Taken zijn de basisactie-eenheid in Asana. Je kunt: nieuwe taken maken, een bestaande taak dupliceren, twee taken samenvoegen, een taak afdrukken of een taak verwijderen.
De namen van de taken staan in het hoofdvenster. Klik op een taak om de details ervan in het deelvenster met taakdetails te laden.
Leer de basis van taakbeheer in onze virtuele training Aan de slag met Asana.Registreer nu.
Taken maken
Maak snel taken door ze in een lijst in het hoofdvenster te typen of door onze snelkoppeling voor toevoegen te gebruiken. Je kunt ook taken maken door een bericht te sturen vanaf elk e-mailadres dat bij je account hoort of via je iOS- en Android-apparaten.
Taaknamen zijn vaak de oproepen tot actie voor de taak, terwijl meer specifieke informatie te vinden is in de taakbeschrijving, een bewerkbaar veld in het deelvenster taakdetails, en in de opmerkingen.
Typ taken in een lijst
Beschouw het hoofdvenster van Asana als een tekstverwerker. Je kunt taken maken en bewerken door tekst in het hoofdvenster te typen.
Een nieuwe taak maken:
- Selecteer een bestaande taak in het hoofdvenster
- Druk op
Enterop uw toetsenbord - Begin met het typen van de naam van de taak
Een taak zal zichzelf automatisch verwijderen als je er geen naam aan geeft. Als je een lege taak wilt behouden, voeg je gewoon een spatie toe in het titelveld.
Taak vanuit lijstweergave toevoegen
Een nieuwe taak toevoegen vanuit de lijstweergave:
Klik op de knop + Nieuwe toevoegen rechtsboven in het hoofdvenster.
Snel toevoegen gebruiken
Gebruik Snel toevoegen om gemakkelijk van overal in Asana een taak aan te maken.
Een taak maken met de knop Snel toevoegen:
- Klik op de knop Snel toevoegen in de bovenste balk
- Taak selecteren
Druk op
Tab + Qop je toetsenbord om het dialoogvenster Snel taak toevoegen te openen.
In het venster Taak snel toevoegen kunt u:
- Geef de taak een naam
- Wijs de taak toe
- Koppel de taak aan een project
- Voeg een taakbeschrijving toe
- Upload een bestand
- Een vervaldatum instellen
- Voeg medewerkers aan de taak toe
Beschikbare aangepaste velden verschijnen in je menu Snel toevoegen wanneer je de taak toevoegt aan een project dat deze gebruikt.
Taaktoestemmingen
Meer informatie over taaktoestemmingen en hoe deze aan te passen in het gedeelte toestemmingen van de handleiding.
Taakacties
Om actie te ondernemen op een taak:
- Klik op het driepunten-pictogram in het deelvenster met taakdetails en kies uit het taakactiemenu
Van hieruit kunt u:
- Naar volledige schermmodus gaan
- Aan projecten toevoegen
- Markeren als mijlpaal
- Afhankelijk maken
- Labels toevoegen
- Taak dupliceren
- Opvolgtaak maken
- Taak openbaar maken
- Afdrukken
- Toegang tot geavanceerde acties
Mijlpalen
Mijlpalen zijn beschikbaar voor alle Premium-, Business- en Enterprise-klanten.
Mijlpalen markeren specifieke punten in de tijd langs een projecttijdlijn om belangrijke voortgangsmomenten bij te houden die moeten worden bereikt om succesvol te zijn. In Asana zijn mijlpalen een taaktype. Dit betekent dat van elke taak in een project een mijlpaal kan worden gemaakt.
Het is geen geheim: Asana biedt gratis proefperiodes van 30 dagen. Begin vandaag nog met de jouwe.
Een mijlpaal maken
Een mijlpaal van een project maken:
- Klik op de vervolgkeuzelijst naast de knop Nieuwe toevoegen
- Selecteer Voeg mijlpaal toe.
Je kunt ook bestaande taken omzetten in mijlpalen.
Een mijlpaal van een taak maken:
- Klikken op het driepunten-pictogram
- Als mijlpaal markeren selecteren
Taken dupliceren
Om een taak te dupliceren:
- Klik op het driepunten-pictogram in het deelvenster met taakdetails
- Dupliceer taak selecteren
- Identificeer de onderdelen van de taak die u in het duplicaat wilt zien
- Selecteer Nieuwe taak maken.
Je kunt slechts één taak tegelijk dupliceren.
