任務動作

任務是Asana中的基本行動單位。 您可以：建立新任務、複製現有任務、將兩個任務合併在一起、列印任務或刪除任務。

任務名稱會列在主窗格中。 點選任一任務，即可在任務詳細資訊窗格中載入其詳細資訊。

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建立任務

在主窗格的清單中輸入任務，或使用快速新增捷徑，即可快速建立任務。 您也可以從與您的帳戶關聯的任何電子郵件地址或透過您的iOS和Android裝置傳送訊息，藉此建立任務。

任務名稱通常是任務所需進行的動作，而更多具體資訊則顯示於任務描述(此欄位顯示於任務詳細資訊窗格)以及評論中。

在清單中輸入任務

將Asana的主窗格想像成文字編輯器。 在主窗格中輸入文字，即可建立和編輯任務。

若要建立新任務：

  1. 選擇主窗格中的任何現有任務
  2. 按鍵盤上的Enter鍵
  3. 開始輸入任務名稱

如果您沒有為任務命名，則任務會自動刪除。 若要保留空白任務，只需在標題欄位中新增空格即可。

從清單檢視新增任務

若要從清單檢視新增任務：

點選主窗格右上方附近的+新增按鈕。

使用快速新增

使用快速新增功能，即可在Asana中的任何位置輕鬆建立任務。

若要使用快速新增按鈕建立任務：

  1. 按一下頂端列中的「快速新增」按鈕
  2. 選擇任務

按鍵盤上的Tab + Q可開啟「快速新增任務」對話方塊。

New Quick Add

在快速新增任務視窗中，您可以：

  1. 命名任務
  2. 指派任務
  3. 將任務關聯至專案
  4. 新增任務描述
  5. 上傳檔案
  6. 設定截止日期
  7. 新增協作者至任務

當您新增項任務至使用項項目的專案時，可用的自訂欄位會顯示在快速新增功能表中。

任務權限

進一步了解任務權限，以及如何在指南的權限部分進行調整。

任務動作

若要對任務執行動作：

  1. 點選任務詳細資訊窗格中的三點圖示，然後從任務動作功能表中選擇

此時，您可以：

  1. 進入全螢幕模式
  2. 新增至專案
  3. 標記為裏程碑
  4. 設為依存項
  5. 新增標籤
  6. 複製任務
  7. 建立後續任務
  8. 將任務設為公開
  9. 列印
  10. 存取進階動作

裏程碑

所有Premium版、Business版與Enterprise版客戶均可使用裏程碑功能。

裏程碑 標記 專案時間軸上的特定時間點，以追蹤取得成功必須達到的主要進度點。 在Asana中，裏程碑為一種任務類型。 這表示專案中的任何任務都可以 變 成 裏程碑。

 

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建立裏程碑

Milestones 1

若要從專案建立裏程碑：

  1. 點選「新增」按鈕旁的下拉式箭頭
  2. 選擇新增裏程碑

您也可以將現有任務轉換為裏程碑。

Milestones 1

若要將任務轉換為裏程碑：

  1. 點選三點圖示
  2. 選擇標記爲裏程碑

複製任務

若要複製任務：

  • 點選任務詳細資訊窗格中的三點圖示
  • 選擇複製任務
  • 確定您希望在副本中看到的任務組成部分
  • 選擇建立新任務

您一次只能複製一項任務。

合併重複任務

若某個任務與另一個極為相似，您可以在「任務詳細資料」窗格中將兩個任務合併。

若要合併重複任務：

  1. 點選任務詳細資訊窗格中的三點圖示，然後選擇合併重複任務
  2. 開始輸入想要合併的任務名稱，或在下拉式清單中選擇一個
  3. 找到並點選重複任務

您將導覽至另一個任務(其專案將在主窗格中載入) ，您會在主窗格頂端看到一個復原選項。

重複任務的標籤、協作者和點讚將新增至主任務。 重複的任務將被標記為完成，您會看到[重複項]一詞貼在其名稱上。

我們會透過電子郵件(如果他們已開啟電子郵件通知)或收 件匣通知下列人員有關合併事宜：  

  • 重複任務的協作者
  • 主任務的建立者與任務指派對象

來自重複任務的附件將不會新增至主任務。

複製任務網址，輕鬆與您的同事分享。

若要複製任務連結：

  1. 點選任務詳細資訊窗格頂端的複製任務連結圖示

將任務轉換為專案

task to project

若要將任務轉換為專案：

  • 點選任務詳細資訊窗格中的三點圖示
  • 瀏覽至「轉換至」，並從下拉式選單中選擇「專案」
  • 輸入專案名稱
  • 選擇您想將專案新增至的團隊
  • 選擇空白專案或使用範本
  • 選擇「轉換」

