Para mantenerte informado sobre las actividades en Asana, puedes recibir notificaciones por email o usar tu bandeja de entrada.
Hay cuatro configuraciones de notificación por correo electrónico:
- Actualizaciones de las actividades
- Solo menciones
- Resúmenes diarios
- Informes semanales
Ajustes de las notificaciones por email
Para acceder a la configuración de las notificaciones por email:
- Haz clic en tu foto de perfil en la barra superior y selecciona Mis ajustes...
- Navega a la pestaña Notificaciones
- Tilda/destilda las casillas para activar o desactivar las notificaciones por email
También puedes acceder a tus ajustes de notificaciones por email desde tu bandeja de entrada:
- Haz clic en Bandeja de entrada en el menú lateral.
- Haz clic en el ícono de los tres puntos a la derecha para expandir el menú
- Selecciona Gestiona las notificaciones.
Desactiva las notificaciones
Si no quieres recibir notificaciones por email, puedes desactivarlas siguiendo las insrucciones de la sección que se encuentra arriba y utilizar tu bandeja de entrada exclusivamente para mantenerte actualizado en Asana.
Para reducir la cantidad de notificaciones y minimizar el ruido en tu bandeja de entrada:
- Desactiva las notificaciones por email.
- Quítate como colaborador de las tareas, los mensajes o los proyectos.
- Modifica las notificaciones de cada proyecto en Mis ajustes.
Las notificaciones sobre equipos y proyectos eliminados no se pueden desactivar, dado que contienen enlaces que te permitirán recuperarlos.
Cómo filtrar las notificaciones:
Ve a la Bandeja de entrada de Asana, donde puedes filtrar las notificaciones según las siguientes opciones:
- Asignado a mí
- @Mencionado
- Asignado por mí
- Solamente lo no leído
Resumen diario
Te enviaremos actualizaciones diarias (de lunes a viernes, sin incluir los fines de semana) sobre las tareas en que necesitas centrarte cada día en Asana. El email puede incluir todas o cualquiera de estas tres secciones:
Tareas que debes entregar pronto: Tareas que debes entregar en los próximos 5 días.
Tareas asignadas recientemente: esta sección mostrará tareas que te fueron asignadas recientemente, sin importar si tiene una fecha de entrega o no.
Tareas que has asignado a otras personas: esta sección muestra las tareas que has asignado a otras personas recientemente, sin importar si tienen o no una fecha de entrega.
Las tareas atrasadas no aparecerán en los emails de resumen diario.
Si no hay tareas en una de estas categorías, esta sección no aparecerá en el email.
Actualizaciones de las actividades
Recibirá una notificación por email sobre las siguientes actividades:
- Se te asigne una tarea
- Se te desasigna una tarea.
- Cambió la fecha de entrega de una tarea que tienes asignada
- Te han agregado como colaborador de una tarea
- Se han añadido archivos nuevos a una tarea en la que eres colaborador
- Una tarea en la que eres colaborador tiene comentarios nuevos
- Una tarea en la que eres colaborador se marca como finalizada
- Una tarea en la que eres colaborador recibe un me gusta
- A alguien le gusta su comentario
- A alguien le gusta su archivo adjunto
- A alguien le gusta la finalización de su tarea
- Se inició un mensaje en un equipo o proyecto del que eres miembro.
- Se publicó un comentario en un mensaje que sigues.
- Un proyecto del que eres miembro tiene nuevas tareas
- Hay una nueva actualización de estado de un proyecto en el que usted es miembro
- Cambió el estado de una tarea que estabas esperando
- Una tarea se mueve de una columna a otra en un proyecto de vista de tablero.
- Se te ha asignado una tarea para aprobar.
Las notificaciones de actividades solo se envían en el caso de acciones y cambios realizados por otros; no recibirás una notificación por acciones realizadas por ti mismo.
Para empezar a recibir notificaciones en la bandeja de entrada o para dejar de recibirlas, colabora o quítate como colaborador de las tareas y los mensajes.
Las notificaciones de la bandeja de entrada se generan automáticamente a medida que finalizas o realizas alguna actividad en las tareas.
Responder a las notificaciones
Responda a una notificación por email para hacer lo siguiente:
- Marcar la tarea como finalizada: responde el email y escribe Finalizada o Hecho como primera palabra del mensaje.
- Comentar en la tarea: responde al email.
- Asignar la tarea a un compañero de equipo: responde al email y agrega la dirección de email de tu compañero de equipo en el campo Para:.
- Agregar un compañero de equipo como colaborador de la tarea: responde al email y agrega la dirección de email de tu compañero de equipo en el campo CC:.
Puedes hallar estos consejos al pie de tus notificaciones por email.
No guardes la dirección del remitente en tu lista de contactos. Cambiará.
Informe semanal
Los emails con informes semanales están disponibles en los niveles Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles heredados Business y Legacy Enterprise.
Te enviaremos un email una vez por semana con las actualizaciones de estado de los proyectos de tus portafolios.
Puedes recibir un máximo de 20 emails de informe semanal por semana.
Actualizaciones agrupadas
Si recibes múltiples notificaciones con diferencia de una hora entre una y otra, Asana las agrupará en un solo email. Las notificaciones críticas como las de asignaciones de tareas siempre se enviarán de forma individual, pero las actualizaciones sobre las tareas nuevas que se creen o finalicen se agruparán.
Esperamos 30 segundos antes de enviar las notificaciones por email (p. ej., las notificaciones por email acerca de actividades que no se pueden agrupar).
El límite de 30 segundos para recibir notificaciones por email solamente afecta a las que son críticas. Por ejemplo, una tarea que se te asigna genera una notificación crítica. Para las notificaciones menos importantes, el período de espera es de 60 minutos.
Si archivas esas notificaciones dentro del intervalo de los 30 segundos, no recibirás ningún email.
Agrupación de notificaciones
Diferentes tipos de notificaciones tienen diferentes tipos de comportamientos con respecto a la agrupación.
Las notificaciones agrupadas se recopilan en un solo correo electrónico para evitar saturar tu bandeja de entrada, mientras que las notificaciones sin agrupar se envían por separado para cada actualización individual.
Qué se agrupa:
- Las notificaciones de asignaciones se agrupan para quien fuera el responsable anterior (no para quien es el responsable actual, quien recibe una notificación crítica).
- Las notificaciones de tareas que se finalizan se agrupan (excepto si la tarea que se finaliza era un hito).
Qué no se agrupa:
- Los campos personalizados que se modifiquen (si la opción está activa).
- Los comentarios no se agrupan.
- Las notificaciones del tipo "X finalizó la última tarea que estabas esperando".
- Las notificaciones sobre archivos adjuntos no se agrupan.
Notificaciones por email para los proyectos
Los usuarios de Asana reciben notificaciones por email cuando se hacen comentarios o @menciones en una tarea en la que son colaboradores.
Todos los miembros de ese proyecto deberían recibir notificaciones por email cuando se hagan comentarios o menciones.
Para que todos los miembros del proyecto reciban notificaciones por email asegúrate de que el proyecto en el que trabajen tenga las casillas de notificación de los miembros marcadas dentro de los Ajustes de los miembros.
Si el encargado del proyecto cambia o si un miembro hace una solicitud en un proyecto, los demás miembros del proyecto solo recibirán notificaciones de los campos personalizados en caso de que colaboren con una tarea o le den seguimiento cuando haya un cambio en el valor del campo.
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