Disparadores de reglas

Las Reglas están disponibles en los niveles Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como en los niveles Premium, Business y Legacy Enterprise heredados. 

Visita nuestra página de precios para obtener más información y este artículo específico para obtener una descripción detallada del uso de las reglas.

Las reglas te permiten simplificar las tareas de rutina y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una regla funcione, necesitarás contar con un disparador que active la regla y una acción que se produzca automáticamente. Este artículo cubrirá los diversos desencadenantes de reglas con más detalle. Para obtener información sobre las acciones de las reglas, consulta este artículo del Centro de ayuda.

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Echemos un vistazo a un ejemplo:

  • Se puede crear una regla para que asigne una tarea a alguien automáticamente (esta sería la acción) cuando se define una fecha de entrega (este sería el disparador).
  • Activador: se estableció una fecha de entrega
  • Acción: Asignar una tarea

Activador: se acerca la fecha de entrega

Puedes crear una regla personalizada en el cuadro de diálogo de las Reglas. La fecha de entrega del disparador que se acerca se puede encontrar en la lista de disparadores. Puedes elegir entre varias opciones predeterminadas o puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.

Due date is approaching 1

La opción Personalizar te permite especificar cuántos minutos, horas, días o semanas antes de la fecha de entrega se debe activar la regla.

Due date is approaching 2

Notas sobre la fecha de entrega que se acerca a los desencaden

  • Este disparador se activa en función del momento en que una tarea se vence (dentro del plazo especificado), no simplemente por el hecho de que una tarea se vence.
  • Este disparador no se activará de manera retroactiva con la creación de una regla para todas las tareas existentes en el proyecto que cumplen estos criterios. Solo se activarán para eventos por ocurrir después de la creación de la regla.
  • Estos disparadores solo se activan con las tareas que no estén finalizadas.
  • Las reglas con un día o semana precisos no se ejecutarán exactamente a la medianoche. Más bien, estas reglas se ejecutarán en la ventana entre las 00:00 y la 01:00.

Activador: el campo ha cambiado

Puedes crear una regla personalizada en el cuadro de diálogo Reglas en función de un cambio de campo. Puedes elegir entre dos opciones predeterminadas para activar una acción cuando se cambia una fecha de inicio y activar una acción en función de cuándo se cambia un campo personalizado de fecha.

Disparador: Tarea atrasada

Puedes encontrar el disparador “La tarea está atrasada” cuando creas una regla personalizada. Puedes elegir entre varias opciones predeterminadas o puedes hacer clic en Personalizar para ver más opciones.

Task is Overdue 1

La opción Personalizar te permite especificar la cantidad de minutos, horas, días o semanas de retraso que debe tener una tarea para que se active la regla.

Task is Overdue 2

Si eliges días o semanas al configurar tu disparador, se ignorarán las horas de entrega y se activará solo en función de las fechas de entrega. Sin embargo, si elige minutos u horas, se respetarán las horas de entrega.

Notas sobre los desencadenantes de tareas atrasadas

  • Este disparador se activa en el momento en que una tarea se atrasa, no simplemente porque una tarea esté atrasada.
  • Este disparador no se activará de manera retroactiva con la creación de una regla para todas las tareas existentes en el proyecto que cumplen sus criterios. Solo se activarán para eventos por ocurrir después de la creación de la regla.
  • Estos disparadores solo se activan con las tareas que no estén finalizadas.
  • Las reglas con un día o semana precisos no se ejecutarán exactamente a la medianoche. Más bien, estas reglas se ejecutarán en la ventana entre las 00:00 y la 01:00.

Formularios

Cuando las tareas se crean a partir de formularios, pueden activar cualquiera de los siguientes disparadores:

Tareas que se agregan a un proyecto

Este disparador se aplicará a todas las tareas que se agreguen a un proyecto, no solamente a las que provienen de formularios.

Campo personalizado configurado

En cada campo personalizado desplegable de un proyecto, verás un disparador y una acción. Si un proyecto tiene campos personalizados de "Prioridad" y "Etapa", verás "Prioridad configurada" y "Etapa configurada" como disparadores. Elija qué valor del campo personalizado desea que dispare una regla.

Por ejemplo, si tienes un campo personalizado desplegable en tu formulario para el Tipo de solicitud, con las opciones “Blog” y “Sitio web”, puedes configurar una regla en el proyecto como: “Cuando el ‘Tipo de solicitud’ se defina como ‘Blog’, la tarea se agregará al proyecto ‘Solicitudes de Blog’”.

Esto solo funciona con campos personalizados desplegables en el proyecto.

Disparadores de envío de formularios

Con los disparadores de envío de formularios, puedes mover automáticamente tus formularios a un proceso nuevo sin tener que clasificarlos manualmente. Estos disparadores pueden ayudarte a estandarizar tu proceso de recepción y automatizar los formularios en tus flujos de trabajo.

form submission trigger

Para configurar tu disparador de envío de formularios:

  1. Desde la pestaña Disparadores, haz clic en A un proyecto
  2. Elige Envío de formularios como fuente
  3. Elegir un formulario
  4. Elegir una acción

Después de configurar el disparador, podrás ver la regla en el menú Personalizar.

Cada vez que se envíe un formulario, recibirás una notificación. También puedes hacer un seguimiento del historial de envío de formularios desde el panel de detalles de la tarea.

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