Zoeken en zoekweergaven

Ongeacht of je gewoon op zoek bent naar een taak die je vorige week aan je collega hebt toegewezen, of je voorbereidt op functioneringsgesprekken door een dossier van je werk samen te stellen, Asana zorgt er altijd voor dat al je werk bij elkaar blijft en zorgt er met de zoekopdracht voor dat je er snel wegwijs in bent.

Met de zoekopdracht kun je alle taken, projecten, labels, personen of teams in je werkruimte of organisatie vinden.

 

Druk op Tab+/op uw toetsenbord om naar de zoekbalk te gaan.

Basiszoekopdracht

Om een eenvoudige zoekactie uit te voeren, typt u de naam of titel van een item in de zoekbalk.

 

De resultaten van uw zoekopdracht zullen het volgende weergeven in de automatische aanvulling hieronder:

1. Taken
2. Projecten
3. Sjablonen
4. Portfolio 's
5. Berichten
6. Doelen
7. Projectbriefings
8. Teams
9. People
10. Labels

Voeg de naam van een persoon in de basiszoekopdracht in om toegang te krijgen tot hun profiel. 

U kunt ook de "@" -toets gebruiken om naar individuele gebruikers, taken of projecten te zoeken

Volledige tekst-zoekopdracht

Voer een volledige tekst-zoekopdracht uit om in elk tekstveld in taken en gesprekken te zoeken, waaronder namen, beschrijvingen en reacties.

 

Om een volledige tekstzoekopdracht uit te voeren:

1. Klik in zoeken en voer een trefwoord in
2. Selecteer Bekijk alle resultaten met [trefwoord] (of druk op Enter op je toetsenbord)

 

 

De resultaten van uw zoekopdracht verschijnen vervolgens in rasterweergave en u ziet de tabbladen Taken, Berichten, Projecten en Taak in sjablonen.

Geavanceerde zoekopdracht en zoekweergaven

Met geavanceerd zoeken kun je bijkomende vereisten specifiëren voor een zoekopdracht. Het verschijnt helemaal aan het eind van de weergavelijst.

Zoekweergaven zijn lijsten van taken, projecten of berichten die voldoen aan de criteria die je specificeert. Maak een zoekweergave om een specifieke groep taken, projecten, berichten of taaksjablonen te vinden.

De resultaten van je zoekopdracht tonen alleen taken, projecten en berichten waar je toestemming voor hebt. Uw collega 's kunnen dus verschillende resultaten zien, zelfs als u allebei met precies dezelfde parameters zoekt.

 

Een zoekweergave maken

1. Klik in zoeken
2. Geavanceerd zoeken selecteren

 

 

In het venster Geavanceerd zoeken ziet u een aantal parameters waarmee u kunt zoeken.

 

 

Klik op + Filter toevoegen om extra zoekparameters te gebruiken.

Door de resultaten te filteren vind je sneller wat je zoekt. U kunt uw zoekopdracht verfijnen of verbreden.

Wanneer je een zoekweergave maakt, is elk veld optioneel.

De resultaten van je zoekopdracht worden weergegeven in het hoofdvenster en de naam van de zoekopdracht verschijnt bovenaan de koptekst.

 

Vanuit de zoekresultaten kunt u:

• Klik op Filter om uw zoekparameters te wijzigen
• Klik op Zoekopdracht opslaan om de resultaten toe te voegen onder je sectie Opgeslagen zoekopdrachten in je zijbalk
• Klik op Sorteren om uw taken opnieuw te ordenen
• Klik op Weergeven om weer te geven als een lijst of als een agenda

Zoekweergaven geven taken, projecten, berichten en taaksjablonen weer die voldoen aan de parameters die je hebt ingesteld.

Resultaten sorteren

 

Selecteer Sorteren voor een verscheidenheid aan velden waarop u uw zoekresultaten kunt sorteren.

Uw zoekresultaten opslaan

Als er zoekweergaven zijn die je regelmatig gebruikt, dan kun je deze opslaan om er in de toekomst gemakkelijker toegang toe te hebben.

