Asana-accounts zijn gratis en zijn gekoppeld aan personen. Asana-accounts verlenen toegang tot gedeelde werkruimtes en organisaties om samen te werken met andere Asana-gebruikers.
Met een enkel Asana-account kun je meerdere werkruimtes en organisaties aanmaken of er lid van worden om samen te werken met verschillende groepen van Asana-gebruikers. Deze werkruimtes en organisaties waartoe je behoort zijn hun eigen afzonderlijke entiteiten, elk met hun eigen unieke verzameling mensen, projecten, en taken.
Omdat elke werkruimte en organisatie hun eigen aparte entiteiten zijn, kunnen je collega 's de andere werkruimtes of organisaties waartoe jij behoort niet zien, en jij kunt evenmin de andere werkruimtes of organisaties zien waartoe je collega' s kunnen behoren. Leer hier meer over privacy tussen deze ruimtes.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis
Wat is een werkruimte?
Een werkruimte is een verzameling mensen die samenwerken aan projecten en taken. Werkruimtes kunnen door elke groep mensen gebruikt worden en vereisen geen gedeeld bedrijfs-e-maildomein, zoals organisaties dat wel vereisen.
Mensen die een Asana-account aanmaken met een persoonlijk e-mailadres (bv. @gmail.com of @yahoo.com) beginnen met een werkruimte.
Als je een bedrijfse-maildomein hebt, overweeg dan het gebruik van een organisatie.
Mensen in je werkruimte
Er zijn twee soorten mensen in een werkruimte: leden en leden met beperkte toegang. Werkruimteleden hebben volledige toegang tot je werkruimte, terwijl leden met beperkte toegang beperkt zijn tot de projecten, taken en gesprekken die expliciet met hen gedeeld worden.
Werkruimteleden
Werkruimteleden hebben volledige toegang tot alle openbare projecten en gesprekken in je werkruimte.
Alle werkruimteleden kunnen:
- De werkruimte hernoemen
- De werkruimte upgraden naar een betalend abonnement
- De factureringsbeheerder worden van een betalende werkruimte
- Mensen uitnodigen of verwijderen uit de werkruimte
- Mensen omzetten naar leden of leden met beperkte toegang
Leden met beperkte toegang
Leden met beperkte toegang zijn mensen die minder informatie kunnen zien in je werkruimte. Leden met beperkte toegang zien alleen projecten die je met hen deelt. U kunt aannemers, klanten of andere derde partijen uitnodigen als leden met beperkte toegang en hen toegang geven tot relevante projecten en taken zonder hen toegang te geven tot alles in uw werkruimte.
Leden met beperkte toegang hebben geen:
- De werkruimte hernoemen
- De werkruimte upgraden naar een betalend abonnement
- De factureringsbeheerder worden van een betalende werkruimte
- Mensen uitnodigen als volwaardige werkruimteleden
- Mensen verwijderen
- Mensen omzetten naar leden of leden met beperkte toegang
Leden met beperkte toegang hebben:
- Nieuwe projecten en taken maken
- De projecten en taken bewerken die met hen gedeeld worden
- Andere leden met beperkte toegang uitnodigen
- Berichten opstellen
Er zijn geen gasten in werkruimten.
Leden en leden met beperkte toegang identificeren
Vanuit het tabblad Leden op je linker zijbalk kun je:
- Een overzicht van de lidmaatschapsstatus bekijken
- Leden met beperkte toegang selecteren
- Selecteer Verwijderen om leden te verwijderen
- Leden uitnodigen deel te nemen
Werkruimteleden kunnen ook ieder lid omzetten naar een lid met beperkte toegang, of vice versa, vanuit dit scherm.
Een werkruimte maken
Een werkruimte maken om met andere mensen samen te werken in Asana.
Een nieuwe werkruimte maken:
- Klik op je profielfoto en selecteer Mijn instellingen... in de vervolgkeuzelijst
- Klik op het tabblad Account
- Selecteer Nieuwe werkruimte maken.
Een enkele Asana-account kan lid worden van meerdere werkruimtes en er meerdere maken. Maak werkruimtes voor verschillende groepen mensen waar je mee wilt samenwerken.
