Zoeken en zoekweergaven

Ongeacht of je gewoon op zoek bent naar een taak die je vorige week aan je collega hebt toegewezen, of je voorbereidt op functioneringsgesprekken door een dossier van je werk samen te stellen, Asana zorgt er altijd voor dat al je werk bij elkaar blijft en zorgt er met de zoekopdracht voor dat je er snel wegwijs in bent.

Met de zoekopdracht kun je alle taken, projecten, portfolio 's, labels, personen, doelen of team in je werkruimte of organisatie vinden.

Using the search bar in Asana.png

Druk op Tabblad+/op uw toetsenbord om naar de zoekbalk te gaan.

Basiszoekopdracht

Om een basis zoekopdracht uit te voeren, typt u in de zoekbalk trefwoorden van wat u zoekt.

basic search

De resultaten van uw zoekopdracht zullen het volgende weergeven in de automatische aanvulling hieronder:

  1. Taken
  2. Projecten
  3. Sjablonen
  4. Portfolio 's
  5. Doelen
  6. Projectbriefings
  7. Berichten
  8. Teams

Voeg de naam van een persoon in de basiszoekopdracht in om toegang te krijgen tot hun profiel. U kunt ook de "@" -toets gebruiken om naar individuele gebruikers, taken of projecten te zoeken.

Operators in zoekopdrachten

Gebruik operators in uw zoekopdrachten om meer specificiteit aan uw zoekopdracht toe te voegen.

Operator Use case Voorbeeld

" "

Wrapt een aantal termen in om een zin voor zoeken aan te duiden.
  • Alle ingepakte termen moeten worden weergegeven in het resultaat, in de opgegeven volgorde.

Zoeken naar "taartappel"

 

✅ Retouren: heerlijk taartappel recept

 

❌ Komt niet terug: appeltaart

(en )

Wraps termen en operators om voorrang aan te duiden.

  • Operatoren binnen de haakjes worden eerder van kracht dan die buiten.

  • Merk op dat operatoren anders van links naar rechts worden toegepast: bijv. a + b | c + d = ((a + b) | c ) + d

Zoeken: appel | (citroentaart)

 

✅ Retourzendingen: appelsap, appeltaart en citroentaart

 

❌ Komt niet terug: citroensap

|

"OF" de termen links en rechts.

  • Resultaten kunnen een of beide termen bevatten, maar moeten er minstens één bevatten.
  • Standaard moeten zoekresultaten alle termen bevatten die in de zoektekst worden weergegeven.

Zoeken: appel | citroentaart

 

✅ Retourzendingen: appeltaart en citroentaart

 

❌ Komt niet terug: appelsap of citroensap

*

Voegt een term toe om een voorvoegselquery aan te duiden.
  • Dit levert langere termijnen op die beginnen met de termijn.

Zoeken: "appel p*"

 

✅ Retourneren: appeldeeg en appeltaart

 

❌ Komt niet terug: appelsap

-

Bereidt een term voor om deze te ontkennen.
  • Resultaten mogen die term niet bevatten.

Zoeken: taart -appel

 

✅ Retourneren: citroentaart

 

❌ Komt niet terug: appeltaart

Alle resutaten bekijken

Voer een volledige zoekopdracht uit om in elk tekstveld te zoeken, inclusief namen, beschrijvingen en reacties.

Om een volledige tekstzoekopdracht uit te voeren, typt u een trefwoord in de zoekbalk en klikt u op Alle resultaten weergeven of drukt u op Enter.

View all results in search.png

De resultaten van uw zoekopdracht verschijnen vervolgens in de lijstweergave en u ziet de tabbladen Taken, Berichten, Projecten, Portfolio 's, Doelen en Taak in de zoekweergave van sjablonen. Zoekweergaven zijn lijsten van objecten die aan de door u opgegeven criteria voldoen.

Geavanceerd zoeken

Beschikbaar op Asana StarterAdvancedEnterprise, en Enterprise+ tiers, evenals legacy tiers Premium, Bedrijf, en Legacy Enterprise.

Met geavanceerd zoeken kun je bijkomende vereisten specifiëren voor een zoekopdracht. Het verschijnt helemaal aan het eind van de weergavelijst.

De resultaten van je zoekopdracht tonen alleen objecten waar je toestemming voor hebt. Uw collega 's kunnen dus verschillende resultaten zien, zelfs als u allebei met precies dezelfde parameters zoekt.

How to use advanced search.gif

Een zoekweergave maken

  1. Klik in zoeken
  2. Geavanceerd zoeken selecteren
  3. In het venster Geavanceerd zoeken ziet u een aantal parameters waarmee u kunt zoeken.
  4. Klik op + Filter toevoegen om extra zoekparameters te gebruiken.

Door de resultaten te filteren vind je sneller wat je zoekt. U kunt uw zoekopdracht verfijnen of verbreden.

Wanneer je een zoekweergave maakt, is elk veld optioneel.

De resultaten van je zoekopdracht worden weergegeven in het hoofdvenster en de naam van de zoekopdracht verschijnt bovenaan de koptekst.

