innan du börjar med att säkerställa att alla delar passar ihop för ett sömlöst evenemang.

Skapa en plan med tidslinjen:

1. Dra och släpp uppgifterna för att schemalägga dem på tidslinjen. Om du identifierar konflikter kan du också dra och flytta uppgifterna för att omplanera dem.
2. Utöka datumintervallen för uppgifterna så att de tilldelade personerna bättre kan planera in tiden de behöver för att hålla deadlinerna.
3. Om uppgifterna måste slutföras i en viss ordning skapar du beroenden genom att hålla muspekaren över en uppgift och sedan dra punkten till en tillhörande uppgift.

När arbetet väl har inletts kan tidslinjen också hjälpa dig att anpassa din plan. Om det till exempel tar längre tid än väntat att boka en lokal kan du ändra deadliner och se hur det påverkar din plan i stort med hjälp av tidslinjen.

2. Håll reda på viktiga e-postmeddelanden (samtidigt som du spenderar mindre tid i din inkorg) med e-postintegreringar

Du kan alltid bjuda in leverantörer till ditt evenemangsprojekt, men om du kommunicerar via e-post kan du prova integreringarna med Asana för Gmail, Outlook eller andra e-postklienter. När du får e-postmeddelanden med viktiga dokument eller genomförbart arbete kan du lägga till dem i Asana direkt från din inkorg för att tilldela dem som en uppgift, lägga till dem i ditt evenemangsprojekt och mycket mer. Viktiga planeringsdetaljer och uppgifter kommer inte längre att försvinna bland alla e-postmeddelanden (och du behöver inte lägga en massa tid på att organisera din inkorg).

3. Skapa genomförbar feedback som kan användas direkt på tillgångarna för insamlingsevenemanget med kvalitetskontroll

Att kunna ge och implementera feedback på evenemangstillgångar (t.ex. e-postinbjudningar eller evenemangsaffischer) kan vara skillnaden mellan att att gå obemärkt förbi och en viral succé. Kvalitetskontroll i Asana gör det enkelt för granskare att kommentera direkt på tillgångar, så att feedbacken ges i rätt sammanhang. Varje kommentar blir en genomförbar underuppgift som kreatören sedan kan implementera.

När ni brainstormar kring tillgångar eller kreativa idéer för ert evenemang kan du skapa en uppgift per tillgång/idé och använda gilla-knappen för att ha omröstningar i teamet.

Tips för att hantera arbetet på evenemangsdagen

1. Arbeta när du är på språng och offline med Asana-mobilapparna

Om ditt team förbereder sig på plats kan det vara svårt att få tillgång till viktiga uppgifter och se vad som återstår på listan över saker att göra. Asanas mobilapp håller ditt team anslutet till evenemangsplanen (även om du är offline) före, under och efter evenemanget.

2. Håll realtidskonversationer genomförbara med Slack-integreringen

Många team använder både Asana och Slack för att samordna och kommunicera runt arbetet - särskilt när det är dags för ett evenemang. I stället för att välja mellan verktygen kan teamen använda dem tillsammans med Asana för Slack-integreringen.

Om en teamkollega ber dig om feedback på en presentation och du är upptagen med ett annat ärende för evenemanget, kan du skapa en Asana-uppgift direkt från en Slack-konversationen så att du inte glömmer något och har tillgång till allt sammanhang.

Tips för att rapportera om arbetet med ett evenemang och dess förlopp

1. Kommunicera med hela teamet (utan fler möten)

I stället för att kalla till ett möte när du vill kontrollera statusen på en uppgift eller ge en uppdatering till teamet finns det ett antal olika sätt att göra det i Asana:

• Kommentera på en uppgift för att ge en uppdatering om dess förlopp, ge feedback, eller ställa en fråga.
• Använd uppdateringar av projektstatus (via fliken Förlopp i ditt projekt) när du vill kommunicera de viktigaste uppdateringarna om projektets förlopp, till exempel om milstolpar, deadliner eller något som är i riskzonen.
• @omnämn dina kollegor, relevanta uppgifter, projekt eller konversationer för att direkt länka till dem i en beskrivning eller kommentar.
  
  

2. Bevaka förlopp och hantera personal i flera evenemang med portfolior och arbetsbelastning

För att förstå evenemangsförlopp och uppskatta teamets kapacitet måste evenemangsplanerare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylark, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en projektportfolio med alla evenemangsplaner för att se förlopp i realtid, evenemangsdatum och prioritet på ett och samma ställe.

Använd