團隊基礎知識

什麼是團隊？

團隊指組織中在專案上協作的人員子組合。 每個團隊都有自己的成員、團隊管理員、專案、訊息和行事曆。

加入組織的使用者不會自動新增至該組織內的團隊；每個人都必須建立或加入組織內的團隊。

組織成員可以同時隸屬於多個團隊。

尋找團隊

若您是組織的成員，您可以在側邊欄中找到其團隊的兩個清單。 第一個是您所在的團隊，第二個是您可以瀏覽和加入或請求加入的團隊。

若您是組織中僅有特定專案存取權的成員，您的側邊欄會包含您有權存取的團隊清單。 具有特定專案存取權限的成員無法看到組織中的任何其他團隊。

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在側邊欄中，您可以：

 

  1. 查看您所在的團隊，並存取您的團隊頁面
  2. 建立新團隊
  3. 瀏覽並加入「」中的其他「」團隊
  4. 你還可以使用快速新增按鈕建立團隊

如果您在側邊欄中看不到團隊，這可能表示您位於工作空間中。 不妨瞭解如何建立組織。  

團隊頁面

團隊頁面是一個集中位置，您可以在其中存取您團隊的所有工作。 團隊頁面上有三個分頁：概覽、訊息和行事曆。

概觀

overview

您可以從「概覽」分頁：

  1. 檢視團隊描述
  2. 檢視成員清單並管理成員
  3. 存取團隊中的專案並建立新專案
  4. 存取專案範本並建立新範本

訊息

使用訊息功能在團隊範圍內分享公告、慶祝重大成果或同時討論多個專案。

messages

你可以透過「訊息」標籤：

  1. 傳送新訊息給成員
  2. 檢視先前的訊息

行事曆

團隊行事曆會顯示團隊專案中的任務。 透過這些資訊，您可以隨時掌握團隊未來幾天和幾週的工作進度。

calendar

在「行事曆」分頁中，你可以：

  1. 按一下下拉箭頭以檢視其他月份或年份
  2. 按一下「今天」，即可返回查看目前的星期和月份
  3. 點擊週末圖示，在日曆上開啟和關閉週末

團隊行事曆為唯讀，無法新增任務至該行事曆。 將任務新增至專案，使其出現在團隊的行事曆中。

建立團隊

建立新團隊，即可開始與組織中的同事協作。

您可以透過系統管理主控臺、側邊欄或快速新增按鈕來完成。

Create a team via the admin console

若要透過系統管理主控臺建立團隊：

  1. 在系統管理主控臺中，前往側邊欄的「團隊」
  2. 點擊右上角的「建立團隊」按鈕
  3. 「建立新團隊」彈出視窗會要求您新增團隊名稱
  4. 接著，您可以為團隊新增說明
  5. 新增成員
  6. 選擇團隊的隱私設定
  7. 按一下「建立團隊」

要一次性邀請多位人員加入團隊，可以複製CSV檔案中的電子郵件地址並貼到邀請視窗。

Frame 629761.png

若要透過快速新增按鈕建立團隊，請按照以下步驟操作

  1. 點選畫面左上角的快速新增按鈕
  2. 選擇團隊

請填寫彈出式視窗中的所有欄位，然後點擊「建立團隊」

建立團隊時，您會自動成為該團隊的團隊管理員。 建立團隊後，您隨時可以透過團隊設定來調整團隊的權限設定。

加入團隊

若要存取團隊的專案並與其他團隊成員協作，您可以使用搜尋列搜尋組織中的其他團隊，並請求加入其中一個團隊。

您也可以透過電子郵件或可分享連結獲得加入團隊的邀請，以取得該團隊的存取權限。

請求加入團隊後，現有團隊成員需要批準您的請求。 針對公開團隊，系統會在未經核準的情況下自動新增您。

預設情況下，所有目前的團隊成員都會收到加入團隊請求的電子郵件通知，任何成員都可以點選以核準。 然而，團隊系統管理員可以將這些電子郵件通知限制為僅移至團隊系統管理員。

approve membership requests

若要核準團隊成員資格請求，請按照以下步

點選團隊名稱旁的三點圖示，然後選擇核準待處理成員。

approve or deny

在「成員請求」視窗中，您可以選取任何人員名稱旁的「核準」或「拒絕」。

組織訪客無法瀏覽自己不屬於的其他團隊。

團隊設定

存取團隊設定，即可變更團隊名稱、調整權限、管理團隊成員、變更核準通知或刪除該團隊。

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若要存取團隊設定，請按照以下步驟操作

  1. 點擊側邊欄中的團隊名稱以開啟團隊頁面
  2. 在團隊頁面上，按一下團隊名稱旁的下拉式箭頭
  3. 選擇「編輯團隊設定」

只有團隊成員可以存取團隊設定。

團隊設定視窗含有三個標籤頁：

  • 一般
  • 位成員
  • Advanced

一般

Settings - Overlay (9).png

您可以從「一般」分頁：

  1. 變更團隊名稱
  2. 修改團隊的隱私設定

位成員

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您可以從「成員」標籤頁：

  • 檢視團隊中具有特定專案存取權限的所有成員和成員清單
  • 將遊標暫留於名稱上，即可將其他成員或您自己從團隊移除 
  • 將完整的團隊存取權限授予目前僅具有團隊中特定專案存取權限的成員
  • 邀請新成員加入團隊

身為團隊成員，您可以：

  • 存取您團隊中的所有公開專案 
  • 調整團隊的權限設定
  • 邀請成員加入您的團隊
  • 從團隊中移除成員
  • 重新命名團隊
  • 查看全部團隊訊息
  • 存取團隊行事曆

團隊管理員可以限制這些團隊成員的能力。 在此深入瞭解團隊管理員控制項。

當成員從組織中的團隊中移除時，他們仍可存取其指派的任務。 只有從組織移除時，其任務才會放入系統管理員的專案中。

Advanced

advanced tab

您可以從「進階」標籤：

  1. 管理團隊的編輯和成員資格控制項（僅限團隊管理員）
  2. 啟用Harvest整合
  3. 刪除團隊

如果要刪除的團隊是事業處的一部分，則必須先將其從事業處中移除，才能刪除。

如果團隊被刪除，每位團隊成員都將收到一封刪除的電子郵件通知。 刪除的人會收到恢復團隊的連結。

若您使用的是Asana目標，在刪除團隊前，請確保有指派給團隊的任何目標已重新指派給其他合適的團隊。 這將允許您使用新指派的團隊篩選目標，以便更輕鬆地導覽。

 

刪除團隊會刪除其所有專案，包括人員標記為專屬且您可能看不到的專案。

移動專案至另一個團隊

您只能將專案移動至您所在的團隊。

how to move a project to another team.gif

若要將專案移動至另一個團隊：

  1. 按一下下拉箭頭
  2. 點選Edit project details (編輯專案詳細
  3. 在「選取團隊」中輸入目標團隊的名稱 

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