Los proyectos te permiten organizar todas las tareas relacionadas con la iniciativa, objetivo o trabajo importante en particular en una lista o tablero.
Aprende los conceptos básicos de la gestión de tareas en nuestra capacitación virtual “Introducción a Asana”. Regístrate ahora
Crea un proyecto
Para crear un proyecto nuevo:
- Haga clic en el botón de agregado rápido
- Seleccionar proyecto
Una nueva pantalla te presentará 3 opciones donde puedes crear un proyecto en blanco, usar una plantilla o importar una hoja de cálculo.
Para empezar desde cero, haz clic en el signo + dentro de la ventana del proyecto en blanco.
En las organizaciones, debes pertenecer a un equipo antes que puedas crear un proyecto.
Configurar tu nuevo proyecto
Cuando hagas clic en “proyecto en blanco”, podrás completar los detalles de tu proyecto, seleccionar tu diseño, elegir un color e icono de proyecto y configurar tus ajustes de privacidad.
También puedes personalizar tu proyecto con los iconos personalizados del proyecto. Cargue un jpg o un png para reemplazar el icono predeterminado del proyecto. Estos iconos personalizados aparecerán en el menú lateral, en las páginas de * * inicio * *, * * equipo * *, **portafolios** y más, lo que facilitará más que nunca la búsqueda de tus proyectos y hará que Asana se sienta más personal que nunca.
En la pantalla de detalles del proyecto, puedes:
- Ingresar el nombre de un proyecto y su descripción
- Seleccionar el equipo al que deseas agregar el proyecto
- Configurar los ajustes de privacidad del proyecto
- Selecciona un diseño de lista, tablero, cronograma o calendario
- Crear un proyecto cuando hayas agregado todos los detalles.
En las organizaciones, el botón para crear un proyecto se completa automáticamente con el nombre del equipo que está en la parte superior del menú lateral. Haz clic en el campo Equipo para seleccionar manualmente el equipo en el que se creará el proyecto.
Una vez que hayas completado estos campos y hecho clic en el botón Crear proyecto, el nuevo proyecto se cargará en el panel principal y también aparecerá en el menú lateral.
Acciones del proyecto
Existen muchas acciones disponibles que puedes llevar a cabo en tus proyectos. Las acciones que mostramos a continuación se aplican a los proyectos, las vistas de búsqueda y Mis tareas tienen variaciones de dichas acciones.
Haz clic en el ícono del menú desplegable para acceder a las siguientes opciones:
- Editar detalles del proyecto: modifica el nombre o la descripción de tu proyecto
- Definir el color y el ícono: cambia el color del proyecto
- Copiar enlace del proyecto
- Guardar diseño como predeterminado
- Duplicar: duplica el proyecto
- Convertir en plantilla
- Agregar al portafolio
- Importar/exportar o imprimir/mover a otro equipo
- Archivar - archivar el proyecto
- Eliminar proyecto
Marcarlo como favorito al hacer clic en el símbolo de la estrella junto al nombre del proyecto, agregándolo a la barra lateral para facilitar el acceso.
Nombre y descripción del proyecto
El nombre y la descripción del proyecto brindan contexto de lo que se trata el proyecto y lo que se busca alcanzar con el mismo. Cuando abres un proyecto, el nombre del proyecto se muestra de forma destacada en el encabezado.
Para cambiar el nombre y la descripción de un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Selecciona Editar detalles del proyecto
La descripción del proyecto es compatible con texto enriquecido y emojis.
Imprimir un proyecto
Para imprimir un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Haga clic en Exportar/Imprimir
- Selecciona la opción Imprimir.
La copia impresa incluirá:
- Los nombres y las descripciones de la tarea
- Los nombres y las descripciones de la subtarea
- Los nombres de la sección o columna
- Casilla de verificación sin finalizar/finalizada
- Campos personalizados
- Fechas de entrega de las tareas
La versión impresa refleja la vista actual del proyecto o Mis tareas. Si deseas ordenar o filtrar la versión impresa de otra manera, tan solo cambia la vista e intenta imprimir de nuevo.
También puedes usar la opción de impresión para guardar tu proyecto como PDF. La mayoría de los navegadores ofrecen la opción de "Guardar como PDF" en el cuadro de diálogo de impresión. Selecciona esta opción para guardar la vista previa de impresión del proyecto en tu computador.
Duplicar un proyecto
Duplica un proyecto para usarlo como plantilla para los flujos de trabajo en común.
