Acceder a un proyecto en Asana es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a un proyecto y sus tareas.
Si una persona tiene acceso a un proyecto, entonces tiene acceso a todas las tareas y mensajes dentro del mismo.
| Proyecto: | Con acceso para: |
|---|---|
| Proyecto privado | Miembros del proyecto |
| Proyecto público por solicitud para unirse al equipo o equipo privado | Los miembros del equipo y del proyecto |
| Proyecto público en equipo público | Miembros de la organización, del equipo y del proyecto |
En este artículo, te explicaremos:
- Cómo identificar los permisos de un proyecto
- Quién puede ver un proyecto
- Cómo compartir un proyecto
- Cómo limitar el acceso a un proyecto
Los proyectos solo para comentar están disponibles en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana , así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise.
Proyectos privados
Identificación de un proyecto privado:
Un proyecto privado se mostrará Privado para los miembros del proyecto en el encabezado del proyecto.
Si un proyecto solo es privado para ti, en el encabezado aparecerá Privado.
¿Quién puede ver un proyecto privado?
Los miembros del proyecto pueden ver un proyecto privado. Solo pueden encontrarlo quienes hayan sido invitados a participar en el proyecto.
¿Cómo comparto un proyecto privado?
- Haz clic en el botón para compartir en la vista del proyecto.
- Haz clic en la opción "Compartir con el equipo".
¿Cómo limito el acceso a un proyecto privado?
Puedes gestionar todas las notificaciones desde esta ventana emergente para compartir.
Puedes determinar si los miembros del proyecto son administradores o editores del proyecto o si solo pueden agregar comentarios. También puedes cambiar el encargado del proyecto o quitar a un miembro del proyecto.
Cómo otorgar accesos a los miembros de un proyecto, o cómo quitar a un miembro de un proyecto:
- Junto al nombre de cada miembro hay un menú desplegable con 4 opciones
- Desde este menú desplegable puedes otorgarles algunos derechos a los miembros según la opción que elijas.
Si quitas a un miembro de un proyecto privado, ya no tendrá acceso a las tareas ni mensajes de ese proyecto.
Cómo gestionar las notificaciones
Puedes gestionar todas las notificaciones desde esta ventana emergente para compartir.
Junto a los miembros del proyecto, haz clic en Gestionar notificaciones en la ventana emergente para compartir.
A continuación, en una ventana emergente de configuración de notificaciones para los miembros, verás una casilla para que recibas las actualizaciones de estado, las conversaciones y las notificaciones de tareas que se agreguen en Asana para cada miembro del proyecto.
Proyectos públicos
Identificación de un proyecto público:
Para identificar un proyecto público, coloca el cursor sobre el botón Compartir, donde se mostrará Compartido con [nombre del equipo]. Los miembros del proyecto y todos los miembros del equipo pueden acceder a los proyectos públicos.
En los equipos públicos, los miembros de la organización que no forman parte del equipo también pueden ver los proyectos públicos que sí se encuentran dentro del mismo. Verifica los permisos de tu equipo para ver si otros miembros de la organización pueden ver o no este proyecto público.
Compartir un proyecto público
Para compartir un proyecto público, haz clic en el botón Compartir, donde tienes la opción de:
- Invita a los miembros por nombre o por email
- Activa un enlace para compartir el proyecto con cualquier persona de la organización
¿Cómo limito el acceso a un proyecto público?
Para limitar el acceso a un proyecto público:
- Quita miembros del proyecto: si alguien también es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, seguirá teniendo acceso al proyecto.
- Haz el proyecto privado: si conviertese en un proyecto privado, solo los miembros del proyecto pueden acceder al mismo. Los miembros del equipo ya no tienen acceso al proyecto.
Eliminar miembros del proyecto
Para eliminar a un miembro del proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable de nivel de permiso
- Selecciona Eliminar del proyecto.
Cambiar a un proyecto privado:
Haz clic en el menú desplegable de privacidad del proyecto y luego selecciona la opción Privado para los miembros
Solicitar acceso a un proyecto privado
Puedes ponerte en contacto con el encargado de un proyecto privado para solicitarle acceso de la siguiente manera:
- Al intentar acceder a un proyecto privado, aterrizarás en una página que indica que no tienes acceso.
