Llegó la hora de dejar de buscar los pendientes y los detalles importantes en las profundidades de la bandeja de entrada de tu email y, en cambio, convertir los emails en trabajo al que puedes darle seguimiento en Asana y que puedes gestionar de principio a fin.
Con Asana para Outlook, puedes usar cada herramienta para lo que está diseñada: comunícate en Outlook y gestiona el trabajo en Asana, de modo que tu equipo sepa qué debe hacer y cuándo, para que el trabajo se finalice a tiempo. Con Asana para Outlook, puedes convertir tus emails en trabajos concretos al transformarlos en nuevas tareas o comentarios de Asana, sin tener que cambiar de una herramienta a otra.
Para poder usar Asana para Outlook, se requiere de una suscripción a Office 365 y acceso a Microsoft AppSource. Además de la aplicación web de Outlook, Asana es compatible con las versiones de escritorio para Windows (desde Outlook 2021 hasta la última versión) y para Mac (desde Outlook 2019 hasta la última versión también). Para la suscripción de Office (es decir, Microsoft 365) en Windows, Asana es compatible con Windows 10 1903 (y versiones posteriores) y Office 365 16.0.11629 (y versiones posteriores).
Instala Asana para Outlook
Este nuevo complemento está disponible para todos los que tengan acceso a Microsoft AppSource y usen Asana y Outlook. Para instalar el complemento de Asana:
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Ve a Microsoft Marketplace y haz clic en Obtener ahora.
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Sigue las instrucciones para agregar el complemento de Asana a tu bandeja de entrada de Outlook.
Una vez que has hecho eso, verás los botones Crear tarea y Abrir complemento de Asana con el logotipo de Asana en la barra superior de tu bandeja de entrada de Outlook.
Los administradores verán la opción de instalar esto para todos en su organización.
Convierte los emails en tareas que puedes seguir y llevar a la práctica
A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes.
Para convertir un email en una tarea:
- Haz clic en el ícono de Asana que se encuentra en la parte superior del email y luego en Crear tarea de Asana.
- Una vez que hayas completado los detalles de la tarea, haz clic en Crear tarea.
En este momento, solamente es posible configurar una fecha de entrega para una tarea en el momento en que se crea. No se pueden agregar/ajustar las fechas de entrega de las tareas que ya existen.
Agrega emails a tareas existentes para obtener contexto
Probablemente no todo tu equipo esté copiado en todas las cadenas de email con la información necesaria para que realicen su trabajo. Sin embargo, sin estos detalles y contexto, no se puede hacer el trabajo de manera efectiva.
Ya sea una propuesta de una agencia, un email de un candidato con su información de contacto o la solicitud de recursos de diseño de otro equipo de tu empresa, quieres que todo el equipo tenga la información adecuada para hacer su trabajo. En lugar de cambiar de una herramienta a otra y de copiar y pegar esta información, simplemente agrega el email a una tarea existente de Asana como un comentario, directamente desde Outlook.
Para añadir correos electrónicos a una tarea existente:
- Haz clic en el ícono de Asana en la parte superior del email y luego en Abrir complemento de Asana.
- Busca la tarea a la que quisieras agregar el email y, luego, haz clic en Agregar email.
Ajustes
Desde los ajustes del complemento de Asana para Outlook, podrás cambiar entre los espacios de trabajo y las organizaciones, o simplemente cerrar sesión.
Para acceder a la configuración de Asana para Outlook haz lo siguiente:
- Haz clic en el ícono de Asana en la parte superior del email y luego en Abrir complemento de Asana.
- Haz clic en el icono del engranaje que aparece en la parte superior del panel de Asana para Outlook
Desde aquí podrás alternar tus dominios de Asana o cerrar sesión.
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