La integración con Microsoft Teams está disponible para todos los tipos de planes.
Overview
Usa la integración de Asana con Microsoft Teams para agregar proyectos de Asana a grupos de chat y transformar las conversaciones en acciones concretas, todo en un solo lugar. Chatea con tus compañeros sobre un proyecto mientras observas la lista de tareas completa, incluyendo responsables de tareas, fechas de entregas y tareas completas cuando estén listas. Con la integración de Asana para Microsoft Teams, puedes mantenerte conectado y organizado, sin importar desde dónde trabajes.
Teams es una herramienta de colaboración basada en conversaciones por chat que facilita el trabajo entre equipos remotos de distintos departamentos desde cualquier lugar del mundo y permite compartir información a través de un espacio en común. Los usuarios pueden usar funciones como las de colaboración en documentos, mensajes por canales, chat de equipo y gestión de tareas con Asana. Esta integración con Asana garantiza el enfoque y la continuidad del trabajo sin importar dónde te encuentres, en cualquier momento o lugar. Gracias a Asana sabes quién hace qué y para cuándo.
Se ha agregado un bot de Asana a Microsoft Teams que facilita el despliegue de las funciones de Asana. Te ayudará a buscar y hallar funciones de Asana para asociar en conversaciones de Teams, y los usuarios podrán crear tareas y agregar mensajes a las tareas desde Teams.
Requisitos para la instalación
Requisitos de Asana
La integración con Microsoft Teams está disponible para todos los tipos de planes.
Requisitos de Microsoft Teams
La integración de Asana para Microsoft Teams está disponible para todos los planes pagos de Microsoft Teams. La versión gratis de Microsoft Teams no es compatible con la integración de la aplicación.
Pasos para la instalación
Conecta Asana con Microsoft Teams para asignar tareas y mantenerte responsable al agregar la aplicación para ti y tu equipo.
Cómo configurar la integración de Asana para Microsoft Teams:
- Ir a la pestaña Apps en MS Teams
- Busca la gestión de proyectos de Asana;
- Haz clic en Asana.
- Haz clic en añadir para instalar la aplicación
En la ventana emergente de Gestión de proyectos de Asana, haz clic en Agregar.
No se puede agregar el bot de Asana para Microsoft Teams a un canal o chat privado.
Cómo gestionar las aplicaciones para tu organización:
Para gestionar las aplicaciones, dirígete al centro de administración de Microsoft Teams y, a continuación, busca Asana para asegurarte de que está configurado como permitido. Marca Permitir.
Agrega Asana a la lista Aplicaciones ancladas en el centro de administradores de Microsoft Teams para poder encontrarla más fácil y elegir el orden en que está anclada en la barra del navegador.
Flujo de incorporaciones
Cuando la integración esté instalada, tendrás acceso al bot de la integración en tu chat personal. También podrás agregar el bot a canales específicos del equipo.
Puedes escribir preguntas y usarlas para mantenerte informado acerca de las actividades del proyecto en Asana.
Cuando interactúes a través de la integración por primera vez, tendrás contacto con un botchat. El chatbot presentará la integración, hará un recorrido por casos de uso de ejemplo y proporcionará enlaces a cualquier otro artículo de la guía que puedas necesitar.
Cómo compartir los enlaces
Los usuarios pueden desplegar las tareas, los proyectos, los portafolios, las actualizaciones de estado y los equipos para mostrar más información cuando la comparten con un equipo en particular.
Para compartir los enlaces:
- Pega cualquier enlace URL específico de Asana
- Espera a que aparezca el desplegado
- Haz clic en el icono Expandir para ver más contexto
- Enlace al equipo y envíalo
Podrás verlo todo al hacer clic en Ver en Asana.
Cómo buscar
Para buscar tareas, proyectos o portafolios haz clic en el logo de Asana del cuadro de mensajes.
Realiza búsquedas de tareas, proyectos o portafolios:
- Haz clic en el logo de Asana del cuadro de mensajes.
- En este menú, puedes buscar cualquier tarea, proyecto o portafolio.
Cómo crear una tarea nueva
Para crear una tarea:
- Haz clic en el botón con el signo + en el cuadro de mensajes de Asana.
- Selecciona Crear tarea nueva.
- Completa los datos en la ventana emergente que aparece
- Haz clic en Crear tarea.
