Google日歷+ Asana

Google日歷是一項排程行事曆服務,可讓您將所有行事曆放在一處,輕鬆排定會議並管理時間。

Google日曆+ Asana整合協助團隊規劃、排程並全面掌握一整天的工作。

Google日歷規則整合

適用於Asana StarterAdvancedEnterprise版Enterprise +等級,以及舊版層級Premium版、Business版和舊版Enterprise版。

有了規則,團隊可以從手動安排會議改為在Asana任務達到特定階段時與專案協作者自動建立Google日歷會議。

rules integration

例如,團隊可使用規則建立觸發因素,在任務移動至「已排定」區段時將活動新增至團隊行事曆,並邀請任務協作者參與活動。 團隊還可以將其用於週期性任務情境;即,他們可以建立週期性「傳送會議日程」任務,該任務在任務完成時傳送活動邀請。

設定規則整合的步驟

  1. 導覽至您想要新增規則整合的特定Asana專案
  2. 點選右上角的「自訂」,前往「規則」,然後選取「+新增規則
  3. 從左側欄位選擇「Google日歷」 
  4. 選擇預設規則或點擊「建立自訂規則
  5. 若要建立自訂規則,請新增名稱,並選擇觸發因素與動作來開始使用
  6. 按一下「連結至Google日歷規則」以進行驗證
  7. 請使用您的Google帳戶登入,然後點擊「允許
  8. 填寫Google日歷活動的欄位
  9. 以活動訪客身分邀請任務協作者(選用)

將行事曆事件作為小工具新增到任務中

團隊還可以將活動小工具新增至任務,以連結相關工作並顯示任務的關鍵詳細資料,例如活動時間和組織者。 例如,排定客戶會議時,使用者可以將會議連結至任務,以便任務協作者知道已排定會議。 活動小工具將自動新增至「Google日歷與規則」整合所建立的活動。

calendar event

設定Google日歷整合後,請按照以下步驟設定活動小工具的資料同步設定:

  1. 點選您想要新增此設定的Asana專案右上角的自訂,並導覽至應用程式
  2. 選取Google日歷,然後前往資料同步設定標籤頁
  3. 選取要同步的行事曆(注意:此設定僅適用於您是活動組織者的行事曆)
  4. 選擇應連結至事件欄位的任務欄位
  5. 選擇「儲存並關閉」以啟用設定

活動小工具的資料同步設定

藉助資料同步設定,團隊可以輕鬆確保活動使用排程時所使用的任務隨時更新。 此設定可讓團隊設定Asana任務欄位,若附加事件,該欄位應在行事曆事件中保持更新。

event widget

例如,若規則用於自動排定活動,活動組織者可以從Asana任務中編輯截止日期和時間,變更會反映在行事曆活動中。

資料同步設定只會將活動同步至一個個人工作行事曆。

將Asana任務同步至Google日歷

團隊還可以輕鬆同步Asana專案中的所有任務,或將「我的任務」同步至其Google日歷,以確保工作不會遺漏。 同步專案任務時,即將到來的專案裏程碑或截止日期會顯示在Google日歷中。 在同步「我的任務」時,每天要完成的任務會顯示在Google日歷中,幫助團隊保持專注。

以下說明如何針對專案中的所有任務或Google日歷中的「我的任務」使用專案同步:

同步Asana專案中的所有任務

  1. 前往專案,然後按一下專案名稱旁的下拉式功能表
  2. 點擊匯出/列印,然後選擇同步到行事曆
  3. 在彈出窗口中復制網址
  4. 前往Google日歷,然後在側邊欄中點擊其他日曆
  5. 從網址選擇
  6. 貼上專案的URL

在「我的任務」中同步所有任務

每天要完成的任務在Google日歷中可見,有助於團隊保持專注

  1. 「我的任務」中,點選「動作」下拉式功能表
  2. 選擇同步至行事曆
  3. 在彈出窗口中復制網址
  4. 前往Google日歷,然後在側邊欄中點擊其他日曆
  5. 從網址選擇
  6. 貼上專案的URL

這是從Asana到您的行事曆的單向同步。 您行事曆的更新並不會反映於Asana中。

安裝Google日歷+ Asana整合

規劃、排程及全面掌握一整天的工作,並使用Asana規則自動安排日曆上的活動。

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