Planificación de la capacidad productiva

Los planes de capacidad brindan a los líderes la capacidad de optimizar las decisiones de asignación de recursos al visualizar la dotación de personal del proyecto durante largos períodos de tiempo. A diferencia de la carga de trabajo, que gestiona las asignaciones de tareas, los planes de capacidad te permiten asignar personas a proyectos completos y obtener una visión de alto nivel de la dotación de personal en todos los flujos de trabajo.

Tenga en cuenta que los planes de capacidad y la carga de trabajo no están conectados en este momento. Un compañero puede estar asignado a un proyecto en un plan de capacidad, pero aún no tiene tareas asignadas, o viceversa.

La función de planificación de la capacidad está disponible en los niveles Asana Enterprise y Enterprise+, así como en el nivel heredado Legacy Enterprise.

Crear un plan de capacidad

Para configurar un plan de capacidad, dirígete a Informes, en la sección Información de la barra izquierda. Haz clic en el botón + Crear y selecciona Plan de capacidad.

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Asignar los recursos

Cuando creas un plan de capacidad, verás dos pestañas: Proyectos y Personas.

Projects and People tabs in capacity planning.png

Pestaña del proyecto

Podés agregar proyectos o portafolios completos desde la pestaña de proyectos. Si añades un portafolio, añadirá todos los proyectos de ese portafolio al plan de capacidad y se mantendrá actualizado si se añaden o eliminan proyectos del portafolio.

Haz clic en el botón +Agregar proyecto para comenzar a añadir proyectos o portafolios. Para dotar de personal a tu equipo en todos los proyectos, añade el nombre o el correo electrónico de las personas que desees dotar de personal para cada proyecto.

Pestaña Personas

 

Puedes agregar tu equipo desde la pestaña de personas haciendo clic en el botón + Agregar personas en la esquina superior izquierda y seleccionando a los compañeros de equipo a los que te gustaría contratar personal en los proyectos.

Luego, haz clic en el botón + Agregar personas en la esquina superior izquierda y selecciona a los compañeros de equipo a quienes te gustaría contratar en los proyectos.

Una vez que hayas agregado a tu equipo, será el momento de asignar los recursos. Personalice a su equipo en varios proyectos haciendo clic en su foto de perfil en el plan de capacidad y seleccionando + Agregar proyecto para asignar. Agrega proyectos en los que las personas estén trabajando actualmente y en los que trabajarán en el futuro para obtener una visión general a largo plazo de la capacidad productiva de tu equipo.

Si un compañero ya tiene proyectos asignados en otros planes de capacidad (o en la otra pestaña), incluso por otras personas, aún verás esas asignaciones. Esto supone que tiene permiso para ver los proyectos involucrados, según la configuración de privacidad del proyecto.

Capacity planning in Projects tab.png

Crear y editar asignaciones

Para crear una asignación, simplemente haz clic donde quieras agregarla. Creará automáticamente una asignación que coincida con el nivel de zoom de tiempo (día, semana, mes).

Puedes ampliar o reducir estas asignaciones arrastrando cualquiera de los extremos a las fechas que desees. Puedes arrastrar toda la asignación a medida que cambien los planes. También puedes eliminar cualquier asignación seleccionando la asignación y pulsando la tecla eliminar o haciendo clic con el botón derecho en ella.

Acciones masivas

Puede mover y eliminar asignaciones de forma masiva manteniendo presionada la tecla Ctrl o Comando, seleccionando las asignaciones y arrastrándolas todas juntas o presionando la tecla Eliminar.

En el siguiente ejemplo se muestra cómo mover en masa, reasignar en masa y eliminar en masa las asignaciones.

Bulk actions.gif

Asignación de varias personas a un solo proyecto

Se pueden asignar varias personas a un solo proyecto a la vez desde la pestaña Proyectos. Puedes ver a todos los miembros del personal de un proyecto haciendo clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del proyecto y haciendo clic en Ver detalles del proyecto.

Vea el gif a continuación para ver cómo abrir rápidamente los detalles del proyecto sin salir del plan de capacidad.

Allocating multiple people to a single project.gif

Filtrar personas

Desde la pestaña de personas, puedes filtrar rápidamente a compañeros de equipo específicos por nombre o cargo. Si quieres ver solo la carga de trabajo de los miembros del equipo de TI, escríbelo, haz clic en Seleccionar todo y aplica el filtro.

Tenga en cuenta que los títulos de los puestos se gestionan a través de la consola del administrador. Dependiendo de la configuración de su organización, también pueden ser administrados por cada individuo.

Filter people in capacity planning.png

Filtrar proyectos

Desde la pestaña de proyectos, puedes usar el filtro para ocultar proyectos específicos.

Gestionar cómo se mide la capacidad

Al planificar un proyecto, decide cómo quieres medir la capacidad. Puedes elegir entre la asignación de porcentaje, las horas estimadas o un simple proyecto o recuento de personas. Es mejor ser coherente con la opción que funcione mejor para tu equipo.

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Porcentaje de asignación

La asignación porcentual es la forma más común y sencilla de medir dónde pasan el tiempo las personas sin tener que preocuparse por calcular las horas.

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En el siguiente ejemplo, Alan debe dedicar el 90% de su tiempo al proyecto de revisión del sistema global. Beverly está trabajando en dos proyectos cuyas fechas se superponen y debe dedicar el 80% de su tiempo a cada uno. Dado que va a estar por encima de su capacidad una semana, la capacidad se muestra en rojo, dándole a ella, a su equipo o a su gerente un aviso para cambiar las cosas o traer ayuda adicional para este momento.

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Recuento de personas o proyectos

El recuento de personas o proyectos simplemente muestra la cantidad total de proyectos en los que una persona está trabajando durante el tiempo elegido o la cantidad de personas que trabajan en un proyecto específico. En el ejemplo, podemos ver que Alan está trabajando en un proyecto algunas semanas y dos a la vez en otras semanas.

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Horas estimadas

Las horas estimadas son mejores si planificas con precisión los proyectos hasta la hora y quieres crear asignaciones en función de estas estimaciones. Las horas estimadas tienden a ser más fáciles cuando planificas semana a semana porque los meses tienen una cantidad variada de días laborales.

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Capacidad de ajuste

Si trabajas con asignaciones porcentuales u horas estimadas, puedes ajustar la capacidad para cada persona en el menú. Puedes hacer que la capacidad de todos sea la misma o ajustar manualmente a cada individuo. Para las horas estimadas, esto se aplica a la capacidad semanal.

Notificaciones, privacidad y permisos

Notificaciones

La asignación de personas a un proyecto mediante la planificación de la capacidad no les notifica: los usuarios no reciben una notificación de bandeja de entrada o un correo electrónico si han sido asignados a un proyecto. Esto es ideal para planificar con antelación, ya que puedes hacer cambios, probar cosas e incluso empezar de nuevo, todo sin confundir a tu equipo con notificaciones o tareas hasta que estés listo para compartir.

Privacidad y permisos

Cuando se asigna a alguien a un proyecto, esa asignación vive en el proyecto y no es específica de ningún plan de capacidad individual.

Esto significa, por ejemplo, que si existe un plan de capacidad donde Alan está asignado al proyecto de Revisión de Sistemas Globales, y un colega crea otro plan de capacidad donde agregan a Alan, verán que está asignado al proyecto de Revisión de Sistemas Globales para ciertas fechas. Esto supone que el colega tiene permisos para ver dicho proyecto. 

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