Para duplicar un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable junto al título del proyecto.
- Seleccionar duplicar
Aquí se muestra una lista de campos de tareas que puedes incluir en tu nuevo proyecto. Marca los campos que desees y haz clic en Crear nuevo proyecto cuando termines.
Para flujos de trabajo que utilices todo el tiempo, considera usar plantillas de proyectos en lugar de duplicar proyectos uno por uno.
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Vistas guardadas
Descubre qué es lo más relevante para ti y tu equipo con las vistas guardadas de los proyectos. Las vistas guardadas permiten a los administradores y editores de proyectos crear hasta 12 pestañas por proyecto con múltiples pestañas de lista, tablero, calendario o cronograma. Como administrador o editor de proyectos, también puedes aplicar filtros y ordenar los proyectos, así como guardar la vista como una pestaña en tu proyecto o reordenar, establecerla como predeterminada, cambiar el nombre o eliminar pestañas.
Algunas vistas que puedes probar:
- Configura varias vistas de calendario para ver el cronograma de los proyectos por mes
- Configurar una vista de Tablero para mostrar el progreso de las tareas abiertas
- Reordena las vistas del proyecto para poner primero la vista más importante o más utilizada
Las vistas que no son de tareas (Resumen, Flujo de trabajo, Panel, Mensajes, Archivos) no se pueden duplicar ni cambiar de nombre.
Si tu organización tiene actualmente un plan Enterprise, es posible que el administrador del proyecto haya actualizado los permisos del proyecto a «Solo administradores del proyecto». Esto significa que el Editor de proyectos no puede modificar las pestañas en el proyecto.
Mover un proyecto a otro equipo
Esta acción está disponible tanto para los proyectos públicos como privados de las organizaciones.
La salvedad es que para mover un proyecto privado debes ser miembro de ambos equipos.
Solo puedes mover un proyecto a equipos de los que seas miembro.
Para mover un proyecto a otro equipo:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Selecciona Mover a otro equipo.
- Selecciona el equipo de destino (la marca de verificación indica el equipo en el que el proyecto se encuentra actualmente).
También puedes mover un proyecto de un equipo a otro arrastrándolo y soltándolo en el menú lateral.
Mover proyectos a otro espacio de trabajo u organización
Los espacios de trabajo y las organizaciones están aisladas. Por ende, para mover un proyecto a otro espacio, debes crear un nuevo proyecto en la organización y espacio de trabajo que quieras, y luego copiar y pegar manualmente las listas de tareas desde el proyecto existente al nuevo.
Sin embargo, tal vez te convenga utilizar esta integración externa. Kothar es una herramienta para transferir proyectos de Asana entre diferentes espacios de trabajo. Copia tu proyecto y lo replica en el espacio de tu elección, sin alterar el proyecto original.
Copiar el enlace de un proyecto
Copia la URL de la tarea para compartirla fácilmente con los miembros del equipo.
Para copiar el enlace de un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Seleccionar copiar enlace del proyecto
Cambiar el color de un proyecto
Si tienes muchos proyectos, pero solo unos cuantos son importantes o urgentes para ti, usa la función de color para hacer que estos proyectos se distingan aún más visualmente.
Para cambiar el color de un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Selecciona la casilla Configurar para todos, para establecer el color del proyecto para todos en tu espacio de trabajo u organización.
Importar proyectos a Asana
Puedes importar tareas a un proyecto en Asana con CSV.
Selecciona el encabezado del proyecto en el menú desplegable que se encuentra junto al nombre de tu proyecto, pasa el cursor sobre Importar y selecciona CSV.
Sigue las instrucciones a continuación, elige el proyecto al cual quieras agregar tu archivo CSV y la organización donde se encuentra.
Para importar proyectos o tareas en Asana también puedes duplicar como una lista las tareas que quieres mover a Asana, y pegar esa lista en un proyecto. Asana automáticamente creará una nueva tarea después de cada salto de línea.
Ten en cuenta que nuestro equipo de Asistencia no puede ofrecer ayuda técnica para herramientas externas que no fueron desarrolladas por Asana.
Exportar un proyecto
Puedes exportar tu proyecto a archivos de texto JSON o CSV.
Además de los proyectos, también puedes exportar una vista de búsqueda o tu sección Mis tareas.
Para exportar un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable junto al título del proyecto.
- Coloca el cursor sobre Exportar/Imprimir
- Selecciona el tipo de archivo que deseas.