Puedes crear tareas nuevas en Asana en cualquier lugar en Teams. Puedes usar el comando Crear tarea con el bot de Asana, la opción del cuadro donde escribes el mensaje o cualquier mensaje de una conversación. Puedes asignarla a un compañero de equipo, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto específico en Asana.
Cómo agregar un mensaje a una tarea
Para agregar un mensaje a una tarea:
- En las tres opciones del ícono de punto, haz clic en Más acciones y elige Agregar mensaje a la tarea.
- A través de una ventana emergente, puedes buscar y seleccionar una tarea de Asana para agregar el mensaje.
Después podrás agregar este mensaje a una tarea como comentario.
Cómo ver un proyecto de Asana dentro de Teams
Para ver una vista de proyecto dentro de Microsoft Teams, te recomendamos usar la opción de la pestaña Sitio web no solo para ver el proyecto, sino también para agregar tareas, editar tareas existentes y disfrutar de la funcionalidad completa de Asana.
Puedes agregar esta pestaña en los equipos o en los eventos.
Accede a las vistas de proyectos
Elige el proyecto que quieras ver.
Cómo acceder a la vista del proyecto:
- Ve al equipo o evento a los que desees agregar la vista del proyecto y haz clic en el botón + que se encuentra arriba.
- Busca el sitio web y selecciona
Desde la ventana emergente:
- Agregue la pestaña Sitio web para poder acceder a los servicios y habilitar la vista del proyecto.
Para ver el proyecto:
- Pega la URL o el nombre del proyecto que quieras agregar a Asana y guárdalo.
- Después de cargarlo, se desplegará para ver todo el proyecto de Asana dentro de Teams.
Ahora puedes ver todo el proyecto de Asana.
Notificaciones
Cómo recibir notificaciones personales
Para recibir notificaciones personales:
- Desde el menú lateral, accede a tu chat y haz clic en el chat del bot de Asana.
- Escribir "vincular proyecto"
- Haz clic en el botón Vincular proyecto
Entonces, el bot de Asana te pedirá que selecciones un proyecto para asociar. Elige Mis tareas y haz clic en Enlace para empezar a recibir las notificaciones personales.
Recibirás notificaciones cuando:
- Te asignen o desasignen una tarea
Para las tareas asignadas a ti, recibirás una notificación cuando:
- La tarea esté finalizada
- Cambie la fecha de entrega
- Se finalicen todas las dependencias
- No se finalice una dependencia
- Se cambie la fecha de entrega de una dependencia
- Te agreguen como seguidor
- Hay un comentario en una tarea que estás siguiendo
Ajustes de las notificaciones
Ve a cualquier canal o chat personal del equipo.
Cómo acceder a las notificaciones:
- En el menú con el signo +, selecciona Vincular proyecto.
- Elige el proyecto del que desees recibir notificaciones.
Configuración de los ajustes de las notificaciones para Microsoft Teams
En el cuadro de mensajes de Asana:
- Ve al menú con el signo + de la ventana emergente de Asana y dirígete a los ajustes de las notificaciones.
- Selecciona las notificaciones de comunicaciones que desees recibir.
A partir de entonces, recibirás notificaciones acerca de todas las actividades que se produzcan en el proyecto que has seleccionado.
Notificaciones personalizadas
Puedes crear notificaciones personalizadas con las Reglas de Asana. Los usuarios pueden enviar un mensaje personalizado de forma automática a un canal cada vez que se actualiza o mueve una tarea. Para obtener más información, lee el artículo de nuestra Guía de reglas.
Desde la ventana emergente Agregar regla:
- Puede enviar un mensaje de canal personalizado a través de Microsoft Teams con actualizaciones de tareas
El bot de Asana
El bot de Asana para Microsoft Teams chateará con la aplicación para hacer preguntas y encontrar cosas. Devolverá una respuesta basada en las aportaciones de usted, el usuario. Hay una serie de comandos que puedes usar con esta aplicación para ahorrar tiempo. Las interacciones son fluidas.
Interacciones con el bot:
El chatbot de Asana te ofrece la opción de seleccionar tu espacio de trabajo o de cambiar a otro que se ajuste a las necesidades de tu proyecto con el espacio de trabajo de cambio de comandos.
Reuniones en Microsoft Teams
La integración de Asana con Microsoft Teams también te permite organizar reuniones en Teams.
