En Asana, el acceso a un equipo es contextual y existen algunos ajustes de permisos que afectan quién puede acceder a un equipo, a sus proyectos públicos y a los mensajes del equipo.
Si alguien pertenece a un equipo, entonces tiene acceso a todos los mensajes y proyectos públicos del equipo.
Los invitados de la organización deben pertenecer a un equipo para acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo. Si los invitados no pertenecen a un equipo, entonces no pueden acceder ni pueden solicitar unirse al mismo, independientemente de la configuración de permisos del equipo.
| Team: | Con acceso para: | Posibilidad de solicitar unirse: |
|---|---|---|
| Membresía por solicitud | Miembros de Equipo | Sí |
| Privado | Miembros de Equipo | No |
| Público para la organización | Miembros del equipo y de la organización | Sí |
Las opciones para equipos públicos y equipos privados solo están disponibles en las versiones Premium, Business y Enterprise de Asana. ¡Obtén más información aquí!
Cómo identificar la configuración de permisos del equipo
Para identificar a los usuarios que pertenecen a un equipo en Asana y a quienes pueden ver los proyectos, debes acceder a los ajustes del equipo.
Para acceder a los ajustes del equipo:
En el menú lateral, coloca el cursor sobre el nombre de un equipo, luego haz clic en el ícono de los tres puntos que aparece y selecciona Editar los ajustes del equipo.
¿Quién puede acceder al equipo?
Equipo de membresía por solicitud
Antes de que alguien pueda acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo de Membresía por solicitud, la solicitud de unirse debe ser aprobada por un miembro activo del equipo o un administrador del equipo. Solo los miembros del equipo pueden acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo. Puedes ver la lista completa de los miembros del equipo en la pestaña Miembros en los Ajustes del equipo.
Equipo privado
Solo los miembros del equipo pueden acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo. Puedes ver la lista completa de los miembros del equipo en la pestaña Miembros en los Ajustes del equipo.
Equipo público
Técnicamente, solo los miembros del equipo pueden acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo. Sin embargo, los miembros de la organización también pueden unirse automáticamente para acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo sin necesidad de aprobación.
Quién puede solicitar unirse a un equipo
Equipo de membresía por solicitud
Los equipos de membresía por solicitud pueden ser descubiertos por todos los miembros de la organización. Todos los miembros de la organización solicitan unirse a un equipo de membresía por solicitud.
Para solicitar unirse a un equipo de membresía por solicitud:
- Desplázate hasta la parte inferior del menú lateral y selecciona Buscar más equipos.
- Encuentra el equipo al que deseas unirte y haz clic en Solicitar unirse.
Antes de que alguien pueda acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo de membresía por solicitud, la solicitud de membresía debe ser aprobada por un miembro activo del equipo.
Equipo privado
La única manera de obtener acceso a un equipo privado es si te invita un miembro de ese equipo.
Los usuarios no pueden descubrir equipos privados a los que no tengan acceso y, por lo tanto, no pueden solicitar unirse o ver equipos privados en el menú lateral.
Equipo público
Todos los miembros de la organización pueden ver los equipos públicos en su barra lateral y unirse a ellos sin necesidad de aprobación.
Para unirse a un equipo público:
- Desplázate hasta la parte inferior del menú lateral y selecciona Buscar más equipos.
- Encuentra el equipo al que deseas unirte y haz clic en Unirme.
Puedes unirte a cualquier equipo público sin aprobación, por lo que tendrás acceso a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo inmediatamente después de unirte.
Como los invitados de una organización no pueden ver equipos a los que no tengan acceso en el menú lateral, tampoco pueden solicitar unirse ni ver equipos públicos en dicho menú.
Cómo compartir un equipo
Equipo de membresía por solicitud
Existen dos maneras de compartir a un equipo de membresía por solicitud:
- Invitar a nuevos miembros al equipo: al invitar a una persona a un equipo de membresía por solicitud, le otorgas acceso a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo.
- Hacer público el equipo: si haces público un equipo, todos los miembros de la organización tienen acceso automático a los proyectos públicos y a los mensajes de dicho equipo sin necesidad de aprobación. Sin embargo, los invitados de la organización no pueden ver ni unirse a equipos públicos en el menú lateral.
Hay dos maneras de invitar a una persona a un equipo de membresía por solicitud:
- Haz clic en el signo + en el encabezado.
- Luego haz clic en el ícono + del menú lateral y haz clic en Invita a tus compañeros de equipo.
Para cambiar a un equipo público:
Ve a la pestaña Ajustes de los ajustes del equipo, selecciona Público para la organización y, a continuación, haz clic en el botón Actualizar equipo.
Equipo privado
Existen tres maneras de compartir un equipo privado:
- Invitar a nuevos miembros al equipo: al invitar a una persona a un equipo privado le das acceso a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo.
- Cambiar a un equipo de membresía por solicitud: si cambias a un equipo de membresía por solicitud, todos los miembros de la organización pueden solicitar unirse a ese equipo desde el menú lateral, pero la solicitud debe aprobarse antes de que puedan acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo. Sin embargo, los invitados de la organización no pueden solicitar unirse ni ver el equipo de membresía por solicitud en el menú lateral.
