Microsoft Teams-integratie is beschikbaar voor alle betaalde niveaus.
Overzicht
Gebruik de integratie van Asana met Microsoft Teams om Asana-projecten toe te voegen aan groepschats en gesprekken om te zetten in uitvoerbaar werk, allemaal op één plek. Chat met teamgenoten over een project terwijl u de volledige takenlijst bekijkt, inclusief de mensen aan wie taken zijn toegewezen, vervaldatums en voltooide taken wanneer ze klaar zijn. Met Asana voor Microsoft Teams kunt u verbonden en georganiseerd blijven, ongeacht waar u werkt.
Teams is een samenwerkingstool op basis van chats dat wereldwijde, externe en multifunctionele teams de mogelijkheid geeft om samen te werken en informatie te delen via een gemeenschappelijke ruimte. Gebruikers kunnen met Asana functies gebruiken als documentsamenwerking, kanaalberichten, teamchat en taakbeheer. Deze integratie met Asana zorgt voor focus en continuïteit van het werk, waar u ook bent, op welk tijdstip of welke plaats dan ook. Met Asana weet u wie wanneer wat aan het doen is.
Er is een Asana-bot toegevoegd aan Microsoft Teams die het ontplooien van Asana-functies vergemakkelijkt. Deze zal je helpen Asana-functies te zoeken en te vinden om tijdens gesprekken in Teams naar te verwijzen en gebruikers in staat stellen taken te maken of berichten aan bestaande taken toe te voegen vanuit Teams.
Vereisten voor installatie
Asana-vereisten
Microsoft Teams-integratie is beschikbaar voor alle betaalde niveaus.
Vereisten voor Microsoft Teams
De Asana voor Microsoft Teams-integraties is beschikbaar voor alle betaalde Microsoft Teams-abonnementen. De gratis versie van Microsoft Teams ondersteunt geen app-integratie.
Installatiestappen
Verbind Asana met Microsoft Teams om taken toe te wijzen en verantwoordelijk te blijven door de app voor uzelf en uw team toe te voegen.
Asana voor Microsoft Teams-integratie instellen:
- Ga naar het tabblad Apps in MS Teams
- Zoek naar Asana-projectbeheer
- Klik op Asana
- Klik op toevoegen om uw app te installeren
Klik in de Asana Projectbeheer pop-up op Toevoegen.
Het is niet mogelijk om de Asana-bot voor Microsoft Teams toe te voegen aan een privékanaal of -chat.
De app beheren voor uw organisatie:
Om de apps te beheren, ga je naar het Microsoft Teams beheerscentrum, zoek naar Asana om er zeker van te zijn dat het is ingesteld op toegestaan. Vink Toestaan aan.
Voeg Asana toe aan de lijst met vastgepinde apps in het Microsoft Teams-beheercentrum. Zo kunt u vinden en kunt u de volgorde kiezen waarin het in de navigatiebalk wordt vastgepind.
Onboarding flow
Wanneer de integratie geïnstalleerd is, krijg je toegang tot de integratie-bot in je 1:1 chat. U kunt de bot ook toevoegen aan specifieke teamkanalen.
U kunt vragen intypen en gebruiken om u op de hoogte te houden van projectactiviteit in Asana.
Wanneer je voor de eerste keer met de integratie in contact komt, krijg je te maken met een chatbot. De chatbot introduceert de integratie, geeft voorbeelden van gebruikssituaties en links naar eventuele andere artikelen die je nodig hebt.
Links delen
Gebruikers kunnen taken, projecten, portfolio 's, statusupdates en teams uitvouwen om meer informatie te tonen bij het delen met een bepaald team.
Links delen:
- Plak een Asana-specifieke URL-link
- Wacht tot de unfurl verschijnt
- Klik op het pictogram Uitvouwen voor meer context
- Link naar het team en verstuur
Je kan het dan in zijn geheel bekijken door te klikken op Bekijken in Asana.
Zoeken
Je kunt taken, projecten en portfolio 's vinden door op het Asana-logo te klikken in het venster voor het opstellen van berichten.
Zoeken naar taken, projecten of portfolio 's:
- Klik op het Asana-logo in het venster voor het opstellen van berichten.
- Je kunt zoeken naar een taak, project of portfolio binnen dit menu
Een nieuwe taak maken
Om een taak te maken:
- Klik op de + knop in het dialoogvenster voor het opstellen van berichten
- Selecteer Nieuwe taak maken.
