ServiceNow y Asana

Disponible en los niveles Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles heredados Business y Legacy Enterprise.

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La integración de ServiceNow Spoke de Asana permite a las organizaciones integrar fácilmente Asana en los flujos de trabajo entre herramientas existentes y reduce el trabajo manual necesario para colaborar de manera efectiva.

 

Los equipos de TI y Operaciones que usan ServiceNow para automatizar los flujos de trabajo pueden crear un flujo que active una tarea, proyecto o aprobación en Asana. Estos disparadores pueden incluir la escalada de solicitudes de clientes al equipo de soporte relevante, la creación de elementos de seguimiento para solicitudes internas de RR. HH. o TI, o la solicitud de aprobación de finanzas o RR. HH. para un problema de presupuesto o nómina.

Prerrequisitos para instalar la integración de ServiceNow

La integración de ServiceNow requiere una cuenta de Asana Advanced o un nivel Business heredado que proporcione acceso a todos los proyectos que se utilizarán en las acciones de Asana. Todas las solicitudes a Asana se realizarán en el contexto de esta cuenta.

Pasos para instalar la integración de ServiceNow

  1. En ServiceNow, busca e instala Asana Spoke desde la tienda de ServiceNow.
  2. En Asana, sigue los siguientes pasos para crear una nueva aplicación de OAuth. Aquí puedes encontrar los pasos más detallados.
  • Cree una nueva aplicación de OAuth haciendo clic en su foto de perfil y, a continuación, vaya a Mis ajustes > Aplicaciones > Gestionar las aplicaciones del desarrollador > b
  • Proporcione un nombre de aplicación (por ejemplo, ServiceNow) y acepte los términos y condiciones de la API.
  • Haga clic en Crear aplicación y anote el ID de cliente, el secreto de cliente y la entrada de URL de redireccionamiento.
  • Agrega el enlace de redireccionamiento de la instancia de ServiceNow al campo URL de redireccionamiento con el siguiente formato: https://{instance-name-here}/oauth_redirect.do y haz clic en Agregar.
  1. En ServiceNow, dirígete a System OAuth > Application Registry
  • Encuentra el registro del proveedor de OAuth de Asana y ábrelo.
  • Reemplace {instance-name-here} en el campo URL de Autorización con su nombre de instancia de ServiceNow.
  • En el campo ID de cliente, reemplaza {asana-application-client-id-here} con el ID de cliente de la aplicación de Asana creado en el paso 2.
  • En el campo Secreto del cliente, reemplaza {asana-application-client-secret-here} con el Secreto del cliente de tu aplicación de Asana, también creado anteriormente en el paso 2.
  1. En ServiceNow, dirígete a System Web Services > Outbound > Rest Message.
  • Encuentra el registro de Asana y ábrelo
  • Haz clic en el enlace Obtener token de OAuth para recibir los tokens correctamente

Conexión de sistemas externos

Componentes de integración requeridos: servicios web

Pasos para crear un usuario de integración dedicado (administrador de la integración)

Asigna el rol x_asana_asana.asana_integration_admin al usuario. Asegúrate de que el usuario también tenga los siguientes tres roles del sistema:

  • flow_designer: El usuario debería poder crear y editar flujos para usar las acciones de Asana
  • web_service_admin: El usuario debería poder abrir el mensaje REST de Integraciones salientes de Asana para recibir tokens
  • oauth_admin: El usuario debería poder agregar credenciales y enlaces al proveedor de Asana OAuth y hacer clic en el botón Obtener token de OAuth en Integraciones salientes Asana REST

Pasos para usuarios habituales:

El administrador de la integración de Asana debe establecer Ejecutar como: Usuario del sistema en las propiedades del flujo/subflujo si debe ejecutarse para usuarios regulares sin acceso a la tabla de credenciales de OAuth.

Si el flujo/subflujo debe ejecutarse en el contexto del usuario regular actual:

  1. Un administrador de ServiceNow debe navegar a Tablas/Credenciales de OAuth/Controles y habilitar las Reglas de Seguridad (ACL).
  2. Cree un rol que proporcione acceso de lectura a la tabla de credenciales de OAuth.
  3. Luego, el administrador de la integración de Asana debe configurar Ejecutar con roles: tu rol creado con acceso de lectura a la tabla de credenciales de OAuth en Flow Properties.

Prueba de la configuración

  1. Para verificar la conexión y garantizar una configuración exitosa, el usuario de la integración de Asana puede crear un subflujo en el Diseñador de flujos.
  2. Agrega la acción Obtener datos de la tarea desde la aplicación de Asana e introduce un ID de tarea de Asana válido.
  3. Haga clic en Finalizar y probar.
  4. En la ventana modal, haz clic en Ejecutar prueba.
  5. Después de la ejecución de la prueba, haga clic en Su prueba ha terminado de ejecutarse. Ver los detalles de la ejecución del subflujo.

Los detalles de ejecución del subflujo deben contener el paso Obtener datos de la tarea. Los datos de salida del paso Obtener datos de la tarea deben devolver el nombre y la descripción correctos de la tarea. El estado debe ser igual a 200 y el mensaje de error debe estar vacío.

Acciones compatibles

supported actions

Una vez instalada, puedes encontrar las acciones compatibles buscando Asana en Flow Builder. Podrás escoger de una lista de acciones predeterminadas.

Las siguientes acciones de Asana estarán disponibles en Flow Builder:

Tareas:

  • Crear tarea
  • Actualizar tarea
  • Obtener datos de la tarea
  • Duplicar tarea

Los proyectos:

  • Duplicar proyecto (usando el ID del proyecto)
  • Obtener datos del proyecto

No puedes usar el ID de una plantilla de proyecto (project_template_id) para duplicar proyectos.

Aprobaciones:

  • Crear una aprobación
  • Eliminar aprobación
  • Actualizar una aprobación

Archivos adjuntos:

  • Adjuntar un archivo a una tarea o aprobación
  • Obtener archivos adjuntos de una tarea o aprobación

Casos de uso

Debido a la flexibilidad de la plataforma ServiceNow, esta no es una lista completa, pero sí refleja algunos de los casos de uso más comunes:

Asignar trabajo de manera automática cuando ocurre un incidente

Los equipos de gestión de los servicios informáticos que usan ServiceNow para automatizar la gestión de los incidentes pueden crear un flujo para activar una tarea en Asana, para los equipos que están en contacto con los clientes, cuando ocurran incidentes con cierta gravedad. De esta manera, si el área de TI registra un problema de desempeño importante en ServiceNow, se disparará automáticamente una tarea en Asana para que el equipo de Marketing realice un seguimiento de la opinión de los clientes y prepare un comunicado como respuesta.

Elevar solicitudes que requieren trabajo fuera de ServiceNow

Los equipos que ofrecen servicios internos y usan ServiceNow para dar seguimiento y gestionar los tickets de los empleados, con frecuencia, reciben solicitudes que requieren acciones fuera de ServiceNow, tales como completar solicitudes de hardware o gestionar una solicitud en el lugar de trabajo.

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