Duplicaat-taken samenvoegen
Als een taak sterk op een andere lijkt, kun je de twee samenvoegen in het deelvenster met taakdetails.
Om een duplicaat-taak samen te voegen:
- Klik op het driepunten-pictogram in het deelvenster met taakdetails en kies Duplicaat-taken samenvoegen
- Begin met het intypen van de naam van de taak waarmee je wilt samenvoegen of kies er een in het vervolgkeuzemenu
- Zoek en klik op de duplicaat-taak
Je wordt naar de andere taak gestuurd (zijn project wordt in het hoofdvenster geladen) en je ziet een optie ongedaan maken bovenaan het hoofdvenster.
De labels, medewerkers, en likes van de gedupliceerde taak worden aan de hoofdtaak toegevoegd. De duplicaattaak wordt als voltooid gemarkeerd en je ziet het woord [Duplicaat] bij zijn naam staan.
We brengen de volgende personen via e-mail op de hoogte van de samenvoeging (als ze e-mailmeldingen hebben ingeschakeld) of in de inbox:
- De medewerkers van de duplicaat-taak
- De maker en taakverantwoordelijke van hoofdtaak
Bijlagen van de gedupliceerde taak worden niet aan de hoofdtaak toegevoegd.
Taaklink kopiëren
Kopieer de URL van de taak om deze gemakkelijk met uw collega 's te delen.
Om een taaklink te kopiëren:
- Klik op het pictogram Kopieer taaklink boven in het deelvenster met taakdetails
Taak naar project omzetten
Een taak omzetten in een project:
- Klik op het driepunten-pictogram in het deelvenster met taakdetails
- Navigeer naar Converteren van en naar het vervolgkeuzemenu en kies Project
- Vul de naam van het project in
- Het team selecteren waaraan u het project wilt toevoegen
- Selecteer Leeg project of Een sjabloon gebruiken
- Omzetten selecteren
In organisaties kiest u ook in welk team het project moet worden aangemaakt. Standaard wordt het project aangemaakt in hetzelfde team als de oorspronkelijke taak.
Je nieuwe project
Nadat een taak naar een project is omgezet, gaan veel van de details over naar het nieuwe project:
| Oorspronkelijk veld: | Nieuw veld: |
|---|---|
| Taaknaam | Projectnaam |
| Taakverantwoordelijke | Projecteigenaar |
| Taakmedewerkers | Projectleden |
| Subtaken | Bovenliggende taken |
Bovendien wordt in de projectbeschrijving een link naar de oorspronkelijke taak opgenomen.
Taakbestanden en taakreacties worden niet overgezet en blijven in de oorspronkelijke taak.
De oorspronkelijke taak
Een link naar het nieuwe project wordt opgenomen in het rechterdeelvenster van de oorspronkelijke taak.
Toestemmingen
Nadat een taak is omgezet naar een project, zal het nieuwe project de machtigingen van de oorspronkelijke taak overnemen.
- Een openbare taak wordt omgezet naar een openbaar project
- Een privétaak wordt omgezet in een privéproject
Een taak die privé is voor een groep leden wordt omgezet naar:
- Een openbaar project in een vrije werkruimte, team of organisatie
- Een project dat privé is voor een groep leden in een Premium-werkruimte, team of organisatie
Een taak toevoegen aan een project
Om een taak aan een project toe te voegen:
- Klik op het driepunten-pictogram in het deelvenster met taakdetails en selecteer Toevoegen aan een ander project
- Zoek en selecteer het project waaraan u de taak wilt toevoegen
U kunt ook de sneltoets
Tab + Pgebruiken om een taak aan een ander project toe te voegen
Vanuit taakdetails:
- Klik op de + in het deelvenster met taakdetails onder Projecten
- Beweeg de muis over Deze taak aan een ander project toevoegen en klik door
- Zoek en selecteer het project waaraan u de taak wilt toevoegen
Een taak afdrukken
Je krijgt de mogelijkheid om een specifieke taak en de details ervan af te drukken.
Een enkele taak afdrukken:
- Klik op het pictogram met de drie stippen in het rechterdeelvenster
- Selecteer Print
Volledig scherm-modus
Gebruik de modus volledig scherm als u zich wilt focussen op een enkele taak of als u in een vergadering wilt presenteren.