- Haz clic en el botón Solicitar acceso para solicitar acceso al encargado del proyecto.
- Se notificará al encargado del proyecto que has solicitado acceso a ese proyecto.
No es posible solicitar acceso a proyectos solo para comentar.
Aceptar o rechazar solicitudes para agregar miembros a un proyecto
Quienes no tengan acceso a un proyecto privado tendrán la posibilidad de solicitar ese acceso. Para que accedan al proyecto, será necesario que antes se apruebe su solicitud.
- Cuando alguien solicite acceso a un proyecto privado, el encargado del proyecto se asignará una tarea en la que se notifica que alguien ha pedido acceso. El encargado del proyecto puede agregarlo al proyecto para otorgarle ese acceso.
- Si no hay un encargado asignado a ese proyecto, la tarea para otorgar o rechazar el acceso se asignará al creador del proyecto.
- Si no hay un encargado asignado a ese proyecto y el creador no tiene acceso de administrador, el primer miembro del proyecto con acceso de edición recibirá la solicitud y podrá aceptar o rechazar el acceso al proyecto.
Permisos solo para comentar
Con los permisos solo para comentar de los proyectos permites que otros usuarios vean o comenten los proyectos sin darles acceso para que los editen. De este modo, resulta más fácil compartir información en un proyecto con todos los que la necesiten, al tiempo que evita la incorporación de cambios accidentales o innecesarios al proyecto. Captura comentarios sobre los proyectos y mantén al tanto a las demás partes interesadas, manteniendo intacta la estructura de tus proyectos. Los permisos solo para comentar son perfectos para las wikis, las plantillas, los puntos de referencia y los procesos de tu empresa que son sólidos y no deben modificarse.
Los permisos solo para comentar están disponibles en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana , así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise.
Cambiar los permisos para que sean solo para comentar
Puedes acceder a los ajustes de los permisos con el botón Share (Compartir) de la página del proyecto.
Solo los miembros del proyecto que tengan permisos de administrador o editor del proyecto podrán modificar un proyecto solo para comentar. Los usuarios que no sean miembros del proyecto aún podrán tener acceso al proyecto completo o a tareas individuales que allí se encuentren, pero solamente tendrán permiso para comentar.
Para cambiar la configuración de permisos del proyecto a solo para comentar:
- Navega hasta el botón Share (Compartir) que se encuentra en la parte superior derecha de tu proyecto.
- En Miembros, en la parte superior de la lista, verás el equipo con el que se comparte el proyecto. Haz clic en la flecha del menú desplegable para seleccionar Comentarista en el menú.
Desde aquí también puedes elegir compartir un proyecto con el equipo o hacerlo privado para los miembros y también restringir lo que estos miembros pueden hacer dentro.
Después de modificar los ajustes, el proyecto público queda con permisos solo para comentar para los usuarios que están en tu equipo, división u organización, pero no para aquellos que sean miembros del proyecto. Estos cambios no afectan los ajustes de acceso al proyecto de miembros del proyecto existentes.
Cambiar la configuración de acceso de miembros individuales del proyecto
El encargado del proyecto y los miembros del proyecto que tienen permisos de administrador o de edición del proyecto pueden otorgar permisos de edición a otros miembros del proyecto cambiando sus ajustes de permisos individuales a administrador o editor del proyecto .
Para cambiar la configuración de permisos de un miembro del proyecto:
- Haz clic en el menú desplegable junto al nombre del miembro del proyecto para el que vas a cambiar la configuración de permisos.
- Selecciona Administrador del proyecto para darles permisos completos del proyecto, incluida la eliminación del proyecto, Editor para darles permisos de edición o Comentarista para limitar los permisos a solo comentar.
- El encargado del proyecto puede asignar la responsabilidad del proyecto a otro miembro del proyecto
- Cierra el menú para guardar los cambios realizados
Los miembros del proyecto verán qué permisos tienen en la vista de tareas sobre el nombre del proyecto en un banner.
Permisos de proyecto de usuarios individuales
Los miembros de proyecto pueden obtener permisos individuales independientemente de la configuración predeterminada del proyecto. A nivel de proyecto, los miembros con permisos solo para comentar o que se les asigna una tarea con permisos solo para comentar pueden publicar únicamente mensajes del proyecto y actualizaciones del estado del mismo.
La siguiente tabla describe las funciones de los miembros de proyecto con permisos de administrador, editor y comentarista de proyecto. A los comentaristas también se les pueden asignar tareas, lo que les da algunos permisos adicionales en esas tareas específicas.
| Acción | Administrador del proyecto | Editor | Autor del comentario | Comentarista con una tarea asignada |
| Eliminar o archivar proyecto | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Renombrar el proyecto | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Cambiar la privacidad del proyecto o del equipo | ✅ | ❌ | ❌ |
❌ |
| Mover proyecto a un equipo diferente | ✅ | ❌ | ❌ |
❌ |
| Crear / eliminar enlaces compartidos y enlaces de solo lectura | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Personaliza los permisos | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Agregar o modificar el resumen del proyecto | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Editar las notificaciones para todos los miembros | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Agregar o modificar el brief del proyecto | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Compartir el proyecto y gestionar las suscripciones | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Agregar y modificar tareas, incluidas subtareas, dependencias y multihoming | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Cambiar la apariencia del proyecto, como la vista predeterminada, el ícono y el color para todos | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Agregar y modificar funciones de flujo de trabajo, como campos personalizados, reglas, formularios, plantillas de tareas, paquetes, fechas de vencimiento de cambio automático e integraciones | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Completar tareas, cambiar responsable o fecha de entrega | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Configurar el estado del proyecto | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Enviar mensaje al proyecto | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Enviar formularios | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Modificar los valores de campos personalizados | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Agregar o quitar archivos adjuntos | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Comentar tareas o mensajes | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Marcar las tareas o comentarios con "me gusta" | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Si tienes acceso solo para comentar y tienes asignada una tarea, las subtareas de esta tarea también se te deben asignar para que puedas realzar alguna acción en ellas. En este caso, tendrías acceso solo para comentar en las subtareas.
Tareas asociadas con varios proyectos
Si una tarea está alojada en varios proyectos, los miembros del proyecto que tengan acceso a todos los proyectos en los que se encuentra la tarea heredarán los permisos de mayor jerarquía.
Por ejemplo, un usuario que tiene acceso total para editar una tarea en un proyecto, no pierde este acceso si la tarea es parte de otro proyecto en donde solo tiene acceso para comentar. Significa que no perderás los privilegios de edición de las tareas que también se encuentren en otros proyectos en los que tengas permiso para comentaristas.
También significa que los usuarios que tienen permisos de comentarista en un proyecto, también pueden editar tareas que también se alojan en otros proyectos en los que tienen permisos de editor o de administrador del proyecto.
Personalización de los permisos para los proyectos
En los niveles Enterprise, Enterprise+ y Legacy Enterprise, los administradores de proyectos pueden personalizar sus permisos de proyecto para añadir restricciones adicionales. Esta configuración se puede encontrar en el menú Revisar permisos del proyecto junto al nombre del proyecto.
Solo los administradores de proyectos pueden personalizar los permisos del proyecto.
Los administradores de proyectos pueden impedir que los editores modifiquen los flujos de trabajo o cambien la apariencia del proyecto. Esto impide que los editores añadan o modifiquen:
- Campos personalizados
- Integraciones
- Reglas
- Plantillas para tareas
- Formularios
- Flujos de trabajo estándar
- Paquetes
- Modificación automática de las fechas de entrega
- Guarda tu diseño como predeterminado
- Ícono y color del proyecto para todos
Con Asana Enterprise, Enterprise+ y Legacy Enterprise, los administradores de proyectos también pueden restringir quién puede compartir y gestionar las membresías de los proyectos. Elige entre Solo administradores de proyectos y Administradores y editores de proyectos.