 

1. Klik op het sterpictogram om je zoekweergave op te slaan.
2. Zodra je ze hebt opgeslagen, verschijnt je zoekweergave onder je items met sterren in je zijbalk.
   
   

Wanneer u een zoekweergave opslaat, slaat u de zoekparameters op. De resultaten van uw opgeslagen zoekopdracht worden dus bijgewerkt wanneer u en uw collega 's aan taken blijven werken.

Klik op de vervolgkeuzelijst naast de naam om deze te hernoemen. U moet eerst een zoekopdracht opslaan door op het sterpictogram te klikken voordat deze optie verschijnt.
In een project zoeken

Het is mogelijk om naar taken te zoeken in een specifiek project. Dit is handig als je projecten hebt met een groot aantal taken.

 

Om binnen een project te zoeken:

1. Klik op het driepunten-pictogram
2. Selecteer Zoek dit project

Snelle tips voor zoekweergaven

Er zijn veel parameters die je in zoekweergaven kunt gebruiken. De meeste spreken voor zich, maar hier zijn enkele van de minder bekende.

• Niet-toegewezen taken - vul "Niemand" in in het veld Verantwoordelijke
• Taken in geen projecten - vul 'Geen project' in in het veld Projecten
• Taken met specifieke labels - kies 'Heeft labels' of 'Heeft al deze labels' onder de filter Labels
• Taken in een sectie van een project - nadat je een project hebt ingevoerd in het veld Projecten, klik je op de vervolgkeuzepijl om een sectie in het project te selecteren waarin je wilt zoeken
• Geen parameter - gebruik de velden "Geen labels" of "Geen project" om alle taken te vinden die niet aan een label of een project gekoppeld zijn
• Toegewezen door - gebruik het filter Toegewezen door om taken te vinden die aan een specifiek lid of specifieke gast zijn toegewezen
• Voltooiingsdatum - gebruik het filter Voltooiingsdatum om alle taken te vinden die in de laatste X dagen voltooid zijn
• Taken met specifieke vervaldata - gebruik de velden Vervaldatum, Begin-, Voltooiings-, Aanmaak- of Wijzigingsdatum om "Tussen" te selecteren om taken binnen een bepaald tijdsbestek te vinden, of "Op" om taken vanaf een specifieke datum te tonen
• Aangepaste velden- gebruik het filter Aangepaste velden om te zoeken naar de status van een specifiek aangepast veld.

Voorbeelden van te bewaren zoekopdrachten

• Werk dat je moet opvolgen - Zoek naar taken die je voor anderen hebt gemaakt, die nog niet voltooid zijn en die over 3 dagen vervallen.
• Taken die risico lopen - Zoek naar taken met een aangepast veld met 'hoge prioriteit' dat vandaag of morgen afloopt. Een geweldige functie voor projectmanagers die de vaart in hun projecten willen houden.
• Geblokkeerde goedkeuringen- Zoek naar taken met een aangepast veld 'klaar voor revisie' en geef feedback aan verantwoordelijken om werk dat op hun toestemming wacht te deblokkeren.
• Werk dat ik dit kwartaal heb voltooid - Zoek naar taken die aan jou zijn toegewezen die zijn voltooid binnen een specifiek datumbereik. Een geweldige manier om bijdragen weer te geven voor een revisie of om een CV actueel te houden.

Je werk beter doorzoekbaar maken

• Geef alle taken duidelijke, uitvoerbare namen. Een taak 'spotlight blog voor klant schetsen' noemen in plaats van 'blog' kan helpen om je zoekresultaten te verfijnen, vooral wanneer de taak is gekopieerd van een sjabloon.
• Geef alle taken vervaldatums en verantwoordelijken, en vermeld ze in de projecten. Dit maakt het veel gemakkelijker om uw zoekopdracht met specifieke criteria te verfijnen.
• Gebruik aangepaste velden om taken binnen projecten te categoriseren volgens bepaalde criteria.

Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis