自訂欄位

 

點選「管理自訂欄位」將帶您前往專案的「自訂」功能表，您可以在其中新增自訂欄位、變更欄位在任務窗格中顯示的順序等。

編輯欄位

您可以使用工具列或欄標題編輯自訂欄位。

點選欄位名稱旁的鉛筆圖示，即可編輯欄位。

 

您也可以使用欄標題編輯自訂欄位。 按一下自訂欄位旁的下拉式箭頭，然後選擇編輯欄位。

對於組織中的全域自訂欄位，對其進行的編輯將全域應用於您在中使用該欄位的所有專案。

如何永久刪除欄位：

若要永久刪除欄位：

1. 點選欄位名稱旁的鉛筆圖示
2. 按一下「刪除欄位」
3. 輸入欄位名稱
4. 按一下「刪除」

編輯下拉式欄位

編輯下拉式欄位時，您可以：

重新排列下拉式選項

若從欄位的值選項移除下拉式值，使用該值的任務將保留已刪除的值。 然後可以將欄位變更為其他值，但您無法將欄位變更回已刪除的項目。

編輯編號欄位

編輯數字欄位時，您可以：

減少字段的小數位將保留所有當前值，但它們將被向上/向下舍入。 增加欄位的小數位，原始值就會再次出現。

從專案中移除自訂欄位

若不再需要或不再適用，請從專案中移除您的欄位。

移除欄位只會將其從目前專案中移除，並不會完全刪除該欄位。 您組織中具有相同欄位的其他專案將保留此欄位，該欄位仍可新增至您組織中的其他專案。

保留值

從專案中移除欄位並不會從專案任務中刪除欄位的值。

若您的欄位已填入，自訂欄位及其值仍會顯示在任務詳細資料的右窗格中。

若您的欄位為空，自訂欄位也將從任務詳細資訊的右窗格中消失。

隱藏自訂欄位

您可以點選工具列中的「自訂」標籤頁並點選切換圖示，以隱藏自訂欄位。

依自訂欄位排序

從您的專案工具列

在清單檢視中按自訂欄位對專案進行排序。

若要按自訂欄位對專案進行排序：

1. 點選專案工具列中的排序圖示
2. 選擇您的自訂欄位

若要將其儲存為預設檢視，請按一下專案標題旁的下拉式箭頭，然後選擇「將版面配置儲存為預設」。

使用欄標題中的插入符號進行排序

您也可以使用專案標題中的插入符號依自訂欄位排序。

調整任務的自訂欄位值會自動重新排序專案。

自訂欄位和搜尋檢視

使用搜尋檢視，在多個專案中使用相同的自訂欄位搜尋任務。

首先，按一下搜尋列，即可存取進階搜尋選項。 從該處點選「新增篩選條件」，然後選擇「新增自訂欄位」

您必須將自訂欄位新增至您組織的欄位庫，才能在進階搜尋選項中顯示。

貨幣和百分比欄位標籤

您可以根據貨幣或百分比建立數字自訂欄位。

在專案的清單網格檢視中：

1. 點選工具列中的「自訂」圖示
2. 按一下「新增欄位」

在新增自訂欄位標籤頁中：

計算總和值

按一下欄末的「總和」，即可計算：

1. 總和
2. 平均
3. 最小值
4. 最大值
5. 總數

權限

誰可以修改專案的自訂欄位？

在Premium版、Business版與Enterprise版團隊、事業處或組織中，任何擁有專案存取權限的人都可以新增、編輯或移除其自訂欄位，前提是他們擁有該專案的編輯存取權限，而非僅評論存取權限。

在專屬專案中：專案所有者和專案成員可以檢視和修改專案的欄位。

請求加入或專屬團隊的公開專案：專案所有者、專案成員和專案團隊成員可以檢視和修改專案欄位。

公開團隊中的公開專案：專案所有者、專案成員、專案團隊成員以及所有組織成員都可以檢視和修改專案欄位。

組織訪客(沒有公司電子郵件地址的訪客)無法建立、編輯或刪除自訂欄位。 他們也無法使用進階搜尋工具搜尋。 他們只能輸入或編輯現有自訂欄位的值。

鎖定自訂欄位

Business 版和Enterprise版客戶可在建立時或編輯現有欄位時選擇鎖定自訂欄位。

存取自訂欄位的設定時，您可以選擇讓所有成員都能編輯自訂欄位，或限制編輯存取權限僅限您自己。

自訂欄位鎖定可由鎖定欄位的成員或Asana系統管理員隨時覆寫。 若要以系統管理員身分解鎖自訂欄位，請聯絡我們的支援團隊。

使用自訂欄位

自訂欄位可協助您視團隊需求追蹤工作。 任何欄位的名稱和價值都由您決定，可能性幾乎無窮無盡。 以下是顯示不同工作流程欄位類型的幾個範例：

自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。 使用30天免費Asana試用，親自體驗。免費試用

優先順序

您可以使用自訂欄位指明任務的優先順序等級。 例如，使用Asana進行錯誤追蹤的工程團隊可以建立下拉式欄位來設定錯誤的優先等級(低、中、高)。

實施後，您可以在清單檢視中向下篩選任務，只專注於設定特定欄位值的任務。 點選任務清單頂端的「篩選」，然後點選「自訂篩選」。 例如，這可讓您只檢視「高」優先順序的任務。

