Privacidad y seguridad

En este artículo, aprenderás las prácticas de gestión de datos de Asana, las funciones de seguridad que mejoran la protección de las cuentas y las funciones de exportación de datos.  

Correos electrónicos de detección de inicio de sesión

Se enviará un email a los usuarios de Asana cada vez que advirtamos que se inició una nueva sesión en su cuenta.

Este email se enviará a los usuarios cuando usen una combinación de navegador y dirección IP por primera vez

Afectará a los inicios de sesión con autenticación mediante nombre de usuario/contraseña e inicio de sesión único de Google.

Replicación de información, respaldo y recuperación

Asana usa el servicio de base de datos relacional (RDS) de Amazon para administrar toda la información del usuario. La base de datos es replicada sincrónicamente así que podemos recuperarnos de una falla en la base de datos en cuestión de segundos.

Como precaución adicional, tomamos capturas periódicas de la base de datos y las retiramos de manera segura a un centro de datos separado para poder restaurarlas en otro lugar si es necesario, incluso en caso de fallo regional de Amazon.

Conoce mas sobre el servicio de base de datos relacional de Amazon aquí.

Exportar datos del proyecto

Puedes exportar tu propia información, por proyecto, a archivos de texto JSON o CSV, el último se puede ver en una hoja de cálculo como Microsoft Excel o hojas de cálculo de Google.

Para exportar:

  1. Haz clic en la flecha desplegable ubicada en el encabezado;
  2. Seleccionar Exportar/Imprimir
  3. Selecciona JSON o CSV.

Además de los proyectos, también puedes exportar una búsqueda guardada o tus Mis tareas.  

JSON

Si escogiste la opción JSON, un enlace al archivo JSON se abrirá en una pestaña nueva. La URL es un permalink, se proporciona como https y está sujeto al control de acceso. Solo las personas que pueden ver el contenido en Asana serán capaces de cargar el contenido en la URL del JSON y solo si han iniciado sesión en Asana.

El JSON se puede convertir a otros formatos: pregunta a tu contacto de TI o busca en línea para saber más (nosotros no ofrecemos instrucciones para su conversión).

CSV

Si escogiste la opción CSV, el archivo se descargará en tu computadora desde tu buscador.

Exportar CSV del equipo

Los administradores y superadministradores de una división u organización de pago pueden exportar equipos a archivos CSV desde la pestaña Equipos de su consola del administrador.

premium org

Desde la consola del administrador:

  1. Navega a la pestaña Equipos 
  2. Haz clic en Exportar CSV.

Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.

Descarga la lista de tus equipos para tener una mejor comprensión de los diferentes equipos en tu dominio y obtener también la lista y detalles de los miembros de cada equipo.

El archivo CSV contiene los siguientes campos:

  • Equipo
  • Recuento de miembros
  • Privacidad
  • Fecha de creación
  • Creada por
  • Descripción
  • Miembro (email)
  • Miembro con acceso limitado (email)
  • Invitación pendiente (email)

Exportación completa de una organización

Disponible en el nivel Asana Enterprise+, así como en el nivel heredado Legacy Enterprise.

Esta opción permite al administrador o superadministrador de una organización exportar todos los proyectos, tareas y mensajes de toda la organización a través de la configuración de la organización o la API de Asana.

 

Para solicitar una exportación completa de su organización:

  1. Haz clic en tu foto de perfil en la barra superior y selecciona Consola del administrador.
  2. Dirígete a la pestaña de ajustes 
  3. Seleccionar exportación del dominio

Una exportación completa de una organización contendrá todos los proyectos y equipos eliminados, además de todas las tareas eliminadas en los últimos 30 días antes de enviar la solicitud.

Una vez que se completa la exportación, se enviará al administrador un enlace para descargar los datos. La información estará en forma de un archivo JSON solamente. No es posible recibir los datos exportados en un formato de archivo CVS.

El archivo JSON conendrá todo lo siguiente:

  • tareas (incluidos el nombre y la ID)
  • creado_el
  • modificado_el
  • descripción de la tarea
  • estado de finalizado (verdadero/falso)
  • responsable_estado (Más tarde, Próximo, Hoy, Bandeja de entrada)
  • finalizado_el
  • due_on
  • espacio de trabajo/equipo (incluidos el nombre y la ID)
  • cant_me gusta
  • responsable
  • me gusta.
  • etiquetas
  • colaboradores (incluidos el nombre y la identificación)
  • proyectos (incluidos el nombre y la ID)
  • campos personalizados
  • secciones: misma información que las tareas
  • nombre de las columnas (tableros)
  • archivos adjuntos (incluye imágenes, archivos PDF y archivos de video)
  • comentarios
  • subtareas
  • fecha de entrega del proyecto
  • encargado del proyecto
  • estados del proyecto 
  • mensajes
  • plantillas de tareas
  • plantillas de proyectos

Exporta la información de tu organización usando la API de Asana

Utiliza las cuentas de servicio para hacer copias de seguridad de tus datos y automatizar las exportaciones completas de la organización a través de la API de Asana. Esto te permite:

  • Auditar los contenidos de tu organización de forma regular
  • Guardar respaldos ocasionales de tu información en Asana en tus propios sistemas

Privacidad de datos y seguridad de aplicaciones

Revisiones automáticas

Asana siempre usa una conexión SSL

El acceso a toda la información en Asana esta sujeto a revisiones para asegurar que nadie fuera de tu compañía pueda ver o modificar tu información.

Asana sigue las mejores prácticas en todas las áreas de aplicación de seguridad y previene vectores comunes de ataques web.

Miembros e invitados

Cualquier miembro titular de tu espacio de trabajo u organización puede acceder a la información si no está marcada como privada para otros miembros. Obtén más información sobre los permisos de tareas

Los invitados no pueden acceder a la información de proyectos y tareas a las que no han sido explícitamente agregados. Más información sobre miembros e invitados.  

El equipo de Asana

Los miembros de equipo de Asana están atados a acuerdos de confidencialidad, pero pueden acceder a tu información de ser necesario para diagnosticar y corregir problemas del producto. Para obtener más información, consulta nuestra Declaración de privacidad.  

Seguridad física y de la red

Todos los servidores de Asana estas hospedados en centros de información seguros que han superado la auditoría SOC 2. Todos nuestros servidores cuentan con un firewall que solo permite el tráfico mínimo necesario para que el servicio funcione, y el acceso a estos servidores está limitado a los empleados de Asana que tienen una necesidad legítima debido a su trabajo.

No ofrecemos una versión de Asana que pueda correr en tus propios servidores (en tus instalaciones).

Información adicional

 

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