校園活動策劃

校園活動規劃通常會帶來很多壓力、太多待辦事項、大量電子郵件，以及無法跟上的截止日期。無論您的下一場活動有10或10,000名參加者， Asana都是與同學協作並確保活動順利進行的完美活動策劃工具。

設定您的活動專案

為您的活動建立新專案。給專案一個描述性的名稱，例如「Fall Hackathon」或「Benefit Concert」。新增帶有高階概觀的專案描述。
邀請其他同學和活動策劃人成為專案成員，以便每個人都可以指派和完成任務，並跟進重要的更新。
根據您的回溯行事曆使用區段組織您的活動策劃時間軸。使用「外出1個月」、「當週」、「前一天」等標題。
新增任務至每一個區段，確保每一個任務中都包含截止日期、指派對象、附加的所有相關檔案以及清晰的描述，以便大家瞭解人、事、時。
在活動當天，您可以透過新增包含每個步驟截止時間的任務(包括設定、廠商抵達時間、賓客抵達時間、晚餐時間等) ，將排程可視化。隨著活動進行，您的團隊可以透過行動裝置完成任務，確保一切按時進行。

下載適用於iOS或Android的Asana應用程式，讓您與活動策劃團隊之間順利進行活動當天的協調。

您可以在活動專案中輕鬆追蹤贊助商。藉助每位發起人的任務，您可以使用子任務來追蹤流程的每個步驟，包括聯絡、推銷電話和材料、合約以及發起人資產，例如標誌和一行字。它可以是為贊助商尋找創意的好地方，並追蹤您為活動籌集資金的進度。查看我們的帳戶追蹤範例，了解創意。

如果您定期舉辦一系列活動或相同的活動，您可以建立一個專案範本來進行複製。根據先前活動中學到的經驗教訓將項目添加到範本中。為系列中的每個新活動製作一個專案副本。在學生畢業時，使用範本也可以輕鬆交出活動策劃。

持續在Asana中追蹤您的訪客清單。使用Google表單讓訪客回覆，並將其與您的活動專案或新的Asana專案整合。訪客回覆時，其名稱會在Asana中顯示為任務。您甚至可以使用此專案作為查核清單。當每位參加者抵達活動現場時，請在行動裝置上將任務標記為完成。

使用專案管理與外部廠商的互動。為每個供應商建立任務，並為流程的每個步驟建立子任務，包括獲取報價、確定合約、確認時間軸以及支付發票。當您在電子郵件中收到發票時，請使用電子郵件轉寄功能在Asana中建立任務。

使用剪貼簿或只用電子郵件管理活動的日子已一去不復返了。您的團隊可藉助Asana ，組織和籌備下一次活動，確保您的參加者可以得到最佳體驗。