¿Qué significa ser un invitado en una organización?
Un invitado es un usuario de una organización que no tiene el dominio de email de la organización. Puedes agregar invitados a organizaciones para trabajar en tareas específicas o en determinados proyectos o equipos.
Puedes colaborar con clientes, contratistas y cualquier otra persona que no tenga una dirección de email con un dominio aprobado de tu organización (como por ejemplo, “@gmail.com” o “@yahoo.com”). Estas personas se convertirán en invitados de la organización.
¿A qué puede acceder un invitado dentro de una organización?
Los invitados tienen acceso limitado a la organización y solamente ven lo que explícitamente se comparte con ellos.
- Si compartes una tarea con ellos, solamente verán esa tarea.
- Si compartes un proyecto con ellos, verán ese proyecto y todas las tareas que contenga.
- Si los invitas a un equipo, verán todos los proyectos públicos dentro del equipo (siempre que los hayas agregado como miembros).
- Si los invitas a un portafolio, verán solamente los proyectos del portafolio a los que hayan sido invitados específicamente.
- Los huéspedes no pueden crear ni tener reglas propias, pero sí pueden disparar reglas.
- Los invitados no pueden crear ni editar plantillas de tareas.
- Los invitados no pueden crear ni editar campos personalizados.
- Los invitados no pueden crear equipos ni editar los ajustes de un equipo.
- Los huéspedes no pueden ver objetivos, crear los suyos propios, editar objetivos existentes ni ser agregados como colaboradores en objetivos.
- Los invitados no pueden grabar videos usando la integración de Vimeo + Asana.
En una organización, los invitados, por lo general, pueden trabajar con funciones pagas pero desde una posición pasiva. Si se le da acceso a un proyecto importante, el invitado puede seleccionar un valor de un campo personalizado en una lista, pero no puede editar ese campo personalizado. Por ejemplo, un invitado puede cambiar el valor del campo personalizado “Urgencia” de medio a alto, pero no puede editar el nombre del campo personalizado “Urgencia” ni editar ninguna de las opciones de ese campo personalizado.
¿Debo pagar por los invitados en una organización paga?
No. Los invitados no cuentan para el recuento de membresía total cuando actualizas toda una organización.
¿Cuál es la diferencia entre un invitado y un miembro con acceso limitado?
| Invitados | Miembros con acceso limitado |
|---|---|
| No tiene un email con el dominio de tu organización. | Tiene un email con el dominio de tu organización. |
| Es exclusivo de las organizaciones, y no de los espacios de trabajo. | Puede estar tanto en las organizaciones como en los espacios de trabajo. |
| No se tiene en cuenta para el límite de usuarios de un plan de pago. | Se tiene en cuenta para el límite de usuarios de tus equipos, espacios de trabajo y organizaciones pagos. |
¿Los invitados pueden verse unos a otros en una organización?
Los invitados tienen acceso limitado dentro de la organización y solo pueden ver lo que está explícitamente compartido con ellos.
Si dos personas se ven entre sí como “usuarios privados”, ambas son invitadas. Si los invitados ven esto, significa que no están trabajando en el mismo equipo o proyecto juntos; esto es para asegurarte de que si estás trabajando con clientes, no puedan ver sus nombres a menos que lo desees. Una vez que ambos trabajen en el mismo proyecto o equipo, verán los nombres entre sí.
Para que estas personas puedan ver los nombres de otros invitados, deben ser miembros de al menos un mismo proyecto o equipo. Agrega a ambos invitados como miembros del mismo proyecto o equipo y así podrán ver los nombres de los demás.
¿Quién puede agregar invitados en una organización?
En general, cualquier miembro puede agregar a un invitado a una organización. Además, los invitados de las organizaciones pueden invitar a otros a tu organización si comparten las tareas y los proyectos a los que tienen acceso.
Las divisiones de la empresa o los superadministradores también pueden definir una política sobre quién puede invitar personas externas a la organización mediante los controles de invitación de invitados en la consola del administrador.
¿Un invitado puede convertirse en administrador de una organización?
No. Debe ser miembro pleno de la organización para poder convertirse en administrador de una organización paga.
¿Puedo convertir a un invitado en miembro o viceversa?
No. No se puede convertir a un invitado en miembro ni a un miembro en invitado.
La única forma de convertir a un invitado en miembro es configurándole una dirección de email dentro del dominio de tu organización y pedirle que agregue esta dirección de email a su cuenta de Asana.
¿Un invitado puede cambiar una organización a un plan de pago?
No, solamente un miembro de una organización gratuita o el responsable de la cuenta de una organización paga pueden solicitar la actualización o que se hagan cambios en tu plan de pago.
Términos de uso aceptables para los huéspedes
Los huéspedes están sujetos a la cláusula 2.4(b) (Términos de uso aceptable) de los Términos del suscriptor de Asana. Las cuentas de invitado están destinadas a colaborar con socios comerciales externos, como clientes, contratistas o clientes. Los clientes que utilizan el servicio de Asana no pueden proporcionar a los empleados, o empleados de sus afiliados, acceso al servicio de Asana como invitados en lugar de adquirir suscripciones de usuario final para dichos empleados.