Het overzichtsgedeelte geeft je een momentopname van de status van elk project waaraan je werkt. Statusrapporten maken het gemakkelijk om gedetailleerde, herhaalbare, uitvoerbare statusupdates te maken en uw werk te delen met belangrijke belanghebbenden.
Momentopname overzichtstabblad
Wanneer je in je project klikt op het tabblad Overzicht, krijg je een momentopname te zien van de Huidig voortgangsstatus van je project.
Vanuit het Overzicht kunt u:
- Controleer of het project op schema is, risico loopt, niet op schema is of voltooid is
- Een statusupdate vragen of de status van het project bijwerken
- De projectrollen weergeven of wijzigen
- De vervaldatum of het datumbereik van het project bekijken of wijzigen
- Berichten sturen naar leden
Mijlpalen, doelen en belangrijkste middelenoverzicht
Op uw tabblad Overzicht kunt u ook de mijlpalen, doelen en belangrijkste middelen zien die bij uw project horen.
Vanuit het overzicht kunt u:
Alleen portfolio 's waar u toegang toe heeft zullen worden weergegeven.
Recente statusupdates
Op het tabblad Overzicht kunt u met het puntendiagram een snelle blik werpen op de historische statusupdates.
Op het tabblad Dashboard hebben gebruikers toegang tot een burnup-grafiek om de snelheid van uw team in de tijd te volgen en de snelheid waarmee ze het werk voltooien. Pas grafieken aan om de taken die zijn voltooid af te zetten tegen de taken die niet zijn voltooid, en meer. Lees dit artikel om te zien hoe u metrieken voor de algemene prestaties en de voortgang van een project kunt weergeven of problemen kunt markeren.
Een statusupdate maken
Elk projectlid kan een status instellen om andere projectleden te informeren over de projectvoortgang.
Met de sjablonenblokstructuur kunt u het eigenlijke werk dat in Asana gedaan wordt integreren met verhalende context om de status van het werk uit te leggen.
Je statusupdate maken
Een nieuwe statusupdate maken:
- Klik op het pictogram Status bijwerken in de voortgangsweergave van uw project.
- Vanuit elke projectweergave kunt u ook een nieuwe status kiezen door op Set status te klikken als het project geen status heeft, of door op de bestaande status te klikken.
De mogelijkheid om aangepaste velden toe te voegen in uw statusupdate is beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise, Enterprise, evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Bekijk ze in actie met een gratis Asana proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis.
In het statusupdatescherm kunt u:
- Een titel toevoegen
- Uw statusupdategegevens invullen, waaronder de voortgang, de projectnaam, de Eigenaar van het project en de projectdatums
- Kies welke aangepaste velden je in je update wilt opnemen
- Een nieuwe sectie toevoegen
- Voeg een samenvatting toe
- Schets uw volgende stappen
- Schets de belangrijkste prestaties sinds uw laatste update
- Hoogtepunten in je update slepen om je te helpen je verhaal te vertellen
- Zodra u een update hebt ingevoerd, klikt u op de blauwe knop Plaatsen
Houd er rekening mee dat u een projectstatus moet selecteren van op schema, loopt risico, niet op schema, in de wacht of voltooid voordat u een projectstatusupdate kunt publiceren.
Hoogtepunten toevoegen aan je statusupdate
U kunt hoogtepunten zoals voltooide mijlpalen of te laat uitgevoerde taken naar uw statusupdate slepen en neerzetten om uw verhaal te helpen vertellen. Het toevoegen van deze hoogtepunten geeft een visueel inzicht in recente successen of potentiële blokkades voor je Team.
Nadat je de hoogtepunten hebt toegevoegd en je statusupdate hebt gepubliceerd, onthoudt Asana de blokstructuur en volgorde voor toekomstige updates.
U kunt ook uw secties Samenvatting, Wat hebben we bereikt en Volgende stappen opnieuw ordenen door ze naar de door u gewenste plaats te slepen.
Grafieken toevoegen aan een statusupdate
U kunt grafieken toevoegen aan statusupdates om een visuele voorstelling te geven van het werk dat wordt gedaan.
Statusherinneringen bijwerken
Elke projecteigenaar ontvangt elke donderdag een wekelijkse taak om de status van hun project bij te werken. Deze taak moet op vrijdag zijn voltooid. Als u projecteigenaar bent en deze herinneringen niet wilt ontvangen, kunt u ze uitzetten.
Herinneringen aan statusupdates uitzetten:
- Navigeer naar de weergave Statusupdate
- Klik op Herinner me eraan om iedere vrijdag de status bij te werken
Status updates verschijnen in het overzicht en de berichten van het project.
Een statusupdate afdrukken of verwijderen
Een statusupdate afdrukken of verwijderen:
- Klik op het driepunten-pictogram naast de statusupdate
- Klik op Statusupdate printen of Statusupdate verwijderen.
U kunt alleen uw eigen projectstatus verwijderen, geen status die door iemand anders is gepost.
Een opmerking over het maken van momentopnames
Status updates zijn bedoeld als momentopname van de status van het project op een bepaald moment in de tijd. Als zodanig worden de gegevens op het tijdstip van publiceren bevroren. Dit omvat zaken als de projectnaam, aangepaste velden, taaknamen, vervaldatums en verantwoordelijken.
Dit betekent dat als een taaknaam of vervaldatum na het publiceren wijzigt, de manier waarop de taak wordt getoond in de update gelijk zal blijven. Dit stelt u in staat terug te kijken en een volledige verslag van de Status van een project op een bepaald moment in de tijd te krijgen.
Privacy
Iedereen die als medewerker is toegevoegd aan een statusupdate, krijgt de volledige inhoud van het rapport te zien, zelfs als hij of zij geen toegang heeft tot het onderliggende project.
Dit betekent dat ze alle taakdetails of tekst opgenomen in het project kunnen zien. Wanneer ze echter klikken op een taak, mijlpaal, enz., die deel uitmaakt van een project waar ze geen toegang toe hebben, krijgen ze een 'toegang aanvragen' -pagina te zien, maar kunnen ze de onderliggende gegevens niet openen tenzij ze toegang krijgen.
Een project voltooien
Projecten kunnen worden voltooid, ongeacht of er een bestaande projectstatus is.
Om een project te voltooien:
- Klik op de drie puntjes en kies de optie Voltooien in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Status instellen als het project geen bestaande status heeft, of klik op de bestaande status om Voltooid te selecteren in het vervolgkeuzemenu.
Voltooide projecten moeten als Voltooid gemarkeerd worden in de statusupdate, in plaats van ze te archiveren. Wij raden aan projecten af te ronden voordat u ze archiveert. Door een project te archiveren kunt u zich concentreren op actievere projecten, maar de status van een project wordt er niet door bijgewerkt.
Door een project als voltooid te markeren, kunt u het gemakkelijk onderscheiden van andere statussen in een Samenvatting van projecten in portfolio 's en rapporten.
Een project markeren als niet voltooid
Zodra een project voltooid is, ziet de overzichtspagina er als volgt uit:
Om een project onvoltooid te maken, klikt u op Voltooid en kiest u een bijgewerkte status uit het vervolgkeuzemenu.
Gebruikers kunnen de meldingen voor deze update ook uitzetten door het vinkje rechtsboven aan te zetten.
Een project dat voltooid en gearchiveerd is, zal de status Voltooid tonen en een banner met de tekst "Dit project is gearchiveerd".
