Reenviar correos electrónicos para convertirlos en tareas de Asana
Puedes crear tareas y mensajes enviando emails a Asana. Ten en cuenta que solo puedes reenviar emails a Asana con un máximo de 30 MB.
Así es cómo Asana interpreta tu email:
| Campo del email | Campo de la tarea: |
|---|---|
Enviar un email a x@mail.asana.com
|
Tarea en Mis tareas |
| Dirección adicional añadida en el campo Para: | Responsable de la tarea |
| Destinatarios del email en copia | Colaboradores de la tarea |
| Asunto del email | Nombre de la tarea |
| Cuerpo del email | Descripción de la tarea |
| Archivos adjuntos del email | Archivos adjuntos de la tarea |
Ten en cuenta que x en “x@mail.asana.com” no es una variable.
Enviar tareas por email a Mis tareas
Para crear tareas en la sección Mis tareas por email, envía un email a x@mail.asana.com. Por defecto, x@mail.asana.com creará una tarea en el espacio de trabajo u organización relacionada con una dirección de email.
Para cambiar la organización o el espacio de trabajo asociado a tu dirección de email:
- Haz clic en tu foto de perfil ubicada a la derecha en la barra superior.
- Selecciona Mis ajustes.
- Selecciona la pestaña Reenvío de correos electrónicos.
- Elige la organización o el espacio de trabajo que quieras asociar a tu dirección de email
En la pestaña Notificaciones por email tienes la opción de Añadir más direcciones de email a tu cuenta. Al agregar una dirección de email adicional a tu cuenta de Asana, ten en cuenta que agregar una dirección de email que ya esté asociada a una cuenta de Asana diferente hará que ambas cuentas se fusionen. Es un cambio irreversible.
Enviar tareas por correo electrónico a un proyecto
Puede enviar emails para crear tareas directamente en un proyecto de Asana.
Cada proyecto de Asana tiene una dirección de email única que se puede utilizar para crear tareas en ese proyecto.
Para encontrar la dirección de correo electrónico de un proyecto:
- Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del proyecto en Acciones del proyecto.
- Haz clic en Importar y luego elige Correo electrónico.
Puede identificar manualmente la dirección de email de su proyecto utilizando la Id. única del proyecto:
- Abrir un proyecto
- Tu ID del proyecto es una secuencia de números en la URL de tu proyecto (se verá así: https://app.asana.com/0/projectID/list
).
Para crear una tarea en tu proyecto por email, envía un email a x+projectID@mail.asana.com. Por ejemplo, si tu Id. de proyecto es 123, debes enviar un email a x+123@mail.asana.com.
Crea tareas desde tu bandeja de entrada del email con el complemento de Asana para Gmail o la integración de Asana para Outlook.
Ten en cuenta que los usuarios solo pueden crear tareas en proyectos de los que ya son miembros a menos que tanto el proyecto como el equipo sean públicos. En este caso, los usuarios pueden crear tareas sin convertirse en miembros del proyecto.
Mensajes de correo electrónico
Puedes publicar mensajes para tus equipos o proyectos enviando un email.
Enviar mensajes de equipo por email
En la parte inferior de la página de mensajes de cada equipo, habrá una dirección de correo electrónico. La dirección de email para cualquier mensaje de equipo es [IDDeEquipo]@mail.asana.com
Enviar mensajes de proyecto por email
En la parte inferior de la página de mensajes de cada proyecto, habrá una dirección de correo electrónico. La dirección de email para cualquier mensaje de proyecto es [ProjectID]@mail.asana.com
Envía un email a esta dirección para crear una publicación en ese equipo o proyecto. También puedes copiar a otros usuarios para agregarlos como colaboradores en tu mensaje.
En las organizaciones, solo puedes enviar publicaciones de mensajes por email desde la dirección de email de tu compañía.
Por ejemplo, si estás en la organización acme.com, solo puedes publicar un mensaje por email desde tu dirección de email @acme.com, incluso si tienes otras direcciones de email vinculadas a tu cuenta de usuario.
Asegúrate de que todas las personas incluidas en los campos CC o Para tengan acceso a tu espacio de trabajo, organización o proyecto de Asana, y de utilizar la dirección de email asociada con tu cuenta Asana. Si no tienen acceso, recibirás una notificación que indique que tu tarea no se pudo crear.
Reenviar automáticamente los emails
Si deseas crear tareas en Asana para emails que recibes de forma regular, es posible que desees reennviarlas de forma automática. Para reenviar emails de forma automática a Asana, sigue estos pasos:
- Crea una cuenta de email para el reenvío;
- En Asana, agrega el remitente@ a tu organización o espacio de trabajo y agrega esta dirección de email a Asana y al proyecto al que estás enviando el email.
- Cierra sesión en tu cuenta de Asana e inicia sesión en la cuenta remitente, luego desactiva las notificaciones por email de la cuenta.
- Configura tu cuenta remitente@ como correo de reenvío automático en tu proyecto de Asana. Las siguientes son instrucciones para clientes con emails comunes:
Ahora, cada vez que el remitente@ reciba un email, será reenviado al proyecto de Asana y asignado a la cuenta de reenvío. Estas tareas se pueden reasignar fácilmente.
Autenticación de email
Para asegurar que tu cuenta sea segura contra la potencial suplantación de identidad y de email, exigimos que el servidor de correo que nos envía emails esté configurado correctamente para su dominio de email. El servidor debe estar configurado de modo que el dominio de la dirección de sobre coincida con el dominio de la dirección de origen. Si esto no sucede, recibirás un mensaje de error indicando que estas direcciones no coinciden y deberás comunicarte con tu administrador de servidor de correo para resolverlo.
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