Inbox
Inbox is je meldingscentrum voor Asana. Je inbox geeft updates weer over de projecten waarvan je lid bent en de taken waaraan je samenwerkt of die aan jou zijn toegewezen binnen een werkruimte of organisatie. Je kunt zelf bepalen voor welke projecten je inbox-meldingen ontvangt via je projectmeldingsinstellingen.
Leer de basis van taakbeheer in onze virtuele training Aan de slag met Asana. Registreer nu.
Als je Asana regelmatig bezoekt en geen e-mailmeldingen wilt ontvangen, kun je deze uitschakelen en de updates in taken en projecten controleren in je inbox.
Om toegang te krijgen tot Inbox:
Klik op Inbox in de zijbalk. De meldingen voor je organisatie of werkruimte verschijnen in het hoofdvenster. De meest recente worden het eerst weergegeven. De activiteit van je inbox verschijnt in het deelvenster met taakdetails wanneer je op de melding klikt.
Hoofdvenster-acties:
Wanneer je op je melding klikt vanuit het hoofdvenster, krijg je de volgende opties: Opvolgingstaak maken, Markeren als ongelezen of Melding archiveren door met de muis over de symbolen te gaan die met de actie overeenkomen.
Je kunt inbox-gesprekken samenvouwen of uitvouwen om er makkelijker door te bladeren.
Meldingen
markeren als gelezen of ongelezen:
Als u een inbox-bericht later wilt lezen, kunt u het als ongelezen markeren. U kunt ook berichten als gelezen markeren zonder ze te openen.
Nieuwe meldingen:
Er verschijnt een oranje stip naast Inbox in de zijbalk als er ongelezen meldingen zijn.
Nieuwe meldingen in je inbox krijgen een blauwe stip ernaast. Als er nieuwe activiteit is een taak binnen een project is, ziet u een ballonnetje.
U zult ook een zwarte stip zien naast het Asana logo in het tabblad van uw browser.
Blauwe stip betekent nieuwe meldingen.
Meldingen met nieuwe opmerkingen of bijlagen krijgen een tekstballon die het aantal nieuwe opmerkingen of bijlagen weergeeft.
Een blauwe bel duidt nieuwe ongelezen activiteit aan.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis
Werken in de Inbox
Er zijn twee tabbladen in Inbox: Activiteit en Archief.
Tabblad Activiteit
Je ontvangt een inbox-melding wanneer:
- Een taak aan jou is toegewezen
- Een taak is niet aan u toegewezen
- Een aan u toegewezen taak zijn vervaldatum nadert
- Een aan u toegewezen taak is vervallen
- De vervaldatum van een aan jou toegewezen taak is gewijzigd
- Er nieuwe bijlagen zijn toegevoegd aan een taak waaraan je samenwerkt
- Er nieuwe reacties gepost zijn op een taak waaraan je samenwerkt
- Een taak waaraan je samenwerkt gemarkeerd is als voltooid
- Een taak die u hebt gemaakt of waaraan u bent toegewezen ontvangt een like
- Een taak waaraan u samenwerkt wordt samengevoegd met een andere taak
- Je bent als medewerker toegevoegd aan een taak.
- Je reactie een like krijgt
- Je bijlage een like krijgt
- Je taakvoltooiing een like krijgt
- Je wordt @vermeld in de taakbeschrijving
- Een bericht is gemaakt in een team waarvan u lid bent
- Een reactie is gepost op een team- of projectbericht waarvan je medewerker bent
- Een project waar u lid van bent heeft nieuwe taken toegevoegd, afhankelijk van uw projectmeldingsinstellingen.
- Een bericht is gestart in een project waarvan je lid bent
- De status van een project waarvan je lid bent werd bijgewerkt
- De status van een taak waarop u wacht, is gewijzigd.
In Inbox ziet u alleen meldingen over acties en wijzigingen die door anderen zijn uitgevoerd. Je zult geen inbox-meldingen zien over acties die je zelf uitvoert.