Ahora, los usuarios pueden transformar las conversaciones informales en trabajo concreto al que pueden dar seguimiento en Asana sin tener que cambiar de herramienta.
Si agregas la integración de Asana a un evento de reunión en Teams, podrás:
- Crear tareas rápidamente sin salir de la ventana de la reunión
- Ver un resumen de las tareas creadas en una reunión
Cómo configurar la integración
El organizador de la reunión debe agregar el equipo o el evento a la integración antes de comenzar la reunión.
Esto es compatible con la aplicación de escritorio de Teams y no aparecerá en las reuniones cuando se acceda en una ventana del navegador.
Ve al evento del equipo al que deseas agregar la integración y haz clic en el botón + que se encuentra en la parte superior de la pantalla
Como primer paso, el organizador designado de la reunión debe agregar el equipo o evento a la integración. Actualmente no es posible agregar esta función desde la reunión sino que debes agregarlo en la configuración de la reunión.
Mantén el trabajo conectado
Agregar la pestaña de Asana:
- Busca ‘Asana‘ y selecciónalo para agregar la pestaña de Asana.
- Haz clic en Agregar para confirmar
Para unirte a la reunión
Conectar con Asana:
- A continuación, se te pedirá que te conectes a Asana. Haz clic en este botón.
- Después de autenticarte con Asana, selecciona un espacio de trabajo para prepararte para la reunión
- Únete al evento de la reunión
Crea tareas y revisa las tareas que hayas creado dentro del evento o equipo. Por defecto, las tareas creadas en Teams solo son visibles dentro de Teams para el usuario que las creó. Sin embargo, las tareas siempre permanecerán visibles en Asana.
Esta vista solo está disponible para los organizadores de reuniones y es un excelente lugar para asignar tareas o para tomar notas sobre la reunión, o incluso para revisar las tareas creadas una vez finalizada la reunión.
Cómo crear tareas:
Cuando te unas al evento, también verás el logotipo de Asana en el menú de la reunión. Al hacer clic en él, se abrirá un panel lateral donde podrás crear tareas a mitad de la reunión y revisar las tareas que hayas creado en la reunión.
Los demás participantes también verán esta opción en su menú y podrán autenticarse y crear tareas.
Todas las tareas creadas aquí también estarán visibles en la pestaña para que puedas revisarlas una vez finalizada la reunión.
¿Por qué usar las reuniones de Teams?
Después de cargar esta aplicación de Asana dentro de la experiencia de videollamadas de Teams, los usuarios pueden:
- Crear tareas sin salir de la videollamada
- Tener un registro de las tareas
- Tener un registro de las ideas creativas que surgen de forma espontánea durante la reunión sin tener que cambiar de herramienta
- Tener una reunión productiva
- Convertir ideas en acciones concretas
Key use cases
Gracias a esta integración, tu equipo puede mantenerse centrado en sus objetivos, proyectos y tareas sin importar dónde se encuentren. Estarás siempre al tanto del estado del trabajo que hace tu equipo.
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Define la información clave: esta integración ofrece la opción de crear tareas de Asana desde Teams y de incorporar la información de contexto que desees (como, por ejemplo, un mensaje). Los usuarios pueden definir la información clave como el nombre de la tarea, la descripción, la fecha de entrega, el responsable o los campos personalizados.
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Mantente al día: en Teams, los colaboradores ahora pueden estar informados acerca del contexto y el progreso más importantes desde Asana a medida que se producen.
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Referencia a Asana: cuando se produce una discusión relacionada con el trabajo en Teams, puedes hacer referencia a proyectos, tareas y otra información relacionada de Asana fácilmente para que los miembros de tu equipo y los participantes de la discusión puedan tener más contexto, claridad y transparencia del flujo de trabajo y nunca se sientan fuera del círculo.
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Responsabilidad: chatea con tus compañeros de equipo sobre un proyecto mientras observas la lista de tareas completa, que incluye a los responsables de las tareas, las fechas de entrega y las tareas completas cuando están hechas. Los equipos pueden avanzar más rápido y lograr más.
Trabaja sin problemas: no es necesario cambiar de herramienta. Con las reuniones de Teams, los usuarios pueden convertir las conversaciones informales en trabajo concreto al que se le puede dar seguimiento en Asana.
¿Necesitas ayuda? Consulta la página de Soporte de Microsoft aquí.