- Vul in het pop-up scherm dat verschijnt de details in
- Klik op Taak maken
U kunt overal in Teams nieuwe Asana-taken aanmaken. Je kan de opdracht taak maken gebruiken met de Asana-bot, met de optie van het venster voor het opstellen van berichten of binnen een bericht in een gesprek. Je kan het toewijzen aan een teamgenoot, een vervaldatum instellen en het toevoegen aan een Asana-project.
Een bericht toevoegen aan een taak
Een bericht toevoegen aan een taak:
- Klik onder het driepunten-pictogram op Meer acties en kies Bericht toevoegen aan taak
- Via een pop-upvenster kan je een bestaande Asana-taak zoeken en kiezen om het bericht aan toe te voegen
U kunt dit bericht dan als reactie aan een taak toevoegen.
Een Asana-project binnen Teams bekijken
Om een projectweergave binnen Microsoft Teams te bekijken, raden we aan de tabbladoptie Website te gebruiken. Zo ziet u niet alleen het project, maar kunt u ook taken toevoegen, bestaande taken bewerken en profiteren van de volledige functionaliteit van Asana.
U kunt dit tabblad toevoegen aan teams en evenementen.
Projectweergave openen
Kies het project dat u wilt bekijken.
Toegang tot de projectweergave:
- Navigeer naar het team of evenement waaraan u de projectweergave wilt toevoegen en klik op de + knop bovenaan
- Zoek naar een website en selecteer
Uit de pop-up:
- Voeg het tabblad Website toe zodat u toegang krijgt tot services en de projectweergave kunt inschakelen
Om het project weer te geven:
- Plak de URL of de naam van het project dat u wilt toevoegen aan Asana en sla op
- Na het laden wordt het hele Asana-project binnen Teams weergegeven
U kunt nu het gehele Asana-project bekijken
Meldingen
Persoonlijke meldingen ontvangen
Persoonlijke meldingen ontvangen:
- Open je chat in de zijbalk en klik op de Asana-botchat
- Schrijf 'link project'
- Klik op de knop Project koppelen
De Asana-bot vraagt je vervolgens een project te kiezen om het aan te linken. Selecteer Mijn taken en klik op Link om persoonlijke meldingen te beginnen te ontvangen.
Je ontvangt meldingen wanneer:
- Een taak van u is toegewezen of niet toegewezen
Voor taken die aan u zijn toegewezen ontvangt u een melding als:
- De taak voltooid is
- De vervaldatum gewijzigd wordt
- Alle afhankelijkheden voltooid zijn
- Een afhankelijkheid nog niet is voltooid
- De vervaldatum van een afhankelijkheid is gewijzigd
- U als een volger bent toegevoegd
- Er een reactie is op een taak die u volgt
Kennisgevingen instellen
Navigeer naar een teamkanaal of 1:1 chat.
Hoe krijgt u toegang tot meldingen:
- In het + menu, kies Link Project
- Selecteer een project waarvoor u meldingen wilt ontvangen
Instellingen voor meldingen configureren voor Microsoft Teams
Vanuit het venster voor het opstellen van berichten van Asana:
- Navigeer naar meldingsinstellingen via het + menu in de pop-up van het Asana-dialoogvenster
- Selecteer welke communicatiemeldingen je wenst te ontvangen
U wordt dan op de hoogte gebracht van alle nieuwe activiteit in het project dat u gekozen hebt.
Aangepaste meldingen
Je kunt aangepaste meldingen maken met de functie regels van Asana. Gebruikers kunnen automatisch een aangepast bericht naar een kanaal sturen wanneer een taak bijgewerkt of verplaatst wordt. Meer informatie vind je in ons regels-handleidingartikel.
Uit het pop-upvenster Regel toevoegen:
- U kunt via Microsoft Teams een aangepast kanaalbericht sturen met taakupdates
Asana-bot
De Asana-bot voor Microsoft Teams zal met de app chatten om vragen te stellen en dingen op te zoeken. Deze stuurt een antwoord terug op basis van de input van u als gebruiker. Er zijn een aantal opdrachten die je met deze app kunt gebruiken om tijd te besparen. De interacties verlopen naadloos.
Bot-interacties:
Vanuit de Asana-chatbot kan je je werkruimte kiezen of overschakelen naar een andere werkruimte die aan je projectbehoeften voldoet met de werkruimte voor opdrachtwijziging.
MSFT Teams Meetings
De Microsoft Teams-integratie van Asana werkt ook met Teams Meetings.
Dit geeft onze gebruikers de mogelijkheid om ongestructureerde gesprekken om te zetten in traceerbaar werk in Asana en vermindert de noodzaak om van tool te veranderen.