Nadat u een melding in het tabblad Inbox gelezen hebt of er actie op ondernomen hebt, kunt u deze archiveren.
Archiveer inboxmeldingen:
Beweeg met de muis over het symbool van de inbox-melding en klik op Melding archiveren. Zodra een melding gearchiveerd is, wordt hij naar het tabblad Archief gestuurd.
Als je je inbox wilt leegmaken, kun je al je meldingen in één keer archiveren. De gearchiveerde inbox zal zichzelf na 4 weken legen.
Alle inboxmeldingen archiveren:
- Klik op het icoon met de drie puntjes in de bovenste balk
- Klik op Alles archiveren.
Je kunt ook omlaag scrollen naar het eind van je inbox en klikken op Alle meldingen archiveren
Tabblad
Archief
In dit tabblad vind je alle inbox-meldingen die je in het verleden hebt gearchiveerd.
Als er oudere meldingen zijn die je wilt bewaren, kun je deze terugsturen naar het tabblad Activiteit.
Gearchiveerde melding terugsturen naar Inbox:
Beweeg met de muis over de Inbox-melding en klik op Verplaatsen naar Inbox. De melding verschijnt dan weer in het tabblad Activiteit.
Meldingen uit uw Inbox archiveren
U kunt alle meldingen die u leest archiveren en uw inbox schoonhouden voor de nieuwe meldingen die u ontvangt.
Wat gebeurt er met gearchiveerde meldingen?:
Als u een kritische melding uit uw inbox binnen 30 sec archiveert, krijgt u geen e-mailbericht. Voor alle andere meldingen ontvangt u geen e-mailbericht als u ze binnen 60 min archiveert.
Batch-meldingen:
Als u meerdere meldingen binnen een uur na elkaar ontvangt, zal Asana ze voor u groeperen in een batch en in één enkele e-mail versturen.
Kritische meldingen zoals taaktoewijzingen en taakreacties worden altijd individueel verstuurd, maar updates rond nieuwe taken die gemaakt of voltooid zijn, worden gebundeld.
Taakreacties en taaktoewijzingen worden nooit gebundeld.
De drempel van 30 seconden voor het ontvangen van e-mailmeldingen geldt alleen voor kritieke meldingen. Voor minder belangrijke meldingen is de wachttijd 60 minuten.
Taakdetailvenster in Inbox
Je kunt actie ondernemen op taken vanuit beide tabbladen van je inbox.
Het taakdetailvenster staat altijd open, zodat je in één oogopslag kunt zien wat er veranderd is en welke actie er nodig is.
Als je de taak wilt zien in de context van het project waartoe ze behoort, klik je op de projectnaam en het project wordt geladen in het hoofdvenster.
Inbox-weergaveopties
Je kunt je inbox in een uitgevouwen of een samengevouwen versie bekijken. Om meer voorbeeldinhoud in het hoofdvenster te zien, klik je op de knop Uitvouwen. Om minder voorbeeldinhoud in het hoofdvenster te zien, deactiveer je de knop Uitvouwen.
Inbox-filteropties
Via de inbox-werkbalk kun je het soort meldingen filteren dat je ontvangt.
U kunt meldingen filteren op:
- Uitvouwen
- Alles
- Toegewezen aan mij
- @vermeld
- Toegewezen door mij
Toegang tot je meldingsinstellingen
Je kunt makkelijk je meldingsinstellingen openen vanuit je inbox door te klikken op het driepunten-pictogram en vervolgens op Beheer meldingen.
Op het tabblad Meldingen in Mijn instellingen kunt u e-mail-, browser- en projectmeldingen openen. Je kunt een voorkeurs-e-mail invoeren voor e-mailmeldingen over updates van activiteiten en samenvattingen, met een optie om meldingen aan/uit te zetten en te pauzeren.