值得探索的熱門功能

Asana中最主要的「啊哈!」時刻之一是,客戶意識到他們可以跨Asana連結他們的工作,並在不同的地方查看它,而無需複製任何東西或失去情境資訊。

使用@提及功能Ping隊友並參考其他工作

@ mentioning

@提及:

輸入@ ,然後開始輸入任務、專案、訊息或人員名稱。

@提及可從Asana中的任何描述或評論欄位建立Asana專案、訊息、隊友或任務的連結。

使用@ mentioning的時機

  • 連結至背景資訊: @提及其他任務、專案或訊息,即可立刻存取過去的工作紀錄及情境。 您的隊友便無須自行搜尋這些資訊。

  • 喚起相關任務-若某個任務與另一個相關,您可以在評論或任務描述中@提及另一個任務,以便隊友瞭解正在進行的其他相關工作。

  • 向特定隊友發表評論:在任務或對話中@提及隊友,將其新增為追蹤者。 他們會收到通知,並可以將注意力轉移至您的評論。

跨專案歸屬:將同一個任務新增至多個專案,並避免重複工作

輸入標籤頁+ P ,並使用出現的+按鈕任務新增至所需數量的專案中。 如果任務已更新,則變更會反映在兩個專案中(因為它是同一個任務,但會列在兩個專案中)。

新增任務至多個專案的時機

  • 您想要在會議中討論任務將該任務新增至您的會議專案,並將其保留在原始專案中。 然後,您就不會忘記討論它,並且可以在圍繞它進行的工作的脈絡中查看它。

  • 該任務與多個專案相關:新增需要交接或兩個團隊共同工作的任務至兩個團隊的專案。 然後,每個人都可以追蹤進度,而無需複製有關任務的資訊或討論。

  • 您的任務與高階目標或裏程碑相關:與您的團隊或公司一起追蹤專案中的目標。 當您的專案追蹤您為實現該目標而採取的步驟時,您可以將目標任務保留在您的目標專案中,也可以將追蹤您的計劃的專案保留在您的目標專案中。

確保工作在正確的時間開始,並使用相依性進行排序

為了更順暢、更清晰的交接,請將任務標示為彼此依存。 隊友會知道他們可能會阻擋誰,以及他們在等誰。 您可以在任務中進行設定,或在時間軸檢視中輕鬆拖放。

Drawing Dependencies Gif

若第一個任務的截止日期有所變更,您會收到通知,以便您可以相應地更新依存任務的截止日期。

使用相依性的時機

  • 產品發佈:「向所有用戶發佈」正在等待「納入測試版測試人員的意見回饋」
  • 編輯行事曆:「Finalize blog for staging」正在等待「整合文案編輯」
  • 活動策劃:「安全場地」正在等待「批準預算」
  • 錯誤追蹤:「優先修復」正在等待「重現錯誤」
  • 設計評論:「開始設計」正在等待「選擇調色盤」
  • 新員工到職:「選擇福利」正在等待「從IT獲取登入資訊」

使用自訂欄位,篩選、排序和追蹤特定詳細資料

新增自訂欄位至專案,表示您可以在每個任務中追蹤更多資訊。 建立不同類型的自訂欄位,即可擷取結構化資訊,並更輕鬆地追蹤組織專案和工作的進度、狀態、成本、工作負荷、優先順序以及許多其他資料點。

使用自訂欄位的時機

您可在下列情況中使用自訂欄位:

  • 想要新增特定資料至專案中的所有任務
  • 擁有跨專案追蹤任務所需的標準資訊(例如優先順序、時間成本、工作階段)
  • 希望確保您的隊友為專案中的每個任務填寫特定資訊
  • 需要搜尋或報告特定資料欄位(例如優先順序、營業時間、階段等)

擷取專案簡介並請求詳細資訊,以便藉助表單更快採取行動

您的團隊可能會習慣於在文件和電子郵件中提出請求並概述專案要求。 但是這些信息往往是混亂和不完整的,如果不僅僅是遺漏,還會導致混亂和減速。 相反,您可以建立表單來將請求流程標準化。 提交後,表單會連結至特定專案,預先擷取您需要的資訊,並在一處地方輕鬆追蹤。

任何人都可以透過傳送表單連結來提交表單,即便他們並未使用Asana亦然。 提交後,表單詳細資訊會變成專案中的任務,以便排定優先順序。

按照此處列出的步驟設定表單

藉助整合跨工具和電子郵件連結您的工作

Asana可協助您管理和協調工作,但您可能會使用各種工具在Google工作空間應用程式MicrosoftSlackAdobe Creative Cloud 平臺上完成工作。

這就是Asana與頂尖工具和應用程式整合的原因,讓一切保持連結、減少重複工作,並讓協作更順暢。 整合在電子郵件和傳訊工具方面特別強大,可讓對話保持可執行狀態。 藉助Gmail附加元件Outlook應用程式Slack整合,您可以將對話轉換為任務,而無需切換工具。 對於創意而言, Adobe Creative Cloud整合可讓他們直接在Illustrator、Photoshop或InDesign中查看Asana任務並採取行動。

SCREENSHOT of Adobe Creative Cloud integration with Asana task visible in Adobe program

應用程式頁面上查看所有Asana整合。

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