Beschikbaar op Asana Starter, Advanced, Enterprise, en Enterprise+ tiers, evenals legacy tiers Premium, Bedrijf, en Legacy Enterprise. Bepaalde functies binnen formulieren, zoals vertakkingen, koptekst-aanpassing, meerdere formulieren per project en aanpassing van bevestigingsberichten zijn alleen beschikbaar voor Geavanceerd, Enterprise en Enterprise+ evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.
Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.
Formulieren standaardiseren de manier waarop het werk voor uw team wordt gestart, verzamelen de nodige informatie en zorgen ervoor dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. Je kan formulieren gebruiken met interne en externe teams, om informatie te verzamelen en te consolideren, en zo min mogelijk wrijving, heen en weer-verkeer, of misverstanden voor je team te veroorzaken.
Werkverzoeken indienen en beheren op één plek. Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis
Een formulier maken
Formulieren maken deel uit van Asana-projecten. Als iemand je formulier invult, zal de formulierindiening verschijnen als een nieuwe taak in het project waarmee het verbonden is.
Een formulier maken:
- Open een project en navigeer naar het menu Aanpassen
- Navigeer naar Formulieren
- Klik op Formulier toevoegen.
Hier kun je de inhoud van je formulier aanpassen.
Vanaf het tabblad formulieren kunt u formulieren maken, bewerken en delen. Je formulier krijgt dezelfde naam als het project waar het mee verbonden is, maar je kan de naam van je formulier wijzigen en een beschrijving toevoegen om de indieners van het formulier aanwijzingen of informatie te geven.
Formulieren worden ook geleverd met twee Standaard vragen, naam en e-mail, om ervoor te zorgen dat je de contactgegevens van de aanvragers krijgt. Je kan ervoor kiezen om deze vragen te verwijderen wanneer je je formulier aanmaakt.
Neem deel aan onze virtuele training Basisworkflows maken in Asana om te leren hoe je het werk met formulieren kunt standaardiseren. Registreer je nu.
Het verwijderen van de e-mailvraag betekent dat de indieners geen e-mailbevestiging meer zullen ontvangen voor hun inzending.
Kopteksten aan uw formulieren toevoegen
Voeg koppen toe aan uw formulieren om uw vragen in secties te organiseren.
Om een kop toe te voegen:
- Klik op het tabblad Formulierinhoud
- Scroll naar beneden naar de sectie Inhoud en klik op Kop
- Sleep en zet uw kop neer op de plaats waar u deze wilt plaatsen
U kunt ook met de muis over uw formulier gaan en klikken op + Een koptekst toevoegen.
U kunt zien hoe de koppen eruitzien in het voorbeeld.
Formulieren widget op de Startpagina
Je hebt direct toegang tot formulieren vanaf de Startpagina met de widget Formulieren.
- De widget toont uw recente formulieren en favoriete formulieren, en u kunt rechtstreeks vanuit de widget een nieuw formulier maken via de knop + Nieuwe toevoegen.
- Voeg widgets toe aan je Startpagina door op de knop Aanpassen in de rechterbovenhoek te klikken.
Indieners van formulieren toevoegen als medewerkers
Hou indieners van formulieren in uw organisatie op de hoogte door hen automatisch als medewerker toe te voegen aan de taak die werd gecreëerd door hun formulierinzending. Schakel de instelling in of uit vanaf het tabblad Instellingen.
Formuliervertakking
Beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.
Met vertakking van Formulieren kunt u vervolgvragen maken die gekoppeld zijn aan bepaalde antwoorden op vragen met één of meerdere selecties.
Binnen een vertakking kunt u maximaal vijf vertakkingsniveaus hebben.
Formulierinstellingen
Vanaf het tabblad Instellingen kunt u:
- Een veld selecteren voor de taaktitel
- Een Standaard verantwoordelijke aanwijzen voor elke formulierindiening
- Alle antwoorden voor de taakbeschrijving kopiëren
- Selecteren wie toegang heeft tot het formulier
- Een aangepast bevestigingsbericht toevoegen
- Een knop toevoegen, zodat indieners gemakkelijk een andere inzending kunnen doen
De mogelijkheid om een Standaard verantwoordelijke en een aangepast bevestigingsbericht toe te voegen is beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.
