管理專案

每個團隊使用Asana進行專案管理的方式略有不同,但這些提示可為您提供最佳起點,讓您掌握基礎知識,同時讓您瞭解在完成一些專案後,您可以做些什麼。

對於專案、任務或子任務該怎麼做?

組建任何內容之前...我們知道客戶對於在新增工作至Asana時是否要建立專案、任務或子任務有疑問。 以下是一個快速框架和可視化功能,可協助您在緊要關頭做出決定:

  • 建立一個專案,用於您的大型協調工作,其中包含大量步驟和專案關係人,以及在不同檢視(例如行銷活動、發佈/活動或編輯行事曆/管線)中查看這些步驟和專案關係人的需求。
  • 若您嘗試擷取某位人員的單一待辦事項,而該待辦事項可以在幾分鐘或工作日內完成(例如撰寫部落格或修復錯誤) ,且您也希望在不同的檢視中查看,請建立務。
  • 建立任務,將任務拆分成較小片段,或拆分工作(例如,用於檢查部落格SEO關鍵字或調查錯誤頻率的子任務) ,且僅在任務檢視中需要它們。 (但若您有超過5個子任務或多層子任務,請保持警惕!)
IMAGE of Asana hierarchy from organization to team to project to task to subtask with examples of each

如果您想更深入地了解此框架,請在此處閱讀更多提示

1.建立專案

若您在Asana中無法學到其他知識,瞭解如何建立和使用專案將是一項重大改進,讓您的團隊能夠擺脫過時的試算表、令人困惑的電子郵件對話,以及冗長的會議,嘗試找出相同的資訊。

  • 建立專案。專案位於Asana的團隊中,並儲存相關任務的羣組。 您可以將其用於幾乎任何事情,從截止日期驅動的初始計劃(如發佈)、持續流程(如管理編輯行事曆)或追蹤資訊(如收到的設計請求)。 您可以隨時在清單、看時間軸和行行事曆檢視之間切換。
  • 使用範本節省時間。 我們的範本是基於Asana中一些最為可靠的工作流程。 他們提供建議,說明如何設定專案,以及如何在工作流程中移動任務。 您甚至可以建立自己的房源

GIF of how to access project creation and templates in Asana

2.整理您的專案

建立專案後,請將結構新增至專案,以確保專案井然有序且易於略讀。

3.建立專案排程

專案建立完成後, Asana可協助您建立專案排程和工作流程,讓您的團隊能夠清晰、順暢地從頭到尾移動工作。

如何操作:

  • 使用時間軸為甘特圖式檢視繪製專案計劃,協助您規劃並將專案中的每個步驟可視化。    您可以輕鬆查看每一個任務的持續時間、截止時間和相依性,以便輕鬆轉移內容,避免重疊和衝突。
  • 使用任務相依性,確保工作在正確的時間開始。 若您正在等待隊友完成工作, Asana可協助您追蹤其狀態,以便在正確的時間開始您的工作。 這也意味著您可以減少花在查看任務上的時間,或者不知道任務何時就緒。 使用時間軸輕鬆設定任務相依性。
  • 將工作分解為子任務(如有需要)。 許多客戶詢問為什麼任務只能有一位指派對象。 這是為了確保責任明確。 但若任務需要事前準備、額外步驟,或需要其他隊友快速請求才能完成,子任務可協助您將其分解為更易於管理的部分,並在流程中展現所有權。
  • 建立專案概觀,以便您可以在計劃和任務所在的位置與團隊分享專案簡介,並釐清專案角色,以便隨時參考。
SCREENSHOT of an Asana task showing clear assignees, due dates, expectations, and approvals between stakeholders

4.推展工作

隨著您的團隊開始協作, Asana在專案管理方面變得更加強大。 您可以根據團隊進行的工作內容,輕鬆提供狀態更新。 你只會收到最重要的事項通知。

如何操作:

  • 隨著任務進展(或被阻擋) ,評論任務以提供更新,以便追蹤者瞭解工作進度,或回答問題和提供回饋。
  • 使用專案資料 提供狀態更新,用於燃盡圖和進度。 您也可以在更新中@提及隊友、任務及專案,以方便參考及表達讚揚。 所有專案成員都將收到通知,並且可以對更新發表評論。
  • 建立任務裏程碑,以標記重大的專案目標,並顯示專案進度的重要階段。 這樣,您的團隊就能知道他們需要實現哪些目標,專案經理也可以查看他們對裏程碑的追蹤情況。
  • 使用我們的核準工作流程簡化審查和核準。 若可視化資產是專案的一部分,請使用校訂功能輕鬆追蹤回饋。
  • 新增規則,將指派任務、更新自訂欄位、移動已完成任務等手動步驟自動化。 您將節省時間,並確信系統遵循了正確的流程。
  • 使用專案集監控多個專案的更新。 專案集非常適合任何想要在同一檢視畫面中即時管理多個專案或監控特定計劃進度的人。

GIF of sorting a portfolio in Asana by priority custom field to spot where projects are on and off track

5.為您的下一個專案做好準備

太棒了!您已在Asana中成功管理專案。 但在開始下一個專案之前,請花點時間反思這個專案。

如何操作:

  • 請記住, Asana會不斷發佈新功能並改善應用程式,您的團隊也會有新發現並且不斷疊代使用Asana的方式,這很正常,甚至可說是很理想的事情!
  • 從專案中吸取教訓,並將其納入範本。 這樣,您就可以避免重複同樣的錯誤,並使您的計劃在下一次更加強大。
  • 封存專案。專案完成後,請將其封存,以便您可以專注於優先事項。 封存專案不會刪除任何資訊,只會將其從專案清單中移除。
  • 和您的團隊一起慶祝。 在Asana中,您可以透過許多小的方式來表達感點讚
SCREENSHOT of a unicorn flying across the screen in Asana to celebrate a task complete and job well done

專案管理資源

需要更多提示嗎?需要更多可視化學習者嗎? 想瞭解像您這樣的客戶如何管理他們的專案嗎? 請查看這些資源:

專案管理資源 連結
專案管理範本 使用範本
影片教學課程 觀看如何使用Asana
訓練網路研討會 在此註冊
案例研究和網路研討會 瞭解各種客戶如何運用Asana管理專案
專案管理提示 瞭解專案管理的優勢,以及如何管理多個專案
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您想深入瞭解嗎? 請查看所有Asana專案功能

 
 

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