Om naar de modus volledig scherm te gaan:
- Klik op het pictogram Volledig scherm bovenaan het deelvenster met taakdetails
U kunt ook de sneltoets
Tab + Xgebruiken om naar de modus volledig scherm te gaan
Meerdere opties
Multi-select is een eenvoudige en efficiënte manier om voor meerdere acties tegelijk een actie uit te voeren.
Gebruik een van de volgende methodes om meerdere taken uit een lijstweergave in het hoofdvenster te selecteren:
Klikken + Shift + Klikken
- Klik op de eerste taak van uw gewenste selectie
- Houd de
Shift-toetsop uw toetsenbord ingedrukt - Klik op de laatste taak van uw gewenste selectie
Klikken + Shift + Pijlen
- Klik op de eerste taak van uw gewenste selectie
- Houd de
Shift-toetsop uw toetsenbord ingedrukt - Gebruik de pijlen omhoog of omlaag om aangrenzende taken te selecteren
Klikken + Slepen
- Klik op de eerste taak van uw gewenste selectie
- Sleep de muis naar de laatste taak van uw gewenste selectie
Ctrl/Cmd + Klikken (voor niet-aangrenzende taken)
- Houd de
Ctrl-of⌘-toets op uw toetsenbord ingedrukt - Klik op elke gewenste taak
Zodra u meerdere taken hebt geselecteerd en werkbalk verschijnt, kunt u:
- Ze toevoegen aan een project of ze naar een andere sectie in een project verplaatsen
- De links van de taken kopiëren
- De taken verwijderen
- Toegang krijgen tot aanvullende taakopties
Zodra er meerdere taken zijn geselecteerd, kunt u in één keer de verantwoordelijke, vervaldatum of aangepaste velden wijzigen.
Wanneer je op het driepunten-pictogram klikt, kun je:
- Alle geselecteerde taken als niet-voltooid markeren
- Medewerkers aan alle geselecteerde taken toevoegen
- Alle taken als mijlpalen markeren
- Alle taken als goedkeuringen markeren
- Alle taken afhankelijk maken van een andere taak
- Duplicaat-taken samenvoegen
Onthoud dat u voor de meeste van de hierboven opgesomde acties sneltoetsen kunt gebruiken.
Je kunt ook met slepen en neerzetten je geselecteerde taken in het hoofdvenster naar een andere sectie in je project verplaatsen.
Taken verwijderen
Als je een taak per vergissing aanmaakt of besluit dat de taak overbodig is, dan kun je deze verwijderen.
Er zijn twee manieren om een taak te wissen:
- Vanuit het hoofdvenster: klik in de gewenste taak en druk op
Tab+Backspaceop je toetsenbord - Vanuit het deelvenster met taakdetails: klik op het driepunten-pictogram en kies Taak verwijderen uit het vervolgkeuzemenu
Om een taak te verwijderen uit het deelvenster met taakdetails:
- Klik op het driepunten-pictogram in het deelvenster met taakdetails
- Selecteer Taak wissen
Weergave verwijderde items
Je moet een zoekweergave voor verwijderde items maken en deze weergave vervolgens toevoegen aan je zijbalk. Met de weergave verwijderde items kan de persoon die een taak, doel, subtaak of bericht maakte of verwijderde, deze herstellen. Dit is het equivalent van een prullenbak op je computer.
Premium-, Business- en Enterprise-gebruikers kunnen een weergave Verwijderde items maken door een geavanceerde zoekopdracht te starten en de onderstaande stappen te volgen:
Om verwijderde items te zoeken of een zoekweergave voor verwijderde items te maken:
- Klik op de zoekbalk bovenaan uw Asana-instantie.
- Klik onderaan de lijst op Geavanceerd zoeken.
- Klik op Filter toevoegen.
- Selecteer Meer > Verwijderd... en klik op Zoeken.
- Klik op het sterpictogram naast Zoekresultaten en geef je opgeslagen zoekopdracht een naam Verwijderde items of iets dergelijks. Deze zoekopdracht wordt vervolgens toegevoegd aan uw favorieten in de zijbalk.
Let op: je moet die zoekopdracht aan je favorieten toevoegen om deze in je zijbalk te zien.
Verwijderde taken blijven 30 dagen in Verwijderde items staan, daarna worden ze definitief verwijderd.
Je vindt ook verwijderde berichten in de weergave Verwijderde items.
Gebruikers met een Basic-abonnement moeten contact opnemen met ons ondersteuningsteam om een verwijderd item te laten herstellen.