Asana para equipos de Operaciones

Los equipos de operaciones pueden confiar en Asana para crear, escalar y simplificar sus proyectos y procesos. Este artículo es para equipos que ya están familiarizados con los conceptos básicos de los proyectos de Asana, que intentan ser más eficientes y que prueban las funciones pagas. Usa los enlaces directos que figuran arriba para saltar a los casos de uso específicos o comienza con los consejos generales que se encuentran a continuación.

Si eres nuevo en los proyectos de Asana, comienza con una plantilla para proyectos de operaciones para tener una idea de cómo organizarlos. O importa la hoja de cálculo con la que ya estés planificando el trabajo de operaciones para elaborar el proyecto rápidamente en Asana.

Consejos generales para proyectos de operaciones

Estos consejos son útiles en varios tipos de proyectos de operaciones para ayudarte a gestionar los planes de los proyectos, los cronogramas, las actualizaciones de estado y las prioridades con mayor facilidad.

Gestiona y supervisa los grupos de proyectos, los cronogramas y las cargas laborales del equipo con los Portafolios

• Los Portafolios son útiles para supervisar el estado de grupos de proyectos y entender a qué hay que prestarle atención. Por ejemplo, podrías crear un portafolio de todas las implementaciones de software para supervisar cómo responden.
• Asegúrate de que los gerentes y líderes de proyectos publiquen actualizaciones de estado con regularidad para que aparezcan en el portafolio.
• Si quieres ver los cronogramas de los proyectos en un cronograma, agrégalos a un portafolio y luego usa la pestaña Cronograma para asegurarte de que no se superpongan. También puedes usarlo como tu calendario maestro de operaciones para el trimestre o el año.
• Gestiona el ancho de banda del equipo y toma decisiones informadas sobre el personal. Para ello, agrega los proyectos activos de tu equipo a un Portafolio y luego dirígete a la pestaña Gestión de recursos para ver los horarios.

Establece las prioridades y organiza las tareas

• Los campos personalizados te ayudan a captar la información de manera uniforme en cada tarea, gracias a los campos desplegables, numéricos o de texto. Por ejemplo, puedes crear campos para dar seguimiento al progreso de las tareas, los costos o las prioridades.
• Ordena los proyectos por campo personalizado para agrupar las tareas según un campo (como se hace al ordenar una columna en una hoja de cálculo) o usa los campos para crear informes que te ayuden a ver qué puede estar en riesgo.
• Con las dependencias te aseguras de que las tareas se hagan en la secuencia correcta para que nadie empiece antes o quede preguntándose cuándo puede comenzar a hacer su parte.
• Configura reglas en cualquier proyecto para automatizar tu trabajo. Por ejemplo, podrías tener una regla que te ayudara a establecer las prioridades de las tareas nuevas agregadas en un proyecto de solicitud de operaciones o una para agregar seguidores cuando una tarea llega a cierta etapa.

Consejos para propuestas o solicitudes de proyectos

¿Tu equipo de operaciones recibe muchas solicitudes, preguntas y propuestas de trabajo de otros equipos? Estos consejos te ayudan a agilizar las solicitudes al comenzar con todos los detalles por adelantado y agilizar las aprobaciones finales.

• Estandariza las solicitudes con los formularios. En vez de ir de un lado a otro con una solicitud y sus requisitos, crea un formulario que cualquiera pueda completar para que tu equipo tenga los detalles correctos.
• Protege el tiempo de tu equipo asignando solicitudes a tus compañeros de equipo con fechas de entrega y estableciendo un campo personalizado de prioridad solo cuando se priorice la tarea. Entonces, tu equipo no se verá bombardeado por ninguna pregunta o solicitud aleatoria que se les presente ni se confundirá sobre cómo priorizarla con otros trabajos.

Consejos para incorporar proveedores

Si tu equipo de operaciones es responsable de seleccionar o incorporar a un nuevo proveedor, puede encargarse de todo, desde la aprobación del proveedor hasta la implementación en Asana. A continuación te mostramos cómo:

• Usa las integraciones de Asana para Gmail o Outlook para que nada se pierda y convierte los emails en acciones concretas durante el proceso de selección e incorporación de proveedores.
• Crea un proyecto de incorporación para que tu equipo diseñe un plan de implementación claro. Puedes usar el proyecto para las comunicaciones y las preguntas y así tener todo en un mismo lugar.
• Agrega a los contratistas como invitados en Asana para que puedan ver sus acciones pendientes y responder las preguntas de tu equipo directamente en el proyecto de incorporación.

Consejos para la planificación de objetivos

Los equipos de operaciones en muchas ocasiones son responsables de planificar los objetivos y las metas del equipo o la empresa. Simplifica la planificación interdisciplinaria con este flujo de planificación de objetivos, trimestrales o anuales.

• Ahorra tiempo con las plantillas. Los objetivos y las metas por lo general se establecen a intervalos regulares de tiempo. Comienza rápido con todos los pasos que necesitas gracias a una plantilla creada por Asana o guarda tu propia plantilla personalizada.
• Haz que las aprobaciones sean claras y simples: crea una tarea de aprobación. El aprobador puede dejar los comentarios que desee en la tarea. Una vez finalizada, tendrás un registro claro de si está aprobada (o no) y por qué.
• Una vez que hayas establecido los objetivos, crea un portafolio con el que puedas dar seguimiento a los proyectos que más aportan a los objetivos, para ver cómo progresan y cuál es su cronograma. Asegúrate de que los gerentes de proyecto y líderes de equipo brinden actualizaciones de estado con regularidad en relación con los objetivos de los que son responsables.

Cómo crear una tarea de aprobación en Asana.

Más recursos para equipos de operaciones

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