Complemento de Asana para Gmail

Usa el complemento Asana para Gmail para convertir los emails en tareas, asignar responsables, establecer fechas de entrega y sincronizar proyectos. Descarga este complemento desde la plataforma de complementos de Gmail y funciona para la aplicación de Gmail en Android y iOS.

También podrás elegir qué archivo adjunto de email quieres agregar a la tarea en Asana, en caso de que quieras agregar alguno.

Si eres el administrador de tu dominio, puedes instalar el complemento en toda tu organización. Ten en cuenta que el complemento puede tardar hasta 7 días en aparecer con la instalación por parte del administrador.

Además, Google ahora exige a los administradores ingresar una ID de cliente de OAuth2 para aprobar la aplicación. El ID de cliente de OAuth2 de Asana es el siguiente: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Abre un email y haz clic en el logo de Asana en el panel lateral. Inicia sesión usando los detalles de tu cuenta de Asana.
  • Si el complemento se acaba de instalar, es probable que no aparezca inmediatamente. En caso de que eso ocurra, intenta actualizar la página, cerrar sesión y luego volver a iniciar sesión o también abrir varios mensajes de email. A veces los complementos de Google demoran algunos segundos en cargarse.
gmail add-on logo
 
  • Después de iniciar sesión, verás la opción de crear una tarea nueva y buscarla dentro de tu email.

Crear una tarea de Asana a partir de un email

gmail add-on create a task

Al crear una tarea, puedes hacer lo siguiente:

  1. Cambiar el nombre de la tarea
  2. Agregar un responsable
  3. Establecer una fecha de entrega
  4. Agrega una descripción a la tarea
  5. Agregar la tarea a un proyecto

Sincronización de emails

La sincronización de emails te permite sincronizar futuras respuestas de email a tareas en Asana. Esto significa que ya no tienes que crear varias tareas de Asana cada vez que recibes una nueva respuesta por email y elimina al “intermediario” al garantizar que el contexto del email se comparta con todos los colaboradores que contribuyen a la misma tarea o proyecto.

Cuando crees una tarea nueva con el complemento de Gmail, puedes habilitar la función Sincronizar respuestas futuras a esta tarea. Todas las respuestas futuras dentro de este hilo de emails se sincronizarán automáticamente con la tarea de Asana como comentarios.

Una vez que una tarea se ha sincronizado con un hilo de emails, puedes agregar colaboradores a la tarea para compartir el contexto del email sin necesidad de actualizarla periódicamente cada vez que recibas una nueva respuesta por email.

Configuración y autenticación de la sincronización de correo electrónico

  1. Abre Gmail y dirígete al correo electrónico desde el que deseas crear una tarea.
  2. Abre la pestaña de Asana desde el panel lateral derecho.
  3. Iniciar sesión en Asana haciendo clic en Iniciar sesión.
  4. Siga el flujo de autenticación como se muestra en el GIF anterior.
  5. Una vez que hayas iniciado sesión, puedes crear tareas desde correos electrónicos.

La sincronización de futuras respuestas por correo electrónico

  1. Abre la pestaña de Asana desde el panel lateral derecho.
  2. En Opciones, la opción para sincronizar futuras respuestas a esta tarea se marcará de forma predeterminada. Esto actualizará la tarea de Asana cada vez que recibas una nueva respuesta por email. 
  3. Si no deseas sincronizar futuras respuestas por correo electrónico, desmarca esta casilla. 

Para detener la sincronización de correos electrónicos

La sincronización de correo electrónico se puede detener de dos maneras:

  1. En Asana, puedes eliminar el archivo adjunto del email seleccionando Eliminar archivo adjunto. Esto detendrá la sincronización. Si deseas eliminar los mensajes de correo electrónico sincronizados previamente, los usuarios con acceso de edición pueden hacerlo manualmente. 
  2. En el complemento de Gmail, vuelve al hilo de correo electrónico del que deseas quitar la sincronización. Haz clic en el botón Detener sincronización.

Sincronización de correo electrónico para móviles

La sincronización de correo electrónico también está disponible en la aplicación móvil de Gmail. Para configurar la sincronización de correo electrónico en dispositivos móviles, haz lo siguiente:

  1. Abre cualquier correo electrónico y desplázate hacia abajo a la sección del complemento de Asana para Gmail.
  2. Crear una tarea desde aquí también ofrece la opción de sincronizar las respuestas futuras de un email con las tareas creadas.

Ten en cuenta que esta opción solo estará disponible a través del móvil si se ha instalado previamente en la aplicación web de Gmail. 

Preguntas frecuentes sobre la sincronización de emails

¿Quién puede ver los mensajes de correo electrónico sincronizados?

Cualquier usuario que se agregue a la tarea que está sincronizada con un hilo de correo electrónico puede ver los mensajes de correo electrónico sincronizados.

Quiero sincronizar una cadena de emails con más de 5 mensajes. ¿Por qué aparecen los 5 mensajes más recientes del hilo de correo electrónico en la sincronización cuando creo la tarea?

Cuando creas una tarea y quieres sincronizar un hilo de emails con más de 5 mensajes, solo se incluyen los 5 mensajes más recientes en la tarea. Sin embargo, cualquier mensaje de correo electrónico futuro se sincronizará a partir de ese momento. 

¿Es compatible el correo electrónico HTML?

Lamentablemente, el HTML se convierte en texto cuando se muestra en Asana.

No veo la opción "Sincronizar respuestas futuras". ¿Qué debería hacer?

Esto puede suceder si un usuario ha iniciado sesión con la dirección de correo electrónico incorrecta. La dirección de correo electrónico utilizada para iniciar sesión en Gmail debe coincidir con la dirección de correo electrónico utilizada para completar el proceso de autenticación del complemento de Asana para Gmail.

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