- Hacer público el equipo: si haces público un equipo, todos los miembros de la organización tienen acceso automático a los proyectos públicos y a los mensajes de dicho equipo sin necesidad de aprobación. Sin embargo, los invitados de la organización no pueden ver ni unirse a equipos públicos en el menú lateral.
Hay dos maneras de invitar a una persona a un equipo privado:
- Haz clic en el signo + en el encabezado.
- Luego haz clic en el ícono + del menú lateral y haz clic en Invita a tus compañeros de equipo.
Para cambiar a un equipo de membresía por solicitud:
Ve a la pestaña Ajustes de los ajustes del equipo, selecciona Membresía por solicitud y, a continuación, haz clic en el botón Actualizar equipo.
Para cambiar a un equipo público:
Ve a la pestaña Ajustes de los ajustes del equipo, selecciona Público para la organización y, a continuación, haz clic en el botón Actualizar equipo.
Equipo público
Los equipos públicos se pueden descubrir y se pueden unir sin la aprobación de cualquier miembro de la organización. Los participantes de la organización deberán ser invitados explícitamente a un equipo público para poder acceder a él:
- Invitar invitados de la organización: si invitas a un invitado de la organización a unirse a un equipo público, le otorgas acceso a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo.
Hay dos maneras de invitar a una persona a un equipo público:
- Haz clic en el signo + en el encabezado.
- Luego haz clic en el ícono + del menú lateral y haz clic en Invita a tus compañeros de equipo.
Cómo limitar el acceso a un equipo
Limita el acceso a una suscripción por equipo de solicitud
Existen cuatro maneras de limitar el acceso a un equipo de membresía por solicitud:
- Rechazar la solicitud de alguien para unirse al equipo.
- Quitar a un miembro del equipo existente: si quitas a una persona de un equipo de membresía por solicitud, le quitarás el acceso a todos los proyectos de ese equipo, tanto públicos como privados, así como a los mensajes del equipo.
- Cambiar un equipo a privado: cambiar un equipo a privado significa que otros miembros de la organización ya no pueden solicitar unirse a ese equipo en el menú lateral.
- Requerir la aprobación del administrador del equipo: un administrador del equipo puede requerir que cualquier invitación al equipo debe ser previamente aprobada. Esto solo está disponible para los clientes con el plan Asana Enterprise.
Para denegar el acceso:
Ve a la configuración del equipo desde el nombre del equipo en el menú lateral. Si alguien solicitó unirse al equipo, aparece Aprobar a los miembros pendientes.
Haz clic en Rechazar para rechazar el acceso de la persona al equipo.
Para quitar a un miembro del equipo:
Ve a la pestaña Miembros en la sección Ajustes del equipo, coloca el cursor sobre el nombre del miembro del equipo y haz clic en el botón Eliminar.
Para cambiar a equipo privado:
Ve a la pestaña Ajustes de la sección Ajustes del equipo, selecciona Privado y haz clic en el botón Actualizar equipo.
Equipo privado
Existen dos maneras de limitar el acceso a un equipo privado, ya que solo se puede acceder a los equipos privados por invitación:
- Quitar miembros del equipo: si quitas a una persona de un equipo privado, le quitas el acceso a todos los proyectos de ese equipo, tanto públicos como privados, así como a los mensajes del equipo.
- Requerir la aprobación del administrador del equipo: un administrador del equipo puede requerir que cualquier invitación al equipo debe ser previamente aprobada. Esto solo está disponible para los clientes con el plan Asana Enterprise.
Para quitar a un miembro del equipo:
Ve a la pestaña Miembros en la sección Ajustes del equipo, coloca el cursor sobre el nombre del miembro del equipo y haz clic en el botón Eliminar.
Equipo público
Existen cuatro maneras de limitar el acceso a un equipo público:
- Quitar invitados de la organización: si quitas a un invitado de la organización de un equipo público, le quitas el acceso a todos los proyectos (públicos y privados) y a los mensajes del equipo.
- Cambiar a un equipo de membresía por solicitud: cambiar a un equipo de membresía por solicitud significa que todos los miembros de la organización pueden solicitar unirse a ese equipo desde el menú lateral, pero su solicitud debe ser aprobada antes de poder acceder a los proyectos públicos y a los mensajes del equipo.
- Cambiar un equipo a privado: cambiar un equipo a privado significa que otros miembros de la organización ya no pueden solicitar unirse a ese equipo en el menú lateral y tampoco pueden descubrir el equipo.
- Requerir la aprobación del administrador del equipo para los invitados: un administrador del equipo puede requerir que primero se apruebe cualquier invitación de invitados al equipo. Esto solo está disponible para los clientes con el plan Asana Enterprise.
Para quitar a un miembro del equipo:
Ve a la pestaña Miembros en la sección Ajustes del equipo, coloca el cursor sobre el nombre del miembro del equipo y haz clic en el botón Eliminar.
Técnicamente, puedes eliminar a un miembro de la organización de un equipo público, pero como ese equipo es público, puede unirse de nuevo sin necesidad de aprobación para restaurar su acceso a los proyectos públicos y los mensajes del equipo.
Para cambiar a un equipo de membresía por solicitud:
Ve a la pestaña Ajustes de los Ajustes del equipo, selecciona Membresía por solicitud y haz clic en el botón Actualizar equipo.
Para cambiar a un equipo privado:
Ve a la pestaña Ajustes de la sección Ajustes del equipo, selecciona Privado y haz clic en el botón Actualizar equipo.