Aangepaste veldverbinding
Door het in kaart brengen van aangepaste velden, kun je de antwoorden op je formuliervragen rechtstreeks koppelen aan aangepaste velden in het project.
U kunt ook een nieuw aangepast veld maken vanuit het venster Verbonden met.
Verbinding datumveld
Voor datumvragen kan je kiezen om de antwoorden op de formuliervragen te koppelen aan de volgende datumtypen:
- Eén enkele dag
- Datumbereik
Eén enkele dag
Wanneer Enkele dag is geselecteerd, is het datuminvoerveld Vervaldatum.
Datumbereik
Wanneer Datumbereik is geselecteerd, is er een invoerveld Begindatum en Einddatum.
Vereiste velden
Klik op Vereist om van de datum een verplicht veld in uw formulier te maken.
Koptekst aanpassen
Beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.
Om een omslagfoto toe te voegen, klik je op het pictogram Omslagfoto toevoegen bovenaan je formulier.
De afmetingen van de afbeelding voor de Koptekst zijn 800 x 120 pixels.
Aangepaste branding op formulieren
Enterprise en Enterprise+ en Legacy Enterprise gebruikers die een logo geüpload hebben naar Asana via hun Beheerdersconsole krijgen de optie om dit logo op hun formulieren te tonen.
Om je formulier een eigen merknaam te geven, moet je eerst je bedrijfslogo uploaden. Je kunt dit doen op het tabblad Instellingen van je beheerdersconsole.
Zodra het logo geüpload is, navigeer je naar je formulier en klik je op de formuliernaam /-beschrijving. Van hieruit klikt u op Het logo van uw organisatie op dit formulier weergeven.
Bijlagen toevoegen aan een formulier
Je kunt ook bijlagen aan je formulier toevoegen, zodat indieners creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF 's en meer kunnen bijvoegen. Elke bijlage die aan een formulier wordt toegevoegd, wordt aan de taak gekoppeld die in je project wordt aangemaakt zodra het formulier is ingediend.
Om een bijlage toe te voegen, klikt u op het pictogram Bijlage onder uw vragenlijst.
Als u uw vraag hebt toegevoegd, kunt u:
- De naam van de vraag wijzigen of bewerken en een vraagbeschrijving toevoegen
- Toevoeging van meerdere bijlagen toestaan
- Schakel het veld Verplicht aan of uit
Voorbeeld van een formulier
Terwijl je je formulier opbouwt, kan je het op elk moment bekijken om te zien hoe het eruit zal zien voor de indieners van het formulier door op Formulier bekijken te klikken.
Een formulier delen
Formulieren zijn Standaard privé voor je organisatie. Dit kan gewijzigd worden in de formulierinstellingen.
Controleer wie toegang heeft tot het formulier door een van de volgende opties te kiezen: Iedereen heeft toegang, Alleen Organisatie of Uitgeschakeld.
Als uw formulier klaar is om te delen, kunt u de knop Formulier delen gebruiken en ontvangers op naam of e-mail toevoegen, of op de knop Link kopiëren klikken, en de link wordt naar uw klembord gekopieerd. Je kunt de link delen met je teamgenoten in Asana, maar ook met iedereen die geen Asana-account heeft, en zij zullen het formulier kunnen invullen.
Zodra het formulier ingevuld is, krijgt de indiener van het formulier een bevestigingsbericht te zien, dat hem laat weten dat zijn inzending ontvangen is, en zijn inzending komt als een nieuwe taak in je project.
Een bevestigings-e-mail met een verslag van de indiening van het formulier wordt ook verzonden nadat het formulier is ingediend.
Het formulier moet een e-mailvraag bevatten en de indiener moet de e-mailvraag invullen om de inzending te kunnen versturen.
Als de indieners deel uitmaken van je Asana-ruimte, kun je hen als medewerker toevoegen aan een taak. Als ze geen deel uitmaken van je Asana-ruimte, en je wilt dat ze kunnen meevolgen, kun je een uitnodiging sturen om deel te nemen aan je ruimte.