使用顏色來區分下拉式欄位選項。 例如，紅色可能代表「高優先順序」。

核準

所有Business版和Enterprise版客戶均可使用核準功能。 這是一個加快工作流程週期的流程。 核準人可以執行三個動作之一：核準、請求變更或拒絕。

如何建立核準

1. 在任務窗格中點選三點圖示
2. 點擊標記為核準

您也可以前往「如何完成核準並識別核準」

搜尋

若您想要在不同專案中僅挑出標記有特定欄位的任務，則可以使用進階搜尋來依該欄位的名稱進行搜尋。 例如，內容行銷經理可以只對標記為「起草中」的任務進行進階搜尋，以瞭解整個團隊中有多少新內容正在進行中。

成本核算

使用自訂欄位的另一種方法是追蹤工作請求和時間成本。 設計團隊可能會有一個範本任務，供他人提出設計請求。 他們可以使用數字自訂欄位讓請求者輸入預計完成工作所需的時間。 然後，設計師可以根據情況排定工作時間的優先順序，並在決定是否繼續工作之前，先瞭解自己正在處理的工作量。

複選包含數字欄位的任務以將其總和加起來：

資訊追蹤

若您將Asana用於應徵者追 蹤或帳戶追蹤，您可以使用文字欄位輸入電子郵件地址、電話號碼、公司或地址等特定資訊。

使用標籤與自訂欄位

在Asana中，標籤和自訂欄位可讓您對資訊進行分類、篩選和表示。 一般而言，自訂欄位最適合用於整個組織的標準用途，而標籤則較為非正式。 我們強烈提倡使用自訂欄位，這比標籤更強大且更明顯。 根據您的工作流程，您可能會發現您的團隊以不同的方式使用它們，但這裡有一些情境可以幫助您決定：

您可在下列情況中使用自訂欄位：

• 想要新增特定資料至專案中的所有任務
• 需要提供額外的情境資訊，以便對類似任務進行分組，以便輕鬆檢視、更非正式地檢視，且不需要與自訂欄位允許的相同粒度層級
• 擁有跨專案追蹤任務所需的標準資訊(例如：優先順序、時間成本、工作階段)
• 希望確保您的隊友為專案中的每個任務填寫特定資訊
• 需要依據特定資料欄位進行排序或搜尋

您可在下列情況中使用標籤：

• 需要臨時標記，你有無限的選項，或者不太確定建立時需要標記什麼
• 需要查看「我的任務」中的標籤
• 只需在專案中標記少數任務
• 要標記範本任務

在子任務中使用自訂欄位

請務必注意，子任務不會自動繼承專案關聯、標籤，也不會繼承其上層任務的指派對象或協作者，即使您可能會在子任務詳細資料窗格的頂端看到上層專案的名稱。

第一個層級的子任務會自動繼承上層任務的自訂欄位。 若要提取自訂欄位資訊，您需要使用Tab + P開啟專案欄位，或點選子任務窗格右上角的三點圖示並選取「新增至專案」，將下一層級的子任務(子子任務)新增至專案。

使用自訂欄位追蹤網址連結

使用文字欄位時，您可以在自訂欄位中追蹤連結。 若您在文字欄位中輸入網址連結，則可以直接從任務窗格存取該連結。 在自訂欄位中點選連結後，頁面將在新視窗或分頁中開啟。

若要使用文字欄位追蹤URL連結：

1. 在文字欄位中輸入網址
2. 點選主窗格或右側任務窗格中的造訪連結圖示

僅可在Asana Premium版或更高版本中使用自訂欄位。

 

升級

自訂欄位通知有助於讓專案中的每個人都能掌握最新狀態，瞭解工作所處的階段以及接下來需要進行的事情。 它將簡化工作獲得批準的流程，以便您可以快速將工作分階段進行，確保在期限內完成。

對自訂欄位進行變更的人員將不會收到通知。

自訂欄位通知

您可以隨時為新的和現有的下拉式欄位開啟自訂欄位通知。

建立新的下拉式欄位時，勾選「通知」核取方塊，以便在此欄位的值變更時通知任務協作者。

若要開啟現有欄位的通知，請按照以下步驟操作：

1. 點選「自訂檔案」 
2. 點選Fields (欄位)分頁
3. 點選鉛筆圖示以編輯欄位設定，並勾選通知方塊

自訂欄位通知僅限下拉式欄位使用。

若您是任務協作者，每次變更欄位值時，您都會收到收件匣通知。

誰會收到自訂欄位通知？

若自訂欄位對您的組織或團隊公開，且有人勾選了通知方塊，則每次變更該欄位的值時，當時使用該欄位的任何人都會收到通知。 若您想要在特定任務的欄位值變更時收到通知，您必須成為任務協作者。

專案成員只有在追蹤已變更欄位值的任務時，才會收到自訂欄位通知。