在組織中，您還可以選擇應在哪個團隊中建立專案。 根據預設，專案將在與原始任務相同的團隊中建立。

您的新專案

任務轉換為專案後，其許多詳細資料會轉換為新專案：

原始欄位： 新欄位：
任務名稱 專案名稱
任務指派對象 專案所有者
任務協作者 專案成員
子任務 上層任務

此外，指向原始任務的連結也會包含在專案描述中。

任務檔案和任務評論不會轉換，將保留在原始任務中。

原始任務

指向新專案的連結將包含在原始任務的右窗格中。

權限

任務轉換為專案後，新專案將繼承原始任務的權限。

專屬於一組成員的任務將會轉換為：

  • 至免費工作空間、團隊或組織中的公開專案
  • 專屬於Premium版工作空間、團隊或組織中成員羣組的專案

如何新增項任務至專案

add task step 1

若要新增項項目至專案：

  • 點選任務詳細資訊窗格中的三點圖示，然後選擇新增至另一個專案
  • 搜尋並選擇您要新增任務的專案

您也可以使用捷徑Tab + P將任務新增至另一個專案

from task details

從任務詳細資訊：

  • 點選「專案」下任務詳細資訊窗格中的「+」
  • 遊標暫留於新增此任務至另一個專案，然後點選
  • 搜尋並選擇您要新增任務的專案

列印任務

您可選擇列印特定任務及其詳細資料。

若要列印單一任務：

  1. 點選右窗格中的三點圖示
  2. 選擇「列印」

不妨在此深入瞭解如何列印完整的任務清單。  

完整螢幕模式

若您想要專注於單一任務或在會議中進行簡報，請進入全螢幕模式。

若要進入全螢幕模式：

  1. 點選任務詳細資訊窗格頂端的全螢幕圖示

您也可以使用鍵盤捷徑Tab + X進入全螢幕模式

複選

 

multiselect

複選是一種簡單且有效率的方式，可一次針對多項任務採取行動。

若要從主窗格中的清單檢視中選擇多個任務，請使用以下任一方法：

 

點選+ Shift +點選

  • 點擊您想要選擇的第一項任務
  • 按住鍵盤上的Shift鍵
  • 點選所需選擇範圍內的最後一個任務

點選+ Shift +箭頭

  • 點擊您想要選擇的第一項任務
  • 按住鍵盤上的Shift鍵
  • 使用向上或向下箭頭選擇相鄰任務

請按一下並拖曳

  • 點擊您想要選擇的第一項任務
  • 將滑鼠拖動到所需選擇中的最後一個任務

Ctrl/Cmd +點擊（適用於非相鄰任務）

  • 按住鍵盤上的CTRL或⌘鍵
  • 按一下各所需任務
multiselect 2

複選任務並顯示工具列之後，您就可以：

  1. 將其新增至專案或移動至專案中的其他區段
  2. 複製任務連結
  3. 刪除任務
  4. 存取其他任務選項

複選任務後，您可以大量變更指派對象、截止日期或自訂欄位。

multiselect 3

點選三點圖示後，您可以：

  1. 將所有已選取的任務標記為未完成
  2. 新增協作者至所有已選取的任務
  3. 將所有任務標記為裏程碑
  4. 將所有任務標記為 核準
  5. 將所有任務依存於另一個任務
  6. 合併重複任務

請記住，您可以使用鍵盤快捷鍵來執行上面列出的大多數操作。

您還可以在主窗格中拖放所選任務，以將其移動至專案的另一個區段。

 

刪除任務

若您建立的任務有誤或認為不必要，您可以將其刪除。

刪除任務的方式有兩種：

  • 在主窗格中：點選想要的任務，然後按鍵盤上的Tab + Backspace鍵
  • 在任務詳細資訊窗格中：點選三點圖示，然後從下拉式功能表中選擇刪除任務 
delete task

若要從任務詳細資訊窗格中刪除任務：

  1. 點選任務詳細資訊窗格中的三點圖示
  2. 選擇刪除任務

 

已刪除項目檢視

您需要建立「已刪除項目」搜尋檢視，然後將此檢視新增至側邊欄。 已刪除項目檢視可讓建立或刪除任務、目標、子任務或訊息的人員還原任務、目標、子任務或訊息。 這相當於電腦上的垃圾桶或回收桶。

Premium版、Business版與Enterprise版使用者只要開始進階搜尋並按照以下步驟操作，即可建立「已刪除的項目」檢視：

deleted items view.png


若要搜尋已刪除的項目或建立已刪除的項目搜尋檢視：

  1. 點選Asana執行個體頂端的搜尋列。
  2. 按一下清單底部的「進階搜尋」。
  3. 按一下新增篩選條件。
  4. 選取「更多」>「已刪除...」，然後按一下「搜尋」
  5. 點選搜尋結果旁邊的星號圖示，並將儲存的搜尋結果命名為「已刪除的項目」或類似 然後，此搜尋將新增至側邊欄中的「我的最愛」。

 

請注意，您需要將該搜尋設為最愛，才能將其顯示在側邊欄中。

 

已刪除的任務將在已刪除項目中保留30天，之後將被永久刪除。

 

您也可以在「已刪除的項目」檢視中找到已刪除的訊息。

使用Basic版方案
的使用者需要聯絡客戶服務團隊，才能恢復已刪除的項目。