Zet je bestaande werkruimte om in een organisatie
Als je meerdere teams moet maken of voor verschillende afdelingen werkt, kan je een of meerdere van je bestaande werkruimtes omzetten in een organisatie. Kom hier meer te weten over de verschillen tussen werkruimtes en organisaties.
U moet eerst uw bedrijfse-mailadres aan uw Asana-account toevoegen voordat u een werkruimte kunt omzetten in een organisatie.
De beheerdersconsole van je werkruimte openen:
- Klik op je profielpictogram
- Klik op Beheerdersconsole
Vanaf de beheerdersconsole:
- Ga naar het tabblad Instellingen
- Klik op Naar organisatie omzetten
Vanaf het tabblad Omzetten in organisatie:
- Selecteer je zakelijke e-mailadres
- Gebruiksvoorwaarden verifiëren
Als dit e-maildomein nog niet wordt gebruikt met een andere organisatie, wordt u gevraagd om op de knop Omzetten te klikken.
Als u zich in een betalende werkruimte bevindt, kan alleen de factureringsbeheerder deze omzetten in een organisatie.
Meer informatie
Problemen bij het omzetten van je werkruimte?
Als je tegen moeilijkheden aanloopt bij het omzetten van je bestaande werkruimtes in een organisatie, en je geen bericht ziet dat je e-maildomein al in gebruik is, kun je contact opnemen met het ondersteuningsteam van Asana en de volgende informatie vermelden:
- De naam van je organisatie of de grootste/meest actieve werkruimte van je bedrijf
- Uw e-maildomein
Wij helpen je dan om je grootste werkruimte om te zetten in een nieuwe organisatie.
Kopieer deze tekst om het proces te versnellen:
Primary organization/workspace:
Email domain:
Als je een gedeeld e-maildomein van een universiteit hebt, (
bijv.college.edu), is er een apart subdomein vereist(bijv. staff.college.edu) om een organisatie te maken.
Beheerdersconsole voor de werkruimte
Open het menu van de beheerdersconsole om:
- De naam van de werkruimte te bewerken
- Mensen en uitnodigingen te beheren
- De facturering te beheren, van toepassing op diegenen die hebben geüpgraded naar een betalende werkruimte
Alleen leden van de werkruimte hebben toegang tot de beheerdersconsole. Leden met beperkte toegang hebben geen toegang.
Vanuit de beheerdersconsole heb je toegang tot de volgende tabbladen: Leden, Facturering, Instellingen, Apps en Middelen:
Leden
Vanaf het tabblad Leden kunt u:
- Een lijst bekijken met leden en leden met beperkte toegang in je werkruimte
- Elk lid omzetten in een lid met beperkte toegang], of vice versa
- Elk lid of lid met beperkte toegang uit je werkruimte verwijderen
- Nieuwe mensen uitnodigen tot uw werkruimte
Instellingen
Vanaf het tabblad Instellingen kunt u:
- De naam van je werkruimte wijzigen
- Zet je werkruimte om in een organisatie
Een werkruimte uitschakelen
Omdat werkruimtes gedeelde ruimtes zijn, worden de projecten en taken in de werkruimte niet verwijderd als je de werkruimte verlaat.
Als je je werkruimte niet meer nodig hebt, kan je deze uitschakelen door:
- Alle taken verwijderen
- Alle projecten verwijderen
- Alle andere leden te verwijderen
Zodra alles is verwijderd en u het enige overgebleven lid bent, kunt u de werkruimte verlaten.
Alleen degenen die uitgenodigd zijn, hebben toegang tot een werkruimte. Als alle leden verwijderd zijn, is de werkruimte niet meer toegankelijk.
Het is niet mogelijk om werkruimtes te archiveren.
Deelnemen aan een bestaande werkruimte
Om deel te kunnen nemen aan een werkruimte, moet je een verzoek indienen om je uit te nodigen.
Een werkruimte verlaten
Je kan een werkruimte verlaten als je niet langer actief samenwerkt met de werkruimteleden
Zodra je weggaat, heb je niet langer toegang tot projecten of taken in de werkruimte en de werkruimte verschijnt niet langer wanneer je op je profielfoto klikt, maar de werkruimte blijft wel bestaan.
Een werkruimte verlaten
- Klik op uw profielfoto
- Klik op Meer.