Obtén más información sobre la exportación de proyectos.
Archivar un proyecto
Archivar un proyecto te permite centrarte en otros más activos.
Para archivar un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Seleccionar archivo
Cualquier usuario que tenga el enlace al proyecto archivado podrá acceder fácilmente a este. También lo puedes hallar mediante la función de Búsqueda.
Las tareas de proyectos archivados que están asignadas a ti siempre se muestran en Mis tareas.
¿Quieres marcar un proyecto como finalizado? Te recomendamos finalizar tu proyecto desde el estado del proyecto, ya que si lo archivas, su estado no se actualizará.
Desarchivar proyectos
Siempre puedes restaurar un proyecto a través del encabezado del proyecto o por el menú lateral.
Para desarchivar un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Seleccionar desarchivar
- O haz clic en el botón Restaurar en la esquina superior derecha.
Los proyectos archivados nunca expiran y no se eliminan.
Eliminar un proyecto
Cuando eliminas un proyecto se elimina para todos. Por esto, solo debes eliminar proyectos que estés seguro que nadie quiere conservar.
Las tareas asignadas y las tareas que están asociadas con otros proyectos no se eliminan.
Para eliminar un proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable.
- Selecciona Eliminar proyecto.
Todos los miembros del proyecto recibirán una notificación por email de la eliminación y la persona que lo eliminó recibirá un enlace para deshacer esta acción si así lo desea. El enlace para deshacer la eliminación expirará después de 30 días. Los emails de aviso de la eliminación del proyecto no se enviarán si el proyecto tiene menos de un día y no tiene ninguna tarea.
Plantillas recomendadas
Cuando haces clic en Usar una plantilla, puedes elegir una en la biblioteca de plantillas generales.
Existen plantillas recomendadas para ti basadas en tu tipo de equipo, sin embargo, si en esa función no ves ninguna plantilla que te guste, puedes cambiar fácilmente el equipo para ver otras opciones de plantillas.
Plantillas personalizadas
También, si así lo prefieres, es posible ver y usar plantillas personalizadas creadas específicamente por tu organización. Estas plantillas personalizadas están organizadas por equipo.
Para utilizar una plantilla personalizada:
- Selecciona el nombre de tu organización
- Selecciona la plantilla personalizada que quieres usar
Vista previa de la plantilla
Una vez que hayas encontrado la plantilla que deseas usar, puedes acceder a una vista previa de la misma para tener más información. Cuando estés listo para comenzar, selecciona Usar plantilla.
Cuando selecciones Usar plantilla, podrás cambiar el nombre de la plantilla y comenzar a trabajar con tu proyecto nuevo.
El primer paso es agregar los detalles en el proyecto nuevo.
Detalles de entrada:
- Agrega los detalles, el nombre y el equipo del proyecto y selecciona una opción de privacidad.
El segundo paso será programar los plazos del proyecto.
Programa
- Agrega una fecha de inicio y una fecha de fin para crear el proyecto
- Haz clic en el botón Crear proyecto.
Permisos de proyectos
Más información sobre los permisos del proyecto y cómo configurarlos en el artículo de permisos.
Encontrar y acceder a los proyectos
Hay muchas formas de acceder a un proyecto:
- Con la opción de buscar el nombre del proyecto.
- Desde la lista de proyectos en Teams.
- Desde la lista de proyectos en el menú lateral.
Obtén más información sobre cómo empezar a trabajar en proyectos en el foro de la comunidad de Asana.
Visita la ComunidadEncargado del proyecto y miembros
Cada proyecto tiene solo un encargado del proyecto, pero puede tener muchos miembros del proyecto.
Ambos pueden agregar, quitar y editar tareas en el proyecto.
Tanto el encargado del proyecto como los miembros del proyecto pueden actualizar el estado del proyecto y ajustar el gráfico del progreso del proyecto, además de recibir notificaciones sobre el proyecto.
Encargado del proyecto
Uno de los miembros del proyecto puede ser el encargado del proyecto.
El encargado del proyecto se puede identificar de la siguiente manera:
- Dirígete a la sección Resumen del proyecto.
- Encontrarás al encargado del proyecto en la lista de roles del proyecto
Por defecto, la persona que crea el proyecto se asigna como encargado del proyecto.
Reasignar al encargado del proyecto
Para cambiar al encargado del proyecto:
- Ve a la sección Roles del proyecto de la pestaña Resumen del proyecto.