Als u de Asana-integratie toevoegt aan een Meeting-event in Teams, dan kunt u:
- Snel taken maken zonder het venster van de vergadering te verlaten
- Bekijk een overzicht van taken die in een vergadering zijn gemaakt
Instelling
De organisator van de vergadering moet het team of evenement toevoegen aan de integratie voordat de vergadering begint.
Dit wordt ondersteund in de Teams Desktop App en verschijnt niet in vergaderingen wanneer je je via een browservenster toegang hebt verschaft.
Navigeer naar het teamevenement waaraan u de integratie wilt toevoegen en klik op de + knop bovenaan het scherm
De eerste stap vereist dat de aangewezen organisator van de vergadering het team of evenement toevoegt aan de integratie. Het is momenteel niet mogelijk om deze functie vanuit de vergadering toe te voegen - u moet dat doen in de bewerking/instellingen van de vergadering.
Houd werk verbonden
Voeg het Asana-tabblad toe:
- Zoek naar "Asana" en selecteer het om het Asana-tabblad toe te voegen
- Klik op Toevoegen om te bevestigen
Deelnemen aan de vergadering
Verbinden met Asana:
- Vervolgens wordt u gevraagd om Verbinden met Asana te klikken op dit
- Nadat je je geverifieerd hebt met Asana, selecteer je een werkruimte om de vergadering voor te bereiden
- Deelnemen aan vergaderingsevenement
Taken
Deze weergave is alleen beschikbaar voor de organisatoren van vergaderingen, en is een uitstekende plaats om taken toe te wijzen voor de voorbereiding van de vergadering, voor het maken van aantekeningen, of om de taken te bekijken die je na afloop van de vergadering hebt gemaakt.
Taken maken:
Wanneer je aan de vergadering deelneemt, zie je ook het Asana-logo in het menu van je vergadering. Als je daarop klikt, opent zich een zijvenster waar je tijdens de vergadering taken kunt aanmaken en taken kunt bekijken die je tijdens de vergadering hebt gemaakt.
Andere deelnemers zien dit ook in hun menu en kunnen zich ook verifiëren en taken aanmaken.
Alle taken die hier gemaakt worden, zijn ook zichtbaar in het "Tabblad" voor het nakijken van de taken na de vergadering.
Waarom Teams Meetings gebruiken?
Na het laden van deze Asana "App" binnen het videogesprek in Teams Meeting videogesprek kunnen gebruikers:
- Taken maken zonder het videogesprek te verlaten
- Een verslag bijhouden van deze taken
- Continuïteit behouden in spontane creatieve uitbarstingen zonder van hulpmiddel te wisselen
- Een productieve bijeenkomst van gelijkgestemden houden
- Ideeën omzetten in actie
Belangrijkste use cases
Met deze integratie kunnen je teamleden zich blijven concentreren op hun doelen, projecten en taken, waar ze ook zijn. U weet altijd de status van het werk dat in uw team gebeurt.
-
Definieer de belangrijkste informatie - Met deze integratie kunnen gebruikers een Asana-taak aanmaken vanuit Teams en alle contextuele informatie toevoegen (zoals een bericht). Gebruikers kunnen de belangrijkste informatie definiëren zoals taaknaam, beschrijving, vervaldatum, verantwoordelijke en/of aangepaste velden.
-
Blijf op de hoogte - Medewerkers in Teams kunnen nu op de hoogte blijven van belangrijke context en voortgang vanuit Asana terwijl het gebeurt.
-
Verwijzing naar Asana - Wanneer in Teams een gesprek over het werk wordt gevoerd, kan je gemakkelijk verwijzen naar gerelateerde Asana-projecten, -taken en andere informatie. Zo kunnen je teamleden en gespreksdeelnemers meer context, duidelijkheid en workflow-transparantie krijgen, zodat ze nooit het gevoel hebben niet up-to-date gehouden te worden.
-
Verantwoordelijkheid - Chat met teamgenoten over een project terwijl u de volledige takenlijst bekijkt, inclusief de mensen aan wie taken zijn toegewezen, vervaldatums en voltooide taken wanneer ze klaar zijn. Teams kunnen sneller werken en meer bereiken.
-
Naadloos - Je hoeft niet van tool te wisselen. Met Teams Meetings kunnen gebruikers ongestructureerde gesprekken direct omzetten in traceerbaar werk in Asana.
Hulp nodig? Bekijk de ondersteuningspagina van Microsoft hier.