- Selecteer Mij uit deze werkruimte verwijderen.
Zodra u een werkruimte verlaat, hebt u geen toegang meer tot de projecten en taken ervan.
Werkruimteleden en leden met beperkte toegang beheren
Als werkruimtelid kun je de beheerdersconsole gebruiken om:
- Andere leden en leden met beperkte toegang uit te nodigen
- Uitnodigingen te annuleren
- Leden om te zetten in leden met beperkte toegang, of vice versa
- Leden en leden met beperkte toegang te verwijderen
Toegang tot het tabblad leden via de beheerdersconsole
- Klik op uw profielfoto en selecteer Beheerdersconsole in het vervolgkeuzemenu
- Navigeer naar het tabblad Leden
Hier zie je ook het aantal werkruimteleden en leden met beperkte toegang, bovenaan in het menu. Upgrade je werkruimte om meer mensen toe te voegen als je je limiet bereikt hebt.
Leden of leden met beperkte toegang omzetten
Je kan elk lid omzetten in een lid met beperkte toegang om hun toegang te beperken, of elk lid met beperkte toegang omzetten in een lid om hen toegang te geven tot alle openbare projecten in je werkruimte.
Een lid omzetten in een lid met beperkte toegang, of vice versa:
- Navigeer naar het tabblad Leden in de beheerdersconsole.
- Klik op het driepunten-pictogram rechts van de naam van de persoon en klik op Lid (of Lid met beperkte toegang) om te schakelen tussen de twee.
Personen uitnodigen
Mensen uitnodigen via het tabblad leden van je beheerdersconsole
Je kunt mensen uitnodigen voor je werkruimte via het tabblad Leden van je beheerdersconsole
Uitnodigen vanuit de beheerdersconsole:
- Navigeer naar het tabblad Leden
- Klik op de knop Leden uitnodigen
- Voer het e-mailadres van de persoon in
- U kunt een project kiezen in het vervolgkeuzemenu
- Klik op de knop Versturen
Je kunt een werkruimtegebruiker wijzigen in een lid met beperkte toegang door te klikken op het driepunten-pictogram naast hun naam in het tabblad Leden van de beheerdersconsole.
Mensen uitnodigen vanuit een project
Je kunt ook als volgt mensen uitnodigen vanuit een project:
- Selecteer het project waarvoor je iemand wilt uitnodigen uit de zijbalk of zoekbalk
- Klik op het Ledenpictogram boven in het project om een venster Project delen te openen
- Nodig gebruikers uit door de e-mail of naam van projectleden toe te voegen
Je krijgt een waarschuwing wanneer je iemand uitnodigt voor het project die nog geen deel uitmaakt van je werkruimte.
Uitnodigingen te annuleren
Een uitnodiging annuleren vanuit de beheerdersconsole:
- Navigeer naar het tabblad Leden in de beheerdersconsole
- Zoek de gebruiker van wie je de uitnodiging wilt annuleren
- Klikken op het driepunten-pictogram
- Je ziet nu een optie Uitnodiging annuleren, klik hierop om de uitnodiging te annuleren
De persoon wiens uitnodiging je annuleert, zal nog wel de e-mail met de uitnodiging ontvangen hebben, maar het volgen van de link zal hen niet langer naar je werkruimte of project leiden. In plaats daarvan krijgen ze een foutmelding "Sorry, u hebt geen toegang" te zien.
Leden en leden met beperkte toegang te verwijderen
Je kunt leden of leden met beperkte toegang verwijderen uit je werkruimte als je niet wilt dat ze nog langer toegang hebben tot de projecten en taken van de werkruimte.
Mensen uit je werkruimte verwijderen:
- Klik in het tabblad Leden op het driepunten-pictogram naast de naam van het lid
- Klik op Verwijderen.
Wanneer iemand werd verwijderd uit je werkruimte, blijven de taken, berichten, bijlagen en reacties die deze persoon maakte intact, maar de taken die eerder aan hen toegewezen waren, zullen nu niet langer toegewezen zijn.
Om ervoor te zorgen dat er geen taken over het hoofd worden gezien, is het een goed idee om naar de Mijn taken van de persoon te gaan en zijn taken opnieuw toe te wijzen voordat je ze verwijdert.