Daarna kun je medewerkers toevoegen, werk prioriteren, taakdetails wijzigen, en werk vooruit laten bewegen zodat je zeker bent dat de taak voltooid wordt.
Insluiten van formulieren op interne of externe websites
Formulieren kunnen nu overal ingesloten worden. Zo kun je inzendingen direct aan je workflow koppelen, zodat je minder werk over werk hebt.
Om een formulier in te sluiten, klikt u op Formulier delen.
Klik op Code kopiëren om het stukje insluitcode te kopiëren en plak het in de website waar je het formulier wilt delen.
Insluiten op een openbare website
Als je een formulier op een publieke website insluit, zorg dan dat de formuliertoestemmingen zijn ingesteld op Iedereen kan toegang krijgen.
Voor meer informatie over toestemmingen voor formulieren ga je naar ons artikel Toegangsrechten voor Formulieren.
De integratiefunctie uitschakelen
Enterprise superbeheerders kunnen de integratiefunctie uitschakelen voor hun domein vanaf het tabblad Beveiliging in de beheerdersconsole.
De integratiefunctie uitschakelen:
- Ga naar je beheerdersconsole en klik op het tabblad Beveiliging
- Klik op Toegangsrechten voor Formulieren
Van hieruit kun je de optie Sta leden toe formulieren in te sluiten aan- of uitzetten.
Formulieren als een sjabloon
Door Asana gemaakte projectsjablonen omvatten formulieren.
Een formuliersjabloon maken:
- Vanuit Een projectsjabloon kiezen klikt u op Creatieve aanvragen
- Klik op de knop Sjabloon gebruiken wanneer u naar formuliersjabloon gaat
Vanuit de projectsjablonen word je doorgestuurd naar een formulier voor Creatieve aanvragen, dat alle creatieve aanvragen van je team zal vastleggen en voor je ordenen.
Wanneer je Sjabloon gebruiken kiest, kan je de sjabloon een andere naam geven en met je nieuwe project in formuliersjabloon aan de slag gaan.
Meerdere formulieren per project
Beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.
Omdat elk project een andere doelstelling en functie heeft, is het heel belangrijk om verschillende types input en informatie te consolideren zodat projecten effectief worden gebruikt. Het is nu mogelijk om meerdere formulieren per project te maken om verschillende soorten werkaanvragen binnen een bepaald project te ondersteunen. De mogelijkheid om meerdere formulieren te maken kan gebruikers en teams enorm helpen bij het verzamelen en incorporeren van verschillende soorten cruciale informatie op dezelfde plek. Dit kan de workflows stroomlijnen en ‘werk-over-werk‘, dat de gebruiker vaak extra werk bezorgt, verminderen.
Werkverzoeken indienen en beheren op één plek. Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis
Een formulier dupliceren
Het dupliceren van formulieren kan je helpen tijd te besparen bij het itereren van je intakeproces.
Om een formulier te dupliceren klik je op het driepunten-pictogram in de rechterbovenhoek en kies je Dupliceer formulier.
Hier kun je de naam van het formulier veranderen en klikken op Dupliceer formulier.
Als je eenmaal in het duplicaatformulier bent, kun je op Wijzigen klikken om de link naar het formulier te activeren. Vanuit je formulierinstellingen kun je selecteren wie toegang heeft tot het formulier.
In het menu Aanpassen kun je al je formulieren bekijken.
Je kunt maximaal 5 formulieren in een project hebben.
Wanneer je een project dupliceert, heb je ook de mogelijkheid om je formulier te dupliceren. U hoeft alleen maar het selectievakje Formulier aan te vinken bij het dupliceren van het gewenste project
Formulieren worden automatisch gedupliceerd via door Asana gemaakte sjablonen, aangepaste sjablonen, en de API.
Een vraag dupliceren in een formulier
Om een vraag te dupliceren klik je op het + pictogram. Je kunt dan de gedupliceerde vraag en zijn vertakkingen bewerken.
Misbruik melden in een formulier
Om misbruik in een formulier te melden, klikt u op Misbruik melden. Het beveiligingsteam van Asana zal verwittigd worden om het incident in kwestie te bekijken en er actie op te ondernemen.