Save search.png

Vanuit de zoekresultaten kunt u:

  • Filter om uw zoekparameters te wijzigen
  • Selecteer Sorteren voor een verscheidenheid aan velden om uw zoekresultaten op te sorteren
  • Klik op Weergeven om weer te geven als lijst of agenda

Aangepast veld filter

Gebruik zoekweergaven om in meerde projecten tegelijk te zoeken naar taken met hetzelfde aangepaste veld.

serach views

Klik

eerst op de zoekbalk om naar de opties voor uitgebreid zoeken te gaan. Klik hiervandaan op Filter toevoegen en selecteer vervolgens Veld toevoegen. Je kunt dan de aangepaste veldwaarden specificeren waarnaar je op zoek bent.

Het aangepaste veld moet zich in de veldbibliotheek van je organisatie bevinden om in de opties voor Geavanceerd zoeken te verschijnen.

Uw zoekresultaten opslaan

Als er zoekweergaven zijn die je regelmatig gebruikt, dan kun je deze opslaan om er in de toekomst gemakkelijker toegang toe te hebben.

save a search
  1. Klik op het pictogram met de ster om je zoekweergave op te slaan.
  2. Zodra je ze hebt opgeslagen, verschijnt je zoekweergave onder je items met sterren in je zijbalk.

Wanneer u een zoekweergave opslaat, slaat u de zoekparameters op. De resultaten van uw opgeslagen zoekopdracht worden dus bijgewerkt wanneer u en uw collega 's aan taken blijven werken.


Rename search

Klik op de vervolgkeuzelijst naast de naam om deze te hernoemen. U moet eerst een zoekopdracht opslaan door op het pictogram met de ster te klikken voordat Zoekopdracht hernoemen verschijnt.

In een project zoeken

Het is mogelijk om naar taken te zoeken in een specifiek project. Dit is handig als je projecten hebt met een groot aantal taken.

How to search a project.png

Om binnen een project te zoeken:

  1. Klik op het driepunten-pictogram
  2. Selecteer Zoek dit project

Snelle tips voor zoekweergaven

Er zijn veel parameters die je in zoekweergaven kunt gebruiken. De meeste spreken voor zich, maar hier zijn enkele van de minder bekende.

  • Niet-toegewezen taken - vul "Niemand" in in het veld Verantwoordelijke
  • Taken in geen projecten - vul 'Geen Project' in in het veld Projecten
  • Taken met specifieke labels - kies 'Heeft labels' of 'Heeft al deze labels' onder de filter Labels
  • Taken in een sectie van een project - nadat je een project hebt ingevoerd in het veld Projecten, klik je op de vervolgkeuzepijl om een sectie in het project te selecteren waarin je wilt zoeken
  • Geen parameter - gebruik de velden "Geen Labels" of "Geen Project" om alle taken te vinden die niet aan een label of een project gekoppeld zijn
  • Toegewezen door - gebruik het filter Toegewezen door om taken te vinden die aan een specifiek lid of specifieke gast zijn toegewezen
  • Voltooiing datum - gebruik het filter Voltooiing datum om alle taken te vinden die in de laatste X dagen voltooid zijn
  • Taken met specifieke vervaldata - gebruik de velden Vervaldatum, Begin-, Voltooiing, Aanmaak of Wijziging om "Tussen" te selecteren om taken binnen een bepaald tijdsbestek te vinden, of "Op" om taken vanaf een specifieke datum te tonen
  • Aangepaste velden- filter op Aangepaste velden om te zoeken naar de status van een specifiek aangepast veld.
  • Vervaldatums en startdatums
    • Binnen de volgende: Alle taken die vanaf vandaag vervallen
    • In de volgende: omvat alle achterstallige vervaldatums

Voorbeelden van te bewaren zoekopdrachten

  • Werk dat je moet opvolgen - Zoek naar taken die je voor anderen hebt gemaakt, die nog niet voltooid zijn en die over 3 dagen vervallen.
  • Taken die risico lopen - Zoek naar taken met een aangepast veld met 'hoge prioriteit' die vandaag of morgen af zouden moeten zijn. Een geweldige functie voor projectmanagers die de vaart in hun projecten willen houden.
  • Geblokkeerde goedkeuringen- Zoek naar taken met een aangepast veld 'klaar voor revisie' en geef feedback aan verantwoordelijken om werk dat op hun toestemming wacht te deblokkeren.
  • Werk dat ik dit kwartaal heb voltooid - Zoek naar taken die aan jou zijn toegewezen die zijn voltooid binnen een specifiek datumbereik. Een geweldige manier om bijdragen weer te geven voor een revisie of om een CV actueel te houden.

Je werk beter doorzoekbaar maken

  • Geef alle taken duidelijke, uitvoerbare namen. Een taak 'spotlight blog voor klant schetsen' noemen in plaats van 'blog' kan helpen om je zoekresultaten te verfijnen, vooral wanneer de taak is gekopieerd van een sjabloon.
  • Geef alle taken vervaldatums en verantwoordelijken, en vermeld ze in de projecten. Dit maakt het veel gemakkelijker om uw zoekopdracht met specifieke criteria te verfijnen.
  • Gebruik aangepaste velden om taken binnen projecten te categoriseren volgens bepaalde criteria. 

Bevalt het wat je ziet? Begin vandaag nog met een gratis proefversie van Asana. Probeer het gratis

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback