La función de permisos de acceso a formularios permite que los superadministradores restrinjan el acceso a formularios a las personas que tienen una dirección de correo electrónico con el dominio de su organización.
Controles del administrador
Los superadministradores de organizaciones con planes Enterprise pueden establecer permisos de acceso a los formularios para todo el dominio.
Para establecer los permisos de acceso al formulario:
- Haz clic en tu foto de perfil.
- Selecciona Consola del administrador.
Desde la pestaña Seguridad, puedes:
- Dirígete a los controles del administrador
- Haz clic en Permisos de acceso a los Formularios
Desde Permisos de acceso al formulario, puedes hacer lo siguiente:
- Permitir que los miembros del proyecto configuren los permisos para compartir enlaces de formularios. Los formularios que se utilicen dentro del dominio pueden ser públicos sin necesidad de autenticación o solo internos que soliciten autenticación para poder ver o enviar el formulario, dependiendo de la configuración que establezcan los usuarios para proyectos individuales.
- Restringe el acceso a los emails asociados con el dominio de la organización.
Se sugiere permitir que los miembros del proyecto establezcan los permisos para compartir enlaces de los formularios cuando estos puedan llegar a llegar a usarse tanto por personas internas como externas.
Al restringir el acceso a los emails asociados con el dominio de la organización, todos los formularios nuevos y existentes en el dominio se volverán “solo para empleados internos” y se solicitará autenticación para poder ver o enviar un formulario.
El método de autenticación dependerá de lo que el administrador haya habilitado para el dominio (Google SSO, SAML o ningún método de autenticación). Si no se ha habilitado ningún método de autenticación, los destinatarios de los formularios deben iniciar sesión o registrarse para ver el formulario.
Si se modifica esta configuración a “Solo la organización”, esto podría afectar a los formularios y flujos de trabajo existentes. Antes de realizar el cambio, recomendamos notificar a los líderes del equipo y darles tiempo para revisar y ajustar sus flujos de trabajo según sea necesario.
Controles de nivel de proyecto
La configuración de los permisos de acceso a los formularios para los proyectos está disponible para todos los clientes con planes Premium, Business y Enterprise.
Los permisos de acceso a los formularios están disponibles para los usuarios cuando los ajustes del administrador del dominio se establezcan como Permitir que los miembros del proyecto configuren los permisos para compartir enlaces de formularios.
Para establecer los permisos de acceso del formulario, los miembros del proyecto deben:
- Click on Share form
- Seleccione Cualquiera que tenga un enlace para establecer el formulario como público, sin necesidad de autenticación para ver o enviar un formulario. Esto te permitirá compartir el formulario externamente.
- Selecciona Organización solo para compartirla solo con los miembros de la organización. Esto requerirá que el destinatario del enlace se autentique antes de ver o enviar un formulario.
- Haz clic en Listo.
Autenticación para destinatarios de los formularios
Los destinatarios de formularios que reciban uno con acceso exclusivo para la organización podrán acceder a él.
Para miembros que no son usuarios de Asana
Los miembros que no son usuarios de Asana pueden autenticarse con el proveedor de identidad del dominio para acceder al formulario y no se les facturará a menos que se registren en Asana. Para los dominios que requieran inicio de sesión con contraseña, los usuarios que no sean miembros de Asana deberán iniciar sesión o registrarse en Asana para acceder al formulario.
Para miembros que son usuarios de Asana
Podrán acceder al formulario iniciando sesión en su cuenta de Asana.