- Haz clic en la flecha desplegable junto al nombre de cualquier miembro del proyecto y selecciona Establecer como encargado del proyecto.
También puedes hacer clic en la flecha desplegable junto al nombre del encargado del proyecto actual y seleccionar Eliminar como encargado del proyecto.
Miembros del proyecto
Manténte al tanto de los proyectos junto a tus colegas convirtiéndote en miembro de proyectos.
Los miembros del proyecto recibirán una notificación (por correo electrónico o bandeja de entrada, según la configuración de notificaciones) cuando:
- El encargado del proyecto actualiza el estado del proyecto
- Alguien crea o agrega una tarea nueva al proyecto
- Se publica una nueva conversación en el proyecto
No es necesario ser miembro de un proyecto para verlo. La visibilidad del proyecto se determina por los permisos del mismo.
Agregar miembro del proyecto
Agregar un miembro del proyecto
- Haz clic en el ícono del perfil de miembro en el encabezado del proyecto.
- Escribe el nombre o la dirección de email de la persona
Puedes agregar a varias personas en el campo de miembros del proyecto. Una vez que escribas el nombre o la dirección de email de la persona, se activará el botón Agregar miembro.
Todos los miembros del proyecto recibirán notificaciones de email en caso de la eliminación de un proyecto. No es posible deshabilitar estas notificaciones.
Las notificaciones de proyectos eliminados también contienen un enlace para restaurar el proyecto que se eliminó.
Ajustes de notificaciones de los miembros
Acceder a los ajustes de notificaciones de los
- Haz clic en el ícono del perfil de miembro en el encabezado del proyecto.
- Selecciona Gestionar las notificaciones de los miembros.
Desde tus ajustes de notificaciones para miembros, puedes hacer lo siguiente:
- Ajustar las notificaciones para cualquier miembro del proyecto
En los ajustes de notificación del proyecto se muestran tres opciones:
- Actualizaciones de estado: notificaciones cuando el encargado del proyecto actualiza el estado del mismo
- Conversaciones: notificaciones cuando alguien publica una conversación del proyecto
- Creación de una tarea: notificaciones cuando se crean o agregan tareas al proyecto
Hay dos categorías de notificaciones en los proyectos:
Las disparadas por acciones que se hacen en el proyecto
- Tareas que se agregan a un proyecto
- Encargado del proyecto cambiado
- El cambio de la fecha de entrega del proyecto
- Cuando se comparten las actividades del proyecto (p. ej., alguien comparte un proyecto contigo)
Las que se relacionan con un proyecto
- Cuando se crea una conversación (tiene sus propias cadenas en la bandeja de entrada de Asana)
- Crea una actualización de estado (tiene sus propias cadenas en la bandeja de entrada de Asana)
- Si se acepta una invitación (cuando alguien acepta tu invitación)
Los usuarios de Asana reciben notificaciones por email cuando se hacen comentarios o @menciones en una tarea en la que son colaboradores
Secciones
Las secciones te permiten dividir y organizar las tareas de tu proyecto. Las secciones pueden usarse para crear categorías, etapas del flujo de trabajo, prioridades y más.
Puedes crear una sección en la versión de escritorio de Asana con el atajo del
teclado Tab-N.
Crear secciones
Para crear una sección en tu proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable que está al lado del botón Agregar nuevo.
- Haz clic en Agregar sección.
Mover tareas entre secciones
Hay dos maneras de mover una tarea a una sección diferente:
- Arrastrar y soltar la tarea entre las secciones en el panel principal
- Haz clic en el nombre de la sección en el panel de detalles de la tarea y selecciona una sección diferente desde la lista desplegable.
Todas tus tareas se moverán automáticamente a la sección nueva.
Ver secciones
Hay dos maneras de identificar en qué sección se encuentra una tarea:
- Desde el panel principal
- Desde el panel de detalles de la tarea.
Para agregar una sección a la lista de subtareas, debes usar la PESTAÑA del atajo del teclado +N.
Secciones que se contraen
Las secciones se pueden expandir o contraer según sea necesario.
Haz clic en la flecha junto a la sección y podrás expandir o contraer la sección para ver o no las tareas que se encuentran dentro.
Cómo eliminar una sección
Las secciones se pueden eliminar en cualquier momento.
Para eliminar una sección:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al encabezado de la sección.
- Selecciona Borrar sección.
Aquí se te pedirá que confirmes la acción de eliminar.
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